Die häufigsten Herausforderungen in der Materialwirtschaft im Bauwesen

Eine der größten Herausforderungen in der Baubranche ist die Materialwirtschaft. Eine schlechte Materialwirtschaft kann den Zeitplan Ihres gesamten Projekts durcheinander bringen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen einige der Hauptprobleme und wie Sie am besten mit diesen umgehen können. 

Angebotsvergabe

Es ist üblich, dass sich der Umfang eines Projekts im Laufe seiner Planung ändert, wodurch auch der Ausschreibungsprozess beeinflusst wird. Ein Beispiel dafür ist, wenn der Eigentümer beschließt, hochwertigere Materialien zu verwenden, als ursprünglich geplant, ohne das Gesamtbudget erhöhen zu wollen. Der Generalunternehmer kümmert sich in der Regel darum und vereinbart mit seinen Subunternehmern, welche Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Der Elektroinstallateur ist einer der letzten Auftragnehmer, die in das Projekt einbezogen werden. Wenn also bereits alle anderen Details vor der Übergabe festgelegt wurde, wird der Elektriker aufgefordert sein Angebot entsprechend der neuen Bedingungen herabzusetzen. 

Diese Situation kann allerdings vermieden werden, indem die Kommunikation und Beteiligung aller Auftragnehmer während des gesamten Projekts aufrechterhalten wird. Die Einbeziehung aller Auftragnehmer, einschließlich des Elektrikers, kann diesem Problem vorbeugen. Die Auftragnehmer können dem Eigentümer realistische Kosten und Fristen bereitstellen und dem Generalunternehmer helfen, festzustellen, welche Anpassungen wirklich an dem Projekt vorgenommen werden können, um die gewünschten Änderungen umzusetzen.

Materialeinkauf

Im Allgemeinen wird der Materialeinkauf in zwei Kategorien unterteilt:

1. Hauptmaterialien: projektspezifische Materialien, wie Schaltanlagen, Beleuchtungskörper und Alarmanlagen.
2. Sonstige Materialien und Rohstoffe: Standardprodukte wie Kabel, Armaturen, Leitungen, Kabelbinder und Gurte. 

Der Einkaufsprozess umfasst Verhandlungen mit Herstellern über Preise und Mengen, was sich oft zu einem langwierigen Prozess entwickeln kann. Der Verantwortliche für den Materialeinkauf sollte daher einen Zeitplan erstellen, wann die jeweiligen Materialien geliefert werden müssen, um sicherzustellen, dass sie zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. 

Die “sonstigen Materialien” werden in der Regel über einen Händler eingekauft, entweder im Rahmen einer Limitbestellung oder eines Ausschreibungsverfahrens; aufgrund des kompetitiven Markts kommen Limitbestellung jedoch nicht so häufig vor. Diese Materialien sind für den Bauunternehmer einfacher und kurzfristiger zu beschaffen, so dass das Warten bis zu einem späteren Zeitpunkt im Bauprozess Ihren Bau nicht verzögern wird.

Die “Hauptmaterialien” benötigen etwas mehr Zeit, um speziell für die jeweilige Bestellung hergestellt zu werden. Warten Sie also nicht zu lange mit Ihrer Bestellung, da es ansonsten zu erheblichen Verzögerungen im Bauprozess kommen kann. Der Hersteller kann beispielsweise Lieferengpässen haben oder mehr Zeit benötigen, um die Fertigung abzuschließen. 

Viele Auftragnehmer bestellen täglich Material je nach Bedarf und sammeln dafür Listen aller Teams für den nächsten Tag. Das Problem dabei ist, dass die Materialien möglicherweise nicht direkt am nächsten Morgen verfügbar sind und weitere Verzögerungen auftreten.

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Eine einfache Lösung dafür, ist, bereits im Voraus zu bestimmen, was im Laufe der Zeit benötigt wird, um dann so zu planen, dass die Materialien einen Tag vor dem tatsächlichen Bedarf geliefert werden. Die meisten Distributoren sind bereit, den Versand der Materialien entsprechend Ihres Projektzeitplans zu staffeln. 

Eine weitere Lösung, ist der Kauf eines vorgefertigten Stahlbausatzes. Diese Kits enthalten alles, was Sie für Ihr Gebäude benötigen, und ermöglichen es Ihnen, das Gebäude in der Hälfte der Zeit zu bauen. Sie sind ebenso anpassbar wie ein Gebäude aus herkömmlichen Materialien. Da der Bausatz bereits mit allem ausgestattet ist, was Sie benötigen, müssen Sie sich keine Sorgen darum machen, dass es aufgrund von verspäteten Lieferungen zu Verzögerungen kommt.

