Wie Sie Ihre Baustellen problemlos mit dem Büro verbinden können

Der entscheidende Faktor bei der Ausführung von Bauarbeiten ist eine gute Kommunikation. Jeder, der an einem Projekt arbeitet, sollte genau wissen, welche Rolle er spielt und was von ihm erwartet wird – das betrifft auch die Projektmanager.

Unzählige Projekte weichen meistens aufgrund völlig unvorhersehbarer Umstände vom Plan ab. Oft hapert es aber auch an der schlechten Kommunikation zwischen der Baustelle und dem Büro. Wenn dann etwas schief läuft kommt es zu größeren Streitigkeiten, die im schlimmsten Fall sogar von einem Anwalt beendet werden müssen.

Jeder der das liest und glaubt, bereits über eine sehr gute Kommunikation zu verfügen, das oben genannte Problem allerdings kennt, befindet sich auf einem gefährlichen Weg. Es gibt immer neue Möglichkeiten, Ihre Teams miteinander zu verknüpfen und die Zusammenarbeit in der gesamten Supply Chain zu fördern.

Die Bauindustrie ist jedoch eine Branche mit gefestigten Gewohnheiten. Enorm viel Verwaltungsarbeit, fehlende Standardisierungen und eine Kultur der Schuldzuweisung werden von vielen bereits als Teil der Arbeit angesehen. Wir müssen vermutlich nicht erwähnen, dass das nicht der Fall sein sollte. 

Schließlich haben Sie sich nicht aufgrund der endlosen Berichte, der langen Meetings und der unnötigen Telefonate dafür entschieden, in der Baubranche zu arbeiten. Sie haben sich für die Branche entschieden, weil Sie aktiv an interessanten Bauprojekten mitwirken und etwas bewegen wollten.

Warum eine starke digitale Kultur wichtig ist

Teile der Industrie sind nach wie vor technikresistent und verlassen sich auf manuelle Systeme mit Stift und Papier. Die Planung und Organisation von Projekten mit papierbasierten Methoden macht es allerdings besonders schwierig, die Prozesse nachvollziehen zu können. Es kann schnell zu Fehlern und Missverständnissen kommen, vor allem, wenn wichtige Dokumente verloren gehen. Auch die fehlende Standardisierung bei der Arbeit mit Subunternehmen kann eine Reihe von Problemen verursachen. 

Und genau hier kommt die Digitalisierung ins Spiel. Die Etablierung einer starken digitalen Kultur mag zwar einige Investitionen mit sich ziehen, die daraus gewonnenen Vorteile werden sich aber garantiert lohnen: Steigerung der Produktivität, weniger Verwaltungsarbeit und weniger Stress für alle Beteiligten. 

Mehr erfahren: Alte Gewohnheiten ablegen! Wie Sie Ihr Unternehmen erfolgreich digitalisieren

Dazu müssen jedoch alle an Bord sein. Die Digitalisierung Ihres Unternehmens ist ein gemeinsames Projekt, die nicht allein vom CEO vorgegeben werden kann. Digitalisierung fängt auf der Baustelle an und reicht bis ins Büro.

Darüber hinaus sollten Sie sich immer vor Augen halten, dass die Standardisierung ein wesentlicher Bestandteil einer gesunden digitalen Kultur ist. Der Grund dafür ist einfach. Wenn Sie mit Subunternehmern arbeiten, die andere Software, Anwendungen oder Technologien verwenden, die nicht auf dem neuesten Stand sind, kann das zu Informationsverlust, Fehlkommunikation und Projektunterbrechungen führen, die ganz einfach hätten vermieden werden können.

80 % des Bauprozesses sind immer gleich

Viele denken, dass es fast unmöglich ist, ihr gesamtes Team dazu zu bewegen, eine standardisierte Arbeitsweise zu übernehmen. Sie empfinden standardisierte Prozesse als nutzlos oder schwer umzusetzen, weil jeder seine eigene Art hat, zu arbeiten.

Sie glauben wahrscheinlich, dass sich Ihre Teams nicht die Zeit nehmen werden ein Tool zum Ausfüllen von Checklisten, zum Austausch von Fortschrittsmeldungen oder zur Erstellung einer Mängelliste zu verwenden. Das entspricht aber längst nicht der Wahrheit.

