4 Instrumente, für eine effektive interne kommunikation

Wie viele E-Mails erhalten Sie pro Tag? Wahrscheinlich mehr als 50… Noch schlimmer wird es aber, wenn Sie gleichzeitig 2 oder mehr Projekte verantwortlich sind. Dann… explodiert Ihr Posteingang vermutlich.  Das eigentliche Problem dabei ist aber, die richtigen E-Mails genau dann zu finden, wenn Sie sie brauchen. Wenn Sie mit einem solchen E-Mail-Wirrwarr konfrontiert werden und Ihre Abende damit verbringen, die Lawine an E-Mails zu bewältigen, sind diese Tools genau das Richtige für Sie.

Direct Messaging Software

Wenn der Posteingang überladen ist, neigen wir dazu, die Antwort zu verschieben oder zu vergessen. Meiner Meinung nach hat Direkt- und Instant Messaging die folgenden 3 Vorteile:

1. Sie können sehen, wer Online ist und in Echtzeit kommunizieren.
2. “Direct Attention Access” – Wenn Sie eine Nachricht an jemanden senden, wird dieser durch eine Benachrichtigung darauf aufmerksam gemacht.
3. Die Software zwingt Sie dazu kurz und präzise zu sein.

In dieser schnelllebigen Geschäftsumgebung arbeiten viele Startups daran, E-Mails durch Echtzeit-Kommunikation zu ersetzen – was die Notwendigkeit von Instant Messaging beweist.

Projektmanagement Software

Ja! Sie haben recht. Das ist genau LetsBuilds Gebiet. Wenn Sie bei der Verwaltung Ihrer Projekte immer noch E-Mails als Hauptkommunikationskanal verwenden, dann wird Ihnen eine solche Planungssoftware mit Sicherheit gefallen, denn sie werden Sie und Ihr Team erheblich unterstützen. Vergessen Sie die Momente, wenn Sie den Computer einschalten, und denken: „Mal sehen wie viele E-Mails ich wieder bekommen habe, während ich offline war“. Mit Hilfe einer Projektmanagement Software können Sie jetzt ganz einfach Ihr Dashboard öffnen und in Echtzeit sehen, was passiert und was sich geändert hat.

Bei E-Mails liegt es an Ihnen, Verbindungen herzustellen und die Zuständigkeiten zuzuordnen. Mit einer spezialisierten Software ist alles für Sie vorkonfiguriert und Sie haben eine klare und strukturierte Baustellenkommunikation mit jedem Ihrer Teammitglieder. Entdecken Sie unsere Website und erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile dieser Bau Software für eine effektive Kommunikation auf der Baustelle.  

Online Ordner

Das Speichern wichtiger Dokumente in Ihrem E-Mail-Posteingang kann einfach sein. Der schwierige Teil ist aber das Dokumentenmanagement: Die richtigen Dokumente im richtigen Moment wiederzufinden. Online Ordner sind Online-Speichersysteme, die von Ihnen oder einer Gruppe von Personen genutzt werden können.

Sie können beispielsweise Ablagesysteme verwenden, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter zugreifen können, um wichtige Dokumente abzuspeichern und abzurufen. Somit ist Ihr Postfach einzig und allein dafür reserviert, Ihre Mitarbeiter in die richtige Richtung zu weisen.

Dokumente bringen aber auch ein bekanntes Problem mit sich: Welche ist die aktuelle Version? Der Einsatz von Online Ordnern kann Ihnen dabei helfen, diese Art von Konflikten zu vermeiden und immer die aktuellste Version der Dokumente zu haben.

Telefon

Sie lachen wahrscheinlich darüber, aber glauben Sie mir, das Telefon ist immer noch eines der schnellsten und effektivsten Instrumente für interne Kommunikation. Wenn Sie mit jemandem telefonieren, kommunizieren Sie nicht nur mit Ihrer Stimme, sondern auch mit Ihrem Tonfall und Verhalten. Und das ist notwendig, um eine Beziehung zum Empfänger des Anrufs aufzubauen und das hin und her langer E-Mails zu vermeiden.

Aber auch ein so praktisches Kommunikationsmittel hat seine Schwächen und genau deshalb sollten Sie es systematisieren. Planen Sie jede Woche eine „Telefonzeit“ ein, in der Sie Partner, Teammitglieder oder andere Personen anrufen, um sich über die neuesten Vorfälle zu informieren oder einfach “Hallo” zu sagen. So entsteht Vertrauen, eine Verbindung und Einfühlungsvermögen.

Schlussendlich kann gesagt werden, dass die Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Routinen höchste Priorität ist, um Ihre Kommunikation effizienter zu gestalten. Die neuesten Softwarelösungen können Ihnen helfen, die vier oben genannten Tools miteinander zu integrieren.

Seien Sie Ihren Konkurrenten immer einen Schritt voraus. Lesen Sie in diesem Artikel, wie mobile Apps die vier Tools integrieren und für Ihr Bauprojektmanagement nützlich sein können. Hier ist auch unser Jahresrückblick über die Entwicklung der Software Trends im Jahr 2016. Für allgemeine Tipps zur Verbesserung der Produktivität auf Ihrer Baustelle, laden Sie unser kostenloses eBook herunter.