Vorausschauende Planung: Verfügen Sie über die richtigen Tools, um auf Kurs zu bleiben?

Eine dreiwöchige Vorausplanung (auch bekannt als 3-6-Wochen-Planung) sollte integraler Bestandteil eines jeden Bauprojekts sein, unabhängig von seiner Art oder Größe. Die Hauptfunktion einer solchen Planung besteht darin, die Teams bei der Vorbereitung der Ziele und Aktivitäten des Projekts für die nächsten drei bis sechs Wochen zu unterstützen.

Mit anderen Worten, sie ermöglicht es den Projektmitarbeitern, ein gutes Verständnis dafür zu bekommen, welche Materialien als Nächstes bestellt werden müssen, welche Aufgaben erledigt und/oder überprüft werden sollten und ob es Nichtkonformitäten gibt, die zu beachten sind. Jede dieser Aktionen ist für sich genommen ein eigenständiger Arbeitsablauf, der sorgfältig mit dem Masterplan verknüpft werden muss, damit alles reibungslos abläuft. 

Vorausschauende Pläne sind untrennbar mit dem Masterplan verknüpft und jede Änderung kann direkten Einfluss auf den Fortschritt des gesamten Projekts haben.

So kann zum Beispiel die kleinste Verzögerung bei einer einzelnen Aktivität auf der Baustelle dazu führen, dass Subunternehmer Wochen auf der Baustelle verbringen, ohne die ihnen zugewiesenen Arbeiten ausführen zu können. Auf diese Weise kann es zu ernsthaften Verzögerungen kommen, die Rechtsstreitigkeiten und Budgetüberschreitungen mit sich ziehen können.

Aus diesem Grund ist eine nahtlose Zusammenarbeit über die gesamte Lieferkette hinweg unerlässlich. Alle Beteiligten müssen in der Lage sein, sich in Echtzeit auszutauschen und auf genaue Daten zu verlassen, um schnell intelligente Entscheidungen treffen zu können.

Um das zu erreichen, benötigen alle Mitarbeiter Zugang zu einem Live-Programm und den richtigen Tools. Und genau hier fängt für viele Projektmanager und -leiter das Problem an.

Um etwas Licht ins Dunkel darüber zu bringen, wie Projektteams ihre Vorausplanung auf Kurs halten können, stellen wir Ihnen im Folgenden drei entscheidende Fragen vor, die alle Projektmanager berücksichtigen müssen, um den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu garantieren.

3 wichtige Fragen, die sich alle Projektmanager stellen sollten 

Die Digitalisierung Ihrer Systeme und Prozesse allein ist kein Allheilmittel für alle Ihre Probleme. Es gibt bestimmte Schritte, die unternommen und bestimmte Fragen, die gestellt werden müssen, damit Sie zukünftig Verzögerungen besser bewältigen, Fehler vermeiden und weniger Zeit für kostspielige Verwaltungsaufgaben verschwenden. Im Folgenden finden Sie drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie mit der Arbeit an Ihrer Vorausplanung beginnen: 

Kann ich weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verschwenden?

Viele Arbeiter in der Baubranche verschwenden fast 40 % ihrer Zeit damit, Aktualisierungen nachzujagen, unendlich viele Berichte zu erstellen und an endlosen Meetings teilzunehmen. Das Schlimmste daran ist, dass sie zu glauben scheinen, dass dies Teil des Jobs ist.

Eigentlich sollte es jedoch ganz anders sein. Sie sollten Ihre Zeit nicht damit verbringen, Berichte zu erstellen, die ganz einfach automatisch erstellt werden könnten oder mehrere Quellen nach wichtigen Informationen zu durchsuchen, anstatt eine einzige und stets aktualisierte Datenquelle zu nutzen.

Hinzu kommen die endlosen Meetings, die oft länger als nötig dauern, nur weil viele der Teilnehmer keinen Zugriff auf die nötigen Projektinformationen haben. So entsteht Misstrauen innerhalb der Teams und die Kultur der Schuldzuweisungen in der gesamten Lieferkette wird verstärkt.

Unter solchen Umständen wird Mikromanagement zu einem Teil der täglichen Realität, was zu noch mehr Verwaltungsarbeit und schlechten Beziehungen zwischen allen Beteiligten führt.

Wenn Sie das nächste Mal einen vorausschauenden Plan ausarbeiten, sollten Sie sich deshalb folgende Frage stellen: Kann ich weniger Zeit für meine administrativen Aufgaben verschwenden? Die Antwort auf diese Frage wird höchstwahrscheinlich „ja“ lauten und den Weg für eine neue Art der Arbeit und Verwaltung Ihrer Projekte ebnen. Schließlich arbeiten Sie nicht in der Baubranche, um den ganzen Tag in Meetings zu verbringen, sondern um der Gesellschaft etwas zurückzugeben.      

Wurden meine Tools speziell für die Baubranche entwickelt?

Das ist die zweite Frage, die Sie sich stellen müssen, wenn Sie die Produktivität Ihrer Projekte steigern und eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Vorausplanung garantieren wollen. 

Projektleiter neigen oft dazu zu glauben, dass die Tools, die sie verwenden, perfekt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und dafür gemacht sind, mit verschiedenen Interessengruppen an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Meistens sieht die Wahrheit jedoch ganz anders aus.

