Comment placer la planification au centre de vos projets pour protéger vos marges et livrer plus rapidement ?

La planification est au cœur de chaque projet de construction, mais trop souvent, le planning général ne reflète pas la réalité sur le chantier. En tant que gestionnaire de projet, il est extrêmement important que vous donniez vie à votre planning de projet en transférant toute la communication et la collaboration de l’équipe vers un environnement dynamique en temps réel.

En savoir plus: Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

De cette façon, le planning est mis à jour sur la base des données directement issues du chantier et vous n’avez plus besoin de contacter les intervenants par téléphone, par e-mail ou par SMS. Il s’agit de la première étape pour vous assurer de manière systématique que votre équipe contribue au planning, que vous soyez sur le chantier ou non.

Et ce n’est pas tout ! Le fait de permettre à toutes les parties prenantes de travailler sur le même programme comporte plusieurs avantages : le travail de tous les intervenants est synchronisé, ils peuvent tenir plus facilement leurs engagements et peuvent également s’approprier la résolution des contraintes qui pourraient se présenter.

Vous réinstaurez ainsi la tranquillité d’esprit au sein de vos projets, protégez vos marges et évitez les réclamations commerciales.

Cependant, pour rassembler tous les membres de votre équipe autour d’une version partagée et en temps réel du programme, vous devez disposer des bons outils. De nombreux gestionnaires de projet ont tendance à s’appuyer sur WhatsApp, Messenger, les messages texte ou même les e-mails et les feuilles de calcul Excel pour communiquer l’avancement et partager les mises à jour.

Le problème est que ces outils ne sont pas conçus pour les équipes de construction et, par conséquent, ne sont pas en mesure d’envoyer un lien vers des tâches individuelles du planning. De sorte que vous devez souvent passer des heures à essayer de comprendre le contexte des mises à jour reçues et leurs conséquences sur le planning.

Le résultat ? Décalage des étapes du projet, visibilité limitée de ce qui se passe sur le chantier et interruption des activités du chantier faute de signalement suffisamment rapide des problèmes.

3 conseils pour placer la planification au centre de vos projets

Quels que soient la taille, le budget ou le planning d’un projet, une chose est toujours certaine : Tout commence par une culture forte de la planification. Et c’est seulement ainsi que les différentes parties prenantes du projet resteront synchronisées à tout moment afin que les tâches à valeur ajoutée puissent se dérouler et se clôturer selon les engagements pris chaque semaine.

C’est ce qui fait la différence entre une bonne équipe de construction et une très bonne équipe de construction.

Pour vous aider à adopter la même approche proactive en matière de planification de vos projets, nous vous présentons ci-dessous trois secrets clés que vous devez toujours garder à l’esprit :

1. Mettez votre programme à disposition de tous

En tant que gestionnaire de projet, vous devez toujours considérer le planning comme le pouls de votre projet. L’une de vos principales responsabilités est de maintenir le rythme de votre projet à un niveau régulier. C’est un peu comme une course à pied. Si vous voulez réussir, vous devez trouver le bon équilibre, et ne pas aller trop vite ou trop lentement.

Pour y parvenir dans les projets comportant de nombreux processus répétitifs (hôpitaux, travaux routiers, immeubles d’appartements), vous devez diviser votre programme en petites tâches gérables qui ajoutent constamment de la valeur.

Vous serez ainsi en mesure de planifier vos prochaines étapes avec précision, de garder un meilleur contrôle sur votre projet et d’éviter les retards. Si vous planifiez vos tâches en nombre de jours, tout retard qui pourrait apparaître se traduira très probablement aussi par un retard de quelques jours.

Ainsi, plutôt que d’essayer de planifier l’ensemble du projet du début à la fin, il est préférable de développer des programmes sur 3 à 6 semaines et de les relier au planning général. Vous disposerez ainsi d’une plus grande flexibilité quant aux prochaines grandes étapes, et vos équipes pourront plus facilement s’aligner sur celles-ci.

Mais voici le vrai défi : De nombreux gestionnaires de projet se retrouvent rapidement perdus dans un océan d’informations déconnectées les unes des autres parce qu’ils n’utilisent pas les bons outils pour relier leurs différents plannings.

Ils disposent d’un planning général sur papier, de programmes détaillés figés dans MS Project, les nombreuses mises à jour provenant du chantier leur parviennent via WhatsApp et Messenger, leurs rapports Excel ne sont plus à jour, et leurs approbations de documents sont perdues dans les innombrables flux d’e-mails.

En travaillant avec toutes ces applications, il est impossible de suivre ce qui se passe sur le terrain. C’est pourquoi vous devez transférer toutes les données et toute la communication relatives au projet vers le cloud, comme vous l’avez déjà fait avec vos documents il y a une dizaine d’années.

Si vous connectez vos équipes autour d’une version live, centralisée du programme, vous connectez également vos données et vos flux de travail. Ce sont des éléments clés pour établir la confiance entre vos équipes, devenir plus proactifs dans la résolution, ou mieux encore, dans la prévention des événements imprévus et, de manière générale, mieux construire.

2. Obtenez une visibilité et une clarté de l’avancement réel de votre projet

Imaginez un groupe de scientifiques aux yeux bandés qui inspectent un éléphant pour la première fois. Ils n’en ont jamais vu de leur vie, ils essaient alors de comprendre à quoi cela ressemble juste en le touchant. Le problème, c’est que chaque scientifique a les yeux bandés et inspecte l’éléphant à un endroit précis sans pouvoir échanger de données et communiquer ses découvertes aux autres.

Les scientifiques commencent alors à être en désaccord car chacun d’eux obtient une image différente et en même temps déformée de ce à quoi ressemble un éléphant. Celui qui inspecte sa queue pense qu’un éléphant est comme un serpent, celui qui touche sa patte croit que l’éléphant est comme un arbre et le troisième qui inspecte ses oreilles pense qu’il ressemble à un éventail. À moins d’avoir accès à l’ensemble du tableau et de cesser de travailler en vase clos, ils ne seront jamais en mesure de proposer une version fiable et précise de la vérité.

Cette situation vous est-elle familière ? C’est exactement ce que l’on ressent lorsqu’on travaille sur un planning de construction qui n’est pas partagé dans un environnement collaboratif en temps réel. Le programme reste verrouillé dans MS Project ou Excel, il est donc impossible pour les gestionnaires de projet et les contremaîtres de s’aligner sur le reste de leur équipe. Personne ne peut être sûr que la version du planning qu’ils ont entre les mains reflète la réalité. Ils sont simplement frustrés d’envoyer des e-mails dans les deux sens pour essayer de comprendre où ils en sont. Comme des scientifiques aux yeux bandés qui inspectent un éléphant. Pendant ce temps, le gestionnaire de projet et le chef de chantier sont débordés par la collecte de plusieurs documents et de mises à jour de différentes sources pour mettre à jour leur planning. Cependant, même après avoir passé 40 % de leur journée à cela, ils ne peuvent toujours pas être absolument sûrs que les tâches qu’ils ont priorisées apportent de la valeur ou que les promesses qu’ils ont entendues de l’équipe concernant la clôture d’une activité sont fiables.

C’est pourquoi il est si important de déplacer les informations de votre projet vers le cloud. Cela vous aidera à établir des liens et à maintenir tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde.

Mais vous avez tort de croire que vous pouvez vous fier à des outils comme WhatsApp, Excel et MS Project pour cela. Aussi bonnes qu’elles soient, ces solutions ne sont pas conçues pour la communication d’équipe dans la construction.

Au lieu de cela, vous voudrez peut-être suivre l’exemple de Raul Hernandez, VP Business Development chez l’entrepreneur du secteur résidentiel Grupo Provivienda, qui a réussi à réduire le temps de construction d’une maison de 310 jours à 60 jours en :

•     transférant son planning vers le cloud (ce qu’il avait déjà fait avec ses dessins).
•     cessant d’envoyer des e-mails pour valider la dernière version du programme.
•     remplaçant MS Project et Excel, car ces outils n’étaient pas adaptés à l’usage prévu.

En outre, les membres de son équipe travaillent désormais sur le même programme et de manière entièrement synchronisée, il est donc devenu plus facile pour eux de tenir leurs engagements et de s’approprier la résolution des contraintes qui pourraient se présenter. Raul est enfin certain que des flux de travail fiables sont mis en place et que tout le monde travaille à partir de la même version du planning.

« Auparavant, 310 jours étaient nécessaires pour construire une maison. Notamment en raison des temps d’arrêt entre les activités. Désormais, la même maison se construit en 60 jours. Ce qui a tout changé, c’est le fait de connecter les équipes via un programme en temps réel. Si votre programme n’est pas mis à jour fréquemment, les problèmes sur le chantier s’aggravent parce qu’ils n’ont pas été communiqués rapidement à la bonne personne. » explique Raul.

3. Assurez-vous que votre équipe contribue au planning que vous soyez sur place ou non

À quelle fréquence consultez-vous votre smartphone pendant la journée pour envoyer un message, prendre une photo ou simplement parcourir l’actualité ? Un utilisateur moyen de smartphone le fait deux fois par heure. Pourquoi, dès lors, les personnes sur le chantier opposent-elles tant de résistance lorsqu’il leur est suggéré d’apporter des smartphones sur le terrain pour le contrôle et le rapport du calendrier d’avancement ?

Les personnes sur le chantier doivent pouvoir prendre leur téléphone et contribuer à des mises à jour en temps réel dans un emplacement partagé sur le cloud où toutes les parties prenantes peuvent facilement répondre, ajouter leurs commentaires ou prendre des mesures pour prévenir ou surmonter une contrainte.

En matière de planification, c’est le but même de la connectivité dans la construction. Il s’agit de relier le chantier et les personnes et d’associer la réalité et le virtuel. En d’autres termes, il s’agit de rassembler les mises à jour sur le terrain et les photos prises sur place avec les rapports d’avancement dans un seul endroit accessible à toutes les parties concernées. Par la suite, ce lieu central sera utilisé pour partager l’avancement, signaler les problèmes et réagir aux goulots d’étranglement en temps opportun.

C’est quelque chose que les intervenants visionnaires du secteur, comme VolkerFitzpatrick que nous avons mentionné plus tôt, font déjà activement :

« Notre programme est mis à jour au niveau du chantier. Cela signifie que le superviseur opérationnel nous fournit les informations depuis le chantier. On reçoit des photos et on obtient des mises à jour. Cela permet de responsabiliser l’équipe et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du chantier, » souligne Matt Ghinn de VolkerFitzpatrick.

En fin de compte, il s’agit d’avoir un regard sur le chantier à tout moment sans nécessairement y être physiquement. De cette façon, vous pouvez rester en contact permanent avec vos équipes et soutenir la livraison d’activités à valeur ajoutée pour assurer la réussite de votre projet.

Synchronisez vos équipes autour des différentes étapes à tout moment !

À présent, vous devriez avoir une compréhension claire de ce que vous devez faire pour donner vie à votre planning et préserver les marges de vos projets récurrents. Si vous souhaitez passer à l’étape suivante et découvrir quels outils peuvent vous aider à mettre en œuvre cette nouvelle approche de vos projets, téléchargez notre eBook gratuit ici!