Ganz gleich, um was für ein Bauprojekt es sich handelt, 80 % der Bauprozesse sind immer dieselben. Egal, ob Sie eine Brücke, eine Schule oder ein Krankenhaus bauen, Ihre Teams müssen jederzeit in Verbindung stehen, wenn Sie das Projekt erfolgreich, pünktlich und im Rahmen des Budgets fertigstellen wollen. 

Letztendlich geht es darum, den richtigen Arbeitsablauf und die richtigen bauspezifischen Tools zu finden, die diesen Paradigmenwechsel unterstützen können.

Nur so werden Sie in der Lage sein, die Lücke zwischen Baustelle und Büro zu schließen und, was noch wichtiger ist, all Ihren Daten den passenden Kontext zu verleihen. Mit anderen Worten, um sicherzustellen, dass Ihre kurzfristige Planung untrennbar mit Ihrem Masterplan verknüpft ist und dass die Projektteams schnell intelligente Entscheidungen in Echtzeit treffen können.

Verwaltungsaufwand reduzieren und Vertrauen gewinnen

Viele Projektmanager verbringen bis zu 40 % ihres Tages mit Verwaltungsaufgaben. Grund dafür ist die allgemeine Kultur der Schuldzuweisung in der Branche. Indem sie den Großteil Ihrer Zeit damit verbringen, nach Updates zu suchen, Berichte zu verfassen und an Meetings teilzunehmen, versuchen Projektmanager ihre Projekte vor kostspieligen Fehlern oder Missverständnissen zu schützen.

Es ist dabei selbstverständlich, dass das auf keinen Fall die Norm für die Branche sein sollte. Denn ein solcher Ansatz ist auf den Mangel an klarer Kommunikation und nahtloser Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams zurückzuführen.

Infolgedessen müssen sich die Projektmanager auf Mikromanagement und häufige Kontrollen ihrer Teams verlassen, indem sie sich auf der Baustelle ein Bild davon machen, was tatsächlich vor sich geht. In jedem Fall ist eine übermäßige Anzahl von Updates der Teams per WhatsApp, Telefon oder E-Mail erforderlich.

Aber selbst dieser Ansatz läuft in den meisten Fällen nicht problemlos ab. Grund dafür ist, dass die kommunizierten Informationen statisch sind und der notwendige Kontext fehlt, der es den Projektmanagern ermöglicht, die Auswirkungen dieser zu verstehen.

Es wird wieder einmal deutlich, warum Tools wie Excel und WhatsApp nicht für die Baubranche geeignet sind. Sie sind nicht in der Lage, die komplexen Prozesse und Zusammenhänge aufzuzeigen, die mit jedem Projekt einhergehen. Alle Projektmanager müssen ihre Anstrengungen darauf konzentrieren, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und das Vertrauen in vertragliche Beziehungen wieder herzustellen.

Mit den richtigen Tools die Baustelle mit dem Büro verbinden

Inzwischen ist klar, warum die Wahl eines digitalen Tools, das speziell für die Baubranche entwickelt wurde, so wichtig ist. Dafür müssen die Projektmanager jedoch verstehen, dass die aktuell von ihnen verwendeten Tools einfach nicht gut genug sind.

In vielen Fällen sind die Mitarbeiter in der Baubranche der Meinung, dass E-Mails, WhatsApp-Nachrichten und Excel-Tabellen die beste Wahl sind, um die Projektkommunikation aufrechtzuerhalten. Die Wahrheit ist jedoch, dass genau diese Tools ihre größten Feinde sind, wenn es um den Erfolg ihrer Projekte geht.

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An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass diese Tools perfekt für kleine alltägliche Interaktionen oder Aufgaben in unserem persönlichen Leben geeignet sind. Das kann jedoch nicht mit der Komplexität eines Bauprojekts verglichen werden.

Als Projektmanager benötigen Sie ein digitales Tools, das speziell für die Arbeiter auf der Baustelle entwickelt wurde, Kommunikation in Echtzeit ermöglicht und den Weg für eine nahtlose Zusammenarbeit ebnet. Wenn Sie in eine einzige, in Echtzeit aktualisierte Informationsquelle investieren, können Sie sicherstellen, dass alle Projektteams jederzeit auf demselben Stand sind und die verschiedenen Teams eigenständig fundierte Entscheidungen treffen können.