Baustreitigkeiten: Wie Software Ihre Projekte schützen kann

Die Verwaltung und Fertigstellung eines erfolgreichen Bauprojekts ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Alles muss detailliert dokumentiert werden, damit Ihr Projekt vor kostspieligen und zeitraubenden Streitigkeiten geschützt wird. Das erfordert eine enorm transparente Kommunikation zwischen allen Beteiligten, egal ob Kunde, Bauunternehmer oder Subunternehmer.

Als Projektmanager müssen Sie in der Lage sein, Probleme schnell zu erkennen und sie mit den richtigen Aufgaben zu verknüpfen. Auf diese Weise können Sie die entscheidenden Informationen ganz einfach abrufen und die Auswirkungen des Problems sowohl in Ihrem 3-bis-6-Wochenplan als auch im Masterplan überwachen.

Aber wie können Sie diese Arbeitsweise erreichen? Genau das ist das Problem, das so viele Projektmanager und -leiter schon seit Ewigkeiten plagt. Denn unabhängig von der Größe oder Art eines Projekts ist die Antwort immer die gleiche: Durch digitale Tools, die speziell für die Baubranche entwickelt wurden.

Viele in der Baubranche denken, dass ihre Tools ideal für ihre Bauprojekte geeignet sind, da sich Informationen in Echtzeit austauschen lassen oder einfach nur, weil es schon immer so gemacht wurde.

Infolgedessen verlassen sich viele Bauprojekte auf WhatsApp-Nachrichten, Excel-Tabellen, E-Mails oder Whiteboards, um den Überblick über all das zu behalten, das auf der Baustelle vor sich geht. In den meisten Fällen dauert es nicht lange, bis sich die Projektteams in einem Meer aus unzusammenhängenden Informationen verlieren. Im Falle von Ansprüchen können sich daraus Strafen ergeben, die Ihr Projekt Tausende von Euro kosten könnten.

In diesen Fällen kann der Einsatz eines branchenspezifischen digitalen Tools den entscheidenden Unterschied machen. Stellen Sie sich nur einmal den Mehrwert vor, den Sie dadurch erzielen könnten, Ihre Baustellenbegehungen in einem Bruchteil der bisher aufgewendeten Zeit abzuschließen, indem Sie alle Probleme an Ort und Stelle aufzeichnen.

Früher oder später werden Sie wichtige Informationen übersehen oder Ihren ganzen Tag damit verbringen, an Verwaltungsaufgaben zu arbeiten und auf Updates von verschiedenen Subunternehmern zu warten. Und das ist sicherlich nicht der Grund dafür, weshalb Sie sich für eine Karriere in der Baubranche entschieden haben.

Das Gute daran ist, dass nichts davon auch nur ansatzweise Ihre Schuld ist. Denn Sie versuchen bereits diesen anspruchsvollen Job so gut es geht, mit den falschen Tools und Prozessen zu erledigen. Und noch besser ist, dass wir Ihnen eine Lösung für die stressige Situation, in der Sie sich befinden, bieten können.

Wie wird ein Baustreit ausgelöst?

Bevor wir uns näher damit befassen, wie Sie Baustreitigkeiten effektiver verwalten können, werfen wir einen genaueren Blick darauf, was einen Baustreit überhaupt auslöst.

Ein Baustreit kann durch verschiedene Faktoren ausgelöst werden. Verzögerungen des Projekts, mangelnde Präzision bei der Aufgabenbeschreibung, Nichteinhaltung der vorgegebenen Projektstandards oder Kostenüberschreitung sind nur einige Beispiele.

Wenn einer der oben genannten Konflikte eintritt, ist der gesamte Lebenszyklus des entsprechenden Projekts betroffen. Damit die Bauarbeiten aber ohne Verzögerungen fortgeführt werden können, muss jeder einzelne Streitfall gelöst werden.

Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre Baustellen auf unbestimmte Zeit stillgelegt werden. Diese Situation kann zu ernsthaften Verzögerungen führen und das Projekt unter enormen finanziellen Druck setzen.

