Échapper au jeu des reproches: Permettre aux équipes sur le chantier de prendre des décisions plus rapidement et de livrer dans les délais

Les projets de construction sont toujours une affaire complexe. Un certain nombre d’équipes et de parties prenantes se réunissent pour accomplir leurs tâches selon le plan convenu. En ce sens, il devient rapidement évident que la collaboration est un élément clé du succès en construction.

Néanmoins, une bonne collaboration dépend toujours d’une forte culture de la confiance et de décisions opportunes. Malheureusement, le secteur de la construction se débat toujours avec ces deux éléments. Cela a un impact direct sur la façon dont un projet se développe étant donné que de nombreuses interruptions sur le chantier apparaissent en raison du signalement tardif de problèmes critiques ou de la réticence des parties prenantes du projet à assumer les reproches incombant à leur rôle.

Il est utile de dire que 44 % des retards de construction sont le résultat d’interruptions dans la manière dont un projet se déroule. En approfondissant, on constate que les quatre principales raisons qui expliquent ces 44 % semblent être les suivantes :

• Retards dus à des erreurs (44 %)
• Retards dus à une réponse tardive à une RFI (20 %)
• Modification de spécifications (18 %)
• Mauvaises conditions atmosphériques et autres facteurs (18 %)

Il en faut donc peu pour se rendre compte que la réduction des problèmes et des retards en cours d’exécution doit être le principal objectif pour garder le budget de vos projets sous contrôle.

Par la suite, cela pourrait initier un changement significatif sur la façon dont les différents acteurs de la construction travaillent ensemble et, plus important encore, sur le degré de confiance qu’ils s’accordent mutuellement.

Personnes, processus, outils : Les 3 clés du succès

Les technologies numériques transforment en permanence notre façon de travailler, de communiquer et finalement de construire dans le secteur de la construction. Cependant, il reste extrêmement difficile de les utiliser à leur plein potentiel si l’on ne dispose pas de tous les éléments vitaux : les personnes, les processus et les outils.

En d’autres termes, une approche stratégique visant à permettre une prise de décision rapide et l’achèvement des projets dans les délais est nécessaire. Ce n’est qu’alors que la construction pourra rétablir la confiance dans les relations contractuelles et briser le pouvoir de l’habitude qui est l’un des plus grands ennemis de l’ensemble du secteur.

Bien entendu, cette transformation profonde part des trois éléments que nous avons mentionnés plus haut : les personnes, les processus et les outils. La mise en place efficace de ce cadre vous aidera à signaler les problèmes cruciaux dès leur apparition, en veillant à ne pas vous laisser piéger dans une spirale de communication improductive.

En savoir plus : Se débarrasser des vieilles habitudes – Comment réussir la transformation numérique de votre société

Cela peut sembler simple, mais c’est beaucoup plus difficile que vous pourriez le penser. Il va sans dire que les personnes sont la pierre angulaire de cet effort. Les convaincre de faire confiance à leurs collègues et aux nouvelles technologies sont les premiers pas vers un changement substantiel.

Ensuite vient la recherche des outils adaptés aux besoins de vos projets et des processus qui vous permettront de tirer le meilleur parti de la mise en œuvre de solutions logicielles dans votre organisation.

Dans de nombreux cas, les directeurs de projet font l’erreur de rechercher la fantaisie au lieu de prendre en considération les besoins réels de leurs projets. En conséquence, ils finissent par travailler avec des solutions numériques qui ne résolvent pas vraiment leurs goulots d’étranglement, ajoutant encore plus de confusion dans leurs processus.

C’est pourquoi il est important de standardiser avant même de commencer à chercher un logiciel. Cela vous aidera à identifier les vrais besoins derrière vos projets et à faire le bon choix sans gaspiller des tonnes d’argent. Grâce à cette clarté, vous pourrez également améliorer la collaboration sur vos projets et faciliter la transition vers un mode de travail collaboratif.

Cinq étapes vers un modèle collaboratif

McKinsey and Company a récemment publié un rapport très perspicace sur la manière dont le secteur de la construction pourrait adopter un nouveau modèle collaboratif afin d’échapper à la culture des reproches et rétablir la confiance dans le secteur.

