Sådan forbedrede og standardiserede BPC deres processer med LetsBuild

BPC er en stor aktør i byggeindustrien, som opfører og renoverer konstruktioner i alle størrelser, herunder kontor- og boligbyggeri, hoteller, indkøbscentre og meget mere. Deres projekter er beliggende i Bruxelles og Vallonien og omfatter både den offentlige og private sektor. BPC har siden 2004 været en del af CFE Group, og de har siden 2013 samarbejdet med LetsBuild (dengang APROPLAN). 

Vores samarbejde begyndte, da BPC ledte efter en digital løsning, med hvilken de kunne spare tid, nemmere spore fremdrift på byggepladsen og mindske den administrative byrde i deres projekt UP-Site Tower i Bruxelles. 

Kvalitets- og sikkerhedsstyring viste sig at være det område, som fik størst udbytte af dette samarbejde. Lederne for kvalitets- og sikkerhedsstyring i BPC søgte en mere effektiv måde at administrere deres overordnede nøgletal på og en måde at sikre, at alle projektlederne udførte de nødvendige tjek og kontroller i overensstemmelse med tidsplanen. De efterspurgte et digitalt værktøj, som kunne standardisere deres kvalitets- og sikkerhedskontroller, og som kunne give dem overblikket over hele processen. LetsBuilds værktøj til dokumenthåndtering og kvalitets- og sikkerhedsstyring (APROPLAN) virkede som det rette valg for dem, da de allerede brugte det i eksekveringsfasen på byggepladsen. Derfor kunne de altså slippe uden om at skulle implementere et helt nyt værktøj, som folk skulle lære at bruge.

Før LetsBuild plejede BPC at bruge Word-dokumenter og papir og blyant til kvalitets- og sikkerhedsstyring. De besøgte byggepladsen om morgenen og skrev rapporter om eftermiddagen. Hver rapport tog cirka en time at skrive og førte til mange frustrationer. Besværet bestod blandt andet i:

• Word var ikke brugervenligt. En enkelt fejl kunne føre til, at hele dokumentets layout blev ødelagt.
• Ændringer kunne ikke spores godt nok.
• Meget manuel indtastning: folk skulle gøre det samme arbejde to gange: først skrive opdateringer ned ude på byggepladsen og dernæst taste dem ind i Word.
• Medarbejdere i kvalitets- og sikkerhedsstyring skulle opdatere KPI’er manuelt.

Alt dette medførte, at det administrative arbejde slugte meget tid. BPC har tre forskellige typer af inspektioner (generel byggepladsinspektion, toolbox-møder, feedbackformularer). Projektlederne skal minimum én gang om måneden følge op på dem. Desværre var det svært for projektlederne at prioritere disse kontroller, da de ofte havde flere andre vigtige opgaver. 

Det førte til, at lederne for kvalitets- og sikkerhedsstyring ikke altid var sikre på, at alle kontroller var blevet udført, og at de derfor var nødt til at bruge lang tid på at kontakte de enkelte projektledere for at få det bekræftet. Derfor var det vigtigt for dem at finde en måde, hvorpå de kunne koble alle oplysninger sammen med de overordnede nøgletal, så den administrative byrde blev lettet fra deres skuldre.

I begyndelsen brugte de LetsBuild til kvalitets- og sikkerhedsstyring ved hjælp af point. I takt med at vores produkt udviklede sig, og der kom flere funktioner til, begyndte de i stedet at bruge formularer. LetsBuild oprettede én standardiseret formular for hvert overordnet nøgletal og arbejdede på nogle ændringer, som gjorde formularerne tilgængelige i appen. Det medførte, at alle projektlederne kunne tilgå deres formularer fra mobilen. På samme tid blev lederne for kvalitets- og sikkerhedsstyring gjort i stand til at spore de forskellige kontrollers fremdrift i ét centraliseret dashboard for hvert nøgletal. 

For at hjælpe de ansatte med at se værdien i de nye arbejdsgange og tage dem til sig arrangerede vores team en række oplæringssessions, hvor alle projektlederne blev oplært i appens funktioner, herunder især formularer. 

Hver oplæring blev gennemført i tæt samarbejde med lederne for kvalitets- og sikkerhedsstyring, så vi kunne løse problemet sammen og bedre forstå de problemer, de løb ind i. En af lederne for kvalitets- og sikkerhedsstyring var altid til stede under oplæringsseancerne og deltog aktivt. Denne tilgang gjorde et stort udslag for, hvor godt de ansatte tog imod appen. Nu er alle i firmaet (helt op til ledelsesniveau) oplært i at foretage kvalitets- og sikkerhedskontroller på en selvstyrende måde.

Efter kontrolbesøget er slut, kan de fra deres bil sende rapporten direkte af sted med kun et par klik, og de skønner, at de derigennem er blevet op til 30% mere effektive. Nu, hvor de ikke er nødt til at være på kontoret for at udføre administrativt arbejde, er de også i stand til at administrere deres tid mere effektivt.

Frank Verhaeghe, som arbejder med kvalitets- og sikkerhedsstyring, beskriver det således: ”Den forbedring, som LetsBuild har givet vores kvalitets- og sikkerhedsstyring, gør os op til 30% mere effektive. Det er helt fantastisk.”

I begyndelsen var nogle af de ansatte i BPC skeptiske over, hvorvidt LetsBuild ville være tilstrækkeligt til at administrere så kompleks en proces, som indebar formularer og dashboards. Vi videreudvikler konstant vores program, så vi kom hurtigt bekymringerne til livs og gav arbejderne det klarsyn over deres data, som de manglede. 

De overordnede nøgletal og alle andre oplysninger er nu tilgængelige i realtid, så manuelle opdateringer ikke længere er en bekymring. Overordnede nøgletal skal på nuværende tidspunkt stadig opdateres manuelt, men en kraftfuld integration er lige på trapperne. Vi udvikler i løbet af 2021 et PowerBI-dashboard, som vil automatisere den proces fuldstændigt. 

På grund af det lange og gode samarbejde, vi har haft med BPC, har vi for nylig taget et skridt videre i vores partnerskab ved at tilføje konsulenttjenester (som også kaldes Professional Services) til aftalen. LetsBuild kommer i fremtiden til at hjælpe BPC med en udrulning i hele virksomheden af en standardiseret plan for alle deres processer, således at de får det fuldstændige overblik over byggepladsen og kan fortsætte med at levere vellykkede projekter hurtigt og billigt – uden at gå på kompromis med kvalitet og sikkerhed.