Kommmunikationstipps für projektleiter

Um als effektiver Projektleiter anerkannt zu werden, brauchen Sie gut entwickelte Kommunikationsfähigkeiten. Schriftlich und mündlich. Damit meine ich nicht die förmlichen Gespräche mit Familie und Freunden. Ich habe mit Projektleitern gearbeitet, die ein förmliches Gespräch führen können. Wenn es jedoch um Kunden und Projektteams geht, halten sie dem Druck nicht immer stand. Damit will ich sagen, dass Sie als Projektleiter sicherstellen müssen, dass Ihre Kunden und jedes Teammitglied Sie verstehen. Im Umgang mit vielen Projektleitern fielen mir verschiedene Punkte auf, die Ihnen helfen werden, Ihre Fähigkeiten zu verbessern. Achten Sie auf folgendes:

Zuhören

Das tun Projektleiter heute selten oder überhaupt nicht. Die Fähigkeit, zuzuhören, ist ebenso wichtig wie die anderen und die erste Regel, die man uns in der Schule beibringt. Denken Sie einmal an Ihre Ehe oder Beziehung. Was geschieht, wenn Sie der einzige sind, der redet? – Richtig, Sie hören die andere Seite der Geschichte nicht. Solche Beziehungen enden recht schnell.

Schweigen

Manchmal ist Schweigen Gold. Es gibt verschiedene Formen des Schweigens und Sie sollten diese Fähigkeit entwickeln und sorgfältig zuhören und das Gehörte abwägen. Im Gespräch muss man nicht ununterbrochen reden, um das Schweigen zu brechen. Oft ist eine lange Pause die effektivste Möglichkeit, eine durchdachte Antwort zu erhalten.

Stellen sie fragen

Ja, dies ist eine der schwierigsten Aufgaben. Fragen. Ich habe erlebt, dass Projektleiter sich alles, was der neue Kunde will, sorgfältig anhören aber nur dasitzen und zuhören. Wenn es an die Umsetzung geht, geraten sie in Schwierigkeiten, weil sie nicht wissen, wie und wann sie den Kunden kontaktieren sollen. Fragen Sie einfach.

• Was bevorzugt er?
• Wer sollte wann kontaktiert werden?
• Kommunikation per E-Mail oder telefonisch?
• Lange E-Mails oder Anhänge?
• Wären persönliche Treffen oder Telefonkonferenzen geeignet?

Diese Liste ließe sich endlos fortsetzen. Es gibt viele Fragen, die Sie stellen können.

Förmlichkeit

Bedenken Sie folgendes: Nichts läuft wirklich gut, bevor man nicht eine gute Arbeitsbeziehung mit dem Kunden aufgebaut hat. Beginnen Sie förmlich und arbeiten Sie auf den informellen Stil hin. Halten Sie die Kommunikation einfach und angemessen. Ich spreche hier sowohl von der mündlichen, als auch von der schriftlichen Kommunikation.

Verbale und nonverbale schlüsselpunkte

Sie sollten in der Lage sein, zu „lesen“, was Ihr Kunde Ihnen sagt, indem sie seine nonverbalen Signale beobachten. Verschränkte Arme, Haltung, Gezappel, Gesichtsausdruck, Gesten, Augenrollen, unangebrachtes Lachen, Haarsträhnen um die Finger wickeln, all dies sind offene Fenster, durch die die Gedanken Ihres Kunden sichtbar werden. Da Sie diese Dinge bemerken, sollten Sie sie bei sich selbst kontrollieren und auf andere achten. Sie können diese Aspekte nutzen, um die Situation besser im Griff zu haben, wenn die Umstände Ihnen nicht viel Spielraum für eine offene und direkte Kommunikation lassen. Nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil!

Uno

Verwenden Sie keine Abkürzungen. Wir sind in Ihrer Branche nicht heimisch und manchmal verstehen wir nicht, was Sie uns sagen wollen. Wie oft hatten Sie es mit einem Kunden zu tun, der Sie fragte, was Sie mit einem bestimmten Ausdruck meinen? Der Fall liegt anders, wenn der Kunde in derselben Branche ist wie Sie. Mir ist bewusst, dass man dies oft vergisst, aber es wäre besser, Ihren Kunden nach einer internen Abkürzungsliste zu fragen, wenn er aus einer Branche stammt, in der viele Abkürzungen verwendet werden. Zögern Sie nicht. Sie können sie nutzen, um die Kommunikation zu verbessern.

Schlechte nachrichten/Gute nachrichten

Egal, ob Sie Ihrem Kunden eine schlechte oder eine gute Nachricht vermitteln müssen, tun Sie es persönlich! Nichts könnte ihn mehr verärgern, als eine schlechte Nachricht von einem Dritten zu erfahren. „Ich wollte es Ihnen gerade erzählen“ ist zu abgedroschen! Starke und effektive Projektleiter zögern nicht, schlechte Nachrichten zu überbringen. Bei der Übermittlung einer schlechten Nachricht macht der Ton die Musik. Meiner Meinung nach ist die Überbringung einer schlechten Nachricht eine zusätzliche Chance für das gesamte Team, gemeinsam die geeignete Lösung zu finden.

Jetzt sind sie dran

Probieren Sie einige dieser Tipps morgen in der Praxis aus. Wenn Sie eine Kommunikationsumgebung in Zusammenhang mit der Projektausführung organisieren wollen, empfehle ich Ihnen, LetsBuild zu testen.  Wir haben diese Bauprojektmanagement-Software entwickelt, damit Sie und Ihr Team unterwegs besser und schneller zusammenarbeiten und kommunizieren können. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren und sie kostenlos zu testen