Schuldzuweisungen vermeiden: Entscheidungen schneller treffen und Zeitpläne einhalten

Bauprojekte sind eine komplexe Angelegenheit, denn eine Vielzahl von Teams und Subunternehmern arbeiten gemeinsam an Aufgaben, um die Anforderungen des Plans zu erfüllen. Es wird schnell deutlich, dass eine effektive Zusammenarbeit für einen erfolgreichen Abschluss maßgeblich ist.

Eine gute Zusammenarbeit ist immer von einer starken Vertrauenskultur und einer schnellen Entscheidungsfindung abhängig. Leider hat die Baubranche aber mit beiden Aspekten zu kämpfen, was direkten Einfluss auf den Fortschritt eines Projekts hat. Viele Verzögerungen entstehen nämlich durch die späte Erkennung kritischer Probleme oder die mangelnde Bereitschaft der Beteiligten, die Schuld, die mit ihrer Rolle einhergeht, auf sich zu nehmen,

44% aller Bauverzögerungen sind auf Unterbrechungen bei der Projektabwicklung zurückzuführen. Wenn wir weiter ins Detail gehen, stellen wir fest, dass die vier Hauptgründe dafür, die folgenden sind:

• Verzögerungen aufgrund von Fehlern (44%)
• Verzögerungen aufgrund verspäteter Antwort an RFIs (20%)
• Änderung der Spezifikationen (18%)
• Schlechte Wetterbedingungen und andere Faktoren (18%)

Es wird schnell deutlich, dass die Reduzierung von Problemen und Verzögerungen während der Projektausführung das Hauptaugenmerk sein sollte, um das Projektbudget einhalten zu können. Das wiederum könnte eine Änderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen initiieren und das Vertrauen untereinander stärken.

Menschen, Prozesse & Tools: Die 3 Schlüssel zum Erfolg

Digitale Technologien verändern kontinuierlich die Art und Weise wie wir arbeiten, kommunizieren und letztendlich bauen. Dennoch fällt es uns oft schwer das volle Potential dieser Technologien auszuschöpfen, wenn nicht alle wichtigen Faktoren vorhanden sind: Menschen, Prozesse und Tools.

Es ist ein strategischer Ansatz notwendig, der sich auf eine schnelle Entscheidungsfindung konzentriert und einen termingerechten Abschluss von Projekten ermöglicht. Nur dann wird die Baubranche in der Lage sein, das Vertrauen in vertragliche Beziehungen wiederherzustellen und die Macht der Gewohnheit zu brechen.

Dieser tiefgreifende Wandel geht von den oben genannten Faktoren aus: Menschen, Prozessen und Tools. Die Implementierung dieses Ansatzes wird Ihnen helfen, kritische Probleme frühzeitig zu erkennen und ineffektive Kommunikationswege zu vermeiden.

Mehr erfahren: Alte Gewohnheiten ablegen: Wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren

Es mag einfach klingen, aber es ist viel anspruchsvoller, als Sie vielleicht denken. Der Faktor Mensch stellt den Eckpfeiler dar. Ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, einer neuen Technologie zu vertrauen, ist der erste Schritt zu einer substanziellen Veränderung.

Der nächste Schritt umfasst die Suche nach geeigneten Tools, die den Bedürfnissen Ihrer Projekte entsprechen, und den Prozessen, die es Ihnen ermöglichen, das beste aus der Implementierung der Softwarelösung in Ihrem Unternehmen zu machen.

In vielen Fällen machen die Projektleiter den Fehler, sich nach den eigenen Vorstellungen zu richten, anstatt die wahren Bedürfnisse ihrer Projekte zu berücksichtigen. So arbeiten sie am Ende mit einer digitalen Lösung, die ihre Probleme nicht wirklich löst und zu noch mehr Verwirrungen führt.

Aus diesem Grund ist die Standardisierung so wichtig, bevor Sie überhaupt mit der Suche nach einer passenden Software beginnen. Das wird Ihnen helfen, die wahren Bedürfnisse hinter Ihren Projekten zu erkennen und die richtige Wahl zu treffen, ohne unnötig Geld zu verschwenden. Auf diese Weise können Sie auch die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Projekte verbessern, um den Übergang zu einer kooperativen Arbeitsweise zu erleichtern.

