5 questions que tous les chefs de projet devraient se poser avant de commencer un projet

De nombreux chefs de projet qui travaillent sur des projets avec beaucoup de répétitions nous disent qu’ils doivent passer jusqu’à 50 % de leur temps chaque semaine à des tâches administratives lourdes liées à la planification. Leur programme est bloqué sur MS Project et pour le mettre à jour, ils doivent passer par d’innombrables notifications WhatsApp, e-mails ou appels téléphoniques. Il ne faut pas longtemps pour qu’ils soient ensevelis sous une montagne de travail qui n’apporte pas vraiment de valeur ajoutée à leurs projets.

ebook gratuit : Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

Mais que signifie vraiment ajouter de la valeur ? Comme le décrit également la méthode du Last Planner System (LPS), une activité est considérée comme ajoutant de la valeur à un projet uniquement lorsqu’elle remplit trois critères distincts :

• le client accepte de payer pour cette activité.
• l’activité est exécutée correctement dès la première fois.
• l’activité a un impact direct et positif sur l’ajustement, la fonction ou la forme du produit final.

Le problème est que, dans de nombreux cas, les chefs de projet et leurs équipes ont tendance à négliger ces critères, ouvrant ainsi la porte au gaspillage. Dans un projet de construction, le gaspillage peut être brièvement défini comme une activité qui ne respecte pas les trois principes mentionnés ci-dessus. Cela peut être

• le transport inutile de véhicules et de matériaux d’un endroit à l’autre.
• des matériaux qui s’abîment dans l’inventaire parce qu’ils ont été commandés trop tôt ou mal stockés.
• des temps d’arrêt entre les tâches sur le site.
• des mouvements inutiles (cela pourrait même être de passer trop de temps à monter et descendre du site vers d’autres installations comme la cantine par exemple).
• faire plus de travail que ce qui est demandé par le client.
• effectuer plus de tâches et d’activités que ce qui est requis.
• les reprises et les coûts supplémentaires dus aux défauts.

Comme vous pouvez déjà le constater, il existe un vaste éventail d’activités qui n’ajoutent aucune valeur au développement d’un projet et qui, malheureusement, sont encore considérées comme la norme, alimentant les retards, les réclamations commerciales et une forte culture du blâme.

Pour vous aider à éviter de vous retrouver dans cette spirale, voici trois questions que vous devriez toujours vous poser avant de commencer à travailler sur vos prévisions à court terme et votre plan directeur :

1. Ai-je intégré le zonage dans ma planification ?

L’une des erreurs les plus courantes, mais aussi les plus cruciales, commises par les chefs de projet, en particulier dans les projets qui comportent beaucoup de répétitions, est qu’ils n’intègrent pas le zonage dans leur planification. Imaginez, par exemple, que vous gérez un projet résidentiel multifamilial où plusieurs unités identiques distinctes doivent être construites. Ou que vous travaillez sur un grand projet hospitalier.

Dans tous les cas, il existe une série de spécifications que vous devez satisfaire et un ensemble de tâches que vous devez accomplir pour chaque unité/chambre. Mais vous ne pouvez pas travailler sur tout en même temps. Les sous-traitants doivent pouvoir accéder à chaque zone (c’est-à-dire la pièce ou l’appartement) au bon moment, puis passer à la zone suivante au bon moment afin que les intervenants suivants puissent également faire leur travail.

Pour y parvenir tout en évitant le chaos, vous devez combiner le zonage avec votre planification à court terme et être ensuite en mesure de partager les derniers progrès avec vos sous-traitants dans un endroit vivant et partageable dans le cloud. Sinon, vous risquez tôt ou tard que certains de vos collaborateurs perdent de vue l’état d’avancement du projet. En d’autres termes, ils n’auront aucun moyen de savoir quand c’est leur tour de se présenter sur le chantier pour effectuer leur travail. Et c’est ainsi que vous risquez de vous retrouver rapidement aux prises avec des retards et des flux de travail inefficaces.

2. Ai-je clairement défini à mon équipe quand une tâche est considérée comme « terminée » ?

Attendre que les autres sous-traitants ou membres de l’équipe terminent leurs tâches est généralement l’une des principales raisons des retards et des temps d’arrêt dans un projet. Comment éviter cela ? En définissant en équipe ce qu’est la notion de « travail terminé » afin que l’activité suivante puisse commencer.

Disposer d’un ensemble de règles et de pratiques claires et standardisées concernant le moment où une tâche doit être considérée comme terminée est la clé pour aligner les attentes de tous les membres de l’équipe et éviter les erreurs. Quand un transfert doit-il être considéré comme réussi ? Ou quand la prochaine commande de matériel doit-elle arriver sur le site et où ?

Ces questions peuvent sembler simples en théorie, mais sur un chantier de construction, elles peuvent être le carburant de retards, de temps d’arrêt, voire de réclamations commerciales qui peuvent mettre vos marges en grand danger. C’est pourquoi il est crucial pour les chefs de projet et toutes les autres personnes impliquées dans un projet d’avoir une vue unique, centrale et en direct du planning à court terme. Si les gens continuent à faire le tour du site en tenant les informations sur leur tête ou dans des formats déconnectés (imprimés, PDF, feuilles de calcul Excel), ils seront bientôt entraînés dans un jeu constant de lutte contre le feu sans savoir si ce qu’ils font est réellement utile ou non.

Ainsi, savoir quand une tâche doit être qualifiée de « faite » et communiquer son achèvement aux bonnes parties dans un environnement collaboratif sur le cloud peut faire une énorme différence. Sinon, l’incapacité ou la réticence à standardiser et à connecter vos plannings et vos parties prenantes finira par créer des silos et une image déformée de l’avancement du projet. En d’autres termes, plus de retards, plus de litiges et moins de tranquillité d’esprit pour vous au quotidien.

