Formalisieren sie ihre meetings mit digitalen checklisten, damit jeder genau die informationen erhält, die er benötigt

In einer perfekten Welt stehen Ihnen alle nötigen Informationen bereits vor dem Meeting zur Verfügung und sie erhalten alle Ihre Materialien fein säuberlich markiert bereits bevor Sie den Besprechungsraum betreten. Und genau so geht es auch allen anderen Teilnehmern und Administratoren. In dieser perfekten Welt fühlt sich niemand verloren oder missverstanden.

Und genau diese perfekte Welt ist eigentlich gar nicht so weit von der Realität entfernt. Gestalten Sie Ihre Meetings intelligenter, indem Sie Ihren gesamten Meeting-Prozess mit digitalen Checklisten optimieren. Verbessern Sie Ihr Dokumenten-, Prozess- und Zeitmanagement, bevor, während und nach der Meetings. Freuen Sie sich auf besser vorbereitete und informierte Meetings mit gut organisierten Ergebnisse.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel einer Checkliste für den Ablaufplan eines Meetings, die von der Coast Leadership Consulting Group erstellt wurde. Sie dient als Leitfaden für den Administrator einer Besprechung (aber die meisten Fragen können auch als Leitfaden für andere Teilnehmer dienen). Sehen wir uns den Inhalt an und diskutieren, wie digitale Checklisten Ihre Prozesse auf ein anderes Level bringen können.

Meeting ablaufplan checkliste

Schritt 1: Vorbereitung auf das Meeting

• Habe ich mich entschieden, welche Ergebnisse ich von der Besprechung erwarte/benötige?
• Habe ich beschlossen, welche Art von Meeting erforderlich ist?
• Informationsaustausch?
• Demonstration/Anweisung?
• Probleme/Beschwerden?
• Problemlösung?
• Verhandlung?
• Koordination?
• Habe ich eine Agenda vorbereitet?
• Habe ich eine Liste mit Dinge erstellt, die ich tun muss?
• Habe ich Prioritäten gesetzt, was zu tun und zu bekommen ist?
• Habe ich eine Anwesenheitsliste erstellt?
• Habe ich Zeit und Ort festgelegt?
• Habe ich die Leute rechtzeitig über Zweck, Zeit, Ort und Dauer des Meetings informiert?

Schritt 2: Kontrolle der Agenda des Meetings

• Habe ich mich um die gesamte Terminvereinbarung gekümmert:
  • Audiovisuelle Medien, etc. (Flipchart, Marker, Klebeband, etc.)?
  • Handouts?
  • Einführungen, wenn nötig?
  • Pausen/Erfrischungen?
  • Sonstiges?
• Habe ich den Zweck und die Ziele des Meetings formuliert?
• Habe ich die Agenda erstellt bzw. überprüft?
• Habe ich jemanden beauftragt, Notizen zu machen?
• Habe ich die Agenda während des Meetings kontrolliert?
• Habe ich die Diskussion und die wichtigsten Punkte kurz zusammengefasst?
• Habe ich Verständnis und Zustimmung für die Ziele des Meetings?

Schritt 3: Erfassung und Dokumentation der zugewiesenen Aufgaben

• Wurden alle wichtigen Entscheidungen, die im Meeting getroffen wurden, aufgezeichnet?
• Habe ich die Notizen der Besprechung überprüft, um sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt sind?
• Zeigen die Notizen, wer für die Durchführung welcher Aufgabe verantwortlich ist, und bis wann?
• Wurden die Notizen in „Handlungsaufträge“ umgewandelt und typisiert?
• Wurde das Protokoll allen Beteiligten (Teilnehmern und anderen) zur Verfügung gestellt?

Schritt 4: Nachverfolgung von Handlungsaufträgen

• Habe ich jemanden mit der Nachverfolgung von Handlungsaufträgen beauftragt?
• Habe ich meine eigenen Verpflichtungen und Handlungsaufträge in meinen Kalender oder in meine To-Do-Liste aufgenommen?
• Habe ich meinen Chef persönlich oder schriftlich über das Meeting und dessen Ergebnisse informiert?

Digitale checklisten vor dem meeting

Eine digitale Checkliste ermöglicht dem Organisator eines Meetings eine einfachere Verwaltung. Abhängig von der technischen Lösung, die der Organisator verwendet, können zusätzliche Checklisten eine bessere Kontrolle und einen logischeren Ablauf der Dokumente, der Tagesordnung und des gesamten Meetings zu gewährleisten.

So kann beispielsweise der Projektleiter die Agenda und Dokumente hochladen und an alle Meeting-Teilnehmer versenden.

Die Teilnehmer können dann ihre Kommentare zu den Agenda-Dokumenten abgeben, was einen guten Einfluss auf die gemeinsame Vorbereitung hat.

Die Details der Besprechung können über eine Anwendung mit mobilen Geräten synchronisiert werden, so dass sowohl die Teilnehmer als auch der Administrator die Besprechungsdaten im Kalender auf ihrem mobilen Gerät abrufen können.

Verwandter artikel: Verbessern sie den workflow ihrer administrativen aufgaben mit hilfe von checklisten.

Digitale checklisten während des meetings

Der Organisator des Meetings kann eine Anwesenheitsliste führen oder eine andere Person damit beauftragen, bei der die Anwesenheit der Teilnehmer direkt in der App oder Software erfasst wird. Aufgaben können direkt eingegeben und einem Teilnehmer zugewiesen werden.

Diese Informationen und Aufgaben werden an einem zentralen Ort gespeichert und sind somit transparent und jederzeit abrufbar. Fristen können hinzugefügt und nach Beendigung als erledigt markiert werden. So sind alle Aufgaben klar verteilt und Missverständnissen wird vorgebeugt. Notizen und Entscheidungen können während der Sitzung für mehr Transparenz hinzugefügt werden.

Digitale checklisten nach dem meeting

Notizen und Entscheidungen können direkt in das Protokoll aufgenommen werden, aus denen anschließend ein Bericht generiert werden kann, um diesen an alle Teilnehmer oder Interessenten über die App oder per E-Mail zu verschicken. Da die Checklisten an einem zentralen Ort gespeichert sind, können Sie auch Notizen von früheren Meetings ohne Probleme finden.

Es ist also ganz einfach, fehlende Informationen oder Aufgaben und deren Verantwortlichen Teilnehmer abzurufen.
Meetings müssen nicht lang und kompliziert sein. Mit einer logischen und digitalen Checkliste können Sie eine einfache und klare Agenda erstellen, wodurch eine offene und integrative Zusammenarbeit kreiert wird.

Der intelligente Einsatz von Technologie kann zu intelligenteren Meetings und intelligenteren Ergebnissen führen.

Weitere Vorlagen für Checklisten, finden Sie in unserem ultimativen Leitfaden für Bau-Checklisten.