Projektkostenvoranschlag: Ein praktischer Leitfaden

Es gibt jede Menge Material über Projektkostenschätzung. Viele Bücher, Handbücher und Artikel wurden zu diesem Thema veröffentlicht und viele  entsprechende Tools und Software-Programme sind im Handel erhältlich oder können heruntergeladen werden. Zweck des Baukostenvoranschlags sind zufriedene Kunden und Unternehmensgewinne. Falsche Kostenvoranschläge führen zu finanziellen Verlusten bei Projekten (wenn die Schätzungen zu niedrig angesetzt werden) oder zum Verlust von Kunden (bei zu hoch angesetzten Schätzungen). Lösungen für die Projektkostenschätzung anzubieten oder vorzuschlagen, ist daher potentiell lukrativ

Es gibt jedoch keinen allein seligmachenden Führer für die Schätzung der Kosten eines Projekts. Es gibt aber drei wesentliche Dinge, von denen ein Projektkostenvoranschlag in hohem Maße abhängig ist:

• Effiziente und exakte Hilfsmittel und Prozesse.
• Das Bauprojekt, aus dem Schlussfolgerungen bezüglich der Schätzung gezogen werden.
• Ihre persönliche Erfahrung und Ihr Urteilsvermögen beim Kostenvoranschlag.

Es ist eine Tatsache, dass Kostenschätzungsstandards und optimale Praktiken Vorteile bieten und dass man bei einem einzelnen Projekt ein günstiges Kostenschätzungsschema wieder verwenden kann, die Erfahrung ist jedoch in jeder Situation eine andere. Die hilfreichen Ratschläge zum Projektkostenvoranschlag sind immer projektspezifisch und immer auf ein bestimmtes Unternehmen zugeschnitten.

Wesentliche Punkte bei der Kostenschätzung

Bei der Schätzung der Kosten von Bauprojekten geht es immer um diese drei Faktoren:

• Geld. Die Kosten werden berechnet, ein Aufschlag wird angewandt und die Summe wird dem Kunden präsentiert.
• Genauigkeit. Ein guter Kostenvoranschlag ist immer ein genauer, bei dem ein Bauunternehmen einen angemessenen Gewinn erzielen kann, ohne dass es zu überraschenden Differenzen zwischen einer vorherigen Schätzung und der tatsächlich zu zahlenden Summe kommt.
• Schnelligkeit. Kunden wollen ihre Kostenvoranschläge immer so schnell wie möglich. Bei Gewerbe- und Industrieprojekten möchten die Kunden wahrscheinlich Schätzungen vergleichen, bevor sie sich festlegen, bei privaten und kleinen Projekten schlagen die Kunden jedoch möglicherweise beim ersten Kostenvoranschlag zu, wenn er ihnen angemessen erscheint.

Um alle Kriterien adäquat zu erfüllen, sind möglicherweise mehrere Kostenplaner erforderlich, oder ein hilfreiches Tool, beispielsweise eine Kostenvoranschlag-Software, kann verwendet werden.

Kostenvoranschlag-Software

Es ist kein Geheimnis, dass der Einsatz von Computern und Software die Produktivität gesteigert und Prozesse beschleunigt hat; dies wird in der Baubranche seit einem Jahrzehnt offensichtlich, da in dieser Hinsicht eine Umwälzung stattfindet. Tatsächlich gelingt es bei der Projektkostenschätzung mehr als 55% der Kostenplaner nicht, ihre Kostenschätzungsziele zu erreichen, weil sie nicht die richtigen Hilfsmittel verwenden. Die besten Software-Lösungen für Baukostenvoranschläge müssen nicht kompliziert oder teuer sein; sie müssen lediglich die folgenden wesentlichen Funktionen aufweisen:

• Ein Mengenermittlungs-Tool, um Messungen auf Plänen in Papier- oder digitaler Form zu erfassen.
• Integrierte Kostendatenbanken, um bei der Erstellung von Kostenvoranschlägen persönliche oder Firmendaten durch kommerziell verfügbare Daten zu erhärten.
• Berechnungen für Kostenvoranschläge in generierten Tabellenblättern, um Kostenvoranschläge hinsichtlich des erforderlichen Detailgrades zu ordnen und zu organisieren (das digitale Gegenstück zu Abgleich und Abstraktion bei manuellen Kostenvoranschlägen).

