Wie Sie Ansprüche effizienter verwalten können

In der Baubranche dreht sich alles um die Dokumentation. Als Projektmanager müssen Sie jederzeit in der Lage sein, Daten schnell abzurufen, um effizient auf jegliche Ansprüche reagieren zu können.

Ein kleiner Fehler und Sie haben bereits mit Ansprüchen zu kämpfen, die Ihr Projekt gefährden und Tausende von Euro kosten können. Es ist also unerlässlich, dass Ihr Bauplan zu jeder Zeit die Realität widerspiegelt. Sie können es sich nicht leisten, wichtige Details zu übersehen oder ungenaue Daten vorzulegen. Das macht Sinn, oder?

Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Vor allem, wenn Sie mit den falschen Tools arbeiten. Denn durch zu viele manuelle Prozesse und schlechte Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams werden Sie mit Verwaltungsarbeit überhäuft.

Wie oft müssen Sie die Baustelle Tag für Tag besuchen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft und Probleme rechtzeitig gemeldet werden? Und wie oft wünschen Sie sich eine direktere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Bauleiter, um diese zeitraubenden Besuche auf der Baustelle zu vermeiden.

Eine komplette Baustellenbegehung kann bis zu zwei Stunden Ihres Tages in Anspruch nehmen. Zwei Stunden, in denen Sie die gesamte Baustelle inspizieren müssen, um sicherzustellen, dass jedes einzelne Problem, auf das Sie gestoßen sind, genau dokumentiert wird. Andernfalls kann Ihr Projekt für jede Art von Ansprüchen anfällig werden.

Und das ist nur einer der vielen Aspekte. Denn jeder Anspruch, egal ob von einem Kunden oder einem Subunternehmer, kann zu tagen- oder sogar wochenlangen Nachforschungen nach bestimmten Fotos oder E-Mails führen, um zu beweisen, dass Sie nicht für die Verzögerung verantwortlich sind.

Ganz ohne Zweifel ist ein solcher Prozess mit viel Stress und Frustration verbunden. Aber das schlimmste daran ist, dass Sie durch den ganzen Verwaltungsaufwand kaum noch Zeit dazu haben, sich mit den wirklich wichtigen Dingen zu beschäftigen, die Sie dazu bewogen haben, überhaupt in der Baubranche zu arbeiten.

Selbstverständlich ist das nicht Ihre Schuld. Das ist es wirklich nicht. Denn Sie wurden gebeten, diesen Krieg mit den falschen Waffen zu führen. Die Tools, die Sie zur Bewältigung dieses komplexen Prozesses zur Verfügung haben, wurden nicht speziell für die Baubranche entwickelt, wodurch es noch schwerer ist, jegliche Ansprüche effizient zu verwalten.

3 Möglichkeiten, wie ein branchenspezifisches Tool Ihr Projekt vor Ansprüchen schützen kann

Inzwischen sollte bereits klar sein, warum ein digitales Tool, das speziell für die Baubranche entwickelt wurde, für jeden Projektmanager unerlässlich ist, der die Kontrolle über seine Projekte behalten und sie vor kostspieligen und zeitraubenden Klagen schützen möchte.

Im Folgenden finden Sie also 3 Möglichkeiten, wie ein branchenspezifisches Tool Ihnen dabei helfen kann, jegliche Ansprüche auf intelligentere und effektivere Weise zu verwalten:

Vollständige Abstimmung zwischen Projektmanager und Bauleiter

Als Projektmanager müssen Sie kontinuierlich einen nahtlosen Kommunikationsfluss mit Ihrem Bauleiter aufrechterhalten, um zu gewährleisten, dass alle Probleme möglichst schnell erfasst und behoben werden.

In diesem Zusammenhang bringen WhatsApp-Nachrichten, E-Mails und Whiteboard-Notizen jedoch mehr Probleme als Lösungen mit sich, wenn es darum geht, die Verbindung zwischen Projektmanagern und Bauleitern aufrechtzuerhalten. Der Grund dafür ist einfach: Diese Tools sind nicht für zeitkritische und komplexe Bauprozesse geeignet. Oft führen Sie zu Fehlkommunikation, Verlust wichtiger Informationen und verzögerten Antworten.

Und genau hier kann ein branchenspezifisches digitales Tool den entscheidenden Unterschied machen. Mit einer Plattform wie LetsBuild sind alle Updates sowohl mit dem 3-bis-6-Wochenplan als auch mit dem Masterplan verbunden. Das ermöglicht es Ihnen, Fotos, Kommentare und Nachrichten, die mit einer bestimmten Aufgabe verknüpft sind, ganz einfach zu finden, ohne Zeit mit endlosen E-Mail-Unterhaltungen und verschachtelten Ordnerstrukturen zu verschwenden.

Darüber hinaus können Bauleiter aufgetretene Probleme direkt von der Baustelle aus dokumentieren, ohne befürchten zu müssen, während der Baustellenbegehung wesentliche Informationen übersehen zu haben.

