Warum Sie komplexe Bauprojekte nicht mit WhatsApp und Excel verwalten können

Auf die eine oder andere Weise haben wir fast alle schon einmal WhatsApp verwendet, um mit Freunden, Familie und Kollegen zu kommunizieren. Die einfache Anwendung und die Möglichkeit mit nur wenigen Klicks Nachrichten, Fotos und Videos zu teilen, machen die App so beliebt.

Jeder Nutzer ist entweder Teilnehmer oder Administrator einer WhatsApp-Gruppe, wobei je nach Mitgliedern und Zweck der Gruppe anders kommuniziert werden kann. Dafür bietet WhatsApp unterschiedliche Transparenzebenen, die den Bedürfnissen der Benutzer nach personalisierten Kommunikationsflüssen entsprechen.

Aber wie sieht es mit der Nutzung von WhatsApp während Ihrer Bauprojekte aus? Ist das eine gute Idee? Die Antwort lautet ganz klar Nein. Und genau das werden wir im Folgenden näher erläutern:

1. WhatsApp wurde nicht für die Baubranche entwickelt

In erster Linie ist WhatsApp kein Tool, das für die Baubranche entwickelt wurde. Daher entstehen eine Reihe von Herausforderungen, wenn Sie versuchen, sich auf dieses digitale Tool zu verlassen, um Ihre 3-6-wöchige Planung mit dem Gesamtprojektplan zu verknüpfen.

Viele Akteure in der Baubranche greifen auf Plattformen wie Excel und WhatsApp zurück, um Echtzeit-Updates über laufende Aufgaben und Projekte zu erhalten. Beispielsweise exportieren sie ihren P6-Plan in Excel und versuchen, ihn rechtzeitig an ihre Baustellenteams weiterzuleiten, um den Fortschritt kontrollieren und verfolgen zu können. Das führt dazu, dass sie nach und nach die Kontrolle über ihre Aufgaben verlieren, da ihnen nicht alle Informationen über den Projektstatus zur Verfügung stehen.

Infolgedessen steigen die Kosten, und die Projektleiter befinden sich in einer Situation, in der sie möglicherweise den ganzen Sonntag damit verbringen müssen, Fortschrittsberichte für Kundenbesprechungen vorzubereiten.

2. Über WhatsApp geteilte Daten sind statisch

Alle Daten, die Sie über WhatsApp teilen sind statisch und bieten keinerlei Kontext, den Projektteams zur Planung und Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben benötigen. Wenn Sie sich für Ihre Berichterstattungs- und Kontrollprozesse für die Verwendung von WhatsApp entscheiden, müssen Sie also früher oder später jemanden einstellen, der sich allein darauf konzentriert, die Informationen aus der Plattform zu extrahieren, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Dieser Ansatz wird schnell zu einer manuellen und zeitintensiven Methode, der Sie schließlich dazu zwingt, an veralteten Zeitplänen zu arbeiten, während Sie in endlosen Fragmenten wichtiger Informationen ohne Kontext oder Verknüpfung zu den entsprechenden Aufgaben untergehen.

3. WhatsApp ist nicht auf Zusammenarbeit ausgelegt

Angesichts der Tatsache, dass viele Beteiligte in der Baubranche immer noch mit Stift und Papier oder endlosen E-Mail-Unterhaltungen arbeiten, überrascht es nicht, dass WhatsApp für einige bereits eine Verbesserung darstellt, da Feedback und Updates mit dem Rest des Teams ausgetauscht werden können.

Die Wahrheit ist jedoch, dass WhatsApp nicht für die Zusammenarbeit innerhalb einer dynamischen Umgebung geeignet ist, in der kritische Probleme in Echtzeit angezeigt und behoben werden müssen. Das Fehlen von Kontext und Verantwortlichkeiten rund um die gesammelten Daten zieht einen enormen Zeitaufwand für Projektleiter und -manager mit sich.

So entstehen oft Engpässe für Ihre Projekte, da sie nicht über alle Informationen für eine adäquate Entscheidungsfindung verfügen.

4. Fehlende Verantwortlichkeiten

Es ist kein Geheimnis, dass das Bauwesen mit einer Kultur der Schuldzuweisungen zu kämpfen hat. Der Einsatz von WhatsApp kann dieses Verhalten verstärken und dazu führen, dass Beteiligte nicht alle Informationen auf einmal teilen, da sie nicht für Abweichungen des ursprünglichen Plans verantwortlich gemacht werden wollen.

Diese fehlende Transparenz erschwert Projektleitern und -managern die Arbeit zusätzlich. Wichtige Informationen gehen aufgrund der großen Anzahl an nicht verknüpften Kommunikationskanälen verloren.

5. Fehlende Verknüpfung über mehrere Apps hinweg

Unabhängig von der Größe, dem Budget oder dem Zeitplan eines Projekts ist eines immer sicher: Alle Ihre Plattformane sollten in Echtzeit miteinander verknüpft sein, damit keine Informationen verloren gehen oder verspätet kommuniziert werden.

WhatsApp kann Ihre Informationen zwar in Echtzeit kommunizieren, es handelt sich jedoch um isolierte Informationen, wodurch weder Ihre Baustellenteams noch Ihre Büroarbeiter die Möglichkeit haben die Bedeutung eines Updates zu beurteilen. Mit anderen Worten: Ganz egal, worüber Ihre Teams berichten, es ist nicht ersichtlich, wie wichtig die kommunizierten Informationen wirklich sind.

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Inzwischen haben Sie eine Vorstellung davon, warum sich der Einsatz von WhatsApp für das Management Ihrer Bauprojekte negativ auf Fristen und Budgets auswirken kann. Es ist ganz klar Zeit zu Handeln!

Es ist an der Zeit, sich damit auseinanderzusetzen, wie LetsBuild die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams verbessern und zum fehlenden Bindeglied zwischen Ihrem Masterplan und Ihrer 3-6-wöchigen Planung werden kann. Damit Sie Ihre verschiedenen Kommunikationsflows segmentieren und gleichzeitig volle Transparenz über Ihre verschiedenen Aufgaben und Projekte behalten können.

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