Um diese Baustreitigkeiten zu lösen, ist es unumgänglich, die Gründe, die zu diesen Konflikten geführt haben, schnell zu identifizieren. Aber 300 oder 400 Fotos und Tausend E-Mails ohne jeglichen Zusammenhang durchzugehen, um die nötigen Beweise zu finden, kann schnell unübersichtlich werden und ist mit viel Stress verbunden.

Eine Bausoftware kann Sie letztendlich aus dieser schwierigen Lage befreien und eine nahtlose Verknüpfung zwischen dem Feedback, das Sie von der Baustelle erhalten, Ihrem 3-bis-6-Wochenplan und dem Masterplan garantieren. Mit nur wenigen Klicks können Sie alle Daten sammeln, die Sie benötigen, um Ihr Projekt gegen einen Anspruch zu schützen.

Anstatt also Wochen oder sogar Monate mit der Bearbeitung eines Anspruchs zu verbringen, können Sie das ab sofort in ein oder maximal zwei Stunden erledigen. Das ist ein enormer Mehrwert, der Ihnen viel Druck nehmen kann. Dafür brauchen Sie aber natürlich eine branchenspezifische Plattform, mit der Sie sicherstellen können, dass Ihr Plan jederzeit auf dem neuesten Stand ist.

Wie Sie einen Baustreit verhindern können

Nach dem Motto “Vorbeugung ist die beste Medizin”, sollten Sie immer alle Probleme aufzeichnen, um mögliche Streitpunkte vorherzusehen, noch bevor sie entstehen. In dieser herausfordernden Mission sind branchenspezifische digitale Tools Ihr wertvollster Begleiter.

Kurz gesagt, im Folgenden präsentieren wir Ihnen die drei wichtigsten Möglichkeiten, wie Ihnen eine Bausoftware helfen kann, Ihre Projekte zu schützen:

1. Bleiben Sie immer mit Ihrem Bauleiter in Kontakt

Ihr Bauleiter ist Ihre rechte Hand, wenn es darum geht, Ihr Bauprojekt gegen jegliche Art von Ansprüchen abzusichern. Er ist die einzige Person, die den ganzen Tag auf der Baustelle verbringt, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft.

Bei jedem Problem muss er sich so schnell wie möglich mit einem detaillierten Bericht an Sie wenden, damit Sie das Problem lösen können, bevor es überhandnimmt.

Mit anderen Worten: Ein Bauleiter ist die Person, die Ihnen viele Baustellenbegehungen ersparen kann. Dafür müssen Sie nur jederzeit auf dem gleichen Stand sein. Und genau hier kommt eine Software ins Spiel, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde.

Wenn Sie sich auf branchenspezifische Lösungen wie beispielsweise LetsBuild verlassen, können Sie sich immer sicher sein, dass die neuesten Updates mit dazugehörigen Anmerkungen und Fotos mit Ihrer kurz- und langfristigen Planung verknüpft sind. Dieser einfache, aber wichtige Prozess kann Ihnen zukünftig viel Zeit sparen, wenn Sie auf einen unerwünschten Baustreit reagieren.

Und das ist auch der Grund, warum Tools wie WhatsApp, E-Mail und Excel, so gut sie auch sind, nicht für komplexe Bauprojekte geeignet sind. Sie sind einfach nicht für solche zeitkritischen und kostenintensiven Prozesse ausgelegt.

2. Übermäßigen Verwaltungsaufwand reduzieren

Sie sind sicherlich bestens damit vertraut, mit wie viel Verwaltungsarbeit und psychischer Belastung die Dokumentation aller Probleme und Mängel auf der Baustelle verbunden ist. Grund dafür ist die enorme Menge an Informationen, die mit jedem Bauprojekt einhergeht.

