Ihre 3- bis 6-Wochen-Planung pünktlich abschließen

Was ist eine vorausschauende Planung?

Bauprojekte sind immer mit einem hohen Verwaltungsaufwand und verschiedenen Aufgaben verbunden, die untrennbar miteinander verknüpft sind. Selbst die geringste Verzögerung einer einzigen Aktivität kann dazu führen, dass Subunternehmer Wochen auf der Baustelle verbringen, ohne die ihnen zugewiesenen Arbeiten abschließen zu können.

Es braucht nicht viel, um zu verstehen, dass so schnell das Projektbudget überschritten wird und ernsthafte Konflikte zwischen den Stakeholdern entstehen können.

Hier zeigt sich, wie wichtig es ist, dass Sie Ihre 3- bis 6-Wochen-Planung termin- und budgetgerecht abschließen, ohne dass Probleme auftreten. Mithilfe dieser vorausschauenden Planung kann ein Projektmanager alle Projektaufgaben und -ziele für die nächsten 3 bis 6 Wochen planen.

Die 3- bis 6-Wochen-Planung ist eines der wichtigsten Tools, das bei der wöchentlichen Fortschrittsberichterstattung verwendet wird. In diesem Sinne sollte die vorausschauende Planung als wesentlicher Bestandteil des Masterplans angesehen werden.

Ohne diese hätte das Projektteam keinen klaren Überblick darüber, was bestellt, was angefordert und was anschließend geliefert und/oder überprüft werden muss. All dies sind entscheidende Elemente, die für den Erfolg eines Bauprojekts ausschlaggebend sind und einen datengestützten Plan erfordern.

Die eigentliche Herausforderung liegt darin, dass die verschiedenen Aufgaben und Elemente richtig miteinander verknüpft werden müssen und der Status dieser Verknüpfung ständig, idealerweise in Echtzeit, aktualisiert werden muss. Andernfalls kann es schnell zu Unterbrechungen und schwerwiegenden Produktivitätseinschränkungen kommen, die zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen können.

Mehr erfahren: Vorausschauende Planung: Verfügen Sie über die richtigen Tools, um auf Kurs zu bleiben?

Darüber hinaus löst diese Planung natürlich eine Reihe von Qualitätskontrollen aus. So können Nichtkonformitäten erkannt und entsprechende Maßnahmen zur Behebung eingeleitet werden. Dabei sollte jede Aktion als ein eigenständiger Arbeitsablauf gesehen werden. 

Die vorausschauende Planung spielt also während des gesamten Bauprozesses, von Anfang bis Ende, eine sehr wichtige Rolle. Es ist sinnvoll, die wichtigsten Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen, zu identifizieren und funktionelle Lösungen zu finden, mit denen sie gelöst werden können.

3- bis 6-Wochen-Planung: Die Schwachstellen

Es wird schnell deutlich, dass sich alles um Echtzeit-Kommunikation und nahtlose Zusammenarbeit dreht. Das ist Ihre Basis, auf der Sie Ihr gesamtes Projekt aufbauen und schließlich Ihren Masterplan umsetzen können.

Zusammenfassend finden Sie im Folgenden die wichtigsten Schwachstellen, die Sie beachten müssen, um die 3- bis 6-Wochen-Planung Ihres Projekts zu schützen.

Fragmentierte Kommunikation

Isoliert zu arbeiten kann Ihr Projekt auf einen gefährlichen Weg führen. Wenn jedes Team seine eigenen Tools zur Datenerhebung und Berichterstattung einsetzt, wird es fast unmöglich, Ihre kurzfristige Planung termin- und budgetgerecht umzusetzen.

Wenn wir dann noch berücksichtigen, dass viele Bauunternehmen immer noch mit Stift und Papier an manuellen Prozessen arbeiten, wird deutlich, dass die Notwendigkeit einer Plattform, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde und alle Beteiligten in Echtzeit über Updates informiert, enorm ist.

