Unterbrechungen schnell erkennen und Verzögerungen und Kostenüberschreitungen vermeiden

“Verläuft alles nach Plan?”

Diese Frage müssen Baustellenteams jeden Tag aufs neue beantworten und fast immer führt sie zu nicht enden wollenden Diskussionen und Missverständnissen. Es gibt leider mehr als nur einen Grund für diese problematische Realität.

Der Kern dieser Probleme scheint immer derselbe zu sein: Unterbrechungen, die nicht rechtzeitig an die verantwortlichen Personen kommuniziert werden. So befinden sich zwar oft alle Subunternehmer vor Ort, diese können dann aber nicht planmäßig mit ihren Arbeiten fortfahren, wodurch teure Verzögerungen und Budgetüberschreitungen entstehen.

Der Bauprozess ist eine zerbrechliche Kette von Aktivitäten und Ereignissen, die durch das kleinste Problem mit einem der einzelnen Glieder gestört werden und dadurch zu einer Reihe von Rückschlägen führen kann.

An dieser Stelle ist es erwähnenswert, dass 44% der Bauverzögerungen auf Unterbrechungen in der Entwicklungsphase eines Bauprojekts zurückzuführen sind. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass die Verringerung von Verzögerungen während der Ausführung das Hauptaugenmerk eines jeden Projektteams sein sollte, wenn es Budgetüberschreitungen vermeiden will.

Wenn wir etwas genauer hinsehen, werden wir feststellen, dass sich die vier Hauptfaktoren, die hinter diesen 44% stehen, wie folgt zusammensetzen:

• Verzögerungen aufgrund von Fehlern (44%)
• Verzögerungen aufgrund verspäteter Antwort an RFIs (20%)
• Änderung der Spezifikationen (18%)
• Schlechte Wetterbedingungen und andere Faktoren (18%)

Mit anderen Worten, Nacharbeiten und Rückmeldungen zur korrekten Ausführung einer Aufgabe nehmen mit dem Fortschreiten des Projekts immer mehr Zeit in Anspruch. Das ist wichtig zu wissen, denn wenn Sie den Ursprung des Problems erkannt haben, kann das die Baustellenteams dem Erfolg einen Schritt näher bringen.

Gängige Probleme eines Projektleiters

Dies sind die häufigsten Problemen, mit denen jeder Projektleiter, der mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet, zu kämpfen hat:

• Projektkomplexität: Bauprojekte werden immer komplexer, da eine Vielzahl von Parametern erforderlich ist, um sicherzustellen, dass ein Projekt ohne Unterbrechungen vorankommt. Erschwerend kommt hinzu, dass die Angebote wettbewerbsfähiger denn je sind, während die Pufferzeit von Aufgabe zu Aufgabe erheblich verkürzt wird.
• Ständiger Strom von Eskalationen: Kunden- und Management-Herausforderungen sind Teil des täglichen Lebens, da Sie sich ständig bemühen müssen, Probleme in letzter Minute zu lösen und den Grund für Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen zu finden.
• Mangelnde Standardisierung: Es gibt kein koordiniertes Vorgehen über alle Ihre Projekte hinweg, was bedeutet, dass es Ihnen an einem klaren Überblick über die einzelnen Projekte mangelt. Jedes Projekt ist anders und je größer das Projekt ist, desto komplexer ist es zu kontrollieren und zu verwalten.
• Kultur der Schuldzuweisung: Es ist immer jemand anderes schuld. Die Kultur der Schuldzuweisungen zu bekämpfen und ein genaues Bild vom Projektfortschritt zu haben, machen es Ihnen und Ihrem Team möglich, die richtigen Entscheidungen zu priorisieren. In vielen Fällen versuchen die Projektteams, die Schuld weiter unten in der Wertschöpfungskette zu suchen, um mögliche Folgen zu umgehen. So müssen Sie als Projektleiter, der gegen die unendliche Welle von Unterbrechungen ankämpft, versuchen herauszufinden, was schief gelaufen ist und was anders gemacht werden kann.
• Zögerliche Annahme: Sie haben im Laufe der Zeit sicherlich schon mit verschiedenen digitalen Tools und Planungsansätzen experimentiert (z.B. Lean Planning). Damit diese Initiativen erfolgreich sein können, ist die Annahme durch die Arbeiter auf der Baustelle und im Büro erforderlich. Andernfalls werden Ihre Teams früher oder später zu ihren alten Gewohnheiten zurückkehren, was Sie Zeit und Ressourcen kostet.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit all dem nicht allein sind. Es gibt viele Manager, die Ihre Frustrationen teilen und die Art und Weise ihrer Projektverwaltung ändern wollen. Wir alle wissen aber, dass die schnelle Lösung kritischer Probleme der Schlüssel ist, um Projekte termingerecht fertigzustellen.

Unterbrechungen ohne Verzögerungen oder Budgetüberschreitungen melden

Inzwischen ist es offensichtlich, dass Ihr Projekt, egal wie sehr Sie sich bemühen und wie gut Ihr Team ist, immer noch in Gefahr ist, wenn Sie nicht den richtigen Rahmen schaffen, um Probleme direkt zu erkennen und der Spirale ineffektiver Kommunikation zu entkommen.

