Bauprojektmanagement: Eine Checkliste der Grundlagen

Das Management von Bauprojekten hat sich heutzutage zu einer wertvollen Kompetenz entwickelt. Grundsätzlich sind technisches Fachwissen, Werkzeuge, Software, Kenntnisse und Technologie erforderlich, um komplexe und qualitativ hochwertige Bauprojekte zu realisieren.

Die Verwaltung komplexer Daten in sich überschneidenden Aufgaben und Teams bedeutet auch, die Projektverantwortung zu bestätigen, Projektpläne und -ziele zu entwickeln, Projektvereinbarungen einzuhalten, die Mitarbeiterverantwortung zu übernehmen und Risiken gemeinsam gegenzuwirken.

Darüber hinaus fallen die Bereiche Rechnungswesen, Budgetierung, Finanzen, Organisation, Planung, Konfliktlösung und Recht auch in den Zuständigkeitsbereich des Projektleiters. Um diese Komplexität in einer sich schnell verändernden Arbeitsumgebung zu bewältigen, benötigt ein Projektmanager die erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten, um verschiedene Projekte und Teams zu verwalten.

Einführung in das Bauprojektmanagement

Technisch gesehen definiert das Project Management Institute (PMI) Projektmanagement als „die Kunst, menschliche und materielle Ressourcen während der gesamten Projektlaufzeit zu steuern und zu koordinieren, indem Managementmethoden eingesetzt werden, die die festgelegten Ziele in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität erreichen“.

Was die Definition das Projektmanagement auf dem Bau betrifft, so entspricht sie im Wesentlichen der des PMI, jedoch im Kontext des Bauwesen. Dazu gehört alles rund um Planung, Koordination, Prozesse und Kontrollen, unter den unzähligen Aufgaben innerhalb eines Bauvorhabens.

Dies gilt für alle Arten von Projekten – Wohnen, Gewerbe, Institutionen, Industrie, Bauwesen, Landwirtschaft oder Umwelt. Die Leitung eines Bauprojekts ist eine komplizierte Aufgabe, die sich mit komplexen und vielfältigen Aufgaben befasst. Ein Bauleiter muss kommunikativ und über Kenntnisse der Bauprozesse und Problemlösungen verfügen.

Der Bauleiter

Bauleiter sorgen dafür, dass ein Projekt nach Plan verläuft. Sie sorgen dafür, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets, in Übereinstimmung mit bestimmten Spezifikationen und Bauvorschriften realisiert wird.

Sie sind im Rahmen ihrer Aufgabenbeschreibung unter anderem für die Festlegung von Umfang, Budget und Zeitplan, die Auswahl von Subunternehmern und Mitarbeitern, die Entwicklung von Kommunikationsstrategien zwischen den Stakeholdern und die Konfliktlösung zuständig. Die Baumanagement-Zertifizierungsstellen haben 120 Verantwortlichkeiten eines Baumanagers identifiziert, die in sieben Kategorien eingeteilt wurden:

• Projektmanagement-Planung
• Kostenmanagement
• Zeitmanagement
• Qualitätsmanagement
• Vertragsverwaltung
• Sicherheitsmanagement
• Baumanagementpraktiken

Nach Abschluss der Planungsphase wird ein Ausschreibungsverfahren durchgeführt, in dem die Bauleiter die Auftragnehmer einem Projekt zuordnen können. Der Auswahlprozess umfasst eine der drei gebräuchlichsten Zuschlagskriterien: der niedrigste Preis, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis oder die besten Qualifikationen. Die Auftragnehmer kümmern sich unter anderem um Zeichnungen, Personalwesen, öffentliche Sicherheit, Zeit- und Kostenmanagement sowie Qualitätsmanagement.

Die Grundlagen

Bauprojektmanagement ist keine einfache Aufgabe – ein Bauleiter muss über Kenntnisse in den Bereichen Finanzen, Mediation, Recht und anderen Disziplinen verfügen.

Ein Bauleiter beginnt ein Projekt, indem er Projektinformationen mit Auftragnehmern und Subunternehmern teilt, um Angebote einzuholen. Auftragnehmer und Subunternehmer stellen dem Eigentümer den Kostenvoranschlag für das Projekt zur Verfügung. Dieser Informationsaustausch kann allgemein (an alle Unternehmer) oder selektiv (an eine begrenzte Anzahl von Unternehmern) erfolgen.

Sobald alle Angebote eingeholt wurden, wird ein Auftragnehmer auf der Grundlage des niedrigsten Angebots, der besten Qualifikationen oder des für das Unternehmen besten Wertes ausgewählt. Anschließend werden die Zahlungsbedingungen ausgehandelt, entweder pauschal (der gebräuchlichste Vertrag), rückerstattungsfähig (Cost-plus-Fee), zu einem garantierten Höchstpreis oder Stückpreis.