Eine zentralisierte Plattform kann genau dieses Problem lösen, indem sie den Projektmanagern einen detaillierten Überblick über die kurz- und langfristige Planung verschafft. Die Möglichkeit, auf alle Projektdaten zuzugreifen und Ihre neuesten Updates per Mausklick zu kommunizieren, sorgt für einen reibungslosen Kommunikationsfluss, bei dem alle Beteiligten immer auf dem Laufenden gehalten werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre 3- bis 6-Wochen-Planung auf den tatsächlichen Geschehnissen auf der Baustelle basiert und alle Änderungen in Echtzeit auf den Masterplan übertragen werden. 

Das ist angesichts der engen Verbindung zwischen der vorausschauenden Planung, den Konformitätskontrollen und den sich daraus ergebenden Aufgaben äußerst wichtig. 

Administrative und psychische Belastung

Viele Arbeiter in der Baubranche verbringen täglich fast 40 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Endlose Meetings, lange Telefonate und die tägliche Flut an E-Mails: Das spiegelt die Arbeit der Verantwortlichen für die kurzfristige Planung, ohne standardisierte Prozesse für den Austausch von Daten und Informationen, wider.

Das ist ein Ansatz, der nicht effektiv genug ist und psychischen und administrativen Stress mit sich bringt. Der Versuch, alle Parteien des Projekts ständig auf dem Laufenden zu halten, während sie sich mit einer Reihe von verschiedenen Tools herumschlagen, kann chaotisch werden.

Projektmanager müssen auf der Baustelle nach Nichtkonformitäten suchen und diese mit Stift und Papier erfassen. Einige davon können sich möglicherweise auf den Zeitplan auswirken und andere wiederum hängen mit Qualitätsproblemen zusammen, die den Subunternehmern gemeldet werden müssen. Gleichzeitig muss eine Reihe von Checklisten genau ausgefüllt werden.

All diese wertvollen Informationen im Kopf zu behalten und auf losen Zetteln zu notieren, während sie versuchen, die neueste Version des Plans an alle Beteiligten zu kommunizieren, kann die Projektmanager schnell überfordern. Tools wie WhatsApp und Excel sind wiederum auch nicht für diese Art von Aufgabe geeignet, da sie keine Verknüpfung zum Masterplan herstellen können. Als Ergebnis gehen die Projektmanager im überwältigenden Meer kontextloser Informationen unter. 

Ein branchenspezifisches Tool kann hier den entscheidenden Unterschied machen. Der Übergang von Stift, Papier und Excel zu einem kollaborativen Daten-Ökosystem steigert die Effizienz und hilft den Projektmanagern bei der Strukturierung ihrer Strategie.

Die falschen Tools

Es ist bekannt, dass in der Bauindustrie viele digitale Tools verwendet werden, die nicht speziell für die Branche entwickelt wurden. Dadurch entstehen viele kostspielige Probleme, die mit einem branchenspezifischen Tool ganz einfach hätten vermieden werden können. 

Je mehr verschiedene Tools für ein Bauprojekt verwendet werden, desto unübersichtlicher wird es. Die Teams arbeiten und kommunizieren isoliert, wodurch wichtige Informationen untergehen. Das kann den Fortschritt Ihrer vorausschauenden Planung behindern und für Verwirrung sorgen.

Genau aus diesem Grund ist ein neuer, branchenspezifischer Ansatz erforderlich. Dieser sollte es den Projektteams ermöglichen, alle Daten auf einer zentralisierten Plattform zu sammeln, zu speichern und zu kommunizieren, damit alle jederzeit Zugriff auf die neueste Version des Plans haben.

So können die Projektmanager vorausschauend planen und die Abfolge der Aufgaben schnell den Änderungen anpassen. Das kann ein echter Lebensretter sein, da den richtigen Aufgaben und den damit einhergehenden Inspektionen, Priorität eingeräumt wird. Darüber hinaus können Sie so auch Materialbestellungen effizienter verwalten und zusätzliche Kosten sparen.

