Tägliche Fortschrittsberichte auf dem Bau: Verwaltungsarbeit reduzieren

Was ist ein Fortschrittsbericht?

Jeder Tag ist ein neuer Tag auf der Baustelle und alle Beteiligten müssen ununterbrochen auf dem Laufenden gehalten werden. Die einfachste Möglichkeit, das zu tun, ist ein täglicher Fortschrittsbericht.

Die Berichte enthalten grundlegende Informationen darüber, was an dem jeweiligen Tag auf der Baustelle erledigt wurde und welche Probleme oder Unfälle aufgetreten sind.

Um einen reibungslosen Kommunikationsfluss zu gewährleisten, müssen tägliche Fortschrittsberichte akkurat ausgefüllt werden, denn sie können im Falle von Haftungsfragen und Rechtsstreitigkeiten auch als Beweis herangezogen werden.

Abhängig von den Tools, die Sie für Ihre Projekte verwenden, sind Fortschrittsberichte für die Projektmanager mit mehr oder weniger Verwaltungsarbeit verbunden. Viele Projektmanager verbringen beispielsweise 40 % Ihrer Arbeitszeit damit, Berichte zu schreiben, an Meetings teilzunehmen und nach Updates zu suchen.

Es wird schnell deutlich, dass die Arbeit unter solchen Umständen einen negativen Einfluss auf den Prozess der Fortschrittsberichterstattung hat und sowohl für den Projektmanager als auch für seine Teams Stress und Frustration bedeutet.

Ein Paradigmenwechsel bezüglich der Art und Weise, wie Bauteams kommunizieren und sich miteinander vernetzen, ist also mehr als angebracht. Dafür sollten die Digitalisierung und Standardisierung der Prozesse als Prioritäten angesehen werden.

Was sollte ein täglicher Fortschrittsbericht enthalten?

Obwohl es die verschiedensten Meinungen darüber gibt, was in einem täglichen Fortschrittsbericht enthalten sein sollte und was nicht, haben wir eine Liste von Punkten erstellt, die unserer Meinung nach unerlässlich sind. So können Sie die Verbindung zwischen der Baustelle und dem Büro stärken und alle Beteiligten auf den neuesten Stand bringen.

Kurz gesagt, das sind die 10 Punkte, die in jedem täglichen Fortschrittsbericht enthalten sein sollten:

• Datum: Das Datum, an dem der jeweilige Fortschrittsbericht geschrieben und eingereicht wird.
• Wetterbedingungen: Ein Überblick über die Wetterbedingungen auf der Baustelle.
• Bedingungen auf der Baustelle: Ein Überblick über die Bedingungen auf der Baustelle.
• Verfügbarkeit von Ressourcen: Informationen über die Arbeiter, Ausrüstung und Materialien, die an diesem Tag benötigt werden.
• Status der ausgeführten Arbeiten: Rückmeldungen über die an diesem Tag ausgeführten Arbeiten und den aktuellen Status des Projekts.
• Unterbrechungen oder Verzögerungen: Jegliche Unterbrechungen oder Verzögerungen, die die an diesem Tag durchgeführte Arbeit beeinträchtigt haben.
• Inventar-Checkliste: Eine Liste aller Bestandsposten und des zukünftigen Materialbedarfs.
• Risikoübersicht: Alle potenziellen Risiken, die sich auf zukünftige Arbeitstage auswirken könnten.
• Unfallbericht: Eine detaillierte Erklärung aller Unfälle, die sich an diesem Tag auf der Baustelle ereignet haben.
• Zusätzliche Kommentare und Anmerkungen: Alle zusätzlichen Kommentare oder Anmerkungen, die einen Einfluss auf die Entwicklung des Projekts haben.

3 Schritte, um einen Fortschrittsbericht ohne viel Verwaltungsaufwand zu schreiben

Ihre Teams zu vernetzen und dazu zu bringen, kritische Probleme sofort zu erkennen und Ihren Prozessen zu folgen, ist eine der wichtigsten Erfolgskomponenten für alle Bauprojekte.

Es wird deutlich, dass die Berichterstattung über den Baufortschritt viel Zeit und Liebe zum Detail erfordert. Es sollte mittlerweile jedoch auch jedem klar geworden sein, dass das mit den richtigen Tools und der richtigen Strategie viel schneller und effizienter erledigt werden könnte.

Mehr erfahren: Verwaltungsarbeit und endlose Meetings in der Baubranche vermeiden

Die Säulen, die für den Erfolg eines Bauprojekts verantwortlich sind, sind: Menschen, Tools und Prozesse. Wenn Sie die richtige Balance zwischen diesen drei Komponenten finden, steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Wege.

Doch wo fängt der lange Weg dieser Transformation an? Darüber brauchen Sie sich keine Sorgen mehr zu machen, denn im Folgenden finden Sie die drei Schritte, die Sie befolgen müssen, um den Verwaltungsaufwand beim Erstellen von Fortschrittsberichten zu reduzieren:

1. Automatisieren Sie Ihre Berichterstattung

Viele Projektmanager verlassen sich immer noch auf manuelle Berichte, wenn es um den Fortschritt ihrer vorausschauenden Planung, die letzten Inspektionen und sämtliche Aktivitäten auf der Baustelle geht. Dieser Ansatz ist jedoch extrem fehleranfällig und kann zu Unterbrechungen, Verzögerungen und sogar Streitigkeiten führen.

