Skær mere end 20% af forsinkelserne i byggeriet

Introduktion

Byggeprojekter er uløseligt forbundet med administrativt arbejde og et væld af aktiviteter, der er forbundet til hinanden. En lille forsinkelse i én aktivitet på byggepladsen kan betyde, at underentreprenørerne trasker rundt på pladsen i ugevis uden at være i stand til at udføre deres arbejde.

I den slags situationer bliver det tydeliggjort, hvor vigtigt det er at være i stand til at levere til tiden og med så få afbrydelser som muligt. Der er naturligvis andre faktorer end de udførende, der er afgørende for, om projektet forløber efter planen, herunder f.eks. materialer, maskineri og vejrforhold.

Det er værd at bide mærke i, at 44% af forsinkelser i byggebranchen opstår på grund af afbrydelser i et projekts forløb. Derfor er det vigtigt for ethvert projektteam at undgå forsinkelser på projektet, så budgettet ikke overskrides.

Hvis vi graver lidt dybere, kan vi se, at de 44 procent består af følgende:

• Forsinkelser grundet fejl (44%)
• Forsinkelser grundet lang svartid på tekniske forespørgsler (20%)
• Ændringer i specifikationer (18%)
• Dårlige vejrforhold og andre faktorer (18%)

Ved at identificere problemets egentlige årsag vil holdene på byggepladsen opnå større succes. Hvis I er klar over grunden til, at jeres projekt ikke forløber som planlagt, er I også bedre rustet til at finde en løsning og kan være på forkant i hele byggeprocessen. 

I denne guide giver vi dig en introduktion til de fire skridt, der vil gøre dig som projektleder i stand til at levere til tiden og inden for budget, og vi viser dig også, hvordan LetsBuild kan hjælpe dig på vej. 

Hvordan I kan reducere forsinkelser på jeres projekter med mere end 20%

“Hvordan går det i forhold til planen?”

Det spørgsmål får projektteams på byggepladsen stort set dagligt, og det afføder næsten altid lange diskussioner og stor forvirring.

De gode nyheder er, at I ikke er de eneste, der har den oplevelse. Der er mange projektdirektører, som kan nikke genkendende til jeres frustrationer, og som ønsker at ændre den måde, de leder deres projekter på. De ved også, at det, der virkelig hjælper projektteams med at levere til tiden er, når de er i stand til at løse kritiske problemer hurtigt. Med den rette strategi kan I optimere jeres arbejdsgange, så I kan skære over 20% af forsinkelserne på byggepladsen.

Forneden findes et overblik over de fire vigtigste skridt, som vil gøre jer i stand til at levere til tiden. De udgør alle en del af LetsBuilds model og er udviklet på baggrund af vores erfaringer fra arbejdet med nogle af de største aktører i byggebranchen: 

1. Gode vaner fører til succes

I byggeriet er “levering til tiden” et grundprincip, der opnås gennem gode processer i de grundlæggende arbejdsopgaver.

For at kunne levere byggeprojekter til tiden kræves det, at jeres teams er i stand til at løse problemer hurtigt. Glem branchens traditionelle fokus på skyld og ansvar og sørg for, at I har et præcist billede af projektets fremdrift, så vil I være i stand til at hurtigere at træffe de rigtige beslutninger.

Dette er helt afgørende, da et typisk projekt med et budget på 70 millioner kroner i gennemsnit udsættes for 600 afbrydelser i løbet af et år. Der kan gå op til 7 dage, før der findes en løsning, mens hele 25% af afbrydelserne aldrig bliver behandlet.

Når alt kommer til alt er det ligegyldigt, om der er 1.000 eller 10.000 registrerede mangler på et projekt. Det eneste, der betyder noget, er hvor hurtigt de kan afhjælpes. 

Hos LetsBuild bestræber vi os på at forsyne byggefirmaer med en pålidelig fremgangsmåde til fremdriftsrapportering på byggepladsen, som spænder hele virksomheden. Som projektleder eller -direktør bør du være i stand til ubesværet at modtage opdateringer fra flere kilder og formidle beslutninger i realtid. Det bør altså være lige så enkelt at bruge LetsBuild til jeres byggevirksomhed, som det er at styre en WhatsApp-gruppe.

Matt Ghinn, projektdirektør hos VolkerFitzpatrick, sagde det følgende om sin brug af LetsBuild på West Anglia Main Line (WAML) kapacitetsforbedringsprojektet i Storbritannien (et projekt med en værdi på 170 mio. pund):

“Vi ringer ikke længere, vi bruger ikke WhatsApp-grupper, og vi sender ingen e-mails. Tidsplanen er live og fungerer bare, og alle oplysninger fra byggepladsen bliver indsamlet.”

Den feedback er værdifuld, når man tager i betragtning, at VolkerFitzpatrick, netop fordi de kunne dele informationer i realtid, formåede at øge effektiviteten med 20% på blot én uge på det store projekt.