3. Me suis-je suffisamment concentré sur la préparation ?

Le manque de concentration sur la préparation d’un projet de construction est un autre domaine où il y a beaucoup de place pour l’amélioration pour de nombreux chefs de projet. La seule exception à cette règle pourrait être les événements extérieurs tels que les intempéries.

Cependant, la préparation ne doit pas commencer et se terminer là. La plupart des problèmes qui surgissent sur le chantier peuvent être résolus par une meilleure anticipation et préparation autour des commandes, de la livraison, des choix, des dessins et de la planification de la main-d’œuvre disponible.

Habituellement, nous constatons que les problèmes surviennent lorsque le travail sur le site n’a pas été pensé avec les parties concernées ou que le travail de préparation a été réalisé trop tard, entraînant un travail de dernière minute et des erreurs.

Par exemple, il se peut que vous ayez du retard sur votre projet parce que les éléments préfabriqués arrivent trop tard sur le chantier. Si c’est le cas, vous devez réunir toutes les parties concernées (ingénieurs, fournisseurs, etc.) et trouver ensemble la cause profonde et la solution au problème afin qu’il ne se reproduise plus. C’est ainsi que vous pouvez garantir une approche proactive en termes de préparation du projet et de résolution des contraintes, afin que les imprévus ne soient pas synonymes de désastre.

4. Ai-je une forte culture autour de la planification ?

L’une de vos principales responsabilités en tant que chef de projet est de créer et de maintenir un rythme régulier pour votre projet. Pour y parvenir, vous devez planifier à l’avance et programmer stratégiquement les tâches en morceaux gérables. Comme le montrent de récentes enquêtes, si vous parvenez à livrer de petites tâches à au moins 80 % dans les délais et sans compromettre la qualité, vous aurez de grandes chances de respecter à la fois les délais et le budget.

Donc, au lieu d’essayer de tout planifier en détail du début à la fin, ou de vous concentrer uniquement sur les jalons que vous voulez atteindre, planifiez à court terme et commencez à vous fier à des prévisions de 3 à 6 semaines mises à jour en permanence.

En savoir plus : Comment placer la planification au centre de vos projets pour protéger vos marges et livrer plus rapidement ?

Une bonne façon de commencer cette approche est de connecter votre équipe autour d’une version partagée et vivante du programme et de les mettre régulièrement à jour sur les étapes à venir (avec celles qui ne sont pas à plus d’un mois) et les dépendances entre les tâches. De cette façon, vous pouvez garder tout le monde dans la même direction et maintenir un bon rythme sur le développement de votre projet.

La méthode du système du dernier planificateur est une excellente arme dans votre effort pour accroître l’engagement et la collaboration sur le chantier. Elle vous aidera à planifier toutes les activités à valeur ajoutée de manière plus détaillée au fur et à mesure que les équipes se rapprochent du travail réel. La méthode LPS intègre les valeurs du « pull planning » en ce sens que le seul travail promis est celui qui peut être et sera finalement réalisé conformément au plan.

Car en fin de compte, le système LPS n’est pas une course d’individus mais un sport d’équipe où une vue du système et un engagement actif de tous les membres de l’équipe sont nécessaires pour garantir la fiabilité des promesses offertes.

5. Mes outils sont-ils adaptés à la construction ?

C’est la question à un million de dollars si vous voulez augmenter la productivité de vos projets et garantir la réussite de vos projets.

Les chefs de projet ont tendance à croire que les outils qu’ils utilisent sont adaptés et faits pour collaborer avec différentes équipes sur leurs projets de construction. Dans de nombreux cas, la vérité est tout autre.

Surtout lorsqu’il s’agit d’outils comme MS Project, WhatsApp, Email et Excel qui ne sont pas conçus pour les équipes de construction. Ces outils peuvent être excellents pour d’autres occasions, mais ils ne peuvent pas vous offrir la visibilité du site que vous recherchez. De manière plus analytique :

• Ils ne fournissent pas une vue « en direct » du projet, partageable et sur site.
• Les données partagées par leur intermédiaire manquent de connexion avec le planning principal. Il est donc difficile pour les gens de voir où en sont les choses dans l’ensemble, quelles tâches progressent, ce qui vient ensuite et qui est propriétaire de quoi.
• Les informations sont dispersées sur de nombreuses plateformes différentes, ce qui entrave le processus de reporting.
• Elles ne permettent pas la collaboration entre les parties prenantes internes et externes, ce qui rend vos efforts pour connecter toutes les équipes sur le terrain beaucoup plus difficiles.

Il devient rapidement évident que l’utilisation des mauvais outils peut vraiment avoir un impact sur vos prévisions de 3 à 6 semaines. Vos équipes n’ont pas un aperçu en temps réel du projet et il n’y a pas de clarté sur qui est responsable de quoi, ce qui entraîne une prise de décision lente et dysfonctionnelle.

Alors, la prochaine fois que vous serez sur le chantier, assurez-vous de vous poser cette question. Sinon, vous vous sentirez rapidement hors de contrôle et n’aurez aucune visibilité sur votre projet.

Faites de la planification le battement de cœur de votre projet !

Poser les bonnes questions n’est que le début de vos efforts pour reprendre le contrôle de la progression du chantier et établir des flux de travail fiables et porteurs de valeur. Si vous êtes prêt à passer à l’étape suivante et à placer la planification au centre de vos projets, nous vous invitons à télécharger notre nouvel ebook gratuit en cliquant ici !