Wenn Sie dann noch die aktuellen Auswirkungen von COVID-19 berücksichtigen wollen, wird jedem schnell deutlich, warum die Baubranche eine neue Normalität und somit eine Digitalisierung der Fortschrittsberichte benötigt.

Mit den richtigen Tools und Prozessen sollte die Berichterstattung über die neuesten Updates auf der Baustelle nicht mehr als wenige Minuten in Anspruch nehmen. Alle Projektteams haben jederzeit Zugriff auf genau die Informationen, die sie benötigen, damit schnell die richtigen Entscheidungen getroffen werden können, um Verzögerungen zu vermeiden.

2. Nutzen Sie digitale und branchenspezifische Tools

Die Automatisierung der Fortschrittsberichterstattung ist der erste wichtige Schritt. Das allein reicht jedoch nicht aus. Die Verwendung der richtigen digitalen Lösung, um die Berichterstattung in Echtzeit und die Verknüpfung zwischen Masterplan und vorausschauender Planung zu ermöglichen, ist der nächste entscheidende Schritt.

Kostenloser Guide: Warum Sie komplexe Bauprojekte nicht mit WhatsApp und Excel verwalten können

Viele Projektmanager verlassen sich bei ihren täglichen Fortschrittsberichten auf Tools wie WhatsApp und Excel und denken, dass sie für diese Art von Arbeiten ideal geeignet sind. Leider ist das jedoch ein sehr riskanter Pfad, auf dem sie balancieren.

Diese Tools sind im Alltag zwar sehr nützlich, aber nicht dafür geeignet, ein komplexes Bauprojekt zu verwalten. Im Gegenteil, diese Tools fördern eine isolierte Kommunikation, da die kommunizierten Daten keine Verknüpfung zum Masterplan oder zum kurzfristigen Plan haben, wodurch Missverständnisse und Verzögerungen entstehen können.

3. Standardisieren Sie Ihre Systeme und Prozesse

Viele denken immer noch, dass jedes Bauprojekt einzigartig ist – mit anderen Zielen und Strategien. Das ist allerdings ein Irrglaube. Unabhängig von der Art des Projekts sind 80 % der Bauprozesse immer dieselben.

Jeder Projektmanager sollte darüber nachdenken, seine Systeme und Prozesse zu standardisieren, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Zusätzlich wissen auf diese Weise alle Projektteams zu jeder Zeit, was sie zu tun haben.

Kurz gesagt, durch die Standardisierung kann die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro erleichtert werden und Ihnen als Projektmanager Sicherheit bieten. Auch das Verantwortungsbewusstsein wird erhöht, da es durch die standardisierten Prozesse leichter wird, Fehlerquellen zu identifizieren und die richtigen Maßnahmen zu ergreifen.

Die Verwendung der richtigen Tools ist von entscheidender Bedeutung. Einzig und allein digitale Lösungen, die speziell für die Baubranche entwickelt wurden, können einen solchen Ansatz langfristig unterstützen.

Nur 35 % der Branche berichtet in Echtzeit über ihren Fortschritt

Basierend auf den Ergebnissen der Construction Digital Maturity Ladder (CDML) wird deutlich, dass nur 35 % der am Bau Beteiligten den Fortschritt in Echtzeit (13%) oder täglich (22%) melden.

Es wird schnell deutlich, warum die Bauindustrie eine der am wenigsten digitalisierten Branchen mit einer Effizienzrate von 30 % ist und 80 % der Bauprojekte mit Verzögerungen zu kämpfen haben. Jedes Projekt ist, einfach gesagt, eine Kette von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Interessengruppen. Die geringste Verspätung einer einzelnen Aufgabe kann also zu verheerenden Verzögerungen für das gesamte Projekt führen.

„Zusammenarbeit, Kommunikation und eine transparente Arbeitsweise sind von grundlegender Bedeutung, damit diese Industrie, mit einem Jahresumsatz von 10 Billionen Euro, sich so weiterentwickelt kann, wie sie es nötig hätte“, sagt Ulrik Branner, Geschäftsführer und Vorstand von LetsBuild.

Aus diesem Grund sollte die tägliche Fortschrittsberichterstattung datengesteuert werden und Sie sollten anfangen, sich auf die richtigen digitalen Technologien zu verlassen. Auf diese Weise wird die Branche in der Lage sein, digitale Lücken in funktionale Anforderungen umzuwandeln und eine ganz neue Ära einzuleiten.

Projekterfolg durch vernetzte Teams garantieren

Ihre Teams miteinander zu vernetzen und sie dazu zu bringen, kritische Probleme schnell zu erkennen und Ihre Prozesse zu verfolgen, gehören zu den wichtigsten Erfolgskomponenten für alle Bauprojekte.

Vor diesem Hintergrund ist es unerlässlich, sich für ein branchenspezifisches digitales Tool zu entscheiden, das Ihre Bemühungen unterstützt, Verzögerungen zu reduzieren, die Projektkommunikation zu verbessern und die pünktliche Fertigstellung zur Gewohnheit werden zu lassen.