Der Ausschreibungsprozess bleibt unabhängig vom Bauprojekt gleich. Geschäftsmodelle gibt es jedoch in zwei verschiedenen Formen – Die Design-Gebot-Bau-Methode ermöglicht es dem Eigentümer erst nach der Entwurfsphase zu wählen oder die Design-Bau Methode, bei der die beiden Phasen gleichzeitig von einem einzigen Auftragnehmer durchgeführt werden.

Der Prozess

Nach Abschluss der Ausschreibung beginnt die Bauphase. In den Phasen eines Bauvorhabens gibt es Unterschiede gegenüber dem traditionellen Projektmanagement, jedoch werden die gleichen Prinzipien befolgt. Das Project Management Institute hat fünf Phasen des Projektmanagements entwickelt, die allen Bauleitern bekannt sein sollten.

1. Initiierung

Zu Beginn eines jeden Projekts muss eine Fallstudie durchgeführt und bewertet werden, um die Machbarkeit des Projekts zu gewährleisten. Daraufhin führen die Beteiligten einen Machbarkeitstest durch. Sobald die Durchführbarkeit validiert ist und sich alle Beteiligten und Parteien über den Projektfortschritt einig sind, wird ein Projektinitiationsdokument (PID) erstellt, einschließlich der Fallstudie und der betrieblichen Anforderungen.

2. Planung

Nach der Initiierung erstellt das Projektteam den Project Management Plan (PMP), ein formales Dokument, das die Projektdurchführung und -kontrolle beschreibt. Das PMP dokumentiert auch die Richtlinien für Umfang, Kosten und Termine. Zusätzlich zum PMP werden in der Planungsphase auch die folgenden Dokumente erstellt:

• Projektinhalt und -umfang, welche Geschäftsanforderungen, den Nutzen, die Ziele, die Ergebnisse und die wichtigsten Meilensteine festlegen.
• Projektstruktur, die die Aufteilung des Projektumfangs in überschaubare Elemente visuell darstellt.
• Kommunikationsplan, der Kommunikationsrollen sowie Tools und Methoden definiert, die zur Erreichung der Kommunikationsziele erforderlich sind. Da es verschiedene Teams mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen gibt, wird der Kommunikationsplan einen grundlegenden Rahmen ausrichten, um Unstimmigkeiten und Konflikte zu vermeiden.
• Risikomanagement-Plan, der die möglichen Risiken wie Zeitüberschreitungen, Kostenbudgets, Budgetkürzungen, regulatorische Änderungen etc. identifiziert

3. Ausführung

In dieser Phase beginnen alle Arbeiten. Nach Abschluss des Eröffnungsmeetings weist das Projektteam den Beteiligten Aufgaben und Aktivitäten zu, führt Pläne aus, verteilt Ressourcen, implementiert Pläne und aktualisiert und verfeinert den Projektplan.

4. Überwachung und Kontrolle

Mit dem Beginn der Ausführungsphase beginnt auch die Überwachungsphase. Im weiteren Verlauf des Projekts werden Bauablauf und Leistung gemessen, um sicherzustellen, dass alles nach dem Projektmanagement-Plan abläuft.

5. Abschluss

Die letzte Phase ist der Projektabschluss. In der Regel findet ein Evaluierungsgespräch statt, um zu beurteilen, was gut gelaufen ist und was nicht. Das Team erstellt dann eine Mängelliste mit unerledigten Aufgaben, berechnet das endgültige Budget und erstellt einen finalen Projektbericht.

Die Checkliste für das Bauprojektmanagement

Für Anfänger im Bauprojektmanagement gibt es hier eine grundlegende Checkliste, die auf die meisten größeren Bauprojekte zutrifft:

Umfang

• Entspricht das Briefing dem Zweck des Projekts und dem Umfang der Arbeit? Konnte man dadurch relevante Dokumente für die Durchführung des Projekts identifizieren (z.B. einen Übersichtsplan, eine Anleitung)?
• Haben alle relevanten Interessengruppen einen angemessenen Beitrag zur Entwicklung des Briefings geleistet?
• Haben der Kunde und die Stakeholder das Projektbriefing unterschrieben?
• Wurden alle Arbeiten, die zur Fertigstellung des Projekts durchgeführt werden müssen, so aufgelistet, dass jeder weiß, welche Aufgaben und Positionen ihm zugewiesen sind?
• Sind alle Projektanforderungen (Datei, Budget, Zeitpläne, Kriterien des Projektteams) einsatzbereit?
• Wurden mögliche Risiken, die sich auf die Projektabwicklung auswirken können, identifiziert?