Das ermöglicht den Projektmanagern unglaubliche Flexibilität, da sie Updates in Echtzeit erhalten und Kommentare und Vorschläge in Echtzeit kommunizieren können. Unnötige Baustellenbesuche gehören der Vergangenheit an. Sie können ab sofort Ihre Zeit besser einteilen und gleichzeitig sicher sein, einen genauen Überblick über Ihre Baustelle zu haben.

Klarheit der Informationen

Bauprojekte können sehr schnell sehr unübersichtlich werden. Grund dafür ist die enorme Menge an Informationen, die sie mit sich bringen. Es wird also schnell deutlich, wie wichtig es für Projektmanager und Projektteams ist, Zugang zu denselben Informationen zu haben. Nur dann können sie effektiv miteinander arbeiten und Ansprüche gezielt bearbeiten.

Leider kann das nicht immer garantiert werden, vor allem, wenn Projektleiter mit Tools arbeiten, die nicht für die Baubranche entwickelt wurden. In vielen Fällen verlieren sie am Ende das Problem aus den Augen und sind gezwungen, reaktiv statt proaktiv zu arbeiten.

Ein digitales Tool, das für die Baubranche entwickelt wurde, kann auf hier wertvolle Klarheit bieten, die alle Projektbeteiligten so verzweifelt suchen. Die Möglichkeit, alles an Ort und Stelle zu dokumentieren, lässt keinen Raum für unangenehme Überraschungen, garantiert einen schnelleren Informationsaustausch und bietet Ihnen Sicherheit vor unvorhersehbaren Ansprüchen von Subunternehmern oder Kunden.

Es kann enorm viel Zeit gespart und Verwaltungsaufwand reduziert werden. Bisher konnte es je nach Art der Ansprüche Tage, Wochen oder sogar Monate dauern, bis alle notwendigen Informationen gesammelt werden konnten.

Eine branchenspezifische Plattform in Kombination mit einer mobilen App (z. B. LetsBuild) kann Ihnen dabei helfen, diese Zeit auf nur 1 oder maximal 2 Stunden zu reduzieren. Das Geheimnis dahinter ist ganz einfach, denn alle Informationen werden erfasst und gespeichert und lassen sich problemlos den richtigen Aufgaben zuordnen.

Sie können jederzeit und mit nur wenigen Klicks alle Kommentare, Fotos und Änderungen abrufen, die für die Ansprüche relevant sind. Aus diesem Grund ist die Dokumentation von zentraler Bedeutung und die kann Ihnen nur von einem branchenspezifischen Tool in vollem Umfang garantiert werden.

Einwandfreie Kommunikation zwischen den Projektteams

Sobald Sie alle Mängel und Probleme der Baustelle erfasst haben, müssen sie an die beteiligten Projektteams kommuniziert werden. Im Idealfall sollten diese schnell und effektiv adressiert und gelöst werden, um Verzögerungen Ihres Projekts zu vermeiden.

Es ist also alles davon abhängig, wie schnell die Probleme an die verschiedenen Projektbeteiligten kommuniziert werden können. Aber reine Informationen ohne jeglichen Kontext machen hier keinen großen Unterschied. Es ist eine Verknüpfung mit dem 3-bis-6-Wochenplan und dem Masterplan notwendig.

Wenn Sie als Projektmanager Tools wie WhatsApp oder Excel verwenden, kann das schnell unübersichtlich werden. Die gesammelten Informationen müssen womöglich per E-Mail versendet werden oder Sie müssen den gesamten Projektplan ausdrucken und manuell verfolgen. Dieser Ansatz ist extrem fehleranfällig und es besteht keinerlei Garantie, dass die richtigen Informationen die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen. Es gibt für Sie als Projektmanager also keine Sicherheit.

Ein branchenspezifisches Tool könnte Ihnen bei diesem Prozess allerdings helfen und dafür sorgen, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem neuesten Stand sind. Wie? Ganz einfach, in dem alle Informationen sicher und jederzeit abrufbar in einem zentralen Daten-Ökosystem gespeichert werden.

Diese datengesteuerte Arbeitsweise erhöht die Rückverfolgbarkeit und schützt Sie vor Ansprüchen, die Ihr Projekt aus der Bahn werfen könnten.

Wo stehen Sie – Lernen Sie mehr dazu in unserem Guide “Termingerechte Fertigstellung”

Bauprojekte können je nach Größe und Umfang variieren. Was aber am Ende des Tages wirklich zählt, ist die Art und Weise, wie kritische Probleme erfasst und kommuniziert werden. Eine gute Dokumentation gibt Ihnen die Möglichkeit, sich vor Ansprüchen zu schützen und eine ungestörte Entwicklung Ihres Projekts zu gewährleisten.

Leider verbringen viele Projektmanager nach wie vor einen großen Teil ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte manuell zu erstellen und versuchen, durch ständige Baustellenbegehungen, zahllose E-Mails und unnötige Anrufe den Überblick über alles zu behalten, was auf der Baustelle geschieht.

Um Ihnen bei der effizienteren Verwaltung von Ansprüchen, der Verbesserung der Projektkommunikation und der erfolgreichen Durchführung Ihres Projekts zu helfen, haben wir einen detaillierten Leitfaden entwickelt, den Sie unter dem unten stehenden Button kostenlos herunterladen können: