Wie Sie Bauverzögerungen um mehr als 20% reduzieren können

Einleitung

Bauprojekte sind immer mit einem hohen Verwaltungsaufwand und verschiedenen Aufgaben verbunden, die untrennbar miteinander verknüpft sind. Schon die geringste Verzögerung einer einzigen Aufgabe kann dazu führen, dass Subunternehmer wochenlang auf der Baustelle herumirren, ohne die ihnen zugewiesenen Arbeiten abschließen zu können.

Es wird schnell deutlich, wie wichtig es ist, einzelne Aufgaben pünktlich und ohne Unterbrechungen abzuschließen. Die Verantwortlichkeit dafür, dass Ihr Projekt planmäßig verläuft, geht allerdings weit über die der Baustellenarbeiter hinaus, denn auch andere Faktoren wie Materialien, Maschinen, Wetterbedingungen und vieles mehr haben einen großen Einfluss.

Es ist erwähnenswert, dass 44 % der Bauverzögerungen auf Unterbrechungen in der Entwicklung eines Bauprojekts zurückzuführen sind. Die Verringerung von Verzögerungen während der Ausführung sollte daher das Hauptaugenmerk eines jeden Projektteams sein, um die Kontrolle über das Budget zu behalten.

Ein genauerer Blick zeigt, dass sich die vier Hauptfaktoren hinter den 44 % wie folgt zusammensetzen:

• Verzögerungen aufgrund von Fehlern (44 %)
• Verzögerungen aufgrund verspäteter Antworten auf RFIs (20 %)
• Änderung der Spezifikationen (18 %)
• Schlechte Wetterbedingungen und andere Faktoren (18 %)

Die Identifizierung des Hauptproblems kann die Baustellenteams dem Erfolg einen Schritt näher bringen. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie wissen, was Ihr Projekt verzögert, haben Sie bessere Chancen eine Lösung zu finden und während des gesamten Bauprozesses proaktiv zu bleiben.

In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einen Vorgeschmack auf die vier Schritte, die es Ihnen als Projektleiter ermöglichen, termin- und budgetgerecht zu arbeiten, und zeigen Ihnen, wie LetsBuild Ihnen auf diesem Weg helfen kann. 

Wie Sie Ihre Projektverzögerungen um 20 % reduzieren können

“Verläuft derzeit alles nach Plan?” 

Das ist eine Frage, die Projektteams vor Ort fast täglich beantworten müssen. Und fast immer löst sie endlose Diskussionen und Verwirrung aus. 

Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht allein sind. Es gibt viele Projektleiter, die ähnlichen Problemen gegenüberstehen und die Art und Weise ändern wollen, wie sie ihre Projekte verwalten. Mit der richtigen Strategie haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitsweise Ihres Teams drastisch zu verbessern, Projektverzögerungen um mehr als 20 % zu reduzieren und somit Ihre Projekte pünktlich abzuschließen.

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die vier Schritte, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Ziele zu erreichen. Alle Schritte sind Teil unseres LetsBuild-Rahmens und basieren auf unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einigen der größten Akteuren in der Baubranche: 

1. Erfolg beruht auf dem Prinzip der guten Gewohnheiten

In der Baubranche ist die pünktliche Fertigstellung eine wichtige Angewohnheit, die höchste Priorität haben sollte. 

Es ist also die schnelle Lösung der Probleme, die es den Baustellenteams ermöglicht, Projekte termin- und budgetgerecht abzuschließen. Wenn Sie gegen die Kultur der Schuldzuweisungen ankämpfen und ein genaues Bild vom Projektfortschritt haben, können Sie und Ihr Team schneller die richtigen Entscheidungen treffen. 

Das ist ein entscheidender Punkt, denn ein typisches 10-Millionen-Euro-Projekt erlebt im Durchschnitt 600 Unterbrechungen pro Jahr. Erschwerend kommt hinzu, dass es pro Unterbrechung bis zu 7 Tage dauern kann, bis diese behoben sind und 25 % komplett unbeantwortet bleiben.

Es geht also nicht darum, wie viele Probleme behoben werden müssen, sondern wie schnell diese behoben werden können.

Wir bei LetsBuild tun unser Bestes, um Bauunternehmen einen unternehmensweit einheitlichen Ansatz für die Berichterstattung über den Fortschritt auf der Baustelle zu bieten. Als Projektmanager sollten Sie in der Lage sein, Aktualisierungen aus verschiedenen Quellen zu erhalten und Entscheidungen in Echtzeit zu kommunizieren. Mit anderen Worten, die Verwendung von LetsBuild sollte so einfach sein wie die Verwaltung einer WhatsApp-Gruppe. 

Matt Ghinn, Projektdirektor bei VolkerFitzpatrick, spricht über die Verwendung von LetsBuild für das Kapazitätsentwicklungsprojekt der West Anglia Main Line (WAML) in Großbritannien (170 Millionen US-Dollar):

“Wir telefonieren nicht, wir verwenden keine WhatsApp-Gruppen, wir versenden keine E-Mails. Das Programm läuft live, es ist da, und alle Daten von der Baustelle werden erfasst.”

Das ist ein wertvolles Feedback, wenn man bedenkt, dass VolkerFitzpatrick dank des rechtzeitigen Informationsaustauschs bei seinem 170 Millionen Pfund teuren Projekt in weniger als einer Woche eine 20%ige Effizienzsteigerung erzielen konnte.

2. Arbeiter bestärken, Entscheidungen schneller zu treffen

Dies ist der zweite Schritt für die effiziente Durchführung von komplexen Projekten. Als Projektleiter ist es wichtig, es den Teams vor Ort zu ermöglichen, schnelle Entscheidungen zu treffen und gleichzeitig informiert zu bleiben.

