Comment passer votre qhse au numérique

Pour toute entreprise, le passage au numérique signifie quelque chose de bien précis: digitaliser ses processus. Et ce processus, pour dire les choses simplement, c’est le fait de passer d’une méthode employant le papier-crayon vers une autre, qui est connectée, qui partage l’information en temps réel assurant une collaboration des plus transparentes, où les avancements sont mis à jour ponctuellement, tout comme l’évaluation des risques, le contrôle de la qualité, et c’est ce qui assure enfin, des résultats plus fiables.
La mise en oeuvre de ces processus (QHSE) du point de vue de la qualité, de l’hygiène, de la sécurité et l’environnement va bien au delà du fait de simplement remplacer votre feuille de papier et votre crayon par un gadget tel qu’un mobile. Car cela impliquerait la requalification de votre personnel du QHSE, mais aussi de redéfinir vos processus afin de voir de quelle manière votre équipe pourrait utiliser un outil précis ou un ensemble d’instruments. Ceci aurait pour effet l’amélioration de votre QHSE au sein de votre entreprise, impactant de manière quotidienne le travail de vos responsables et salariés qui travaillent sur le terrain ou sur le chantier.

Salariés, Processus, Outils

Trois éléments importants sont à prendre en considération pour que votre entreprise et vous-même puissiez passer l’intégralité de votre QHSE au numérique:

Vos Salariés

Le principal défi lors du passage au numérique sur un lieu de travail ou un chantier, n’est pas dû au logiciel ou au matériel informatique, mais aux personnes qui vont avoir cette technologie entre les mains. La réticence rencontrée quant l’accueille d’une nouvelle Qualité et un projet HSE dépend de la manière dont le personnel va s’adapter au changement.
Une opération de numérisation réussie commence avec un leadership solide accueillant à bras ouverts la technologie – il s’agit là d’une manifestation forte démontrant à quel point l’entreprise veut voir ce changement mis en oeuvre. Une numérisation bien faite, commence en haut de la pyramide auprès des dirigeants, pour évoluer dans l’ensemble de la société. Une entreprise qui passe au numérique a besoin de compétences de leadership exceptionnelles qui permettent de relier aussi bien les salariés, que les processus, les données etc.
Il est essentiel pour la transformation numérique de votre entreprise, de permettre à vos employés de s’acclimater à cette étape. Assurez-vous qu’ils aient le temps de s’adapter aux changements que vous mettez en place pour que leur investissement demeure intact, car ils représentent votre meilleur atout dans ce passage au numérique. N’oubliez pas de leur rappeler que la numérisation améliorera leurs conditions de travail.
Lecture complémentaire: Guide du manager QHSE pour coacher ses employés.

Vos Processus

Numériser vos processus c’est miser sur de nouveaux modèles de fonctionnement qui vont vous rendre plus efficace. Dématérialiser un processus sans même l’optimiser est à la fois une perte de temps et d’argent. La numérisation sous entend forcément l’optimisation d’un processus. Une fois que vous avez optimisé et numérisé, vous pouvez continuer en standardisant et en faire un critère de référence pour toutes vos opérations, puisque votre seule solution est de continuer à développer.
En appliquant cette démarche à la Qualité ainsi qu’aux normes HSE, et en mettant en oeuvre ces exigences dans les solutions propres au processus, cela va donner lieu à une pratique de gestion taillée sur mesure. Cette dernière se conformera aux normes ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ainsi qu’à bon nombre de normes européennes correspondant à un système QHSE aussi optimisé que standardisé.
Une solution HSE numérisée est une occasion pour une entreprise de faire d’autant plus d’économies tout en stimulant l’engagement des employés. Permettre à vos salariés et à vos ouvriers de bénéficier d’un système HSE standardisé et numérisé facile d’utilisation, favoriserait la transmission d’une culture du QHSE sans précédent.

Vos Outils

Bénéficier d’un logiciel qui vous assiste dans votre projet et à la conformité de votre QHSE n’est pas chose aisée. Trouver l’outil QHSE parfait nécessite un processus aussi minutieux que structuré. Voici trois concepts à long terme à garder en tête:

• Trouver un partenaire et non pas un simple un logiciel
• Trouver un outil qui incite son adoption par l’utilisateur
• Trouver un outil qui accepte les améliorations continues des processus de votre entreprise sur le long terme 

Les six étapes pour passer à un qhse numérisé

On peut segmenter en six étapes la mise en oeuvre d’un nouveau processus numérisé de votre QHSE.

Étape n°1. Évaluez vos processus actuels.

Avant de proposer une quelconque solution, vous devez avant toute chose comprendre la situation actuelle de vos processus dans le flux de travail, tout comme les outils de soutien employés et votre personnel. Identifiez les domaines avec lesquels vous rencontrez des problèmes actuellement et les secteurs qui peuvent potentiellement bénéficier d’une amélioration. Idéalement, il est bien d’inclure dans cette étape le recueil d’informations et les recherches sur les enjeux extérieurs à l’entreprise tels que les concurrents et les tendances du marché.

• Évaluez vos processus et flux de travail HSE actuels.
• Évaluez les personnes impliquées dans votre système HSE, leur niveau de compétence, leurs aptitudes et leur motivation.
• Évaluez les outils actuellement employés au sein de votre système HSE.

Étape n°2. Planifiez le processus proposé.

Élaborez un plan en vue de la mise en oeuvre du nouveau processus sans omettre d’inclure les personnes ainsi que les outils nécessaires au bon déroulement des opérations. Vous devez alors décrire comment passer du système HSE actuel à votre objectif final. Afin de planifier la mise en oeuvre du processus, il vous faut:

• Fixer ou revoir des objectifs.
• Identifier les risques.
• Programmer le choix du processus et des outils.

Étape n°3. Mettre en oeuvre un processus de sélection d’outils.

Planifiez un processus de sélection d’outils et décidez s’il est opportun de diriger un projet pilote. Définissez vos objectifs, les résultats à atteindre mais aussi les risques que vous voulez voir diminuer et pour quelle partie du processus vous souhaitez la mise en oeuvre d’un outil précis. 

Étape n°4. Établissez une stratégie de mise en oeuvre.

Elaborez une stratégie en vue de la mise en oeuvre du processus et des outils au sein d’un système HSE. Vous devez pour cela fixer des objectifs à ce processus, aux outils ainsi qu’au personnel – à savoir; la façon dont vous voulez que votre système HSE suive la mise en oeuvre du processus. Etablissez un calendrier de lancement du processus et des outils, puis développez une ligne de conduite à suivre pour la mise en oeuvre dudit processus afin qu’elle vienne en aide à celles et ceux qui sont responsables de son instauration et des outils liés.

Étape n°5. Constituez votre équipe de projet du passage au numérique.

Dématérialiser votre HSE nécessite des personnes dotées de compétences et d’aptitudes précises. Si votre équipe n’a pas les compétences requises, permettez à celles et ceux qui ont besoin d’améliorer leur niveau de compétences, de bénéficier d’une formation. Décidez quelle formation est nécessaire pour chaque membre de l’équipe, afin que tous mesurent l’importance du changement qui s’annonce ainsi que leur niveau de responsabilité. 

Étape n°6. Démarrez la mise en oeuvre en surveillant de près son avancement.

Déployez la mise en oeuvre du nouvel outil et les nouveaux processus concernés. N’oubliez surtout pas de suivre et de contrôler la façon dont votre nouveau système HSE influence aussi bien votre productivité que votre flux de travail. Evaluez l’effort consenti, le personnel, le processus ainsi que l’outil, afin de cerner sur quelles zones il est encore nécessaire de se concentrer pour qu’elles soient améliorées.
Article recommandé: Qu’est-ce que la numérisation du QHSE?
Ceci est un guide simple en vue du passage au numérique de votre QHSE. Certains passages du texte font partie d’un guide complet que nous avons rédigé sur la façon de numériser vos processus et systèmes QHSE.