Alte Gewohnheiten ablegen: Wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren

Unabhängig von der Art Ihres Projekts ist der Prozess zu 80 % immer derselbe. Daher ist die Standardisierung der Art und Weise, wie Sie planen, zusammenarbeiten und schließlich bauen, eine sinnvolle Option.

Einer der größten Vorteile ist, dass Ihnen viel Druck abgenommen wird, da kritische Probleme frühzeitig erkannt und Fehler vermieden werden können. Langfristig wird Ihnen dieser Ansatz bei Ihren Projekten viel Geld sparen und die Qualität Ihrer Ergebnisse erheblich verbessern.

Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass jeder einem klar definierten Prozess folgt, anstatt auf seine eigene Art zu handeln. Insbesondere bei großen Projekten, an denen viele verschiedene Subunternehmer und Spezialisten beteiligt sind.

Natürlich kann die Einführung von neuen Systemen und Prozessen zunächst eine Herausforderung darstellen. In einigen Fällen wehren sich die Arbeiter förmlich dagegen, neue Prozesse oder Tools in ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Es wird als zusätzliche Arbeit empfunden, die zu Überstunden und extremem Druck führt.

Viele Projektmanager und -leiter sind daher der Meinung, dass es fast unmöglich ist, neue Systeme und Prozesse zu implementieren. Das stimmt aber auf keinen Fall. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihrem Team den Mehrwert und die Vorteile aufzuzeigen, die sie durch die Änderung ihrer Gewohnheiten und die Unterstützung einer digitalen Arbeits- und Kommunikationsweise erzielen können.

Wenn sie verstehen, dass ein standardisierter, datengesteuerter Arbeitsablauf es ihnen ermöglicht, weniger und effektiver zu arbeiten, ohne dass die Qualität darunter leidet, werden sie sich sicherlich allmählich an die neue Realität anpassen und ihr Bestes tun, um innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen.

Wenn es darum geht, dass die Arbeiter auf der Baustelle möglicherweise nicht technisch versiert genug sind, um mit einem neuen digitalen Tool zu arbeiten, so ist auch hier die Antwort einfach. Mehr als 90 % der Arbeitnehmer verfügen über ein Smartphone und nutzen täglich digitale Systeme, wie Online-Banking. Es gibt also absolut keinen Grund, warum sie sich nicht an ein neues Tool gewöhnen können sollten, das ihr tägliches Leben erleichtert und die Entwicklung ihrer Projekte verbessert.

„Business as usual“ schadet Ihren Projekten

Inzwischen sollte klar sein, dass die größte Bedrohung für viele Bauprojekte die Macht der Gewohnheit ist. „Business as usual“ ist nicht der Weg, den Sie einschlagen sollten, um in diesen Krisenzeiten voranzukommen. Vor allem seit dem Ausbruch von COVID-19 sollte es selbstverständlich sein, dass es sich die Baubranche nicht mehr leisten kann, zur Normalität zurückzukehren. Denn diese ist längst kein erwünschter Zustand mehr.

In der Tat sind die Unternehmen, die eine Rückkehr zur Normalität planen oder sogar darauf warten, dass andere ihnen den neuen Weg weisen und ebnen, bereits jetzt ernsthaft in Gefahr. Die einzig mögliche Option für den Aufbau ist die Schaffung einer neuen Normalität, in der branchenspezifische digitale Tools und standardisierte Prozesse die Norm sind.

Die Marktbedingungen werden nicht mehr dieselben sein wie zuvor, Sie sollten daher nicht erwarten, dass die Art und Weise, wie Sie sich mit Ihren Teams vernetzen, so sein wird wie früher. Es ist an der Zeit, Maßnahmen in der gesamten Supply Chain zu ergreifen. Nur dann kann die Branche das Vertrauen in vertragliche Beziehungen wiederherstellen, die Kultur der Schuldzuweisungen bekämpfen und die Produktivität steigern.

Die gute Nachricht ist, dass dieser Paradigmenwechsel nicht so schwer sein muss, wie manche vielleicht denken. Schließlich sind Bauprozesse von Projekt zu Projekt gar nicht so verschieden. In den meisten Fällen sind 80 % der Prozesse dieselben, ganz unabhängig von Art und Größe. Durch die Standardisierung Ihrer Projekte haben Sie die Möglichkeit, deren Fortschritt konsequenter zu überwachen, Risiken zu mindern und Daten zu sammeln, die Ihnen helfen, in Zukunft noch besser zu werden.

Damit standardisierte Prozesse wie vorgesehen funktionieren und sich Ihre Projekte schneller entwickeln können, müssen Sie sich auf drei Dinge verlassen können: Menschen, Prozesse und Tools. Die richtige Kombination führt dazu, dass eine nahtlose Zusammenarbeit und pünktliche Fertigstellung zur neuen Gewohnheit Ihrer Teams werden, sowohl auf der Baustelle als auch im Büro.

Natürlich sind Daten ein integraler Bestandteil dieser Veränderung. Durch Festlegung messbarer KPIs können Sie sicher sein, dass alles gut läuft und dass der von Ihnen gewählte Ansatz der richtige ist. Andernfalls müssen Sie die erforderlichen Änderungen vornehmen, um Ihr Projekt und Ihre Teams wieder auf den richtigen Weg zu bringen. All dies ist jedoch unmöglich, wenn Sie einfach weiterhin einen „Business-as-usual“-Ansatz verfolgen.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bringen, den neuen Prozessen zu folgen 

Wie bereits erwähnt, wird die Baubranche immer weiter digitalisiert, egal ob Sie Teil davon sein wollen oder nicht. Jetzt ist es aber an der Zeit, etwas tiefer zu graben und zu sehen, wie Sie Ihre Teams dazu bringen können, den neuen Prozessen zu folgen und nahtlos und datengesteuert zusammenzuarbeiten.

Hier finden Sie die wichtigsten Schritte, die zu befolgen sind, damit Ihre digitale Transformation ein Erfolg wird:

1. Mit Ihrem Team reden

Zunächst einmal ist es wichtig, Ihre Hauptprobleme zu identifizieren, mit denen Ihre Teams tagtäglich auf der Baustelle konfrontiert werden. Sie sollten den Transformationsprozess damit beginnen, dass Sie sich auf jemanden in Ihrem Team verlassen, der Ihre digitalen Schwachstellen in funktionale Anforderungen umsetzen kann. Jemand, der weiß, welche digitalen Tools Ihren Teams bei der Lösung der größten Probleme helfen kann.

Auf diese Weise wissen Sie genau, worauf Sie bei der Wahl einer neuen digitalen Lösung achten sollten. Ein häufiger Fehler, den viele Projektmanager und -leiter begehen, besteht darin, sich direkt an Digitalexperten zu wenden, die keine Ahnung von den Prozessabläufen innerhalb Ihres Unternehmens haben, anstatt zunächst eine eingehende Diskussion mit ihren Teams zu führen.

Sobald Sie mit Ihren Teams gesprochen haben, können Sie sich an Experten wenden, um Ihre Transformationsmöglichkeiten zu erkunden und den entscheidenden Schritt zu wagen. Indem Sie Ihre Teams in die Entscheidung einbeziehen, verleihen Sie Ihren Mitarbeitern ein Gefühl, aktiver Teil der Veränderung zu sein und gehört zu werden. Das kann während der Implementierung den entscheidenden Unterschied machen.

2. Branchenspezifische Tools verwenden

Ganz egal, wie gut das Feedback Ihres Teams ist, am Ende des Tages kommt es auf die von Ihnen gewählten Tools an. Viele verwenden immer noch Stift und Papier oder nicht speziell für die Baubranche entwickelte Tools wie WhatsApp und Excel, um ihre Projekte zu verwalten. Und genau hier fangen die Dinge an, aus dem Ruder zu laufen. 

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Diese Tools können unter Umständen zwar sehr hilfreich sein, sind aber nicht für die Baubranche und Baustellenteams geeignet. Die Nutzung kann in einem großen Ungleichgewicht zwischen Büro und Baustelle resultieren und zu kostspieligen Fehlern, unnötigen Nacharbeiten und einer Kultur der Schuldzuweisung führen. Erschwerend kommt hinzu, dass die Daten, die über diese Plattformen ausgetauscht werden, in den meisten Fällen statisch sind. Es fehlt der Kontext und die Verknüpfung mit dem Masterplan, was den Entscheidungsprozess sehr schwierig und fehleranfällig macht.

Die Wahl des richtigen Hilfsmittels kann diese unglückliche Realität jedoch ändern und den Arbeitern auf der Baustelle helfen, schneller und effizienter fundierte Entscheidungen zu treffen. Am wichtigsten ist, dass Projektmanager und -leiter nicht länger mit veralteten Informationen arbeiten, die den Fortschritt Ihrer Projekte behindern.

Mit dem richtigen Tool sind sie in der Lage, wichtige Updates pünktlich zu kommunizieren, kritische Probleme schneller zu melden und mit einem einzigen Klick mit ihren Teams in Kontakt zu bleiben.

3. Verwaltungsaufwand reduzieren

Übermäßiger Verwaltungsaufwand ist eine der größten Schwachstellen für alle am Bau Beteiligten. Projektmanager verbringen bis zu 40 % ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte zu schreiben, Updates zu suchen und an Meetings teilzunehmen.

