Prozesse im Bauprojektmanagement: Alles, was Sie wissen müssen

Prozesse im Bauprojektmanagement: Alles, was Sie wissen müssen

Projektmanagement ist die Grundlage, auf der jedes Bauvorhaben basiert. Ein Bauprojektmanager muss sich eine Vielzahl von Fähigkeiten und Kompetenzen aneignen, um durch das Projekt zu navigieren und eine funktionale Verbindung zu den zahlreichen Teams herzustellen.

Bauvorhaben haben einen ständigen Änderungsbedarf, und in diesem Sinne ist das Projektmanagement der Schlüssel zur Stabilität des gesamten Bauprozesses. In diesem Artikel werden wir versuchen, Sie durch die wichtigsten Konzepte und Prinzipien für die Verwaltung eines Bauprojekts zu führen.

Was ist Bauprojektmanagement?

Bauprojektmanagement kann definiert werden als die Leitung, Regelung und Überwachung eines Bauvorhabens von der frühen Entwicklung bis zur Fertigstellung. Das oberste Ziel des Bauprojektmanagements ist die vollständige Erfüllung der Kundenanforderungen, in Bezug auf Funktionalität, Qualität und das Budget. Es gibt eine breite Palette von Bauprojektarten, wie z.B. Bauingenieurwesen und Gewerbe-, Wohn- und Industriebau.

Das Hauptkonzept des Bauprojektmanagements ist eng mit technischen Parametern wie Budget und Ausführung verbunden, erfordert aber auch eine solide Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Interessengruppen, Auftragnehmern, Gemeinde).

Die Rolle eines Bauprojektmanagers

Ein Bauprojektleiter ist für die Planung, Koordination, Budgetierung und Überwachung von Projekten von Anfang bis Ende verantwortlich. Kurz gesagt, ein Bauprojektleiter muss sich um Folgendes kümmern:

• Das Budget planen und über Kostenvoranschläge verhandeln
• Arbeitszeitpläne erstellen
• Effiziente Bauweisen und Strategien auswählen
• Kontakt mit Kunden halten
• Technische und vertragliche Details mit Arbeitnehmern und anderen Partnern klären
• Das Personal auf der Baustelle überwachen
• Mit Bau- und Konstruktionsspezialisten zusammenarbeiten

Auftragnehmer: Rolle und Aufgaben

Der Bauprojektleiter wählt den Auftragnehmer des Projekts aus, sobald der Entwurf abgeschlossen ist. In manchen Fällen kann dies auch schon geschehen, wenn sich das Projekt noch in der Entwicklungsphase befindet. Die Auswahl basiert auf einem Auktionsprozess mit verschiedenen Anbietern. Es gibt drei gängige Methoden, nach denen ein Auftragnehmer ausgewählt wird: Niedrigpreisauswahl, Bestwert-Auswahl und qualifikationsbezogene Auswahl.
Die Auftragnehmer sollten in der Lage sein, mit Fristen, Budgetfragen, öffentlicher Sicherheit, Entscheidungsfindung, Qualitätsmanagement, Ausführungszeichnungen, Personal und Mathematik umzugehen.

Bauprojektmanagement: Die Kernfunktionen

Das Baumanagement wird typischerweise auf eine Vielzahl von verschiedenen Funktionen ausgedehnt. Die wichtigsten von ihnen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

1. Festlegung der Projektziele und der Pläne einschließlich Terminplanung, Budgetierung, Entscheidung über die Leistungsanforderungen und Auswahl der Projektteilnehmer.

2. Steigerung der Ressourceneffizienz durch den Erwerb von Arbeitskräften und der notwendigen Ausrüstung.

3. Durchführung zahlreicher Operationen durch legitime Koordination und Verwaltung von Vergabe, Planung, Kalkulation, Entwurf und Bau während des gesamten Verfahrens.