2. Gør det muligt for projektets deltagere at træffe beslutninger hurtigere 

Dette er den anden nøgle til rettidig levering af nutidens komplekse projekter. Det er vigtigt, at du som projektleder eller -direktør ikke er en flaskehals. Det sikrer du ved at gøre dine teams i stand til at træffe hurtige beslutninger, samtidig med at du holdes orienteret. 

Særligt hvis du leder fire eller fem projekter på samme tid, som hver udsættes for 600 afbrydelser, kan situationen hurtigt blive næsten uoverskuelig. 

LetsBuild giver dig komplet sporbarhed på tværs af alle dine projekter, så du nemmere kan uddelegere beslutningsansvaret til de rette folk og derved slippe for selv at skulle træffe alle mindre beslutninger. Hvis et kritisk problem opstår, kan de involverede personer dele oplysninger i realtid og få det løst inden for kun 10 minutter.

Provivienda, som er en af de førende husbyggere i Central- og Latinamerika, var i stand til at nedbringe byggetiden fra 330 dage til kun 60 dage ved at gøre deres projektteams i stand til at træffe vigtige beslutninger i god tid og med fuld gennemsigtighed.

“Før LetsBuild tog det os 330 dage at bygge et hus på grund af stilstand mellem de forskellige aktiviteter. Nu kan vi opføre det samme hus på kun 60 dage. Det, som har hjulpet os, er at vi arbejder med en tidsplan i realtid, hvorved vi undgår stilstand mellem aktiviteterne,” udtaler Federico Salazar, administrerende direktør i Grupo Provivienda.

3. Væk med den traditionelle rapportering

Mange kan nikke genkendende til, at den traditionelle måde at skrive rapporter på er en tidsrøver, som kun bidrager med begrænset værdi. Projektdirektører og -ledere spilder op til 40% af deres tid på at generere rapporter, som ofte er forældede, så snart de er færdige, og som derfor egentlig ikke er meget værd.

Med LetsBuild kan du skære markant ned på den tid, du normalt bruger på at skrive rapporter, da en rapport kan genereres med kun 4 klik. Det er enkelt og hurtigt, og du får en liste over alle vigtige aktiviteter, herunder fremdriftsrapporter, billeder, beskeder og problemer, som er blevet indrapporteret eller indmeldt af arbejderne på pladsen, samt information om hvor forsinkelserne kan være opstået. 

Det er slut med at opspore informationer i jeres tidsplan, i Excel eller i lange e-mailtråde – alle data indsamles på stedet, i realtid.

Kontakt os i dag, hvis du vil høre mere om, hvordan du kan erstatte jeres traditionelle rapporteringsprocesser.

4. Tag beslutningen – skrid til handling

Det er vigtigt at huske, at ingen på dit team har for travlt til at lære og udvikle sig. Din rolle som projektleder er at træde i karakter og få dine teams til at forstå, hvorfor det er nødvendigt at ændre på gamle vaner. Det er vigtigt, at du går forrest og viser dine medarbejdere, hvordan de kan arbejde på en smartere og mere datadreven måde.

Med denne nye tilgang vil I opleve et markant fald i forsinkelser og en forbedring i kommunikationen på jeres projekt ved kun at anvende én platform. Den gode nyhed er, at det ikke behøver at være en tidskrævende proces at introducere et nyt digitalt værktøj. 

Denis Nolan, administrerende direktør og grundlægger af Toureen Group, er et levende eksempel på dette. Det lykkedes ham at præsentere LetsBuild for sine medarbejdere og at få dem alle onboardet på kun 72 timer:

“Hele teamet kan nu se projektets aktiviteter, og opdateringer vises øjeblikkeligt og med fuld gennemsigtighed. Det har været en stor fordel for os på den lange bane at have data i realtid, så vi bedre kan træffe vigtige beslutninger, så vi kan levere til tiden.”

Noget lignende har Matt Ghinn og hans medarbejdere i VolkerFitzpatrick oplevet:
“Jeg blev præsenteret for platformen om onsdagen og syntes godt om den. Om torsdagen fik vi sat den op, og jeg briefede mit team fredag. Allerede den weekend brugte vi den med stor succes.”

Næste skridt

Du har nok efterhånden fået et godt indtryk af, hvordan digitale værktøjer kan være en stor hjælp til at indrapportere problemer og mindske forsinkelser på jeres byggeprojekter. Du er er to måder, du kan agere på:

Den ene mulighed er, at du slider hårdt i det og gør alting selv. Ved første øjekast virker det måske som en god mulighed, da du måske tænker, at du kan spare penge på den måde og få alting, som du vil have det. Det er dog en risikabel strategi, hvis du ikke har tidligere erfaring med implementering af nye digitale værktøjer i din virksomhed.

Den anden mulighed er, at du oplever, hvordan LetsBuild får dine projektteams til at samarbejde ubesværet. 

Vi kan tilbyde dig de rette rammer, så I kan gøre jeres projekter datadrevne. På den måde vil du være forvisset om, at dine teams deler information i realtid, og at problemer løses hurtigt og inden de når at have indflydelse på resten af jeres tidsplan. Med de få ændringer kan I være sikre på at levere til tiden og inden for budget.