Fünf Schritte zu einem kooperativen Modell

McKinsey and Company veröffentlichte kürzlich einen sehr aufschlussreichen Bericht darüber, wie die Baubranche ein kooperatives Modell einführen könnte, um der Kultur der Schuldzuweisungen zu entkommen und das Vertrauen in den Sektor wieder aufzubauen.

Kurzum, hier finden Sie fünf Schritte, durch die die Projektträger und andere am Bau Beteiligte die Baubranche zu einer offeneren und kooperativeren Umgebung bewegen können.

1. Die Kooperationsbereitschaft Ihres Unternehmens bewerten

Die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens zu kennen ist für den erfolgreichen Ausgang dieses Prozesses von größter Bedeutung. Nach Ansicht von McKinsey-Experten sind im Folgenden die wichtigsten Parameter aufgeführt, die Sie bei der Beurteilung der Kooperationsbereitschaft berücksichtigen müssen:

• Ein solider Unternehmensrahmen, der die Umsetzung eines neuen kooperativen Ansatzes in allen Phasen des Unternehmens ermöglicht
• Eine flexible Projektkultur
• Die Schaffung und Aufrechterhaltung eines starken Projektportfolios zur Unterstützung der langfristigen Strategie des Unternehmens
• Ein etabliertes E&C-Partner-Ökosystem und ein agiler Ansatz bei Ausschreibungsprozessen
• Offenheit, Risiken einzugehen und eine vorausschauende Risikomanagement-Philosophie zu übernehmen

2. Die richtigen Partner finden

Die richtigen Partner an seiner Seite zu haben, kann den großen Unterschied machen. Sie müssen Allianzen mit Organisationen und Interessenvertretern initiieren, die dieselbe Arbeitskultur teilen, aber über unterschiedliche Fähigkeiten verfügen, damit Sie sich gegenseitig ergänzen können. Finanzielle Stabilität ist auch ein Schlüssel zur Sicherung der Langlebigkeit Ihrer Partnerschaft.

Was die Unternehmensleitung und die Projektteams Ihrer Partnerorganisationen über diese Zusammenarbeit denken, ist ein weiterer Bereich, der viel Aufmerksamkeit erfordert. Wie im McKinsey-Bericht beschrieben wird, sind Beziehungen der Faktor, der den größten Einfluss hat. So kann eine gute Beziehung zwischen allen Projektteams den Weg zu einer starken und proaktiven Entscheidungsfindung ebnen.

Bereiten Sie sich darauf vor, gerade am Anfang auf viel Widerstand zu stoßen. Das kommt nicht unbedingt überraschend, wenn man bedenkt, dass eine komplett neue Arbeitsweise eingeführt werden soll.

3. Ihr Projekt im Detail definieren

Ein weiterer wesentlicher Faktor, der im McKinsey-Bericht hervorgehoben wird, ist, dass Projektträger bereits zu einem frühen Zeitpunkt den Umfang des Projekts definieren, einen soliden Ausführungsplan erstellen und eine genaue Kosteneinschätzung vorlegen müssen. So erhöhen Sie die Chance auf eine gesunde finanzielle Entwicklung des Projekts und somit höheren Gewinn.

Das bedeutet zwar, dass eventuell eine höhere Anfangsinvestition des Projektträgers erforderlich ist, aber auch, dass ein erfolgreicher Abschluss wahrscheinlicher ist.

4. Alle Partner auf dem Laufenden halten

Für den Erfolg eines solchen Prozesses ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle Interessengruppen in Bezug auf Verantwortlichkeiten, Ziele und Belohnungen aufeinander abgestimmt sind. Es sollten auf keinen Fall unnötige Probleme zwischen das Team und Ihr Ziel kommen.

Der Projektträger sollte in der Lage sein, allen Parteien Anreize zu bieten. Das ist einer der sichersten Wege, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten gemeinsam auf den erfolgreichen Abschluss dieser Zusammenarbeit hinarbeiten.