Diese drei Funktionen einer Software beschleunigen die Arbeit eines Kostenplaners enorm. Zusätzlich kann ein Projektkostenplaner:

• Andere Bausoftware oder Anwendungen integrieren. Beispielsweise kann ein Kostenschätzungsprogramm Daten aus einer CAD-Datei erfassen, um Schätzungen vorzunehmen und außerdem besagte Daten automatisch an ein Beschaffungsprogramm übermitteln.
• Online verfügbar sein, um die Kooperation zu erleichtern und Anpassungen und Genehmigungen in Echtzeit zu ermöglichen. Dieser Prozess würde den herkömmlichen physischen Vorgang der Einreichung umgehen, der Tage in Anspruch nehmen kann.

Ein richtig integrierter Kostenvoranschlag leistet einen Beitrag zum allgemeinen Baumanagement und kann die Prozesse in einer Baumanagementsoftware weiter beschleunigen.

Der menschliche Mehrwert

Eine Kostenvoranschlag-Software ist bei der Kostenschätzung nicht das „A und O“. Sich allein auf Software zu verlassen, ohne irgendwelche Kontrollmechanismen, könnte zu Fehlern führen. Die Qualität des Outputs einer Kostenvoranschlag-Software ist nur so gut wie die Qualität des Informations-Inputs.

Wer in der Lage ist, Kostenschätzung zu verstehen, kann eine Kostenvoranschlag-Software intelligent einsetzen. Mit seinen Fähigkeiten und Kenntnissen kann der Kostenplaner die Geschwindigkeit einer Kostenvoranschlaganwendung durch seinen „menschlichen Mehrwert“ ergänzen. Folgende Faktoren machen einen guten Kostenplaner aus:

• Ein gründliches Verständnis der architektonischen und technischen Pläne und Entwürfe.
• Kenntnisse von Baumaterialien und -methoden.
• Vertrautheit mit den Vorlieben einer Firma hinsichtlich der Ausführung ihrer Bauvorhaben.
• Systematische und organisierte Lösungen.
• Die Fähigkeit, exakte und klare Kostenvoranschläge anzufertigen.
• Kompetenz bei der Bewertung von Angeboten.
• Die Fähigkeit, Schätzungen, die der Kostenoptimierung zugutekommen, zu strukturieren.
• Ein gesundes Urteilsvermögen, um zu gewährleisten, dass Kostenvoranschläge dem Unternehmen, dem Kunden und den Subunternehmern dienen.

Eine Kostenvoranschlag-Software ist äußerst hilfreich bei der Durchführung manueller und  sich wiederholender Arbeiten, die Erfahrung und das Urteilsvermögen eines echten menschlichen Kostenplaner sind hinsichtlich der Entscheidungsfindung jedoch nach wie vor wesentlich. Ob einen Kostenvoranschlagprogramm besser ist als ein menschlicher Kostenplaner oder umgekehrt, steht nicht zur Debatte. In diesem Fall ergänzen Mensch und Software einander.

Zu vermeidende Schätzungsfehler

Es gibt keinen perfekten Leitfaden für die Projektkostenplanung, aber einige Dinge sollte man vermeiden.

• Lesen Sie immer die relevanten Projektdokumente.
• Versäumen Sie niemals Baustellenbesuche. Nehmen Sie immer eine Überprüfung der zu verwendenden Bauelemente, Messungen und Stückkosten vor.
• Achten Sie immer auf Fehler und Versäumnisse.
• Seien Sie flexibel bei Kostenanpassungen. Der endgültige Kostenvoranschlag mag zwar nicht immer dem Preis entsprechen, den Sie erwarteten, kann aber der richtige sein.
• Überprüfen Sie immer das Endergebnis. Zahlen aus der Software müssen immer mit den endgültigen Zahlen verglichen werden.

Der Schlüssel zur Baukostenschätzung

Der eigentliche Schlüssel zur Projektkostenschätzung ist der menschliche Kostenplaner, unterstützt durch eine entsprechende Kostenvoranschlag-Software. Diese „Union“ von Mensch und Technologie ist wesentlich für die Kostenoptimierung und die Steigerung der Rentabilität und weder ein Mensch, noch ein Computer würden dies alleine bewältigen.

Zusätzliche Ratschläge zur Projektkostenschätzung beschreiben fünf Wege, sicherzustellen, dass Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets fertiggestellt wird, vier Taktiken, die Ihnen helfen die Arbeitskalkulation zu verbessern, sowie zusätzliche Strategien für die effektive Kostenschätzung im Bauprojektmanagement. Beschaffen Sie sich das kostenlose E-Book, um Produktivitätssteigerungen in Ihr Repertoire aufzunehmen.