So verbringen Projektmanager unter Umständen bis zu 40 % Ihres Tages damit, an sinnlosen Besprechungen teilzunehmen und unnötige Telefonate zu führen. Und als wenn das noch nicht genug wäre, kommt noch hinzu, dass sie sich mit einer Reihe von Berichten und Updates auseinandersetzen müssen, die über verschiedene Plattformen verstreut liegen oder sogar nur manuell erfasst wurden.

Es wird schnell deutlich, dass es sich um einen extrem fehleranfälligen Ansatz handelt, der Missverständnisse mit sich zieht und Projektmanager dazu zwingt, ihre Zeit mit Aufgaben zu verschwenden, die eigentlich mit nur wenigen Klicks hätten erledigt werden können.

Stellen Sie sich nun vor, dass ein Projektmanager inmitten eines so stressigen Alltags einen Baustreit lösen muss. Alle Bauarbeiten müssten vermutlich bis auf Weiteres eingestellt werden, bis alle notwendigen Informationen gesammelt wurden. Das wäre das Best-Case-Szenario unter der Annahme, dass alle Daten überhaupt erfasst wurden und noch verfügbar sind.

Die Speicherung aller wichtigen Updates (Kommentare, Fragen, Fotos) in einem für alle zugänglichen Daten-Ökosystem kann den Beteiligten Parteien viele Arbeitsstunden und Stress ersparen. Alle Änderungen können jederzeit abgerufen werden, indem sie sich auf einen automatisch aktualisierten Audit Trail in der Cloud verlassen. Und genau das ist mit WhatsApp oder Excel nicht möglich. Dafür benötigen Sie eine branchenspezifische Anwendung und Plattform.

3. Transparent und ohne Unterbrechungen kommunizieren

Bauprojekte können schnell chaotisch werden, wenn die Arbeiter nicht in der Lage sind, zusammenzuarbeiten und wichtige Updates zeitnah zu kommunizieren. Eine Bausoftware kann hier die Lösung sein und Ihnen helfen, in Echtzeit auf kritische Anfragen zu reagieren.

Dabei kann es sich um eine Forderung des Kunden handeln oder um etwas, dass einer Ihrer Subunternehmer bei der Arbeit übersehen hat. Dadurch, dass Sie diese Probleme in Echtzeit mit allen Beteiligten abklären können, wird allen Parteien ein zeitintensiver Konflikt erspart. Das ist von größter Bedeutung, wenn Sie Ihr Projekt am Laufen halten wollen.

Vor diesem Hintergrund wird sofort klar, dass Sie es sich nicht leisten können, den Fortschritt Ihres Projekts in die Hände von unzusammenhängenden Daten und Informationen zu legen, die weder mit dem 3-bis-6-Wochenplan noch mit dem Masterplan verknüpft sind. Denn genau diese Verknüpfung ist, was alles zusammenhält.

Das ist letztlich der Grund, warum es so wichtig ist, ein branchenspezifisches Tool zur Verwaltung Ihrer Projekte zu wählen. Denn WhatsApp ist vielleicht ein geeignetes Tool, um Ihren Freunden oder Ihrer Familie eine Nachricht zukommen zu lassen, es ist aber definitiv nicht für die Fortschrittsverfolgung und Berichterstattung im Bauwesen geeignet.

Von Branchenexperten lernen, wie Sie Ihr Projekt schützen können

Inzwischen sollte klar sein, dass die Kommunikation in der Baubranche der entscheidende Faktor ist. Der Erfolg Ihrer Projekte hängt davon ab, wie schnell Sie kritische Probleme erkennen, mit den richtigen Personen kommunizieren und diese lösen können.

Die Implementierung eines entsprechenden Tools kann dabei helfen, diese Probleme zu beheben, ohne dass Sie das Gefühl haben, sich in einem Meer aus unzusammenhängenden Informationen zu verlieren.

Wir von LetsBuild möchten Ihnen helfen, Ihre Projekte vor nicht enden wollenden Streitigkeiten zu schützen und durch eine optimierte Teamkommunikation bessere Ergebnisse zu erzielen.

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