5 conseils que tout chef de chantier devrait appliquer

Un manager de chantier est l’un des rouages centraux de tout projet de construction. Vous êtes occupé depuis votre arrivée au travail le matin jusqu’à votre départ à la fin de la journée, luttant souvent contre des incendies et appelant frénétiquement les sous-traitants ou le manager de projet pour obtenir ou relayer des informations. Sans parler du temps passé à essayer de s’assurer que tous les problèmes sont parfaitement documentés, que personne n’arrive sur le chantier en vain et que les commandes de matériel ne sont pas en retard, mal placées ou, pire encore, endommagées.

Ebook gratuit : Pourquoi WhatsApp et Excel ne sont pas suffisants pour gérer des projets de construction complexes

Il n’y a pas deux jours qui se ressemblent, mais une chose est sûre. Vous ne devriez pas avoir à réinventer continuellement la façon dont vous communiquez avec votre manager de projet au sujet de vos visites de chantier et des choses que vous voyez sur le terrain.

Combien de fois avez-vous renvoyé un courriel ou un message important au bureau sans recevoir de réponse ? Et quel effet cette absence de réponse a-t-elle eu sur l’avancement de votre projet ?

Il n’est donc pas surprenant que de nombreux Chantiers se sentent constamment dépassés et stressés parce qu’ils essaient d’équilibrer les différentes dépendances, de résoudre les contraintes et en même temps de s’aligner sur les jalons à la fois avec leur chef de projet et les sous-traitants qui participent au projet. En conséquence, ils finissent souvent par crouler sous une montagne de travail qui n’apporte pas vraiment de valeur ajoutée à leurs projets.

Pour vous aider à éviter de vous retrouver dans cette spirale et à retrouver votre tranquillité d’esprit, voici cinq conseils que vous devriez toujours garder à l’esprit lorsque vous dirigez un chantier de construction :

1. Alignez vous avec votre manager de projet autour d’une source unique de vérité

En tant que manager de chantier, vous devez toujours maintenir un flux de communication fluide avec votre chef de projet pour vous assurer que tous les problèmes sont enregistrés et traités dès qu’ils surviennent.

Les notifications WhatsApp, les e-mails et les notes sur tableau blanc peuvent générer plus de confusion que de solutions lorsqu’il s’agit de vous maintenir en contact, car ils ne sont pas conçus pour prendre en charge des processus aussi délicats et sensibles au temps. Par conséquent, les erreurs de communication, la perte d’informations cruciales et les réponses tardives sont toujours à portée de main.

C’est pourquoi le transfert de votre plan dans le nuage à l’aide d’un outil spécifique à la construction peut apporter beaucoup de valeur. Toutes les informations sont enregistrées et conservées en un seul endroit, de sorte que toutes les parties ont une visibilité totale sur le chantier et peuvent voir ce qui s’est passé historiquement. En même temps, vous pouvez envoyer des mises à jour, poser des questions ou faire remonter des problèmes lorsque vous vous promenez sur le Chantier, simplement en utilisant votre smartphone.

Le manager de projet recevra alors une notification push sur son smartphone en temps réel et pourra agir rapidement avant qu’un problème ne mette en danger votre planning quotidien ou votre prévision de 3 à 6 semaines. Ainsi, vous pouvez enfin travailler en équipe dans la même direction et cesser de perdre du temps à passer des appels téléphoniques ou à envoyer des courriels dont vous n’êtes même pas sûr qu’ils aient été lus ou non.

2. Arrêtez de garder les choses dans votre tête et enregistrez tout

Vous devez tout documenter, quoi qu’il arrive. C’est le moyen le plus sûr de protéger votre projet et vous-même contre les réclamations commerciales. Nous savons combien il peut être difficile de garder un œil sur chaque détail sur le chantier. Ce n’est pas une coïncidence, après tout, si les visites de chantier sont dans la plupart des cas une tâche stressante.

Si vous n’êtes pas équipé des bons outils, vous devez vous promener sur le terrain, détecter un problème, puis vous assurer de le documenter en détail une fois de retour à votre bureau. Mais parfois, il y a tout simplement trop de problèmes sur lesquels vous devez faire un rapport. Ou bien, pour l’une ou l’autre raison, votre visite du chantier peut être interrompue, vous laissant sur place en vous demandant si vous avez bien tout vu et si vous avez pensé à tout enregistrer.

Inutile de dire que cela peut ensuite rendre votre communication avec le Manager de projet confuse et frustrante. C’est une raison supplémentaire pour laquelle les rapports mobiles sur le terrain sont si importants. Il vous permet de soumettre des mises à jour ou des questions critiques dès que vous les trouvez, simplement en utilisant votre smartphone. Ainsi, vous pouvez éliminer une grande partie de votre charge administrative et mentale.

En même temps, en documentant tout sur une source unique de vérité, vous vous assurez que votre manager de projet peut soulever ou répondre à des réclamations très rapidement. Vous n’aurez plus à passer des semaines, voire des mois, à chercher le courriel ou la photo qui prouve que vous n’êtes pas responsable d’un retard dans le planning. Tout sera accessible dans le nuage et vous serez en mesure d’y accéder par une recherche rapide.