Auf der anderen Seite ist auch klar, dass Sie mit der richtigen Strategie die Möglichkeit haben, die Arbeitsweise Ihres Teams drastisch zu verbessern.

Am Ende des Tages läuft alles auf drei Faktoren hinaus: Menschen, Prozesse und Tools. Wenn diese drei Elemente kombiniert zum Einsatz kommen, werden Sie in der Lage sein, kritische Probleme schneller zu erkennen und zu lösen, bevor sie zu einer Bedrohung für Ihr Projekt und damit für Ihr gesamtes Unternehmen werden.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Einführung in die vier Hauptschritte, die es Ihnen ermöglichen, Unterbrechungen zu vermeiden und Ihre Projekte termingerecht fertigzustellen. Sie sind Teil unseres Rahmenplans von LetsBuild und basieren auf realen Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit einigen der größten Akteuren in der Baubranche:

1. Die Macht der Gewohnheit überwinden

Bei einem durchschnittlichen 10-Millionen-Euro-Projekt wird mit etwa 600 Unterbrechungen pro Jahr gerechnet. 25% dieser Unterbrechungen bleiben meist ungelöst und für alle anderen werden schätzungsweise je 7 Tage aufgewendet.

Diese Zahlen sind enttäuschend und identifizieren das Kernproblem, mit dem die Baubranche zu kämpfen hat: Probleme werden nicht schnell genug gelöst. Einer der Gründe dafür ist, dass die Industrie immer noch auf veraltete Gewohnheiten setzt.

Die termingerechte Fertigstellung sollte zur Norm in der gesamten Branche werden, wenn wir wirklich einen Unterschied sehen wollen. So werden Sie in der Lage sein, Aktualisierungen auf der Baustelle in Echtzeit zu kommunizieren und sofort darauf zu reagieren, anstatt in veralteten Plänen und endlosen E-Mail-Threads unterzugehen.

2. Schnellere Entscheidungsfindung

In vielen Fällen muss ein Projektmanager oder Projektleiter mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Es versteht sich von selbst, dass jedes dieser Projekte mit zahlreichen Aktualisierungen und Informationsanfragen einhergeht.

Sie müssen Ihren Baustellen- und Büroteams die richtigen Tools zur Verfügung stellen, damit sie die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, ohne Probleme selbstständig abschließen können. Denn wenn Ihr Feedback für jede einzelne Aufgabe notwendig ist, kommt es schnell zu einem zeitlichen Engpass.

Eine zuverlässige digitale Lösung könnte hilfreich sein, es den Projektmitarbeitern zu erleichtern, die richtigen Informationen sofort an die richtigen Personen weiterzuleiten. Einfach ausgedrückt: Eine einfachere Berichterstattung führt zu schnelleren Entscheidungen.

3. Überarbeitete Berichterstattungsprozesse

Viele denken, dass jedes Projekt anders ist und Prozesse, die bei einem Projekt erfolgreich waren beim nächsten nicht funktionieren werden. Das stimmt jedoch nicht ganz. Ihre Projekte mögen sich zwar grundlegend unterscheiden, aber die Kommunikation von Problemen ist immer die gleiche.

Es ist kein Geheimnis, dass die herkömmliche Methode der Kommunikation heutzutage nicht mehr funktioniert. Denn Projektleiter verschwenden den Großteil Ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte zu erstellen, anstatt sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

In den meisten Fällen bieten diese Berichte nicht einmal einen Mehrwert für das Projekt, da Sie oft bereits zum Zeitpunkt der Erstellung veraltet sind. Genau aus diesem Grund ist ein datengesteuerter Berichterstattungsprozess erforderlich, bei dem alle Projektbeteiligten ihr Feedback sofort in Echtzeit kommunizieren können.

“Unser Programm wird direkt auf der Baustelle aktualisiert. Das bedeutet, dass der Supervisor uns die Informationen von der Baustelle aus zur Verfügung stellt. Wir bekommen also Fotos und Updates. Dadurch kann das Team mehr Eigenverantwortung übernehmen und wir erhalten Transparenz für das gesamten Baustellenteam,” sagt Matt Ghinn, Projektleiter bei VolkerFitzpatrick, nachdem er den Berichterstattungsprozess des Unternehmens mithilfe von LetsBuild digitalisiert hat.

4. Ständig an der Implementierung arbeiten

Sie als Leiter sind für mehrere Projekte und Teams verantwortlich. Sie wissen, dass eine termingerechte Lieferung mit der Einhaltung des Budgets einhergeht. Vor allem, wenn wir berücksichtigen, dass eine 77%ige Korrelation zwischen Zeitverzögerungen und Kostenüberschreitungen (bei europäischen Projekten) besteht.

Ein neuer Ansatz für die Fortschrittsberichterstattung ist daher mehr als notwendig. Es ist an der Zeit, mit der Umsetzung eines digitalen Prozesses zu beginnen, der es jedem in Ihrem Unternehmen ermöglicht, die neuesten Aktualisierungen zu seinen Aufgaben über seinen Laptop oder sein mobiles Gerät zu kommunizieren.

Natürlich ist die digitale Transformation Ihres Unternehmens ein langer und harter Weg. Daher ist es immer ratsam, einen Experten an Bord zu holen, der Erfahrung mit der Implementierung hat. Nur dann können Sie sicher sein, dass Sie Fehler vermeiden und auf dem richtigen Weg sind.