Excel in der Baubranche: Es ist Zeit loszulassen

Es ist kein Geheimnis, dass die Baubranche immer noch von Excel abhängig ist. In einer unserer jüngsten Umfragen zur Projektdurchführung gaben 84% der Befragten an, bis zu 20 Stunden pro Monat damit zu verbringen, ihre kurzfristigen Pläne in Excel zu erstellen.

Leider sind diese Zahlen keine Überraschung, wenn man bedenkt, dass die Baubranche einer der am wenigsten digitalisierten Sektoren ist und dass die Abhängigkeit der Subunternehmer von Excel-Tabellen von 2018 bis 2019 nur um 1% abgenommen hat.

Es besteht kein Zweifel daran, dass die Fortschrittsberichterstattung und die Art und Weise, wie die verschiedenen Projektteams zusammenarbeiten und kommunizieren, verbessert werden sollte. Dafür ist es aber von großer Bedeutung, dass alle Beteiligten in der Baubranche verstehen, warum ein Tool wie Excel das Fällen von schnelleren und intelligentere Entscheidungen und die Standardisierung von Prozessen nicht unterstützen kann.

Bevor wir weiter ins Detail gehen, ist es wichtig, einige Punkte zu klären. Excel ist ein großartiges Tool, das täglich Millionen von Menschen aus verschiedenen Branchen weltweit unterstützt. Gleichzeitig ist aber genau das das für die Baubranche. Es handelt sich um ein Tool, das nicht auf den Bau spezialisiert ist und nicht mit den Bedürfnissen dieser Branche im Hinterkopf entwickelt wurde.

Im Folgenden geht es darum zu klären, warum Excel-Tabellen für Ihre Bauprojekte nicht geeignet sind und den Fortschritt Ihrer Aktivitäten sogar behindern kann.

1. Es handelt sich nicht um ein Echtzeit-Tool

Excel ist kein Tool, mit dem Ihre Projektteams effektiv zusammenarbeiten und wichtige Updates in Echtzeit teilen können. Die verwendete Daten spiegeln einen bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit wider und sind somit bereits in dem Moment veraltet, in dem Sie in die Tabellen eingetragen werden.

Das wirkt sich nachteilig auf die Entwicklung des Projekts aus, da so alle beteiligten Akteure kritische Entscheidungen treffen, ohne ein klares Verständnis dessen zu haben, was auf der Baustelle vor sich geht.

2. Es ist nicht auf die Baubranche spezialisiert

Excel-Tabellen wurden nicht speziell für die Baubranche entwickelt. Sie können den Arbeitern auf der Baubranche nicht helfen, wenn sie dringende Updates melden oder Informationen anfordern möchten. Es ist schwierig Zugang zu einer immer aktuellen Version zu erhalten und, was noch wichtiger ist, es fehlt die Möglichkeit, Updates mit einem nötigen Kontext zu versehen (z.B. Bilder, Standort etc.)

So entstehen letztendlich unnötige Nacharbeiten und kostspielige Projektunterbrechungen, die ganz einfach hätten vermieden werden können, wäre der Masterplan in Echtzeit mit einzelnen Aktivitäten verknüpft.

3. Es gibt keinen Audit-Trail

Excel verfügt über keinen Audit-Trail und keine Historie dessen, was in der Vergangenheit in den Tabellen aktualisiert wurde. Wichtige Informationen können mit nur einem Klick verloren gehen, wodurch die Projektleiter keinen Überblick über die eigentlichen Bedürfnisse des Projekts und die Verantwortlichen der einzelnen Aktivitäten haben.

In einer Branche, in der die durchschnittliche Dauer eines Projektstreits auf 17 Monate geschätzt wird, kann das Fehlen einer detaillierten Projektaufzeichnung verheerend sein.

4. Es ist fehleranfällig

Excel ist ein Tool, das mit manuellem Aufwand und infolgedessen mit vielen manuellen Fehlern verbunden ist. Der kleinste Fehler in einer einzigen Zelle kann Sie und Ihr Projekt sowohl Zeit als auch Geld kosten. Und wenn Sie Ihre Zeit nicht damit verbringen wollen, jede einzelne Zelle manuell zu überprüfen, sind diese Fehler unumgänglich.

Wenn man wiederum bedenkt, dass Rechtskonflikte die Bauindustrie jedes Jahr Millionen kosten (33 Millionen USD allein in den USA), wird schnell deutlich, dass Excel eine große Gefahr für Ihr Projekt darstellen kann.

5. Es ist nicht für eine effektive Zusammenarbeit geeignet

Excel-Tabellen können die effektive Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams nicht unterstützen, was zu einer isolierten Kommunikation und vielen Missverständnissen führt. Darüber hinaus ist Excel nicht geeignet, als einzige Quelle für notwendige Informationen zu dienen, da alle Beteiligten auf separaten und statischen Tabellen arbeiten.

So kommt es oft dazu, dass Projektmanager ihre Zeit damit verbringen, Updates hinterherzurennen und Fortschrittsberichte zu erstellen, die von niemandem gelesen werden: ein administrativer und mentaler Alptraum.

Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an

Viele Menschen in der Baubranche denken bis heute, dass Excel ein Tool ist, das perfekt für die Bedürfnisse ihrer Bauprojekte geeignet ist. Jetzt haben sie aber vielleicht verstanden, dass das nicht der Fall ist. Der Erfolg Ihrer Bauprojekte, unabhängig von ihrer Art und Größe, hängt in hohem Maße davon ab, wie Ihre Teams kommunizieren, Sie Ihre Prozesse verfolgen und kritische Probleme erkennen.

Aus diesem Grund benötigen Sie ein Tool, das Ihnen hilft, die Projektkommunikation zu verbessern, Ihre Ausfallzeiten zu reduzieren und eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten.