Spreadsheets gefährden Ihre Bauprojekte

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Mehr als 1,2 Milliarden Menschen – das ist einer von sieben Menschen auf dem Planeten – verwenden Microsoft Office, eine gebündelte Sammlung von Produktivitätssoftware. Erstmals im Jahr 1983 veröffentlicht, hat sich Microsoft Office zum Standard am Arbeitsplatz und in den Schulen entwickelt, und von den Programmen ist Excel einer der am häufigsten verwendeten. Fast jedes Geschäft, dass sich mit irgendeiner Art oder Menge von Daten beschäftigt, verwendet Excel als Tabellenkalkulation, von kleinen Unternehmen bis hin zu Fortune 500-Unternehmen. Excel enthält grundlegende Datenbankfunktionen, mit denen Benutzer mathematische Operationen ausführen, Zahlen und Gleichungen anzeigen, Makros zur Automatisierung von Aufgaben erstellen und Funktionen zum Verwalten von Daten bereitstellen können. Die meisten Angestellten, die derzeit in der Belegschaft sind, behaupten, Excel zu beherrschen, und ein großer Teil der Weltwirtschaft wird in dieser speziellen Software verwaltet.
Trotz seiner Popularität gibt es Kritiken an Excel. Was aus dem Rumbling unter IT-Profis und Technologieblogs entstand, hat sich kürzlich zu wichtigen Wirtschafts- und Technologiepublikationen ausgeweitet, wie Forbes (der vorschlägt, Excel sei „die gefährlichste Software auf dem Planeten“), Fortune (dass Excel vorwirft, „die Welt zu ruinieren“ „), und ArsTechnica (der erklärt, Excel sei „der Zerstörer der globalen Wirtschaft“). Harte Worte, aber warum die Kritik und was kann getan werden, damit Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Daten vor den Defiziten von Excel schützen können?

NICHT SO EINFACH WIE ES AUSSIEHT

Wenn es möglich wäre, Excel mit einer Fehlerquote von null Prozent zu verwenden, könnte es schwierig sein, mit der Nützlichkeit und der Leistungsfähigkeit des Programms zu argumentieren. Aber selbst der erfahrenste Computerbenutzer macht Fehler, und Excel wurde nicht entwickelt, um Fehler zu vergeben. Audits haben gezeigt, dass fast 90 Prozent aller großen Tabellenkalkulationen (von den Auditoren als Tabellenkalkulation mit mehr als 150 Zeilen definiert) schwerwiegende Fehler enthalten und dass Benutzer eine Wahrscheinlichkeit von 1,79 Prozent haben, einen Fehler pro Zelle zu machen. Diese Statistiken würden darauf hindeuten, dass, wenn eine Tabellenkalkulation zu Zehntausenden von Zellen groß wird, es viele Fehler geben wird … was zu kostspieligen Auswirkungen führt.
Aber warum werden Benutzerfehler im Vergleich zu anderen Arten von Programmen für Tabellenkalkulationen als größer angesehen? Einige Experten beschuldigen die Schnittstelle, die einfach-täuschend einfach ist. Auf den Lebensläufen der meisten Menschen, die derzeit in der Belegschaft sind, werden Sie wahrscheinlich Excel als eine ihrer Fähigkeiten aufgelistet finden. Und obwohl es stimmt, dass Excel von fast jedem für einfache Aufgaben verwendet werden kann, endet für die meisten Menschen ihr Wissen über das Programm mit grundlegenden Dateneingabe. Es braucht Zeit, um Kompetenz mit Excel zu entwickeln und die Lernkurve kann steil sein, da es eine unglaublich komplexe Software ist. Beispielsweise kann jede einzelne Zelle Folgendes enthalten: Betriebswerte, Dokumenteigenschaften, Dateinamen, Blattnamen, Dateipfade, externe Links, Formeln, versteckte Zellen, verschachtelte IFs und Makros; Jede Arbeitsmappe kann ausgeblendete Blätter und „sehr verborgene“ Blätter enthalten (solche, die nicht im Dialogfeld „Ausblenden“ angezeigt werden, während ausgeblendete Blätter dies tun). Für diejenigen, die sich in die komplexeren Funktionen von Excel wagen, kann der Prozess sehr einschüchternd sein. Und sogar für Benutzer, die nur grundlegende Dateneingabe versuchen, ist es leicht, unbeabsichtigt in Formeln und Gleichungen mit einem falschen Mausklick stecken zu bleiben.
Die Verwendung von Excel ist dem Kochen sehr ähnlich – die durchschnittliche Person kann einige Zutaten zusammengeben und am Ende mit einer (meist) essbaren Mahlzeit enden. Aber echte kulinarische Kunst beinhaltet Ausbildung in Lebensmittelwissenschaft und -technologie, und es gibt einen merklichen Unterschied in der Leistung eines gelegentlichen Wochenendkochs gegen einen ausgebildeten Koch.

MÜLL REIN, MÜLL RAUS

Erschwerend kommt hinzu, dass in Excel kein automatischer Selbstüberprüfungsprozess stattfindet. Benutzer müssen ihre eigenen Tests erstellen, um nach Fehlern in ihrer Tabelle zu suchen. Während Online-Lernprogramme dazu zur Verfügung stehen, ist es nicht praktisch, zu erwarten, dass jeder Excel-Benutzer sie ausfindig macht und sie korrekt implementiert. Leider macht Excel das, was in der Branche als GIGO- „Garbage In, Garbage Out“ bezeichnet wird – was bedeutet, dass es die eingegebenen Aufgaben ausführt, ob sie korrekt sind oder nicht.
Mehrere große Unternehmen haben gelernt, dass die Verwendung eines Tabellenkalkulationsprogramms, das sich selbst nicht überprüft, katastrophale Folgen haben kann. Im Jahr 2012 erlitt JP Morgan Chase einen Handelsverlust von 6,2 Milliarden US-Dollar, der letztendlich auf einen quantitativen Analysten in London zurückgeführt wurde, der Daten manuell von einer Excel-Tabelle in eine andere kopieren und einfügen musste. Die zweite Tabelle, ein VaR-Modell (Value at Risk), das helfen sollte
JP Morgan Chase legt die Risiken und Chancen des Handels fest und hatte einen Fehler, der dazu führte, dass die Risikoverantwortlichen der Bank glaubten, dass Kreditderivate-Wetten halb so riskant waren wie sie tatsächlich waren. Dieses Debakel, bekannt als „London Whale“, kostete die Bank Milliarden von Dollar und brachte sie auf internationaler Ebene in Verlegenheit.
JP Morgan Chases Erfahrung zeigt eine weitere Schwäche von Excel auf: das Fehlen einer automatischen Datenübertragung über Datensätze hinweg. Excel erfordert eine manuelle Dateneingabe, die Benutzer zum Ausschneiden und Einfügen von Informationen ermutigt. Dies öffnet die Tür nicht nur für Fehler, sondern auch für eine unkontrollierte Verbindung und Spirale. Die Abhängigkeit von Excel von benutzerdefinierten Formeln und Formatierungen schafft auch viele Möglichkeiten für Fehler. Es ist beunruhigend, an einen einfachen Benutzerfehler zu denken, der solch ein Chaos verursacht, und es passiert häufig auf allen Ebenen des Geschäfts in praktisch jeder Branche. Zum Beispiel ist Excel in der Baubranche für Job-Kosten, Schätzung, Buchhaltung und andere Aufgaben, die einen tiefgreifenden Einfluss auf das Endergebnis eines Unternehmens haben, unerlässlich.

TABELLENKALKULATIONEN IN DER ÄRA DER ZUSAMMENARBEIT

Bei Tabellenkalkulationen handelt es sich häufig um unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Ohne die Möglichkeit, Änderungen in Excel zu verfolgen, können Benutzer versehentlich doppelte oder fehlerhafte Daten einfügen, ohne dass andere Benutzer dies wissen. Es ist ein so häufiges Problem, dass die Tech-Industrie den Begriff „Duell-Tabellenkalkulation“ geprägt hat, um auf mehrere nicht übereinstimmende Versionen derselben Tabelle zu verweisen. Darüber hinaus macht es das Fehlen eines Prüfprotokolls aus Versehen alarmierend leicht, über eine Zelle zu tippen und sie nie zu erkennen.
Obwohl es wie eine Datenbank aussieht, funktioniert Excel nicht auf die gleiche Weise und kann aufgrund seiner Größenbeschränkung und seines Designs nicht so viele Informationen wie eine Datenbank oder eine dedizierte Projektmanagement-Plattform verarbeiten. Excel neigt dazu, drastisch zu verlangsamen, wenn Daten überlastet sind. Darüber hinaus kann die strikte Begrenzung der Anzahl der Zellen, die Sie in einer Excel-Tabelle erstellen können, zu Datenverlusten führen, wenn Sie versuchen, mehr einzugeben, als das Dokument verarbeiten kann.
Ein Mangel an Sicherheit ist eine weitere schwarze Markierung gegen Excel, die ihre Daten wegen eines inhärenten Mangels an Kontrollen darüber, wer Zellen bearbeiten kann, sowie wegen der Leichtigkeit, mit der sie unauffällig die Formeln, Werte oder Abhängigkeiten ändern können, auf Betrugsmöglichkeit hin öffnet. Wie jede Software wird Excel gelegentlich mit Schwachstellen veröffentlicht, die erst bemerkt werden, wenn sie von Hackern ausgenutzt werden. Erst im Dezember 2014 konnten Angreifer aufgrund einer Sicherheitslücke in Excel dieselben Benutzerrechte erhalten wie die Person, die die Tabelle zu diesem Zeitpunkt verwendete. Wenn diese Person mit Administratorrechten angemeldet war, konnte ein Hacker Programme installieren. Anzeigen, Ändern oder Löschen von Daten; oder erstellen Sie neue Konten mit vollen Benutzerrechten. Während Microsoft sein Bestes tut, um diese Sicherheitsanfälligkeiten zu patchen, könnte der Schaden für eine Einzelperson oder ein Unternehmen bereits angerichtet sein.

WENN NICHT, DANN WAS?

Wenn Sie anfangen, über Excel für Ihr Unternehmen zu denken, keine Sorge, es gibt viele Alternativen da draußen und sogar Software, die spezifisch für die Bauindustrie ist. Konstruktionssoftware mit mobilen Anwendungen hilft Unternehmen, die Vorteile von Tabellenkalkulationen beizubehalten und gleichzeitig die Probleme zu beseitigen. Diese neuen Lösungen bieten eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation mit unbegrenztem Speicherplatz, erstklassiger Sicherheit sowie rollenbasierten Berechtigungsstufen und Versionskontrollen.
Am wichtigsten ist jedoch, dass Konstruktionssoftwareanwendungen im Gegensatz zu Excel Benutzern ermöglichen, effektiv an der Projektdokumentation mitzuarbeiten. Mit Excel müssen Benutzer das Dokument aktualisieren, sie mit einem Datum oder einer Versionsnummer speichern und für die nächste Person zurückgeben, die dasselbe tut – sehr ineffizient und fehleranfällig. Mit Construction Project Management Software haben alle Mitwirkenden sofortigen Zugriff auf das Dokument und wenn sie Änderungen vornehmen, werden alle Parteien in Echtzeit benachrichtigt und können entsprechend reagieren. Es ist nicht notwendig, die neueste Version zu speichern und neu zu verteilen – sie ist bereits in der Software für alle sichtbar.
Ein Begriff, der dem durchschnittlichen Computerbenutzer bekannt geworden ist, ist Software-as-a-Service oder SaaS. Die Möglichkeit, Software zu kaufen, die in der Cloud gehostet wird und auf Abruf genutzt werden kann, hat Unternehmen, die zuvor gezwungen waren, physische Kopien von Softwareprogrammen zu beschaffen und zu installieren, große Vorteile gebracht. Der nächste Begriff, der Teil des Vokabulars fast aller Menschen werden kann, ist Platform-as-a-Service oder PaaS. Eine Computer- „Plattform“ ist ein zugrunde liegendes System, das die Ausführung einzelner Anwendungen oder Programme unterstützt. Wie Plattformen in der gebauten Umgebung stellen diese metaphorischen Plattformen eine Basisstruktur oder ein Gerüst bereit, an die sich mehrere Komponenten anhängen können. PaaS beschreibt dann eine Kategorie von Cloud-Diensten, in denen der Dienstanbieter die Lieferung mehrerer verwandter Anwendungen auf fast jedem gewöhnlichen mobilen Gerät ermöglicht. Das ultimative Versprechen von PaaS ist, dass alle relevanten Daten – egal wie spezialisiert sie sind oder wie sie formatiert sind – von Programm zu Programm fließen, wo immer sie benötigt werden.
Viele Unternehmen erfinden sich neu, um mehr zu sein als Softwareanbieter – sie werden zu Plattformanbietern. Dies bedeutet für den Anfang, dass sie den Weg für den Erfolg ihrer Kunden geebnet haben, indem sie ihre eigenen Programme mit anderen gängigen Programmen in der Branche, wie Buchhaltungssoftware und Schätzsoftware, integriert haben. Einige Unternehmen bieten sogar Open-Source-Anwendungsprogrammschnittstellen (APIs) an, die es externen Softwareentwicklern ermöglichen, neue und nützliche Werkzeuge für das vorhandene Programm zu entwickeln.

WONACH MAN IN EINER ALTERNATIVE SUCHEN SOLLTE

Achten Sie bei der Auswahl einer Baumanagementsoftware auf folgende Funktionen:

• Unbegrenzter Speicherplatz in einem Programm, das beim Hinzufügen vieler Daten nicht langsamer wird
• Kollaborative Funktionen, die es mehreren Benutzern ermöglichen, an demselben Dokument zu arbeiten, ohne das Risiko doppelter Einträge oder duellierter Tabellenkalkulationen.
• Ein Überwachungssystem, mit dem Sie Änderungen verfolgen können • Einfache Erstellung und Export von Berichten
• Integration mit anderer Software
• Automatische Synchronisierung von Daten
• Sicherheitsprotokolle, z.B. sichere Client-Login-Portale, Datensicherheit und Berechtigungsstufen, um zu verhindern, dass die falsche Person Ihre Daten bearbeitet, und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Jüngste technologische Entwicklungen machen die Interoperabilität zwischen Programmen zu einem Niveau, das in den Tagen, als Excel erstellt wurde, noch nie vorgekommen war. Softwareanbieter passen ihr Angebot entsprechend an, mit Programmen und Services, die Unternehmen dabei unterstützen, kostspielige Fehler zu vermeiden und Zeit und Geld zu sparen. Es könnte daher an der Zeit sein, dass Ihr Unternehmen eine neue Generation von Software einführt … und Excel die Tür zeigt!