4. Effiziente Entwicklung einer soliden Kommunikation zwischen den Akteuren zur Lösung eventuell auftretender Konflikte.

Die Grundprinzipien des Bauprojektmanagements

Es ist kein Geheimnis, dass das Bauprojektmanagement ein ziemlich komplexes Gebiet ist. Es gibt jedoch einige grundlegende Prinzipien, die jeder, der in diesem Bereich arbeitet, beachten sollte:

Alles beginnt damit, dass der Projektträger sich an die Auftragnehmer wendet, um Angebote einzuholen. Die Bauleiter, die an der Durchführung des Projekts interessiert sind, werden dann ein Angebot machen. Das Angebot enthält Details über das Budget, das der Projekteigner für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung hat. Es gibt zwei Arten von Geboten:

• Offenes Gebot: Offene Gebote sind untrennbar mit öffentlichen Projekten verbunden. Es ist eine Auktion, bei der jeder Auftragnehmer eingeladen ist, sein Angebot abzugeben.
• Geschlossenes Gebot: Private Projekte basieren auf geschlossenen Geboten. Der Projekteigner sendet eine Ausschreibung an eine bestimmte Anzahl von Auftragnehmern.

Nach Erhalt aller Angebote für das jeweilige Projekt führt der Projekteigner die Auswahl des Auftragnehmers auf eine der folgenden Arten durch:

• Niedrigpreisauswahl: In diesem Fall steht der Preis im Mittelpunkt des Interesses. Die Baumanagementunternehmen präsentieren die niedrigsten Angebote, für die sie bereit sind, das Projekt abzuschließen. Der Projekteigner wählt das günstigste Angebot aus.
• Bestwert-Auswahl: Dieser Prozess legt sowohl Wert auf Qualifikation als auch auf Preis. Der Eigentümer wählt das attraktivste Angebot sowohl in Bezug auf die Qualität als auch auf das Geld.
• Qualifikationsbezogene Auswahl: Diese Methode wird angewandt, wenn die Qualifikationen als einziges Kriterium für die Auswahl herangezogen wird. Ein Qualifizierungsantrag hilft dem Projekteigner, weitere Informationen über die Erfahrung und die Kompetenz des Auftragnehmers zu erhalten.

Vertragsarten

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens muss auch die Art des Vertrages vereinbart werden. In der Regel gibt es vier Vertragsarten:

• Pauschalbetrag: Dies ist die beliebteste Vertragsart. Der Bauherr und der Auftragnehmer haben einen Festpreis für das gesamte Projekt festgelegt. Der Preis bleibt auch dann gleich, wenn die Gesamtkosten des Projekts nachweislich höher sind als der vereinbarte Betrag.
• Stückpreis: Wenn es objektive Schwierigkeiten gibt, den Endpreis im Voraus zu bestimmen, wird diese Methode bevorzugt. Der Projekteigner bietet Materialien mit einem bestimmten Stückpreis an, um die Ausgaben zu reduzieren.
• Kosten-Plus Die Kosten-Plus-Methode ist die beste Vertragsvereinbarung für Auftragnehmer. Zusätzlich zu den Gesamtkosten des Projekts und dem vereinbarten Festpreis für den Auftragnehmer sind alle anderen unvorhersehbaren Kosten vom Eigentümer nachträglich zu tragen.
• Garantierter Maximalpreis: Die letzte Vertragsart unterscheidet sich nicht wesentlich von der vorherigen. Der wesentliche Unterschied ist der maximale Festpreis, der in diesem Fall nicht überschritten werden kann.

Baumanagementprozess

Der Ausschreibungsprozess ist beendet und es ist an der Zeit, dass alle am Projekt beteiligten Personen dieses umsetzen. Im Allgemeinen hat jedes Projekt einen Standard-Lebenszyklus, unabhängig von seinen besonderen Merkmalen. Diese Struktur kann in vier grundlegende Bauphasen unterteilt werden:

1. Definitionsphase

In der ersten Phase werden das Ziel und die Machbarkeit des Projekts festgelegt. Dies ist eine entscheidende Phase, da sie zeigt, ob dieses Projekt eine gute Investition ist oder nicht. Gegebenenfalls wird eine Machbarkeitsstudie durchgeführt und auf Basis der Ergebnisse eine Lösungsempfehlung / ein Plan erstellt.
Sobald alles entschieden ist, wird ein Projektleitdokument erstellt. Dieses bildet die Grundlage für den Bauplan und ist eines der wichtigsten Dokumente im Projektmanagement.

