Wie E-Mail-Kommunikation Ihrer Projektabwicklung schadet

Wie oft haben Sie schon eine wichtige E-Mail an jemanden geschickt, ohne eine Antwort zu erhalten? Und welche Auswirkungen hat die fehlende Antwort auf den Fortschritt des Projekts gehabt?

Leider passiert das häufiger als Sie vielleicht denken und, was noch viel wichtiger ist, häufiger, als es sollte. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass die Kommunikation per E-Mail einer der Hauptfaktoren ist, der die Projektabwicklung beeinträchtigt.

Laut einer von Mail Manager durchgeführten Studie gaben fast 90 % der teilnehmenden Bauunternehmen an, dass der schnelle und einfache Zugang zu Projektinformationen eine ihrer größten Sorgen ist. 99 % der Befragten betonten sogar, dass sie regelmäßig für wichtige Informationen auf die E-Mail-Verläufe aus vergangenen Projekten zugreifen müssen.

Diese Problematik wird auch durch die jüngste LetsBuild-Umfrage bestätigt, in der viele Projektmanager das die mangelnde Reaktion auf E-Mails das Frustrierendste an der Kommunikation und der Verfolgung ihrer kurzfristigen Pläne sei.

Wenn man bedenkt, dass 98,2 % der Befragten sich auf E-Mails verlassen, um Updates auszutauschen und sich mit ihrem Team über ihre 3-6-wöchige Planung in Verbindung zu setzen, wird schnell klar, dass die E-Mail-Kommunikation eine große Fehlerquelle darstellt. Genauer gesagt kann die Verwendung von E-Mails die Projekttransparenz behindern und die Wertschöpfungskette zwingen, isoliert zu arbeiten, wodurch das gesamte Projekt ernsthaft gefährdet wird.

5 Gründe, warum E-Mails Ihr Bauprojekt scheitern lassen

Wir sind bereits kurz darauf eingegangen, warum die Kommunikation per E-Mail nicht für die Baubranche geeignet ist. Im Folgenden wollen wir weiter ins Detail gehen und erklären, wie E-Mails Ihr Projekt zum Scheitern bringen und Ihr Team daran hindern, ihre Aktivitäten budget- und termingerecht abzuschließen.

1. Fehlende Reaktion auf wichtige E-Mails

Die schnelle Reaktion auf kritische Nachfragen von der Baustelle ist ausschlaggebend für den erfolgreichen Verlauf eines Bauprojekts. Wie unsere Umfrage zeigt, kann die Kommunikation per E-Mail diese Notwendigkeit auf lange Sicht nicht erfüllen. Der Grund dafür ist ganz einfach: Wenn die Menge an Updates und Informationen so hoch ist wie bei einem Bauprojekt, ist es sehr wahrscheinlich, dass E-Mails übersehen oder vergessen werden. Kritische Updates gehen ständig in endlosen E-Mail-Threads verloren, was zu erhöhten Ausfallzeiten, kostspieligen Missverständnissen und verpassten Fristen führt.

2. Übermäßige administrative Arbeitsbelastung

Arbeiter in der Baubranche verbringen durchschnittlich 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach Updates, der manuellen Erstellung von Berichten und nicht enden wollenden Meetings. Zweifellos sind vor allem E-Mails für diesen administrativen Albtraum verantwortlich.

Die Updates, die per E-Mail kommuniziert werden, sind normalerweise nicht direkt mit dem Masterplan verknüpft. Mit anderen Worten: Diejenigen, die die E-Mails erhalten, können nicht überprüfen, wie sich die erhaltenen Updates auf die Entwicklung des Projekts auswirken.

Infolgedessen verzögert sich der Entscheidungsprozess, und in vielen Fällen treffen die Projektmanager am Ende die falschen Entscheidungen. Es versteht sich von selbst, dass dieser Ansatz den Weg für Rechtskonflikte ebnet und die Kultur der Schuldzuweisung anheizt.

3. E-Mails sind nicht für die Baubranche geeignet

Wir haben bereits über Tools wie WhatsApp und Excel in der Baubranche gesprochen. Dasselbe gilt auch für E-Mails. Alle diese Tools können im Privatleben äußerst nützlich sein, aber für die Baubranche eignen sie sich nicht.

E-Mails sind kein Tool, mit dem Sie es Ihrem Team ermöglichen, wichtige Updates in Echtzeit auszutauschen und nahtlos zusammenzuarbeiten. Daten werden statisch und sind bereits in dem Moment veraltet, indem sie in Ihrem Posteingang landen.

Es versteht sich von selbst, dass das verheerende Auswirkungen auf die Entwicklung eines Projekts haben kann, denn alle Beteiligten treffen wichtige Entscheidungen, ohne einen klaren Überblick über den Status der Baustelle zu haben.

4. E-Mail-Kommunikation ist isolierte Kommunikation

E-Mails sind nicht für die Zusammenarbeit konzipiert. Im Gegenteil, sie können Ihren Arbeitsablauf stören und Sie zu einer isolierten Diskussion mit nur einigen Ihrer Mitarbeiter verleiten. Das bedeutet, dass am Ende wichtige Informationen für nur wenige Mitarbeiter zugänglich sind, diejenigen, die sie aber zwingend benötigen, um ihre Aufgaben so effektiv wie möglich zu erfüllen, haben keinen Zugriff.

Darüber hinaus können nicht alle Dokumente oder Dateien, die in einer E-Mail-Unterhaltung gemeinsam genutzt werden, von allen Beteiligten gefunden werden. Dies führt zu einer Situation, in der ein ganzes Projektteam oder sogar eine Organisation auf bestimmte Teammitglieder angewiesen ist, die kritische Informationen in ihrem persönlichen Posteingang haben.

Stellen Sie sich nur einmal die Auswirkungen vor, die das auf ein Projekt haben kann, wenn diese Personen plötzlich nicht mehr zu diesem Unternehmen gehören. Unbezahlbare Informationen würden automatisch unzugänglich werden und könnten Ihr Projekt sowohl Zeit als auch Geld kosten.

5. Mangelnde Verantwortlichkeit

Das Teilen von Aufgaben per E-Mail kann funktionieren, wenn maximal zwei bis drei Personen an der Diskussion beteiligt sind. Wenn ein Gespräch jedoch eine Kette von Kontakten und eine große Anzahl von Aufgaben umfasst, kann die Kommunikation schnell schwierig werden, Verwirrung stiften und letztlich Ihr Projekt zum Scheitern bringen.

In solchen Fällen bleibt die Verantwortlichkeit unklar, da jeder Beteiligte jemand anderem die Schuld für das Missverständnis der per E-Mail ausgetauschten Informationen geben könnte. Es wird noch komplizierter, wenn die entsprechenden E-Mails im Spam-Ordner des Empfängers landen oder unter einer Vielzahl irrelevanter Nachrichten, die jeder von uns täglich erhält, untergehen.

Wer trägt dann die Schuld? Ist es die Person, die die Informationen verschickt hat oder die Person, die die E-Mail nicht gesehen hat? Egal, wer Schuld hat, es kann zu zusätzlichen Kosten und nie endenden Rechtsstreitigkeiten kommen.

Es gibt gute Alternativen zu E-Mails

Viele Arbeiter in der Baubranche glauben, dass sie auf E-Mails angewiesen sind. Sie können sich nicht vorstellen, dass es Alternativen gibt, um mit ihrem Team zu kommunizieren. Aber das sollte natürlich nicht der Fall sein. Unabhängig von ihrer Größe oder Art sind die meisten Bauprojekte nur dann erfolgreich, wenn ihre Teams ständig in Verbindung stehen, die gleichen Arbeitsprozesse befolgen und kritische Probleme melden, sobald sie auftreten.

Dazu benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie die neuesten Updates gemeinsam nutzen und an Ihrer kurzfristigen Planung arbeiten können, ohne die Verbindung zum Gesamtzeitplan zu verlieren. Alle Informationen werden in einer einzigen zentralen Datenquelle gesammelt, wodurch sichergestellt wird, dass alle Beteiligten in der gesamten Wertschöpfungskette über die nötige Transparenz verfügen, um ihre Aufgaben ohne Probleme erledigen zu können.

Ein solcher Ansatz stellt sicher, dass die Projektmanager nicht mehr damit überfordert werden, dass sie bei jedem einzelnen Update eine ganze Reihe an Maßnahmen ergreifen müssen. Alle Beteiligten haben schnellen Zugriff auf alle Daten, die sie benötigen, um bessere Entscheidungen zu treffen. Und alles wird dank eines ständig aktualisierten Audit-Trails aufgezeichnet.