Besonders wenn Sie 4 oder 5 Projekte mit jeweils bis zu 600 verschiedenen Modifikationen gleichzeitig durchführen, kann die Situation schnell unüberschaubar werden.

LetsBuild kann Ihnen Entscheidungen auf Mikroebene abnehmen, indem es eine vollständige Rückverfolgbarkeit Ihrer zahlreichen Projekte ermöglicht und die Entscheidungsfindung an die richtigen Personen delegiert. Wenn eine kritische Frage auftaucht, können alle an der Aufgabe Beteiligten in Echtzeit Informationen austauschen und innerhalb von 10 Minuten zu einem Ergebnis kommen. 

Provivienda, ein führendes Unternehmen im Wohnungsbausektor in Lateinamerika, hat es geschafft, seine Bauzeit von 330 auf 60 Tage zu reduzieren, indem es sichergestellt hat, dass die Projektteams in der Lage sind, alle kritischen Entscheidungen rechtzeitig und transparent zu treffen.

“Vor LetsBuild haben wir 330 Tage gebraucht, um ein Haus zu bauen. Das war auf die Ausfallzeiten zwischen den Aktivitäten zurückzuführen. Jetzt wird das gleiche Haus in 60 Tagen gebaut. Den Unterschied hat die Echtzeit-Kommunikation gemacht, die uns half, Ausfallzeiten zwischen den Aktivitäten zu vermeiden.”, sagt Federico Salazar, CEO von Grupo Provivienda.

3. Traditionelle Berichterstattung ersetzen

Jeder weiß, dass eine traditionelle Berichterstattung sehr zeitaufwendig ist. Projektmanager und -leiter verschwenden durchschnittlich rund 40 % ihrer Zeit mit der Erstellung von Berichten.

Das Schlimmste daran ist jedoch, dass diese Berichte kaum einen Mehrwert für die Projektdurchführung bieten. Denn sobald die Berichte erstellt wurden, sind sie bereits veraltet.

Mit LetsBuild können Sie den Zeitaufwand für die Berichterstattung erheblich reduzieren, da Sie mit nur vier Klicks einen Bericht erstellen können. Erhalten Sie im Handumdrehen eine Liste aller kritischen Aktivitäten, einschließlich Fortschrittsaktualisierungen, Fotos, Nachrichten und Probleme, die von den Teams gemeldet wurden, sowie Informationen darüber, wo Verzögerungen auftreten.

Es ist nicht mehr länger nötig, Ihren Terminplan, Excel-Tabellen und endlose E-Mail-Threads nach Informationen zu durchsuchen. Alle Daten werden in Echtzeit an einem Ort gesammelt.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre traditionellen Berichterstattungsprozesse ersetzen können, empfehlen wir Ihnen, sich noch heute mit unserem Team in Verbindung zu setzen. 

4. Maßnahmen ergreifen

Eines sollten Sie immer im Hinterkopf behalten: Kein Mitglied Ihres Teams ist zu beschäftigt, um sich zu verbessern. Ihre Rolle als Projektmanager besteht darin, Ihren Teams verständlich zu machen, warum sie ihre Gewohnheiten ändern müssen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie, wie man intelligent und datengesteuert arbeitet. 

Dieser innovative Ansatz wird Ihnen helfen, Verzögerungen massiv zu reduzieren und den Kommunikationsfluss innerhalb Ihrer Teams zu verbessern. Die gute Nachricht ist, dass die Implementierung eines neuen digitalen Tools kein zeitaufwendiger Prozess sein muss.

Das Beispiel von Denis Nolan, Geschäftsführer und Gründer der Toureen Group, spricht für sich selbst. Es gelang ihm, LetsBuild innerhalb von 72 Stunden in sein Unternehmen zu implementieren und in sein Team zu integrieren: 

“Projektaufgaben sind jetzt für das gesamte Team sichtbar, Aktualisierungen sind sofort und transparent verfügbar. Dies dürfte uns langfristig zugutekommen, da wir jetzt über Echtzeitdaten verfügen, um kritische Entscheidungen zur Verbesserung der Projektdurchführung zu treffen. ”  

Dasselbe gilt für Matt Ghinn und sein Team bei VolkerFitzpatrick: 

“Ich wurde am Mittwoch in die Plattform eingewiesen und fand sie sofort klasse. Am Donnerstag wurde sie installiert. Freitags habe ich das Team gebrieft. Am Wochenende konnten wir sie bereits nutzen und haben tolle Ergebnisse erzielt.”

Nächste Schritte

Sie haben inzwischen eine erste Vorstellung davon, wie digitale Tools Ihnen dabei helfen können, kritische Probleme schnell zu erkennen und die Verzögerungen Ihrer Bauprojekte zu reduzieren. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Sie können sich für den schwierigen Weg entscheiden und alles selbst in die Hand nehmen. Auf den ersten Blick mag das eine gute Idee sein, um Geld zu sparen. Dieser Weg kann sich aber schnell als tückisch erweisen, wenn Sie keinerlei Erfahrung mit der Implementierung digitaler Tools in Ihrem Unternehmen haben.

Wenn Sie kein Risiko bei Ihrer digitalen Reise eingehen möchten, können Sie sehen, wie LetsBuild Ihre Projektteams dazu bringt, nahtlos miteinandern zusammenzuarbeiten.

Wir können Ihnen den richtigen Rahmen bieten, um Ihre Projekte datengesteuert zu gestalten. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams in Echtzeit Updates austauschen und Probleme lösen, bevor sie sich negativ auf Ihren Zeitplan auswirken. So können Sie Ihre Projekte budget- und termingerecht abschließen.