Astuces de communication pour un gestionnaire de projet

Pour être qualifié de gestionnaire de projet efficace, vous devez disposer d’un ensemble de facultés de communication très développées. Tant écrites qu’orales. Et on ne parle pas ici de conversations formelles en famille ou entre amis. Mon expérience m’a amené à côtoyer des gestionnaires de projet qui savent comment gérer une conversation formelle. Toutefois, lorsqu’il s’agit de clients et d’équipes de projet, ils ne peuvent pas systématiquement gérer la “pression”. Ce que je veux dire par là, c’est qu’en tant que gestionnaire de projet, vous devez vous assurer que vos clients et chaque membre de l’équipe vous comprennent. En communiquant et en observant de nombreux gestionnaires de projet, j’ai trouvé plusieurs bonnes et mauvaises choses qui vous aideront à améliorer vos compétences. Faites attention à ce qui suit.

L’écoute

C’est quelque chose que les gestionnaires de projet d’aujourd’hui font rarement ou ne font pas du tout. La capacité d’écoute est tout aussi importante que les autres et c’est la première règle qu’on nous enseigne à l’école. Regardez cela comme si vous étiez marié ou dans une relation avec votre petit(e) ami(e) ou femme/mari. Que se passe-t-il si vous êtes le seul à parler? — Exactement, vous n’entendrez pas l’autre version des faits. Des relations comme celle-ci finissent assez rapidement.

Silence

Parfois, le silence est d’or. Il existe différentes formes de silence et vous devez développer cette faculté pour écouter attentivement et vous concentrer sur ce que vous entendez. Lorsqu’on parle, il n’est pas nécessaire de continuer à parler afin de rompre le silence. Souvent, une longue pause est la manière la plus efficace de réfléchir à une réponse appropriée.

Poser des questions

Oui, c’est la tâche la plus difficile à faire. Poser des questions. J’ai vu des gestionnaires de projet écouter attentivement tout ce que le nouveau client veut tout en restant assis à écouter. Et au moment d’agir, ils éprouvent des difficultés parce qu’ils ne savent pas comment et quand contacter le client. Il suffit de demander.

• Que préfèrent-ils?
• Qui contacter et quand?
• Communication par e-mail ou téléphone?
• Longs e-mails ou pièces jointes?
• Réunions en tête à tête ou téléconférence?

Cette liste pourrait être infinie. Il y a de nombreuses questions à poser.

Formalité

N’oubliez pas: rien ne va plus tant que vous n’établissez pas une bonne relation de travail avec votre client. Commencez de manière formelle et adoptez progressivement un style informel. Maintenez un ton simple et adapté. Je parle aussi bien de la communication orale qu’écrite.

Points clés verbaux et non verbaux

Vous deviez être en mesure de lire ce que votre client vous dit juste en observant ses signaux non verbaux. Les bras croisés, la posture, l’agitation, l’expression, les gestes des les mains, les mouvements des yeux, les rires inappropriés, jouer avec les cheveux sont autant de messages qui traduisent la pensée de votre client à ce moment. En remarquant ces éléments, vous devez contrôler les vôtres et en rechercher d’autres. Vous pouvez utiliser ces éléments pour mieux gérer la situation lorsque les circonstances ne permettent pas beaucoup de communication ouverte et directe. Utilisez-les à votre avantage!

Uno

N’utilisez pas d’acronymes. Nous ne sommes pas dans votre secteur industriel et parfois nous ne comprenons pas ce que vous essayez de nous dire. Combien de fois avez-vous rencontré un client qui vous a demandé ce que vous entendiez par ceci ou cela? Si le client est dans votre secteur, pas de problème. Je sais, on l’oublie souvent, mais il est préférable de demander à vos clients une liste interne des acronymes si votre client évolue dans un environnement chargé d’acronymes. N’hésitez pas. Vous pouvez tout simplement les utiliser pour améliorer la communication.

Mauvaises/bonnes nouvelles

Peu importe que vous ayez de bonnes ou de mauvaises nouvelles à annoncer à votre client, faites-le en personne! Il n’y a rien de plus frustrant en ce bas monde que d’apprendre des mauvaises nouvelles de quelqu’un d’autre. “J’allais t’annoncer la nouvelle” n’est vraiment pas cool! Les gestionnaires de projet dignes de ce nom n’hésitent pas à faire part des mauvaises nouvelles. Tout est dans la manière de les communiquer. Pour moi, annoncer une mauvaise nouvelle est une chance supplémentaire pour toute l’équipe de trouver une solution adéquate.

A votre tour

Mettez quelques conseils parmi ceux-ci en pratique dès demain. A présent, si vous voulez organiser un environnement de communication pour exécuter un projet, je vous recommande LetsBuild. Nous avons créé ce logiciel de gestion de projet de construction pour que vous et votre équipe collaboriez et communiquiez mieux et plus rapidement au travail. Cliquez ici pour en savoir plus et l’essayer gratuitement.