En bref, voici cinq mesures que les maîtres d’ouvrage et les autres parties prenantes de la construction peuvent prendre pour faire évoluer le secteur vers un écosystème plus ouvert et plus collaboratif :

1. Commencez par évaluer la préparation de votre organisation à la collaboration

Connaître les points forts et les points faibles de votre organisation revêt une importance capitale pour la réussite de ce processus. Selon les experts de McKinsey, voici les principaux paramètres que vous devez prendre en considération pour évaluer la préparation à la collaboration :

• Disposer d’un cadre organisationnel solide permettant la mise en œuvre d’une nouvelle approche collaborative à tous les stades de l’organisation.
• Une culture de projet flexible.
• La création et le maintien d’un solide portefeuille de projets pour soutenir la stratégie à long terme de l’organisation.
• Un écosystème de partenaires E&C bien établi et une approche souple des processus d’appel d’offres.
• L’ouverture à prendre des risques et à adopter une philosophie de gestion des risques progressiste.

2. Trouvez les bons partenaires

Avoir les bons partenaires à vos côtés peut faire une grande différence. Vous devez initier des alliances avec des organisations et des parties prenantes qui partagent la même culture de travail, mais qui ont des capacités différentes afin que vous puissiez vous compléter mutuellement. La stabilité financière est également essentielle pour garantir la longévité de votre partenariat.

L’opinion des cadres supérieurs et des équipes de projet de vos organisations partenaires sur cette collaboration est un autre domaine qui requiert une grande attention. Comme le décrit avec intelligence le rapport McKinsey, « Les relations sont ce qui fait bouger l’aiguille. » Ainsi, une bonne relation entre toutes les équipes de projet peut ouvrir la voie à une prise de décision forte et proactive.

Quoi qu’il en soit, soyez prêts à rencontrer beaucoup de résistance au début. Cela ne devrait pas être une surprise étant donné qu’une nouvelle méthode de travail sera introduite.

3. Définissez vos projets en détail

Un autre facteur essentiel souligné dans le rapport McKinsey réside dans le fait que les maîtres d’ouvrage doivent, à un stade précoce, définir correctement la portée du projet, présenter un plan d’exécution solide et une estimation précise des coûts. De cette manière, ils augmentent leurs chances d’avoir un projet dont le développement financier est sain, ce qui entraîne moins de risques et une meilleure rentabilité.

Cela peut signifier que l’investissement initial du maître d’ouvrage peut être un peu plus élevé, mais cela signifie également que le projet a plus de chances de réussir.

4. Garder tous les partenaires sur la même longueur d’onde

Il est essentiel que toutes les parties prenantes soient en phase en termes de responsabilités, d’objectifs et de récompenses pour qu’un tel processus soit couronné de succès. Il est indispensable que vous ne laissiez aucune distraction s’interposer entre vos équipes et l’objectif final.

En ce sens, le maître d’ouvrage doit être en mesure de fournir à toutes les parties des incitations qui leur permettront de rester proactives et valorisées. C’est l’une des manières les plus sûres de garantir que toutes les parties prenantes du projet travailleront ensemble pour mener à bien cette collaboration.

5. Faites de la confiance votre priorité

L’introduction et le maintien d’une approche collaborative sont un travail continu. Il est important que les maîtres d’ouvrage continuent de mesurer l’avancement de leurs projets par rapport aux objectifs fixés.

En outre, il est fondamental de mettre l’accent sur des domaines tels que le partage des connaissances, la résolution de problèmes, la créativité et la curiosité. À cet égard, la formation tout au long du projet peut être considérée comme un élément crucial du changement. Enfin, l’exécution des contrats est également, selon McKinsey, un élément clé.

Comment soutenir votre parcours de collaboration et parvenir à livrer dans les délais

Réussir son parcours de collaboration peut ressembler à un processus sans fin, mais avec la stratégie adéquate, cela peut être le début d’une nouvelle ère pour votre organisation lorsqu’il s’agit de livrer des projets dans les délais et donc dans le budget.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la manière dont vous pouvez rompre le jeu des reproches dans la construction et introduire un écosystème numérique qui vous permettra de mener à bien vos projets dans les délais :

1. Remplacez les vieilles habitudes par de bonnes habitudes

Le manque de confiance dans les relations contractuelles et une culture du litige sont deux des plus grands ennemis du secteur de la construction. Il est temps de briser le cercle des mauvaises habitudes dans ce secteur.

Un projet de construction typique de 10 millions d’euros devrait connaître environ 600 interruptions par an. Pour aggraver les choses, 25 % de ces interruptions resteront non résolues et une période de résolution de 7 jours est nécessaire pour chaque interruption.

Il faut donc que les choses changent. La communication rapide des problèmes critiques et la réalisation de projets réussis dans les délais devraient devenir des habitudes fondamentales pour l’ensemble du secteur. Mais pour cela, nous devons rétablir la confiance entre les différents agents de projet et communiquer clairement que les équipes de terrain ne doivent pas avoir peur de signaler un problème.