2. Planungsphase

In der Planungsphase wählt das Team alle zu erledigenden Arbeiten aus. Es ist eine fortlaufende Aktivität bis zum Ende des Projekts. In der Planungsphase steht die Planung von Zeit, Kosten und Ressourcen für das Projekt im Vordergrund. Auf der Grundlage dieser Anforderungen entwickelt das Team auch die passende Strategie. Dies wird auch als Scope Management bezeichnet. Ein weiteres wichtiges Dokument, das vorbereitet werden muss, ist ein Projektstrukturplan (PSP), eine Checkliste, die alle notwendigen Arbeiten in kleinere, funktionalere Kategorien unterteilt.

Sobald das Budget, der Zeitplan und die Arbeiten festgelegt sind, ist das Projekt so gut wie startklar. Der nächste Schritt in diesem wirklich wichtigen Prozess ist das Risikomanagement. An dieser Stelle sollte das Team alle potenziellen Risiken für das Projekt untersuchen und solide Lösungen finden. Schließlich ist auch ein Kommunikationsplan notwendig, da er einen effizienten Informationsfluss zwischen den Projektbeteiligten ermöglicht.

3. Realisierungsphase

In der Realisierungsphase wird der Projektplan umgesetzt. In der Regel teilt sich diese Bauphase in zwei Hauptprozesse: die Ausführung und die Überwachung und Steuerung. Das Projektteam stellt sicher, dass die erforderlichen Aufgaben erfüllt werden. Gleichzeitig werden die Fortschritte überwacht und entsprechende Änderungen vorgenommen. In der Tat verbringt das Bauprojektmanagement die meiste Zeit mit der Überwachung und abhängig von den Informationen, die es erhält, leitet es diese weiter und behält somit die Kontrolle über das Projekt.

4. Abschlussphase

Die Endphase des Projekts stellt den offiziellen Abschluss dar. Der Projektleiter bewertet, was gut gelaufen ist und weist auf mögliche Ausfälle hin. Am Ende führt das Team einen Projektbericht durch, berechnet das endgültige Budget und gibt Auskunft über noch nicht abgeschlossene Aufgaben. Der Projektbericht in Kombination mit der Analyse der möglichen Ausfälle ist wertvolles Feedback für zukünftige Bauvorhaben.  

Projektplanung

Eine zuverlässige Planung kann vielen Risiken, die während eines Bauvorhabens auftreten können, vorbeugen. Das Hauptziel der Terminplanung ist es, die Zuordnung von Materialien und Ressourcen innerhalb eines Projekts zu verbessern. Auf diese Weise können mögliche Verzögerungen vermieden und eine bessere Kommunikation zwischen allen Beteiligten gewährleistet werden. Es gibt eine bestimmte Anzahl von verschiedenen Terminierungstechniken, die ein Projektleiter auswählen kann:

• Gantt-Diagramme: Es ist zweifellos eines der praktischsten Systeme, über das ein Projektteam verfügen kann. Ein Gantt-Diagramm kann Ihnen einen Überblick über ein Bauprojekt geben und Sie über Aufgaben informieren, die vernachlässigt oder rechtzeitig erledigt werden. Beachten Sie, dass Gantt-Diagramme auch ein unverzichtbares Feature der LetsBuild Plattform sind.
• Line of Balance Methode: Die Line of Balance Methode ist eine äußerst nützliche Methode für sich wiederholende Aufgaben. Es kann eine bemerkenswerte Hilfe bei der Einhaltung von Fristen und der effektiven Zuweisung von Ressourcen sein.

• Methode des kritischen Pfades: Dies ist eines der beliebtesten Planungstools und hilft bei der systematischen Verteilung von Ressourcen und der genauen Berechnung von Zeitplänen. Kurz gesagt, die Methode des kritischen Pfades kann dazu beitragen, dass Ihr Bauvorhaben pünktlich oder sogar früher fertiggestellt wird.