5. Vertrauen zu Ihrer Priorität machen

Die Einführung und Aufrechterhaltung eines kooperativen Ansatzes erfordert nur wenig kontinuierliche Arbeit. Es ist wichtig, dass die Projektträger den Fortschritt ihrer Projekte weiterhin an den gesetzten Zielen messen.

Darüber hinaus sollte besonderer Fokus auf Bereiche wie Wissensaustausch, Problemlösung, Kreativität und Neugier gelegt werden. In dieser Hinsicht kann die Schulung während des gesamten Projekts als ein wesentlicher Bestandteil des Wandels angesehen werden. Und schließlich ist laut McKinsey auch die vertragliche Durchsetzung ein Schlüsselelement.

Wie Sie Ihre Zusammenarbeit fördern und Produkte pünktlich fertigstellen

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist für viele in der Baubranche ein Fremdwort, aber mit der richtigen Strategie kann dies der Beginn einer neuen Ära für Ihr Unternehmen sein, wenn es darum geht, Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abzuschließen.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie die Kultur der Schuldzuweisung durchbrechen und ein digitales Ökosystem einführen können, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen: 

1. Alte Gewohnheiten durchbrechen und Verwaltungsarbeiten vermeiden

Mangelndes Vertrauen in vertragliche Beziehungen und eine Kultur der Schuldzuweisung sind zwei der größten Probleme für die Baubranche. Es ist an der Zeit, den Kreis der schlechten Gewohnheiten in der Branche zu durchbrechen.

Bei einem typischen Bauprojekt im Wert von 10 Millionen Euro wird mit etwa 600 Unterbrechungen pro Jahr gerechnet. Erschwerend kommt hinzu, dass jede Unterbrechung Sie durchschnittlich 7 Tage kostet und 25 % der Unterbrechungen komplett ungelöst bleiben.

Es muss sich ganz klar etwas ändern. Die schnelle Kommunikation kritischer Probleme und der rechtzeitige Abschluss erfolgreicher Projekte sollten sich zu einer grundlegenden Gewohnheit für den gesamten Sektor entwickeln. Doch dafür müssen wir das Vertrauen zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wieder herstellen und kommunizieren, dass die Arbeiter auf der Baustelle keine Angst haben sollten, Probleme und Mängel zu melden. 

Im Gegenteil, sie sollten einen proaktiven Ansatz verfolgen, denn je früher ein Problem erkannt wird, desto größer sind die Chancen, dass es ohne große Auswirkungen auf das Projekt und das Team behoben werden kann.

2. In branchenspezifische Tools investieren

In der Regel sind Projektmanager und -leiter für mehrere Projekte gleichzeitig verantwortlich. Angesichts der Komplexität all dieser Projekte wird jedoch schnell klar, dass es bei den Entscheidungsprozessen zu ernsthaften Problemen kommen kann.

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Vor diesem Hintergrund wird schnell deutlich, dass die Teams auf der Baustelle mit den richtigen bauspezifischen Tools ausgestattet sein sollten, um schneller eigenständige Entscheidungen treffen zu können. 

Eine digitale Lösung, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde, könnte ein echtes Novum darstellen, da es allen Beteiligten erleichtert werden würde, Updates und Informationen sofort an die richtigen Personen zu kommunizieren und gleichzeitig einen präzisen Überblick sowohl über die vorausschauende Planung als auch über den Masterplan zu behalten. Eine Berichterstattung in Echtzeit kann eine ganz neue Ebene des Vertrauens und der Zusammenarbeit schaffen.

3. Digitalisieren Sie Ihren Berichterstattungsprozess

Bauprojekte können sich sowohl in ihren Zielen als auch in ihrer Komplexität unterscheiden, aber die Kernprozesse bleiben immer die gleichen. So können Projektteams Probleme, die auf der Baustelle auftreten, effektiv melden.

In vielen Fällen zögern Projektteams ein Problem zu melden, aus Angst, für den Fehler verantwortlich gemacht zu werden. Das führt dazu, dass Informationen verheimlicht oder erst dann mitgeteilt werden, wenn es zu spät ist.

Die Digitalisierung dieses Prozesses könnte dem schließlich ein Ende setzen und die Verantwortung ganz einfach zuweisen.

“Unser Programm wird direkt auf der Baustelle aktualisiert. Das bedeutet, dass der Supervisor uns die Informationen von der Baustelle aus zur Verfügung stellt. Wir bekommen also Fotos und Updates. Dadurch kann das Team mehr Eigenverantwortung übernehmen und wir erhalten Transparenz für das gesamte Baustellenteam,” erklärt Matt Ghinn, Projektleiter bei VolkerFitzpatrick, nachdem er den Berichterstattungsprozess seines Unternehmens durch die Implementierung von LetsBuild digitalisiert hat.

4. Implementierung und Optimierung

Es kommt letztendlich darauf an, etwas zu unternehmen und mit der Umsetzung einer neuen Art der Kommunikation und Zusammenarbeit zu beginnen. Für eine besser funktionierende Industrie, in der die erfolgreiche Durchführung eines Projekts innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens nicht die Ausnahme, sondern die Regel ist, muss der Kreis des Misstrauens durchbrochen werden. 

Hinzu kommt jedoch, die wahren Bedürfnisse Ihrer Projekte zu ermitteln und die richtigen Tools zu finden, die Ihnen helfen, die richtigen Daten zu sammeln. So können Sie Ihre Prozesse verbessern und die Verantwortlichkeit für Ihre Projekte erhöhen.

Zweifellos ist die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein anspruchsvoller Weg. Selbst wenn Sie glauben, dass Sie es alleine schaffen können, ist es ratsam, erfahrene Experten hinzuzuziehen. Nur dann können Sie sicher sein, dass Sie Fehler vermeiden und sich sicher fühlen können, dass Sie den Implementierungsprozess auf dem richtigen Weg begonnen haben.

Eine effektivere Zusammenarbeit und termingerechte Abgaben unterstützen

Eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglich scheint wie ein endloser Prozess zu wirken, mit der richtigen Strategie kann für Ihr Unternehmen jedoch eine vollkommen neue Ära beginnen, in der Sie Projekte budget- und termingerecht fertigstellen.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie in der Baubranche den Schuldzuweisungen entgehen und eine digitale Umgebung schaffen können:

1. Die Macht der Gewohnheit überwinden

Mangelndes Vertrauen in vertragliche Beziehungen und eine Kultur des Rechtsstreits sind die zwei größten Feinde für die Bauindustrie. Es ist an der Zeit, den Kreis der schlechten Gewohnheiten in der Branche zu durchbrechen.

Bei einem durchschnittlichen 10-Millionen-Euro-Projekt wird mit etwa 600 Unterbrechungen pro Jahr gerechnet. 25% dieser Unterbrechungen bleiben meist ungelöst und für alle anderen werden schätzungsweise je 7 Tage aufgewendet.

Es muss sich also ganz klar etwas tun. Die schnelle Kommunikation kritischer Probleme und die termingerechte Fertigstellung von Projekten sollten sich zu einer grundlegenden Gewohnheit für die gesamte Branche entwickeln. Damit das geschieht, müssen wir das Vertrauen zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten wieder herstellen und klar kommunizieren, dass die Teams auf der Baustelle Probleme melden, ohne Angst davor zu haben.

Im Gegenteil, sie sollten einen proaktiven Ansatz verfolgen, denn je früher ein Problem erkannt wird, desto größer sind die Chancen, dass es ohne große Auswirkungen auf das Projekt und das Team behoben werden kann. Veraltete Zeitpläne und nicht enden wollende E-Mail-Threads sind nur ein Teil des Problems, niemals die Lösung.

2. In eine schnelle Entscheidungsfindung investieren

In vielen Fällen muss ein Projektmanager oder Projektleiter mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Aufgrund der Komplexität jedes einzelnen Projekts, wird schnell deutlich, dass es zu Problemen im Entscheidungsprozess ihrer Projekte kommen kann.

Die Teams auf der Baustelle sollten also mit den richtigen Tools ausgestattet sein, um Entscheidungen rechtzeitig und selbstständig treffen zu können, ohne ständig den Projektmanager kontaktieren zu müssen.