Diese problematische Realität wirkt sich direkt auf die Arbeitsweise der Teams auf der Baustelle aus. Entscheidungen werden auf der Grundlage veralteter Informationen getroffen, die Berichte erreichen zu spät oder nie die richtigen Personen und die Baustellenarbeiter müssen Überstunden leisten, um die Projekte termin- und budgetgerecht abzuliefern.

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All diese Probleme führen früher oder später zu kostspieligen Streitigkeiten und frustrieren und überfordern damit Ihre Teams. Die Frage ist nicht, ob, sondern wann das geschehen wird.

Deshalb ist die Standardisierung und Digitalisierung Ihrer Systeme und Prozesse so wichtig. Mit dem richtigen Tool können Sie die Kontrolle über Ihre Projekte wiedererlangen und es Ihren Teams zu ermöglichen, zeitnahe und fundierte Entscheidungen zu treffen, ganz ohne Mikromanagement und den Stress doppelter Kontrollen.

4. Eine einzige Informationsquelle

Ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Bemühungen, den administrativen Aufwand zu reduzieren, konzentriert sich auf die Einführung einer zentralisierten Informationsquelle. In einem kollaborativen und digitalen Ökosystem können alle Beteiligten ihre Updates eintragen und werden sofort über andere Aufgaben und Vorfälle informiert, die ihren Arbeitsablauf beeinflussen könnten.

Dadurch wird das Verantwortungsgefühl der gesamten Supply Chain verstärkt, da Projektmanager und -leiter einen genauen Überblick über alles haben, was auf der Baustelle passiert, ohne den ganzen Tag damit verbringen zu müssen, auf den verschiedensten Plattformen nach Updates zu suchen.

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Auf diese Weise übernehmen die Teams auf der Baustelle mehr Eigenverantwortung für ihre Aufgaben und fangen an, sich am Entscheidungsprozess zu beteiligen, um sich stärker darauf konzentrieren zu können, wo Sie wirklich etwas bewirken können.

Es versteht sich von selbst, dass die Implementierung eines digitalen Tools, das die Anforderungen eines Bauprojekts richtig versteht, notwendig ist. Andernfalls kann die Echtzeit-Verknüpfung zwischen den Updates der Baustelle und der zentralisierten Informationsquelle nicht garantiert werden.

5. Die alten Gewohnheiten bekämpfen

Es wird also langsam deutlich, dass es problemlos möglich ist, die Teams zu einer nahtlosen Zusammenarbeit zu bewegen und neue Prozesse zu verfolgen, solange alle bereit dazu sind, die alten Gewohnheiten abzulegen.

Es ist nicht immer eine leichte Aufgabe, aber wenn Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren wollen, ist es wichtig, Ihre Projekte pünktlich fertigzustellen. Dieser Ansatz fördert das Engagement der Teams und verleiht den Projektteams ein Gefühl der Zielstrebigkeit und Motivation, jeden Tag auf der Baustelle ihr Bestes zu geben.

Dafür müssen die richtigen Tools und Prozesse vorhanden sein. Menschen, Prozesse und Tools sind untrennbar miteinander verbunden, da keiner von ihnen allein eine Veränderung implementieren kann.

Wenn sie jedoch alle zu einer funktionierenden Einheit zusammengefasst werden, dann ist alles möglich. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, die richtigen branchenspezifischen Tools zu finden, die Ihre neuen standardisierten Prozesse unterstützen, den Prozess der Entscheidungsfindung verbessern und alle Aufgaben termin- und budgetgerecht und ohne Qualitätseinbußen zu erledigen.

Pünktliche Fertigstellung dank vernetzter Teams

Oft denken die Arbeiter in der Baubranche, dass die Tools, die sie verwenden, dafür gemacht sind, mit verschiedenen Stakeholdern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Die Wahrheit sieht jedoch anders aus. Die Tools mögen vielleicht gut sein, wurden aber nicht speziell für die Baubranche entwickelt.

Die Gründe dafür sind einfach:

• Sie bieten keinen Echtzeit-Überblick und verlangsamen die Entscheidungsfindung
• Sie können die nahtlose Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stakeholdern nicht unterstützen.
• Sie wurden nicht für die Arbeiter auf der Baustelle entwickelt.

All diese Dinge führen dazu, dass sich die Arbeiter gestresst und überfordert fühlen, weil sie keine Kontrolle über ihre Projekte haben und keinen Überblick darüber haben, was vor sich geht und wie sie Probleme lösen können.

Sie brauchen eine Verknüpfung aller Teams und gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über den Masterplan. Andernfalls werden sich die Projektleistung und Gewinne niemals verbessern!

Vor diesem Hintergrund haben wir einen kostenlosen Leitfaden für Sie entwickelt, der zeigt, warum Sie komplexe Bauprojekte nicht mit WhatsApp und Excel verwalten können. 

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