• Q-Planung: Diese Bauablaufplanung wird in letzter Zeit immer bekannter, da sie es den Projektleitern ermöglicht, zahlreiche, zum Teil widersprüchliche Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen.

Budget im Bauprojektmanagement

Die Festlegung des Budgets ist bei weitem einer der grundlegendsten Parameter, die bei der Zusammenstellung eines Bauvorhabens berücksichtigt werden sollten. Die Schätzung der Kosten kann eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe sein, aber wenn sie richtig gemacht wird, kann sie einer der Schlüssel zum Erfolg sein. In der Regel gibt es vier grundlegende Parameter, die ein Projektleiter beachten sollte:

• Analyse des Projekts: Die erste Maßnahme, die ergriffen werden muss, ist die Klärung der verschiedenen Ziele und Grenzen für das anstehende Projekt. Sobald Sie das tun, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, was Sie erreichen wollen und wen Sie dafür brauchen.
• Schätzung des Budgets: Nachdem die Prioritäten des Projekts geklärt wurden, ist es an der Zeit, Ihr Budget in Verbindung mit einem soliden Zeitplan zu organisieren. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Angebote von interessierten Auftragnehmern einzuholen.
• Überwachung der Kosten: Sobald das Bauprojekt in Betrieb genommen wurde, ist es sehr wichtig, die Projektkosten im Auge zu behalten. Je früher Sie damit beginnen, desto besser, da Sie so potenziellen Missbrauch von Ressourcen erkennen können, bevor es zu spät ist.
• Buchhaltung: Eine hochkompetente Buchhaltung ist unerlässlich. In Zusammenarbeit mit dem Projektteam sind sie dafür verantwortlich, dass alle finanziellen Vereinbarungen planmäßig laufen.

Die rechtlichen Aspekte eines Bauvorhabens

Ein Bauprojekt besteht aus vielen verschiedenen Details. Eine der wichtigsten Aufgaben, die kein Projektleiter übersehen sollte, betrifft die rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein gut vorbereiteter Bauprojektleiter sollte immer in der Lage sein, Antworten auf mögliche Rechtsstreitigkeiten oder auftretende Risiken zu geben. Auf diese Weise wird das gesamte Projekt gesichert und auf einer soliden Basis aufgebaut. Im Allgemeinen gibt es sechs Hauptbereiche, die berücksichtigt werden sollten:

• Die Parteien: Diese Kategorie bezieht sich auf alle, die am Bauprojekt beteiligt sind (Auftragnehmer, Berater, Subunternehmer, Einkäufer usw.).
• Verträge: Auch wenn es bestimmte feste Vertragsformen für Bauvorhaben gibt, besteht oft Bedarf an Änderungen der Verträge. Eine Rechtsberatung wird empfohlen.
• Gesetzgebung & Regulierung: Ein solides Rechtsteam kann sicherstellen, dass alle verschiedenen Gesetze und Vorschriften ordnungsgemäß eingehalten werden.
• Einkauf: Der Beschaffungsprozess bezieht sich auf den Einkauf der verschiedenen Materialien und Dienstleistungen, die für das Bauprojekt benötigt werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass das gesamte Projekt unter rechtlichen Gesichtspunkten gründlich geregelt wird.
• Versicherung: Es ist kein Geheimnis, dass es auf einer Baustelle viele körperliche Gefahren gibt. Deshalb sollte ein Projektleiter über jedes Detail der Versicherungsverträge informiert sein.

Fazit

Die Verwaltung eines Bauprojekts ist eine Herausforderung. Es gibt eine Vielzahl von Parametern und Elementen, die umfassend analysiert werden sollten. Deshalb ist es wichtig, das Management Ihres Bauvorhabens einer Software anzuvertrauen, die Ihnen das Leben leichter macht und Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit gibt, Ihren Bauplan auf eine ganz neue Ebene zu bringen. Bei LetsBuild haben wir das Wissen und den Wunsch zu helfen, also melden Sie sich auf unserer Plattform an und beginnen Sie mit der Organisation Ihres nächsten Bauprojekts.  

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