Was ist facility management?

Dieser Artikel ist eine kurze, aber prägnante Einführung in den Kern der organisatorischen Instandhaltung von Gebäuden. Laut der International Facility Management Association (IFMA) ist Facility Management (FM) ein „Beruf, der mehrere Disziplinen umfasst, um die Integration von Menschen, Ort, Prozess- und Technologie-Funktionalität, Komfort, Sicherheit und Effizienz der gebauten Umwelt zu gewährleisten.“

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hingegen definiert FM als die „organisatorische Funktion, die Menschen, Orte und Prozesse in die gebaute Umgebung integriert, um die Lebensqualität der Menschen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern“.

Aus diesen beiden Definitionen lässt sich ableiten, dass das Facility Management alle Abläufe einer Einrichtung koordiniert, um die Organisation dieser effizienter und effektiver zu gestalten. Bei der Einrichtung handelt es sich im Grunde genommen also um Ihr Gebäude, dessen Anlagen und alles, was es ausmacht. Facility Management kümmert sich darum, dass jedes Objekt und jede Person in Ihrem Gebäude harmonisch miteinander arbeitet. Der Facility Manager sorgt also dafür, dass dies auch tatsächlich geschieht.

Facility Management „beschreibt den effizienten Betrieb von gebauten Anlagen, zu denen unter anderem Bürogebäude, Wohnsiedlungen, Schulen und Krankenhäuser gehören“. Es besteht aus einer Vielzahl von „multidisziplinären Baustellenaktivitäten zur Sicherstellung der Funktionalität der bebauten Umgebung mit Aufgaben wie Aufzugswartung, Reinigungsdienste, Schädlingsbekämpfung und Landschaftsbau“.

Definieren wir ‘Facility’ und ‘Facility Manager’

Der Begriff „Facility“ umfasst eine Reihe von Einrichtungen mit unterschiedlichem Zweck, wie die Erbringung von Dienstleistungen und Waren. Konventionell wurde der Begriff mit Industriebüros und Fabriken in Verbindung gebracht, wird aber heute auch für Schulen, Hotels, Krankenhäuser, Einzelhandelsbüros, Gefängnisse usw. verwendet.

Diese verschiedenen Einrichtungen sind eine komplexe Organisation von Einzelpersonen, Teams, Abteilungen, Geräten, Werkzeugen, Technologien und anderen Dingen. Damit Prozesse und Abläufe in größerem Umfang reibungslos ablaufen, kann das Facility Management also eine überwältigende Aufgabe darstellen. Dank moderner Facility Management Software (Computer-AIded Facility Management – CAFM) wird dieser Prozess allerdings enorm vereinfacht.

Facility Manager sind also dafür verantwortlich, dass die Prozesse und Systeme einer Einrichtung harmonisch ablaufen. Mit den Worten der IFMA tragen sie zum Unternehmensergebnis bei, indem sie dafür verantwortlich sind, die oft größten und wertvollsten Vermögenswerte einer Organisation zu verwalten, wie z.B. Grundstücke, Gebäude, Ausrüstungen und andere Anlagen, in denen sich Personal, Inventar und andere wichtige Betriebselemente befinden.

Der umfang des facility managements

Facility Management im allgemeinen kann als Management von allem innerhalb einer Einrichtung und deren Betrieb angesehen werden. Aus Sicht der International Facility Management Association gibt es jedoch elf Kernkompetenzen des Facility Managements:

• Kommunikation
• Notfallvorsorge und Business Continuity
• Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit
• Finanzen und Business
• Menschliche Faktoren
• Führung und Strategie
• Betrieb und Wartung
• Projektleitung
• Qualität
• Immobilien- und Hausverwaltung
• Technologie

Aufgabenbereich eines Facility Managers

Um ein ordnungsgemäßes Facility Management durchzuführen, übernimmt ein Facility Manager die volle Verantwortung für die Aufrechterhaltung aller Betriebsabläufe einer Einrichtung. Aber neben dem Gebäudemanagement gibt es noch weitere wichtige Aufgabenbereiche:

• Platzverteilung und effektive Überwachung des Anlagenlayouts
• Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards
• Entwicklung eines Business Continuity Plans

Die meisten dieser Aufgaben können heute über eine Projektmanagement oder Facility Management Software koordiniert werden, die eine Brücke zu den Zielen des Facility Managements schlägt:

• Effiziente Betriebsführung
• Sicherheit der Arbeitnehmer
• Einhaltung von Bauvorschriften und -standards
• Kosteneinsparungen
• Verbesserte Produktivität
• Angenehmes Umfeld für Kunden und Klienten

Eine Facility Management Software ermöglicht es Ihrem Facility Manager, die oben genannten Ziele zu verfolgen und zu erreichen. Da Facility Management eine komplexe Koordinationsaufgabe sein kann, sorgt die Software für eine einfache und effektive Verwaltung.

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Da das Arbeitsumfeld, in dem ein Facility Manager tätig ist, immer komplexer wird, ist die Integration mehrerer Disziplinen für den reibungslosen Betrieb von Gebäuden und Anlagen unerlässlich. So bildet die Einbeziehung von “grünem Bauen” und ökologischen Materialien eine weitere Ebene im Facility Management.

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