Beschaffung

• Welche Beschaffungsmethode (z.B. Pauschale, Cost-plus-Fee, garantierter Höchstpreis oder Stückpreis) wurde gewählt?
• Wurde die Auswahl der Architekten, Ingenieure und anderer erforderlicher Berater durchgeführt?
• Wurden alle erforderlichen Disziplinen und Fachberater in das Projektteam eingebunden?
• Wurden alle geeigneten Verträge zwischen Kunden und Beratern abgeschlossen?
• Wurden alle Zahlungen für den Projektfortschritt an Berater bearbeitet?
• Haben der Kunde und die Interessengruppen die Anforderungen und den Zeitplan für Materialien und Dienstleistungen bereitgestellt und sind sie in die Projektprogramme integriert?
• Wurden Machbarkeitsstudien, Skizzen- und Arbeitszeichnungen zu geeigneten Zeiten fertiggestellt, koordiniert, geprüft und unterschrieben?
• Wurden Ausschreibungen, Ausschreibungsempfehlungen und Prozesse zur Beauftragung von Auftragnehmern ordnungsgemäß durchgeführt?
• Wurden alle Vertragsunterlagen unterschrieben?
• Haben die Berater die erforderlichen Anforderungen an die Baustellenkontrolle erfüllt und haben die Auftragnehmer die notwendigen Anweisungen für alle Baustellenbesprechungen und Kontrollen erhalten?
• Wurden Abweichungen und vertraglichen Anweisungen rechtzeitig vorgenommen?
• Wurden Projektabwicklung und Übergabeprozesse erfolgreich durchgeführt?
• Wurden Streitbeilegung, Vertragsverletzungen und Liquidationen angemessen überwacht?

Kosten

• Wurden Kostenvoranschläge und Projektbudget entsprechend überprüft und verwaltet?
• Wurden Kostenprobleme frühzeitig erkannt und mit allen Beteiligten diskutiert?
• Wurden Abweichungen und Erweiterungen des Zeitaufwands überprüft?
• Wurden Vertragszahlungen an Auftragnehmer termingerecht abgewickelt?
• Sind Strategien zur Aufrechterhaltung des Projektbudgets bei auftretendem Kostendruck intakt?

Qualität

• Wurden die Qualitätsstandards der Kunden gut formuliert und von den Beratern verstanden?
• Wurden die Qualitätsstandards der Berater und Auftragnehmer eingehalten?

Risiken

• Wurden alle Projektrisiken identifiziert und gibt es Vorbereitungspläne, um ihnen entgegenzuwirken?

Zeit

• Hat das Projektteam ein Projektprogramm erstellt und wurden alle wichtigen strategischen Aktivitäten identifiziert?
• Wird das Projektprogramm überwacht und wie gewünscht aktualisiert? Und wird die Lieferung der benötigten Materialien und der von den anderen Teams erbrachten Leistungen termingerecht durchgeführt, und wird dies gemeldet?
• Wenn Verzögerungen erkennbar sind, gibt es Strategien zur Aufrechterhaltung des Projektprogramms?

Kommunikation

• Gibt es während des gesamten Bauprozesses Beratungsmechanismen (Projektbesprechungen und Berichtsprozesse)?
• Sind die Genehmigungsmechanismen mit den zuständigen Behörden für unterschiedliche Zwecke eingerichtet?
• Wurden staatliche und gesetzliche Genehmigungen ordnungsgemäß geprüft, archiviert und verwaltet?
• Wurden die Sitzungsprotokolle an die zuständigen Interessengruppen weitergeleitet?
• Gibt es regelmäßige Berichte über das Projekt (Projektkosten, Projektfortschritt)?
• Haben alle Teammitglieder klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, um ihre kontinuierliche Unterstützung sicherzustellen?

Die Funktion des Bauleiters ist eine neuere Expertenrolle, die einem jeden Bauvorhaben einen wesentlichen Vorteil verschafft. Es ist der Projektleiter, der die Entscheidung trifft, die Aktivitäten auf der Checkliste einem bestimmten Akteur zuzuordnen und dafür sorgt, dass die Interessen der Kunden umgesetzt werden. Entdecken Sie die Artikel zu den 10 Verantwortungsbereichen und den Merkmalen eines qualifizierten Bauleiters Und erweitern Sie Ihre Checkliste, in dem Sie sich das kostenlose eBook zur Steigerung der Effizienz und Produktivität auf einer Baustelle herunterladen.