Wie BPC LetsBuild zur Verbesserung und Standardisierung seiner Prozesse nutzt

BPC ist ein wichtiger Akteur in der Baubranche, der Gebäude aller Größenordnungen baut und renoviert, wie z. B. Büro- und Wohngebäude, Hotels, Einkaufszentren und vieles mehr. Die Projekte befinden sich in Brüssel und der Wallonie und sind sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor bestimmt. BPC ist seit 2004 Teil der CFE Group und arbeitet bereits seit 2013 mit LetsBuild (damals noch APROPLAN) zusammen. 

Unsere Zusammenarbeit begann, als BPC nach einer digitalen Lösung suchte, die es ihnen ermöglichen würde, Zeit zu sparen, den Fortschritt auf der Baustelle klar zu überwachen und den Verwaltungsaufwand für ihr UP-Site Tower-Projekt in Brüssel zu reduzieren. 

Letztendlich erwies sich aber der Bereich QHSE als der größte Treiber dieser Partnerschaft. Die QHSE-Manager von BPC suchten nach einer effizienteren Möglichkeit, ihre KPIs zu verwalten, um sicherzustellen, dass alle Projektmanager die Inspektionen durchführen, die sie gemäß dem Plan durchführen müssen. Mit anderen Worten: Sie waren auf der Suche nach einem digitalen Tool, das ihnen helfen würde, ihre Qualitäts- und Sicherheitsinspektionen zu standardisieren und volle Transparenz über den gesamten Prozess zu erhalten. Das QHSE- und Dokumenten-Tool von LetsBuild (APROPLAN) schien sofort die richtige Wahl zu sein, da es bereits bei der Ausführung auf der Baustelle eingesetzt wurde. Es sollte vermieden werden, ein weiteres neues Tool zu implementieren, mit dem sich die Mitarbeiter erst vertraut machen müssten.

Vor LetsBuild wurden bei BPC die QHSE-Prozesse mit Stift und Papier und Word-Dokumenten verfolgt. Baustellenbegehungen wurden morgens durchgeführt und die zugehörigen Berichte erst nachmittags im Büro geschrieben. Jeder Bericht nahm somit mehr als eine Stunde in Anspruch und sorgte für viel Frustration. Um genau zu sein:

• Word war nicht benutzerfreundlich. Der kleinste Fehler und das Layout des Dokuments wurde verzerrt.
• Es konnte nur eine begrenzte Anzahl an Aktionen verfolgt werden.
• Viel manuelle Arbeit: Arbeiten mussten oft doppelt erledigt werden (Updates vor Ort notieren und später in Word übertragen).
• QHSE-Mitarbeiter mussten KPIs manuell aktualisieren.

All das zog einen übermäßigen Verwaltungsaufwand mit sich. Bei BPC gibt es 3 Arten von Inspektionen (allgemeine Baustelleninspektionen, Toolbox-Meetings, Feedback-Formulare). Die Projektmanager müssen diese regelmäßig, d. h. mindestens einmal im Monat, nachbereiten. Das Problem war, dass sie aufgrund des Zeitmangels oft nicht die Möglichkeit hatten, diese Inspektionen zu priorisieren. 

Daher waren viele QHSE-Manager unsicher, ob alle Kontrollen abgeschlossen wurden und mussten viel Zeit damit verbringen, die einzelnen Projektleiter zu kontaktieren, um sicherzustellen, dass alles wie geplant ablief. Es war also wichtig, eine Lösung zu finden, alle Informationen rund um die KPIs zu zentralisieren, um die dringend benötigte Sicherheit zu erzielen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Zunächst wurde LetsBuild genutzt, um QHSE-Inspektionen mithilfe von Punkten durchzuführen. Als unser Tool weiterentwickelt wurde und mehr Funktionen zur Verfügung standen, wechselte BPC zu unseren Formularen. LetsBuild entwickelte standardisierte Formulare für jeden KPI und dank einiger Anpassungen waren die Formulare auch in der App verfügbar. So konnten alle Projektmanager jederzeit von ihrem mobilen Gerät aus auf die Formulare zugreifen. Gleichzeitig konnten die QHSE-Manager den Fortschritt der Inspektionen mithilfe eines zentralen Dashboards pro KPI überwachen. 

Um allen Beteiligten den Wert des neuen Arbeitsansatzes zu verdeutlichen und die Akzeptanz auf der Baustelle zu garantieren, hat unser Team eine Reihe von Schulungen organisiert, um alle Projektmanager mit Schwerpunkt auf den Funktionen der Formulare zu schulen.

Wir haben jede Schulung in enger Zusammenarbeit mit den QHSE-Managern durchgeführt, um die Probleme als Team zu lösen und ein besseres Verständnis für die Probleme zu entwickeln, mit denen sie konfrontiert waren. Einer der QHSE-Manager war immer bei den Schulungen anwesend und aktiv daran beteiligt. Dieser Ansatz machte einen großen Unterschied bezüglich der Akzeptanz der App in den Teams. Mittlerweile ist jeder im Unternehmen (bis hin zu den C-Levels) darin geschult, QHSE-Inspektionen eigenständig durchzuführen.

Berichte können nach den Inspektionen mit nur wenigen Klicks direkt von der Baustelle aus erstellt werden. Alles in allem konnte die Effizienz durchschnittlich um 30 % gesteigert werden. Außerdem können sie ihre Zeit effizienter einteilen, da sie keine zusätzliche Verwaltungsarbeit mehr im Büro erledigen müssen.

Frank Verhaeghe, QSE-Manager, sagt: „Die Verbesserungen, die LetsBuild für unsere QHSE-Prozesse gebracht hat, machen uns bis zu 30 % effizienter. Das ist kein Vergleich zu vorher.“

Anfangs waren einige Mitglieder des BPC-Teams skeptisch, ob LetsBuild produkttechnisch in der Lage sein würde, einen so komplexen Prozess zu unterstützen, insbesondere im Hinblick auf Formulare und Dashboards. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Tools konnten wir diese Bedenken jedoch ausräumen und die gewünschte Datenklarheit schaffen. 

Die KPIs und alle Informationen sind nun in Echtzeit abrufbar, wodurch das Team nicht mehr viel Zeit mit manuellen Updates verbringen muss. Und auch wenn die KPIs in diesem Stadium noch manuell erstellt werden, wurde so eine leistungsstarke Integration eingeleitet. Im Jahr 2021 werden wir ein PowerBI-Dashboard entwickeln, um den gesamten Prozess vollständig zu automatisieren. 

Aufgrund unserer guten und langjährigen Partnerschaft haben wir vor Kurzem unsere Zusammenarbeit mit BPC intensiviert, indem wir die Vereinbarung um Beratungsleistungen (auch als Professional Services bekannt) erweitert haben. In Zukunft wird LetsBuild BPC bei der Einführung eines unternehmensweiten Standardisierungsplans für alle Prozesse unterstützen, damit das Unternehmen auf der Baustelle alles im Blick hat und weiterhin erfolgreiche Projekte schneller und kostengünstiger abwickeln kann, ohne Kompromisse bei Qualität und Sicherheit einzugehen.