Verbessern Sie Ihre QHSE Balanced Scorecard

In Managementsystemen sind Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt sehr wichtige Aspekte und Themen. Zur kontinuierlichen Verbesserung von Qualität, Effizienz und Systemen wurden Balanced Scorecards zum Leistungsvergleich der HSE Performance eingeführt. Da es nicht nur eine einzige Kennzahl für die QHSE Leistung gibt, ist ein Reihe von Kennzahlen erforderlich. Diese Balanced Scorecard liefert Informationen über Aktivitäten in den Bereichen Qualität, Gesundheit, Sicherheit und Umwelt.

Beispielsweise verwenden Unternehmen ausschließlich Statistiken über Verletzungen und Krankheiten, um ihre Leistung im Bereich Gesundheit und Sicherheit zu messen. Die britische Health and Safety Executive wies allerdings darauf hin, dass diese Vorgehensweise viele Probleme birgt, da es keinen notwendigen Zusammenhang zwischen der Statistik der Arbeitsunfälle und der Kontrolle der Gefahren schwerer Unfälle gibt.

Verletzungsstatistiken spiegeln nur die Ergebnisse und nicht die Ursachen wider. Dabei kann nicht oft genug betont werden, dass proaktive oder vorgelagerte Leistungsmessungen erforderlich sind. Dies führt zu konkreten Messwerten wie der Anzahl der Schulungen oder Inspektionen.

Der Ansatz der Balanced Scorecard zielt darauf ab, dem Fehlen eines systematischen Ansatzes für die Herleitung von QHSE Maßnahmen und deren Verknüpfung mit dem Risikokontrollprozess zu begegnen. Sie bieten einen Rahmen zur effektiven Messung der Qualitäts-, Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltleistung – um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ressourcen effektiv einsetzen.

Dieser Artikel veranschaulicht eine Methodik, die QHSE Funktionen systematisch mit Unternehmensfunktionen in den Betriebsablauf und deren Leistungsmessung integriert. Da dies auf dem HSE Guide to Measuring Health and Safety Performance basiert, wird dieser Artikel Gesundheits- und Sicherheitsfragen zur Veranschaulichung der Konzepte verwenden, aber beachten Sie, dass diese auch für andere QHSE Funktionen gelten.

Warum müssen wir die Leistung messen?

Um diese schwierige Frage zu beantworten, haben wir die Antworten für Sie kategorisiert, wie sie auch in den HSE Richtlinien zusammengefasst sind (leicht bearbeitet):

1. Um Informationen über den Fortschritt und den aktuellen Stand Ihrer Strategien, Prozesse und Aktivitäten zur Kontrolle der Risiken für Ihr QHSE zu erhalten. Die aus Ihrer Leistungsmessung gewonnenen Informationen unterstützen Ihren Betrieb und die Entwicklung Ihres QHSE Systems als Kontrolle der Risiken durch:

• Bereitstellung von Informationen über den Betrieb Ihres Systems
• Identifizierung von Bereichen und Aspekten, in denen Mangelbeseitigung erforderlich ist
• Schaffung einer Basis für kontinuierliche Verbesserung
• Feedback und Motivation

Denken Sie daran, dass eine effektive Leistungsmessung Informationen über das Niveau Ihrer Leistung und die Gründe für die Leistung als solche liefert. Wenn die gewonnenen Informationen keineswegs dazu verwendet werden können, die Grundlage Ihrer Leistung zu verstehen, sind sie nutzlos.

2. Um sich ein vollständiges Bild von der QHSE Leistung Ihres Unternehmens zu machen. Das sind die Fragen, die Ihre Leistungsmessung anstreben sollte:

• Wo stehen wir im Verhältnis zu unseren QHSE Zielen?
• Wie sieht es mit der Kontrolle von Gefahren und Risiken aus?
• Wie sind wir im Vergleich mit der Konkurrenz aufgestellt?
• Warum sind wir dort, wo wir sind?
• Werden wir mit der Zeit besser oder schlechter?
• Ist unser QHSE Management effektiv (tun wir die richtigen Dinge)?
• Ist unser QHSE Management zuverlässig (tun wir die Dinge konsequent richtig)?
• Steht unser QHSE Management in einem angemessenen Verhältnis zu unseren Gefahren und Risiken?
• Ist unser QHSE Management effizient?
• Ist das QHSE Management System in allen Bereichen des Unternehmens effektiv?
• Unterstützt unsere Arbeitskultur unser QHSE System, gerade im Hinblick auf konkurrierende Anforderungen?

Stellen Sie diese Fragen in allen Ihren verschiedenen Führungsebenen und in Ihrem gesamten Unternehmens. Ziel ist es, einen vollständigen Überblick über die QHSE Leistung Ihres Unternehmens zu erhalten.