Insbesondere, wenn es sich um Tools wie WhatsApp, E-Mails oder Excel handelt, die nicht speziell für die Baubranche entwickelt wurden. Solche Tools mögen für den persönlichen Gebrauch sehr nützlich sein, aber nicht für die Baubranche. Betrachten wir diese Tools aus einem analytischen Blickwinkel:

• Sie werden nicht in Echtzeit aktualisiert, wodurch oft mit veralteten Informationen gearbeitet wird.
• Die durch das Tool kommunizierten Daten sind nicht mit dem Masterplan verknüpft. Mit anderen Worten: Die Daten sind statisch.
• Die Informationen sind über viele verschiedene Plattformen verstreut, was den Berichterstattungsprozess zu einem Albtraum macht.
• Sie sind nicht dazu gedacht, internen und externen Interessengruppen eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, wodurch nicht alle Teams auf der Baustelle in Kontakt stehen können.

Es wird deutlich, dass die Verwendung von falschen Tools Ihre Vorausplanung erheblich beeinträchtigen kann. Ihre Teams erhalten keinen Echtzeit-Einblick in das Projekt und es gibt keine Klarheit darüber, wer für was verantwortlich ist. So kommt es zu einem langsamen und dysfunktionalen Entscheidungsfindungsprozess.

Denken Sie also beim nächsten Mal sorgfältig über diese Frage nach. Andernfalls können Sie schneller als gedacht die Kontrolle über Ihr eigenes Projekt verlieren.

Kann ich mehr standardisieren?

Die nächste große Frage ist die nach der Standardisierung. Sie denken vielleicht, dass sich alle Bauprojekte in Zweck und Größe unterscheiden, sodass eine Standardisierung nicht immer eine Option ist. Das ist so aber nicht ganz richtig.

80 % des Bauprozesses ist immer gleich, unabhängig von der Art des Projekts. Daher ist die Standardisierung Ihrer Planung, Zusammenarbeit und Bauprozesse eine sinnvolle Option. Noch wichtiger ist, dass dadurch viel Druck von Ihnen genommen wird und Sie kritischen Problemen vorbeugen oder sie in einem frühen Stadium erkennen können.

Gerade weil es auf der Baustelle eine hohe Anzahl von Subunternehmern und verschiedenen externen Arbeitern gibt, ist es besonders wichtig, dass jeder einem klar definierten Workflow folgt. 

Natürlich ist die Einführung eines neuen Systems und Prozesses in dieser Phase eine große Herausforderung, aber das ist kein Grund aufzugeben. Wenn Ihre Teams mit einem Smartphone und Online-Banking umgehen können, dann sollten sie auch in der Lage sein, ein digitales Tool zu bedienen, das ihre Arbeitsweise strukturiert und Frustrationen minimiert. Zuerst müssen sie aber den Mehrwert eines solchen Tools verstehen, damit sie sich von ihren alten Gewohnheiten losreißen. Und hier kommt die Frage “Kann ich mehr standardisieren?” ins Spiel. Standardisieren Sie nicht der Technologie zuliebe, sondern Ihres Teams zuliebe, damit Sie Ihre vorausschauende Planung und somit Ihr gesamtes Projekt absichern können.

Ihre Tools sollten mehr als nur “ganz gut” sein

Wenn Sie sich die drei oben genannten Fragen gestellt haben, sind Sie der Konkurrenz bereits einen Schritt voraus. Doch das ist erst der Anfang. “Ganz gut” zu sein sollte nicht Ihr Ziel sein.

Mit einem “ganz guten” Tool wie WhatsApp oder Excel werden Sie Ihre Projekte auch abschließen können. Dabei werden jedoch die wahren Kosten, die damit einhergehen, noch nicht berücksichtigt, denn auf lange Sicht kann sich dies als eine ziemlich kostspielige Entscheidung erweisen.

Im Folgenden finden Sie deshalb einige Tipps, die Sie bei der Suche nach einem passenden Tool für Ihre Vorausplanung berücksichtigen sollten: 

• Das Tool sollte eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen und alle Projektaktualisierungen in Echtzeit mit dem Gesamtplan synchronisieren.
• Das Tool sollte mit einer einzigen Informationsquelle arbeiten, damit alle immer auf dem neuesten Stand sind und Berichterstattungsprozesse automatisiert werden können.
• Das Tool sollte einen detaillierten und stets aktuellen Audit-Trail bieten, der es allen Projektbeteiligten ermöglicht, zu sehen, was in der Vergangenheit geschehen ist. Das kann Sie auch vor Rechtsstreitigkeiten schützen, die den Fortschritt Ihres Projekts gefährden könnten.
• Alle Anwendungen sollten über die gleiche Plattform verlinkt sein. Hören Sie auf, für Berichte von Baustelle zu Baustelle zu rennen.
• Das Tool sollte benutzerfreundlich sein, um eine schnelle Annahme zu fördern
• Und nicht zuletzt sollte das Tool bauspezifisch sein. Wählen Sie Tools, die mit der Baubranche im Hinterkopf entwickelt wurden.

All dies sind nur einige der Parameter, die Sie berücksichtigen müssen. Um Ihnen dabei zu helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Kommunikation rund um Ihre Vorausplanung zu verbessern, haben wir einen detaillierten Leitfaden entwickelt, der erklärt, wie Sie Ihre Projekte budget- und termingerecht abschließen können.

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