3. Faites de la préparation du chantier votre priorité numéro un

Généralement, lorsqu’il s’agit de préparation, de nombreuses parties prenantes ont tendance à se concentrer uniquement sur les événements extérieurs tels que les intempéries.

Cependant, la préparation ne doit pas commencer et se terminer là. La plupart des problèmes qui apparaissent sur le chantier peuvent être résolus par une meilleure anticipation et une meilleure préparation autour des commandes, des livraisons, des choix, des dessins et de la planification de la main-d’œuvre disponible.

Habituellement, nous constatons que les problèmes surviennent lorsque le travail sur le Chantier n’a pas été pensé avec les parties concernées ou que le travail de préparation a été réalisé trop tard, ce qui entraîne des travaux de dernière minute et des erreurs.

Par exemple, il se peut qu’il y ait une interruption des activités sur le chantier parce que les éléments préfabriqués arrivent trop tard sur le site. Si tel est le cas, vous devez réunir toutes les parties concernées (ingénieurs, fournisseurs, etc.) et trouver ensemble la cause profonde et la solution au problème afin qu’il ne se reproduise plus. C’est ainsi que vous pouvez assurer une approche proactive en termes de préparation du projet et de résolution des contraintes afin que les imprévus ne soient pas synonymes de désastre. Et c’est pourquoi, en tant que Manager de Chantier, vous devez être en parfaite synchronisation avec votre chef de projet et les différents sous-traitants à tout moment.

4. Impliquez les sous-traitants dès le début

L’exécution du Chantier n’est pas une course d’individus mais un sport d’équipe où une vue d’ensemble et un engagement actif de tous les membres de l’équipe sont nécessaires pour garantir la fiabilité des promesses offertes.

C’est pourquoi vous devez toujours essayer d’impliquer les sous-traitants au début du processus, lors de la planification de leurs tâches. De cette façon, vous pouvez définir leurs besoins et avoir une bonne compréhension de ce qu’ils doivent commander et quand. Une telle approche peut vous éviter beaucoup de stress lors de la préparation du chantier et de la livraison des matériaux.

En savoir plus : 3 étapes pour construire une culture forte autour du planning.

En outre, elle vous aidera à accroître la responsabilité, car vous planifierez ensemble toutes les activités à venir. À ce stade, vous devriez idéalement enregistrer les responsabilités et les engagements de chaque partie dans un espace partagé en direct dans le cloud afin d’éviter le jeu des reproches et de toujours savoir ce qui est fait et ce qui ne l’est pas, et de faire face aux défis en évolution.

C’est la première étape vers la création de relations durables avec vos sous-traitants. Plus vous collaborez aujourd’hui sur un projet, plus vous avez de chances de retravailler ensemble à l’avenir. Dans un secteur frappé par le manque de confiance et où les bons sous-traitants sont parfois difficiles à trouver, c’est extrêmement important.

5. Utilisez des outils conçus pour les équipes de construction

De nombreux managers de chantiers ont tendance à croire que les outils qu’ils utilisent sont adaptés et faits pour collaborer avec les différentes parties prenantes. Dans de nombreux cas, la vérité est tout autre.

Surtout lorsqu’il s’agit d’outils comme WhatsApp, Email et Excel qui ne sont pas conçus pour les équipes de construction. Ces outils peuvent être excellents pour d’autres occasions, mais ils ne peuvent pas vous aider à effectuer votre visite du chantier plus rapidement, à communiquer avec votre manager de projet en temps réel ou à documenter tout en détail sur le chantier. Et voici pourquoi :

• Ils ne fournissent pas une vue « en direct », partageable, de ce qui se passe sur le site.
• Les données partagées par leur intermédiaire ne sont pas reliées au planning quotidien et au planning à court terme. Il est donc difficile pour les gens de voir où en sont les choses dans l’ensemble et quelles sont les tâches en cours d’avancement, ce qui va suivre et qui est responsable de quoi.
• Les informations sont dispersées sur de nombreuses plateformes différentes, ce qui entrave le processus de reporting.
• Ils ne permettent pas la collaboration entre les parties prenantes internes et externes, ce qui complique considérablement vos efforts pour entrer en contact avec le manager de projet ou les sous-traitants.
• Ils ne vous permettent pas de créer votre journal de chantier, au fur et à mesure. Au lieu de cela, vous devez garder toutes les informations dans votre tête jusqu’à ce que vous soyez de retour à votre bureau. Cela génère à la fois du travail administratif supplémentaire et du stress pour se souvenir de tout avec précision.
• Ils ne fournissent pas de rapports détaillés sur les performances des sous-traitants sur le chantier.
  Améliorez le travail d’équipe et gagnez en sérénité !

Il devient rapidement évident que l’utilisation des mauvais outils peut vraiment avoir un impact sur la façon dont vous gérez les activités du Chantier au quotidien. Vos équipes ne savent pas en temps réel ce qui les attend et ne savent pas clairement qui est responsable de quoi, ce qui entraîne de mauvaises décisions, des interruptions coûteuses et de nombreuses nuits blanches dans vos efforts pour gérer le Chantier aussi efficacement que possible.

Si vous voulez en savoir plus sur la façon de briser ce cercle et de faire en sorte que tout le monde travaille mieux ensemble, téléchargez notre ebook gratuit ici !