Letztlich kann die Aufschlüsselung des Masterplans in umsetzbare und zugewiesene Aufgaben unter Verwendung einer einzigen Informationsquelle den bedeutenden Unterschied machen und Transparenz während des gesamten Projekts fördern.

Kultur der Schuldzuweisung

Gegenseitige Schuldzuweisungen kommen bei Bauprojekten leider immer noch häufig vor. Das mangelnde Vertrauen in vertragliche Beziehungen ist hierbei besonders nachteilig für die Branche und beeinflusst die Entwicklung der Projekte.

Dieser Mangel an Verantwortlichkeit spiegelt sich auch in der Art und Weise wider, wie die Supply Chain die kurz- und langfristige Planung eines Bauprojekts handhabt. Wenn verschiedene Teams an veralteten Plänen arbeiten, kann es aufgrund der schlechten Kommunikation zu ernsthaften Problemen kommen.

Die Teams versuchen also, die Verantwortung von sich abzuweisen, wodurch eine starke Kultur der Schuldzuweisung entsteht. So wird Ihre kurzfristige Planung verzögert und infolgedessen der Fortschritt des Masterplans behindert.

Auch hier kann der Einsatz einer zentralisierten digitalen Plattform, die als objektive dritte Partei fungiert, die Lösung sein. Wenn wirklich alle Daten auf der Plattform gespeichert werden, ist es ein Kinderspiel herauszufinden, was wirklich passiert ist und vor allem, wer verantwortlich ist. Ein solcher Ansatz kann schrittweise das Vertrauen in die gesamte Supply Chain wiederherstellen und die Produktivität steigern.

Termingerechter Abschluss Ihrer 3- bis 6-Wochen-Planung

Es ist nicht einfach, sicherzustellen, dass Ihre kurzfristige Bauplanung pünktlich abgeschlossen wird, ohne die Entwicklung des Masterplans zu beeinträchtigen. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihre manuellen und ständig veralteten Tabellen und Formulare digitalisieren und Ihren Plan für alle Parteien verfügbar machen. 

Im Folgenden finden Sie die fünf Schritte zu einer intelligenten 3- bis 6-Wochen-Planung.

1. Aufgabenbasierte Kommunikation auf einer zentralisierten Plattform

Während des Bauprojekts dreht sich die gesamte Kommunikation um die Aufgaben. Bei LetsBuild verstehen wir das sehr gut und versuchen, diesen Ansatz durch unsere Plattform zu unterstützen. Jedes Update, jeder Kommentar und jede Dokumentation muss aufgabenbezogen und in perfekter Synchronisation mit dem Masterplan erfolgen. Auf diese Weise verlieren Sie keine Zeit mehr mit langen E-Mail-Unterhaltungen, endlosen Telefonaten und der Suche nach den richtigen Dokumenten und Informationen in verschiedenen Tools und Archiven. Es wird sichergestellt, dass die gesamte Zusammenarbeit zentralisiert bleibt.

2. Ihren Bauplan mit Echtzeit-Updates zum Leben erwecken 

Unabhängig davon, ob Sie Tools von Drittanbietern verwenden oder sich für LetsBuild entscheiden, sollte Ihre Bauprojektmanagement-Software in der Lage sein, Ihren Plan zum Leben zu erwecken. Alle Aktivitäten und Vorfälle auf der Baustelle sollten sofort auf dem Masterplan sichtbar sein.

Bei LetsBuild beispielsweise aktualisieren die Baustellenmitarbeiter den Projektplan in Echtzeit über ihr Smartphone oder Tablet. So werden Missverständnisse, unnötige Telefonate und Frust vermieden, denn Ihre Mitarbeiter nehmen die Updates für Sie vor.

3. Lean Planning und der Masterplan

Die Verknüpfung zwischen Lean Planning und Ihrem Masterplan kann den Weg für ein erfolgreiches Bauprojekt ebnen. Insbesondere sollten Sie eine bauspezifische digitale Plattform wählen, die es Ihnen ermöglicht, einen 3- bis 6-Wochen-Auszug des Masterplans zu erstellen, um hier alle Details zu sammeln, die für die Verwaltung der täglichen Baustellenaktivitäten erforderlich sind. Sobald Aufgaben abgeschlossen oder modifiziert sind, erscheinen sie sofort auf dem Masterplan, was eine intelligentere Entscheidungsfindung ermöglicht.