Au contraire, elles devraient adopter une approche proactive, car plus un problème est signalé tôt, plus il a de chances d’être résolu sans grandes répercussions pour le projet et l’équipe. Les calendriers dépassés et les fils de discussion par courriels interminables ne sont qu’une partie du problème, jamais la solution.

2. Investissez dans un processus décisionnel rapide

En général, les directeurs et gestionnaires de projet sont responsables d’un certain nombre de projets en même temps. Étant donné la complexité de tous ces projets, il devient rapidement évident qu’ils peuvent se transformer en un sérieux goulot d’étranglement quant au processus décisionnel de leurs projets.

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Dans cette optique, il en faut peu pour comprendre que les équipes de terrain doivent être dotées des bons outils spécifiques à la construction pour prendre des décisions en temps utile sans avoir à tout faire passer par leurs gestionnaires de projet.

Une solution numérique, conçue pour la construction, pourrait véritablement changer la donne, car elle permettrait à toutes les parties prenantes d’envoyer plus facilement et instantanément les bonnes mises à jour et informations aux bonnes personnes, tout en conservant une vue d’ensemble précise de la planification stratégique et du plan directeur. Le signalement en temps utile pourrait progressivement débloquer un nouveau niveau de confiance et de collaboration dans la construction.

3. Passez au numérique pour votre processus de reporting

Les projets de construction peuvent différer à la fois en termes d’objectifs et de complexité, mais il y a toujours un élément clé qui reste le même quoiqu’il arrive. C’est l’efficacité avec laquelle les équipes de projet signalent les problèmes qui apparaissent sur le terrain.

Dans de nombreux cas, les équipes de terrain hésitent à signaler un problème de peur d’être tenues pour responsables de l’erreur détectée. Par voie de conséquence, des informations sont cachées ou ne sont pas communiquées avant qu’il soit trop tard.

Le passage au numérique de votre processus de reporting pourrait éventuellement mettre un terme à cette situation et attribuer la responsabilité aux bonnes sources.

« Notre planning est mis à jour au niveau du chantier. Cela signifie que le superviseur opérationnel nous fournit les informations depuis le chantier. On reçoit des photos et on obtient des mises à jour. Cela permet de responsabiliser l’équipe et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du chantier, » explique Matt Ghinn, Project Director chez VolkerFitzpatrick, après la numérisation du processus de reporting au sein de son organisation grâce à l’implémentation de LetsBuild.

4. Implémentez et améliorez

En fin de compte, tout revient à agir et à commencer à mettre en œuvre une nouvelle façon de communiquer et de collaborer autour d’un projet. Rompre le cercle de la méfiance conduira finalement à un secteur plus efficace, où la livraison réussie d’un projet dans les délais et le budget ne sera pas l’exception, mais la règle.

Mais pour cela, il est indispensable d’identifier les véritables besoins de vos projets et de trouver les outils qui vous aideront à collecter les bonnes données. Cela vous permettra d’améliorer vos processus et d’accroître la responsabilisation de vos projets.

Sans aucun doute, la transformation numérique de votre entreprise est un parcours exigeant. Même si vous pensez que vous pouvez le faire vous-même, il vaut mieux écouter les experts et demander l’aide de quelqu’un qui l’a déjà fait dans le passé. Ce n’est qu’alors que vous serez sûr de pouvoir éviter les erreurs courantes et que vous aurez la certitude d’avoir démarré le processus d’implémentation du bon pied.

Découvrez où vous en êtes

Pouvoir réduire les retards et signaler instantanément les problèmes critiques de vos projets peut faire une grande différence dans les efforts pour rétablir la confiance dans les relations contractuelles. Ce n’est pas un projet du jour au lendemain, mais c’est possible tant que tout le monde est prêt à investir dans la transformation numérique et à s’appuyer sur les données pour améliorer la façon dont ses équipes opèrent et collaborent sur le site et en dehors.

C’est dans cet esprit que nous avons lancé un guide détaillé qui peut vous aider à comprendre comment vous pouvez, étape par étape, réduire les délais de construction de plus de 20 % sans augmenter votre budget. Dans ce guide, vous trouverez des informations utiles sur les façons d’améliorer massivement la communication au sein de l’équipe et de réduire les temps d’arrêt pour assurer la livraison dans les délais.

Ainsi, nous pouvons vous aider à évaluer le degré d’avancement de votre parcours numérique et la stratégie à mettre en œuvre pour améliorer la collaboration au sein de l’équipe, renforcer la responsabilisation et assurer un meilleur rendement de vos projets.