3. Um Ihnen bei der Entscheidungsfindung zu helfen. Ihre Leistungsmessung hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung der folgenden Aspekte:

• Wo stehen Sie im Vergleich zu wo Sie stehen wollen?
• Welche Fortschritte sind unter den gegebenen Umständen notwendig und sinnvoll?
• Kann dieser Fortschritt unter bestimmten Einschränkungen (z.B. Ressourcen oder Zeit) erreicht werden?
• Wie kann dieser Fortschritt erzielt werden?
• Prioritäten und effektive Nutzung der Ressourcen

4. Um auf die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse in Ihrem Unternehmen einzugehen. Informationen, die aus Ihrer QHSE Leistungsmessung hervorgehen, werden von Ihrem QHSE Team benötigt – dazu gehören Ihre Vorgesetzten, Senior Manager, QHSE Profis sowie Mitarbeiter und Vertreter. Diese Personen benötigen spezifische Informationen zu ihrer Position und ihren Verantwortlichkeiten innerhalb des QHSE Systems. Es sollte eine Gesamtharmonie in Ihrem Messansatz geben, so dass die einzelnen Aktivitäten auf den gesamten Rahmen der Leistungsmessung abgestimmt sind. Es sollten hierarchische Maßnahmen festgelegt werden, um die gesamte Organisationsstruktur widerzuspiegeln.

Auch wenn Ihr Hauptaugenmerk bei der Leistungsmessung darauf gerichtet ist, interne Anforderungen zu erfüllen, ist die Möglichkeit, Ihren externen Interessengruppen nachzuweisen, dass Sie über ein System zur Kontrolle von QHSE Risiken verfügen, immer von Vorteil.

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Was sollte mein Unternehmen messen?

In diesem Teil werden wir die Beantwortung der Frage mit Hilfe von Gesundheits- und Sicherheitsfunktionen veranschaulichen. Eine effektive Risikokontrolle im Gesundheits- und Sicherheitsmanagement basiert auf einem effektiven Managementsystem, das anhand dieser HSE-Kennzahl veranschaulicht wird:

Für diese Art von Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystem gibt es drei Kontrollstufen (HSE, 2001):

• Stufe 3 – wirksame Vorsichtsmaßnahmen am Arbeitsplatz, die getroffen und aufrechterhalten werden, um Personenschäden an der Gefahrenstelle zu vermeiden.
• Stufe 2 – Risikokontrollsysteme (RCS): die Grundlage dafür, dass angemessene Vorsichtsmaßnahmen am Arbeitsplatz getroffen und aufrechterhalten werden.
• Stufe 1 – die Schlüsselelemente des Managementsystems für Gesundheit und Sicherheit: die Verwaltungsvereinbarungen (einschließlich Pläne und Ziele), die für die Organisation, Planung, Kontrolle und Überwachung der Konzeption und Durchführung von RCS erforderlich sind.

Und um die Frage „Was ist unsere Gesundheits- und Sicherheitsleistung“ effektiv zu beantworten, sollte die Messung alle in der obigen Abbildung dargestellten Elemente umfassen. Sie sollte auf einem ausgewogenen Ansatz beruhen, der die folgenden Aspekte kombiniert (HSG 65, 2001):

• Input: Überwachung des Umfangs, der Art und der Verteilung von Gefahren, die durch die Aktivitäten der Organisation entstehen – Maßnahmen zur Ermittlung der Gefahrenbelastung;
• Prozess: Aktive Überwachung der Angemessenheit, Entwicklung, Implementierung und Einführung des Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystems und der Aktivitäten zur Förderung einer positiven Gesundheits- und Sicherheitskultur – Erfolgsmaßnahmen; und
• Ergebnisse: Reaktive Überwachung von negativen Auswirkungen, die zu Verletzungen, Krankheit, Verlust und Unfällen führen, mit der Gefahr, Verletzungen, Krankheit oder Verlust zu verursachen – Maßnahmen für Ausfälle.

Die Gefahrenbelastung messen

Jede Tätigkeit kann zu Gefahren führen, die in ihrer Art und Bedeutung variieren. Die Gefahrenbelastung bestimmt dabei die zu beherrschenden Risiken. Um die Gefahrenbelastung (Umfang, Art, Verteilung und Bedeutung der Gefahren) zu messen, müssen Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Welche Gefahren sind mit unseren Aktivitäten verbunden?
• Welche Bedeutung haben die Gefahren (hoch/niedrig)?
• Wie unterscheiden sich Art und Bedeutung der Gefahren in den verschiedenen Bereichen unserer Organisation?
• Wie unterscheiden sich Art und Bedeutung der Gefahren im Laufe der Zeit?
• Gelingt es uns, Gefahren zu beseitigen oder zu reduzieren?
• Welche Auswirkungen haben Veränderungen in unserem Unternehmen auf die Art und Bedeutung von Gefahren?

Das (Q)HS(E) Management System messen

Ihr Gesundheits- und Sicherheitsmanagementsystem (oder QHSE Management System) wandelt unkontrollierten Gefahren in kontrollierte Risiken um. Zu den Schlüsselelementen gehören:

• Richtlinien
• Organisation
• Planung und Umsetzung
• Leistungsmessung
• Audits und Inspektionen

Beachten Sie, dass Ihr Leistungsmesssystem jedes Element Ihres HSE Management Systems  abdecken sollte.

Fehler messen (auch reaktive Überwachung genannt)

Diesen Aspekt werden wir hier nicht weiter ausführen, aber SIe finden weitere Details in den HSE Richtlinien.

