Frustrationen und Papierkram bei HSE Inspektionen

QHSE (Quality, Health, Safety, Environment) Inspektoren und Manager spielen eine entscheidende Rolle im Bauunternehmen. Sie sind dafür verantwortlich, dass Ihre Bauprojekte den vorgeschriebenen Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltstandards entsprechen. Zu diesem Zweck führen sie eine Checkliste, um die Konsistenz der Dienstleistungen und Produkte Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Durch allgegenwärtige Technologien, die auch auf der Baustelle eine immer wichtigere Rolle einnehmen, sind die Erwartungen an einen schnellen Informationsfluss in den letzten Jahren gestiegen. In einer Branche, in der die Einhaltung von Standards und Vorschriften erforderlich ist, sollte diese Echtzeitkommunikation kritischer Daten genutzt werden, um Sicherheit und Qualität weiter zu verbessern. Teilweisen müssen wir uns im Baugewerbe allerdings immer noch mit den Frustrationen beschäftigen, die durch manuelle Inspektionen und Berichte in Papierform entstehen.

Die häufigsten Schwachstellen im traditionellen QHSE

Wir haben die häufigsten Probleme der traditionellen QHSE Prozesse zusammengestellt und alle können mit einer Baumanagement Software gelöst werden. Glauben Sie uns, Sie werden noch vor Ende des Artikels überzeugt davon sein, von der traditionellen Arbeit mit Zettel und Stift auf eine Bau Software umzusteigen.

Unorganisierte Inspektionen

Wenn Inspektionstermine mit Stift und Papier und E-Mail koordiniert werden, wird der Prozess komplex und kompliziert. Anhänge und lange Gespräche verschwenden nicht nur viel Zeit, sondern können auch zu Missverständnisse bezüglich des Inspektionstermins führen. Wenn der Termin erst einmal durcheinander gebracht wurde, ist es auch möglich, dass ein Inspekteur ohne Briefing ihm unbekannte Maschinen und Prozesse prüft.  
Eine Software zur Baustellendokumentation hingegen vereinfacht und optimiert diese Prozesse und ermöglicht es Ihnen, Termine und Mitarbeiter einfach zu koordinieren und zu bestätigen.

Schlechte Informationen für Inspekteure und Interessengruppen

Mit Papier, Stift und E-Mail nehmen vor allem sich ändernde Informationen Zeit in Anspruch und Ihre Prüfer und Mitarbeiter können viel zu spät über Probleme informiert werden. Dies kann sich nicht nur auf den Prüfprozess, sondern auch auf die Ergebnisse auswirken.
Mit einer HSE-Management App für den Bau werden die richtigen Informationen garantiert von den richtigen Personen zur richtigen Zeit erhalten.

Keine Kontrolle über die Inspektion

Es gibt keine Möglichkeit zu wissen, ob die QHSE-Prüfungen korrekt durchgeführt werden, wenn Sie eine manuelle Methode verwenden. Sie wissen also ebenso wenig, ob Ihre Inspektoren und HSE-Manager ihre Arbeit zufriedenstellend erledigen.
Aber mit der richtigen Baumanagement Software können Sie in Echtzeit auf diese Informationen zugreifen und genau sehen, was aufgezeichnet wird. Sie können die Inspektionen live mitverfolgen und werden umfassend darüber informiert, was Ihre Inspektoren machen.  

Verspätete Berichte

Wenn die Berichte manuell erstellt werden, wird nicht nur Zeit für die Inspektion selbst sondern auch für die Übertragung der Daten in einen Bericht nach der Inspektion aufgewendet. Diese Transkription dauert mehrere Stunden und ist verschwendete Zeit, die Ihr Team für wichtigere Dinge hätte verwenden können.
Der Einsatz einer QHSE-Software ermöglicht eine Berichtserstellung direkt im Anschluss an das Prüfverfahren. Dieser kann sofort an alle Stakeholder weitergeleitet werden.

Fehlgeschlagene Follow-ups

Da es keine Kommunikationsstandards oder einheitlichen Formulare gibt, könnte sich die Nachverfolgung von Problemen, die sich aus den Inspektionen ergeben, als sehr schwierig erweisen – Probleme werden ohne jegliche Nachverfolgung schnell vergessen. Jeder folgende Follow-up ist somit nutzlos und zeitaufwendig werden.
Die richtige Software, die Ihnen den Status der verbleibenden Aufgaben und zu lösenden Problemen mitteilt, ermöglicht Ihnen eine klare und problemlose Nachverfolgung.

Schwerwiegende Folgen

Veraltete manuelle Inspektionsaudits und Berichte, die mit traditionellen Methoden erstellt wurden können zu ernsthaften Problemen führen. Da es eine große Anzahl von Normen und Vorschriften gibt, die beim Bau einzuhalten sind, können schwerwiegende Folgen wie Verletzungen und Todesfälle auftreten, wenn zuvor aufgetretene Probleme nicht ordnungsgemäß behoben wurden. Im Jahr 2013 gab es laut OSHA 4.405 Todesfälle am Arbeitsplatz, was mehr als 12 Todesfällen pro Tag entspricht.

Verstöße werden zu spät erkannt

Wenn eine Nichtkonformität bei einer Inspektion unbemerkt bleibt, kann sie zu Schäden führen. Wenn Ihr QHSE-Inspektor bei der Durchführung einer Inspektion Stift, Papier und Excel verwendet, kann es Tage, Wochen oder länger dauern, bis Reperaturen eingeleitet werden.

Verzögerte Gegenmaßnahmen

Ob es sich nun um geringfügige oder größere Nichtkonformitäten handelt, sie haben immer das Potenzial, Ihrem Projekt, Mitarbeitern oder der Öffentlichkeit Schaden zuzufügen. Ein manuelles QHSE-System kann dabei für weitere Verzögerungen sorgen, bis eine proaktive Lösung gefunden werden kann.

Negative Auswirkungen auf die Öffentlichkeit

Kunden, Aktionäre, Arbeitnehmer und sogar die Öffentlichkeit können an jedem Tag, den sich Ihre Inspektion oder Ihr Audit verzögert, potenziell gefährlichen Bedingungen ausgesetzt sein.

Berichterstattung in Echtzeit

Durch den Einsatz einer Baumanagementsoftware, die QHSE-Audits und -Ergebnisse in Echtzeit aktualisiert und teilt, können Bauunternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Dienstleistungen den Branchenstandards entsprechen. Sie müssen nicht unter den Frustrationen leiden, die durch veraltete Stift- und Papiermethoden entstehen können. Im Falle einer Nichtkonformität kann unmittelbar eine proaktive Lösung umgesetzt werden, bevor sie die Mitarbeiter, den Kunden oder die Öffentlichkeit negativ beeinflussen könnte.
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