4. Compliance-Prozesse automatisieren

Aktivieren Sie automatische aufgabenbasierte Compliance-Follow-ups. Wählen Sie ein Tool, das Ihr Compliance-Management unterstützt, um sicherzustellen, dass bei Erreichung eines Meilensteins (d. h. wenn eine Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben abgeschlossen wurde) sofort eine Qualitätskontrolle ausgelöst und der Inspekteur benachrichtigt wird, dass die Folgekontrolle durchgeführt werden kann. Da alle Informationen aktuell, mit dem Masterplan verknüpft und in einem Tool zusammengefasst sind, können Sie sofort erkennen, wann und wo Probleme auftreten, wer verantwortlich ist und welchen Status sie haben.

5. Integriertes Material- und Ressourcenmanagement

Oft werden Baumaterialien zur falschen Zeit und am falschen Ort geliefert. Sie benötigen also eine digitale Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Materiallieferungen gemäß Ihres Arbeitsplans zu planen. Dadurch erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, was wann bestellt werden muss, und es wird sichergestellt, dass keine Materialien verloren geht.

Ein branchenspezifisches Tool kann Ihre Teams vernetzen und Ihre Prozesse digitalisieren

Eine beträchtliche Investition von Ressourcen und viel Arbeit sind erforderlich, um in der Baubranche gute Ergebnisse zu erzielen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Plattform, die speziell für den Bau entwickelt wurde, benutzerfreundlich und einfach zu implementieren ist. So können die digitale Akzeptanz verbessert und das Onboarding aller Beteiligten (z. B. Subunternehmer) vereinfacht werden.

Alle Projektteams miteinander zu vernetzen ist einer der wichtigsten Aspekte, um eine erfolgreiche Durchführung Ihrer Projekte zu gewährleisten. Außerdem ist dies auch der erste Schritt zur Standardisierung Ihrer Systeme und Prozesse.

Bei den meisten Bauprojekten sind 80 % der Prozesse immer die Gleichen, was den Projektmanagern eine ausgezeichnete Möglichkeit bietet, alle Aktivitäten zu kontrollieren, indem Prozesse aus früheren Projekten auf aktuelle Arbeitsabläufe angewandt werden. 

Die Fähigkeit, alle Ihre Prozesse im Detail zu definieren, wird nach und nach eine engere Verbindung zwischen Ihren Teams schaffen, da jeder genau weiß, was von ihm erwartet und mit den richtigen Tools ausgestattet wird, um kritische Informationen in Echtzeit zu kommunizieren.

Warum ist eine branchenspezifische digitale Lösung also so wichtig? Der Grund dafür ist einfach: Denn sowohl Sie als Projektmanager als auch Ihre Teams sollten immer in der Lage sein, einen klaren Überblick über die Abhängigkeiten zwischen dem Masterplan und dem 3- bis 6-Wochen-Plan zu haben.

Jedes Update, das auf Ihrem Smartphone oder Tablet erscheint, sollte automatisch mit Ihrer kurz- und langfristigen Planung verknüpft werden, damit Sie schneller fundierte Entscheidungen treffen können. Das gilt auch für Ihre Teams. Sie können die Auswirkungen der neuesten Daten selber auf dem Plan erkennen und können entsprechend selbstständig handeln, ohne Sie kontaktieren zu müssen.

Die nächste große Aufgabe für die Branche besteht also darin, die kulturellen Triebkräfte zu finden, die eine neue Art des Arbeitens und Kommunizierens in der Baubranche ermöglichen. So können Stakeholder sicherstellen, dass ihre 3- bis 6-Wochen-Planung termingerecht abgeschlossen wird, ohne den Masterplan des Projekts zu beeinträchtigen.