Materialbeschaffung

Nachdem Ihr Lieferant ausgewählt und Ihre Materialien bestellt wurden, kommt der Warteprozess. Ihr Auftragnehmer muss ein System für die Annahme und Verfolgung Ihrer Materialien entwickeln, sobald sie ankommen. Viele Unternehmen tun dies, indem sie einen Materialanforderungsplan erstellen, der die verschiedenen Materialien, Mengen  und Lieferzeiten angibt. Um einen Materialüberschuss zu vermeiden, bestellen viele Auftragnehmer nur 80 Prozent des geschätzten Bedarfs für das Projekt und den Rest erst kurz vor der Fertigstellung, wenn sie eine bessere Vorstellung davon haben, was benötigt wird.  

Normalerweise werden die Materialien direkt an die Baustelle geliefert, aber manchmal ist es aufgrund von Lagerbeschränkungen, Platz- oder Sicherheitsgründen nicht möglich. In diesen Fällen wird das Material an das Lager des Auftragnehmers oder einen anderen Lagerort geschickt. Der Versand an ein Lager ist auch dann üblich, wenn der Auftragnehmer plant, alles anzufertigen, bevor es auf die Baustelle gebracht wird.

Auch nachdem Sie festgelegt haben, wann und wohin die Materialien geliefert werden sollen, kann es noch kompliziert werden und zu Verzögerungen, Lagerproblemen und unerwarteten Kosten kommen. Hier finden Sie einige der Komplikationen, die auf Sie zukommen können:

• Durch Fehlkommunikation werden Materialien nicht pünktlich geliefert.
• Eine Lieferung wird an den falschen Ort geliefert, beispielsweise an die Baustelle, obwohl sie in ein Lager geliefert werden sollte.
• Falsche Mengen der Materialien werden geliefert. Zu viele Materialien können zu Lagerproblemen führen, während nicht genügend Material zu weiteren Verzögerungen führen kann.

Es gibt mehrere Möglichkeiten diese Art von Problemen während Ihres Projektverlaufs zu vermeiden. Der beste Weg, um diese Probleme zu verhindern, besteht darin, sicherzustellen, dass alles klar und deutlich notiert ist, bevor es eingereicht wird. Auch eine klare Kommunikation mit Ihren Lieferanten hilft, diese Probleme zu vermeiden. 

Die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Lieferanten ist ein weiterer wichtiger Aspekte um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Manchmal zahlen Sie vielleicht ein wenig mehr für Ihre Materialien, aber am Ende lohnt es sich, wenn dadurch keine Probleme aufkommen. 

Lager- und Bestandsmanagement

Materialverfolgung, Inventur und Lagerung führen oft zu Problemen auf der Baustelle. Wenn zu viele Personen an dem Prozess beteiligt sind, kann eine einfache Fehlkommunikation dazu führen, dass Materialien verlegt werden, wodurch das ganze Projekt verzögert werden kann.

Die Verwaltung Ihrer Materialien ist eine große Herausforderung im Bauwesen, insbesondere wenn es sich um ein großes Projekt handelt. Die Verfolgung der Materialien, wie und wann sie geliefert werden und ob es Verzögerungen gibt, ist ein wesentlicher Bestandteil des Baus. Ein gutes Tracking-System kann helfen, Diebstähle und Verluste zu minimieren und Materialien schnell und einfach zu finden.

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Ein Tracking-System kann eine einfache Lösung für eine Vielzahl der Probleme sein. Automatisierte Systeme mit Barcode sind vor allem aufgrund ihrer simplen Bedienung beliebt. Mit Hilfe eines Scanners können Materialien als empfangen oder verbaut markiert werden, um Ihr Inventar zu organisieren. Es gibt viele Arten von elektronischen Systemen auf dem Markt, es liegt also an Ihnen zu entscheiden, welches am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist. Einige Systeme können sogar so eingerichtet werden, dass sie automatisch Bestellungen aufgeben, wenn Ihr Bestand zu niedrig wird oder ausgeht.

Ihr Tracking-System muss auch in der Lage sein, beschädigte Materialien getrennt von Ihrem aktuellen Bestand zu erfassen. Dieser Teil des Tracking kann Ihnen helfen festzustellen, was der Grund für den Schaden ist.

Die Verlagerung von Beständen, wenn sie vom Lager auf die Baustelle verlagert werden, ist ein weiterer Bereich, in dem es Probleme in der Materialwirtschaft geben kann. Während dieser Phase können Materialien leicht verloren gehen oder beschädigt werden. Wenn Sie die Materialien auf der Baustelle und nicht in einem Lager gelagert werden, können diese Risiken reduziert werden. Das Tracking-System hilft Ihnen vor allem in dieser Phase dabei Verluste von Materialien zu vermeiden.

Denken Sie daran, dass jeder Job unterschiedliche Anforderungen an seine Materialwirtschaft stellt, was bedeutet, dass Sie je nach Projekt Anpassungen vornehmen müssen. Wenn Sie allerdings bereits über ein solides Tracking-System verfügen sind diese Anpassungen geringfügig. Es gibt unzählige Systeme, die Ihnen helfen, Ihre Materialien effizienter zu verwalten und Verluste und Schäden zu vermeiden; Sie müssen nur das richtige System finden, das für Sie und Ihr Unternehmen geeignet ist.