Stattdessen könnte eine hochleistungsfähige digitale Lösung ein echter Wendepunkt sein, da sie es für alle Beteiligten einfacher machen würde, die richtigen Aktualisierungen und Informationen sofort an die richtigen Personen zu kommunizieren. Eine Berichterstattung in Echtzeit könnte nach und nach eine neue Ebene des Vertrauens und der Zusammenarbeit schaffen.

3. Ihren Berichterstattungsprozess digitalisieren

Bauprojekte können sich sowohl in ihren Zielen als auch in ihrer Komplexität unterscheiden, aber es gibt immer eine Schlüsselkomponente, die in jedem Fall gleich bleibt: Die Effektivität der Berichterstattung von Problemen.

In vielen Fällen zögern die Projektteams vor Ort, ein Problem zu melden, aus Angst, für den Fehler verantwortlich gemacht zu werden. Das führt dazu, dass Informationen verheimlicht oder erst verspätet kommuniziert werden.

Die Digitalisierung des Berichterstattungsprozesses könnte dem ganzen ein Ende setzen und die Verantwortung den richtigen Personen zuweisen.

“Unser Programm wird direkt auf der Baustelle aktualisiert. Das bedeutet, dass der Supervisor uns die Informationen von der Baustelle aus zur Verfügung stellt. Wir bekommen also Fotos und Updates. Dadurch kann das Team mehr Eigenverantwortung übernehmen und wir erhalten Transparenz für das gesamten Baustellenteam,” erklärt Matt Ghinn, Projektleiter bei VolkerFitzpatrick, nachdem er den Berichterstattungsprozess des Unternehmens mithilfe von LetsBuild digitalisiert hat.

4. Implementierung und Verbesserung

Am Ende des Tages kommt es darauf an, aktiv zu werden und mit der Umsetzung einer neuen Art der Kommunikation und Zusammenarbeit rund um ein Projekt zu beginnen. Den Kreis des Misstrauens zu durchbrechen, wird schließlich zu einer besser funktionierenden Industrie führen, in der die erfolgreiche Durchführung eines Projekts innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens nicht die Ausnahme, sondern die Regel ist.

Dazu ist es jedoch unerlässlich, die wahren Bedürfnisse Ihrer Projekte zu ermitteln und die Tools zu finden, die Ihnen helfen, die richtigen Daten zu sammeln. Das wird es Ihnen ermöglichen, Ihre Prozesse zu verbessern und die Verantwortlichkeit für Ihre Projekte zu erhöhen.

Zweifellos ist die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein anspruchsvoller Weg. Daher ist es immer ratsam, einen Experten an Bord zu holen, der Erfahrung mit der Implementierung hat, auch wenn Sie das Gefühl haben, die Aufgabe alleine meistern zu können. Nur dann können Sie sicher sein, dass Sie Fehler vermeiden und auf dem richtigen Weg sind.

Wo stehen Sie

Verzögerungen zu reduzieren und kritische Probleme in Ihren Projekten frühzeitig zu erkennen, kann den entscheidenden Unterschied machen, um das Vertrauen in vertragliche Beziehungen wiederherzustellen. Es handelt sich um keinen Prozess, der von heute auf morgen erledigt werden kann. Es ist erforderlich, dass alle im Team bereit sind, in die digitale Transformation zu investieren, um die Zusammenarbeit Ihrer Teams auf der Baustelle zu verbessern.

Wir haben einen detaillierten Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen zeigt, wie Sie Schritt für Schritt Bauverzögerungen um mehr als 20% reduzieren können, ohne Ihr Budget zu erhöhen. Es erwarten Sie nützliche Informationen darüber, wie Sie die Teamkommunikation massiv verbessern und Ausfallzeiten reduzieren können, um eine pünktliche Fertigstellung zu gewährleisten.

Auf diese Weise können wir Ihnen helfen zu beurteilen, wie weit Sie auf Ihrer digitalen Reise sind und welche Strategie Sie verfolgen müssen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, die Verantwortlichkeit zu erhöhen und höhere Erträge aus Ihren Projekten zu erzielen.