Gesundheits- und Sicherheitskultur messen (oder die gesamte QHSE)

Eine positive QHSE Kultur kann durch die folgenden Aktivitäten gemessen werden:

• Kontrolle
• Kommunikation
• Zusammenarbeit
• Kompetenz

Fortschritt mit Plänen und Zielen messen

Eine effektive Fortschrittsmessung des QHSE Plans sollte auf „SMART“-KPIs (Key Performance Indicators) und OKRs (Objective and Key Results) basieren.

• Spezifisch
• Messbar
• Erreichbar
• Realistisch/Relevant
• Zeitlich begrenzt

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Managementvereinbarungen und Risikokontrollsysteme messen

Die Messung von Verwaltungsvereinbarungen und Risikokontrollsystemen (die Ebenen 1 und 2 von Abbildung 1) sollte drei Aspekte umfassen:

• Fähigkeit
• Compliance (Umsetzung)
• Einsatz

Vorsichtsmaßnahmen am Arbeitsplatz messen

Das Ergebnis des Risikokontrollsystems ist eine geeignete Arbeitsplatzvorsorge (Stufe 3 in Abbildung 1) am Ort der Risikoaktivität. Die Messung der Compliance liefert Informationen, um festzustellen, ob Vorkehrungen am Arbeitsplatz getroffen wurden, funktionieren und wirksam sind. Dies ist im Wesentlichen ein Vergleich mit einem definierten Standard und berücksichtigt die Vorsichtsmaßnahmen am Arbeitsplatz unter den vier P’s: Premises/ Places (Räumlichkeiten), Plant/Equipment (Anlagen und Materialien), Procedures (Verfahren) und People (Personen):

Wann sollten wir messen?

Die Messung von QHSE Indikatoren ist eine kontinuierliche Aktivität und ein fortlaufender Prozess. Hier ist eine Zusammenfassung der Faktoren, die Sie bei der Planung Ihrer Messaktivitäten berücksichtigen sollten:

1. Geeignete Intervalle, um sicherzustellen, dass geplante Meilensteine erreicht werden.
2. Das Potenzial für einen zeitlichen Wechsel von einem Zustand in einen anderen.
3. Die relative Bedeutung der Aktivität oder besondere Vorsichtsmaßnahmen im Verhältnis zur Gesamtrisikokontrolle.
4. Gesetzlich vorgeschriebene Überwachungsintervalle einhalten.
5. Wenn es Anhaltspunkte für einen Verstoß gibt
6. Wenn es Anhaltspunkte für die Einhaltung gibt
7. Die relative Häufigkeit und Zeit, zu der eine bestimmte Aktivität stattfindet.

Wer sollte messen?

Wie bereits erwähnt, muss die QHSE Leistung auf jeder Führungsebene Ihres Unternehmens gemessen werden. Auf Unternehmensebene sollten Sie entscheiden, wie Sie diese Verantwortlichkeiten für alle Arten der Überwachung auf allen Ebenen Ihrer Managementkette verteilen. Ihre Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, den Fortschritt der Pläne und Ziele sowie die Einhaltung der Normen, Aktivitäten und Aufgaben zu überwachen, die ihren zuständigen Mitarbeitern zugewiesen wurden.

Wie wird gemessen?

Durch die Messung der QHSE Leistung können erforderliche Informationen und Daten auf folgende Weise erfasst werden:

1. Direkte Beobachtung von Bedingungen und Verhalten der Personen (Inspektionen)
2. Mit Menschen sprechen, um Fakten und ihre Erfahrungen sowie ihre Ansichten und Meinungen zu sammeln.
3. Schriftliche Berichte, Dokumente und Aufzeichnungen

Ihr praktischer Leitfaden für eine Balanced Scorecard

1. Schlüsselprozesse identifizieren.
2. Die wichtigsten Managementvereinbarungen und Risikokontrollsysteme analysieren, um ein Flussdiagramm Ihrer Prozesse zu erstellen.
3. Kritische Maßnahmen für jedes Ihrer Managementkonzepte und Ihr Risikokontrollsystem identifizieren. Betrachten Sie diese Fragen:

• Welches Ergebnis wollen wir?
• Wann wollen wir es erreichen?
• Woher wissen wir, ob wir das gewünschte Ergebnis erreicht haben?
• Was wird von den Menschen erwartet?
• Was benötigen sie, um die Erwartungen zu erfüllen?
• Wann sollten sie es tun?
• Welches Ergebnis soll erzielt werde ?
• Woher wissen wir, dass die Menschen das tun, was sie tun sollen?

1. Eine Basislinien für Ihre Maßnahmen festlegen.
2. Ziele für Ihre Maßnahmen festlegen.
3. Der Datenerfassung und -analyse Personen zuweisen.
4. Ihre tatsächliche Leistung mit Ihrem Ziel vergleichen.
5. Entscheidung über Korrekturmaßnahmen treffen.
6. Ihre Maßnahmen überprüfen.

Hier ist ein Beispiel für eine HSE Balanced Scorecard (Health and Safety Executive, 2005). Für das gesamte Dokument folgen Sie bitte dem Link.

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