Comment réduire la charge de travail administratif et les réunions interminables dans le secteur de la construction

Pour beaucoup dans le secteur de la construction, le travail administratif excessif et les heures de réunions interminables sont considérés comme faisant partie de la fonction et comme quelque chose qu’ils ne peuvent pas changer. Dans la construction, les parties prenantes passent jusqu’à 40 % de leur temps à chercher des mises à jour, à rédiger des rapports ou simplement à assister à des réunions.

Dans leur esprit, c’est la norme et ils ont du mal à imaginer une façon différente de travailler et de communiquer avec les autres membres de leur équipe. C’est le résultat direct de la forte culture des reproches dans la construction et du manque de confiance dans les relations contractuelles.

Mais cette approche lourde en tâches administratives n’apporte pas vraiment de sécurité au secteur. Au contraire, elle coûte aux projets de construction à la fois du temps et de l’argent.

En outre, les personnes travaillant dans le secteur de la construction se sentent souvent frustrées et fatiguées par cette réalité problématique. Après tout, elles ont rejoint ce secteur non pas pour passer leur temps à rédiger des rapports et à participer à des réunions, mais pour faire la différence et travailler sur des projets de construction intéressants.

C’est pourquoi il est crucial que chacun soit conscient du lourd tribut que la charge de travail administratif impose aux projets, et ce, afin de pouvoir commencer à chercher de meilleures alternatives susceptibles de transformer la manière dont il collabore et communique avec ses équipes.

Pourquoi le travail administratif et les longues réunions sont des ennemis de vos projets

Tout d’abord, il est nécessaire d’examiner de plus près dans quelle mesure un travail administratif excessif peut nuire à la réalisation de votre projet, et entraîner des litiges juridiques et un mode de communication cloisonné :

Temps gaspillé en tâches et réunions inutiles

Nous avons déjà mentionné plus haut que les gestionnaires de projet perdent près de 40 % de leur temps chaque jour à rechercher des mises à jour sur les projets, à rédiger des rapports et à participer à des réunions qui auraient pu être évitées.

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Les parties prenantes du projet sont obligées de faire des heures supplémentaires pour collecter des informations telles que des photos, des plans et des commentaires provenant de différentes sources et plateformes afin de les ajouter plus tard dans un PDF et de les partager avec le reste de l’équipe. C’est un processus incroyablement chronophage et, pour de nombreux projets, une personne est littéralement engagée pour ne faire que cela. Le pire dans tout ça ? Ce PDF est dépassé dès sa publication et, dans de nombreux cas, il ne reflète pas la réalité.

Ainsi, sans aucune exagération, nous pouvons dire qu’il s’agit d’un énorme gaspillage de temps et de ressources dû à l’absence d’une source unique de vérité qui peut être mise à jour et accessible aux équipes de projet en temps réel.

Informations obsolètes entraînant une mauvaise communication

Le manque d’informations en temps réel sur le planning est l’un des principaux facteurs qui peuvent véritablement nuire à votre projet de construction. En raison de l’absence d’un écosystème de données central, de nombreuses décisions sont prises sur la base d’informations erronées ou obsolètes, ce qui entraîne des litiges, du stress et une mauvaise collaboration sur le projet.

Les informations partagées entre les parties prenantes ne sont pas reliées comme il se devrait avec le planning général, empêchant une prise de décision efficace et entraînant des décisions lentes et des retards coûteux.

La microgestion comme résultat d’une forte culture des reproches

La surcharge administrative a également un impact direct sur la façon dont les équipes de projet se connectent et se font confiance. En d’autres termes, l’absence d’une source de données objectives en direct peut rapidement conduire à des accords peu clairs et à un manque de responsabilité entre les équipes.

Les sources de vérité multiples dans un même projet ne peuvent qu’engendrer de la confusion, car chaque équipe a sa propre version de la réalité. Il devient ainsi quasi impossible de détecter qui est responsable de quoi.

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Une telle approche peut également conduire progressivement à un manque d’engagement de l’équipe. Les équipes viendront simplement pour « faire le travail » sans comprendre la situation dans son ensemble et pourquoi il est important de mener à bien le projet.

Les gestionnaires et directeurs de projet sont obligés de s’appuyer sur la microgestion et la double vérification de l’équipe par le biais d’innombrables e-mails et notifications WhatsApp ou en se rendant sur place pour voir réellement ce qui se passe. En fin de compte, cela ne peut qu’ouvrir la voie à une culture de la méfiance où tout le monde se pointe du doigt.

5 étapes pour réduire la charge de travail administratif dans vos projets

Maintenant que vous comprenez mieux la menace que peut représenter une charge de travail administratif excessive pour la réalisation d’un projet de construction, il est temps de présenter les cinq étapes principales qui pourraient vous aider à transformer vos processus de suivi et de rapport d’avancement et à assurer une livraison réussie sans compromettre la qualité.

Sans plus attendre, voici les cinq points principaux que vous devez garder à l’esprit :

1. Automatiser vos processus de rapport d’avancement

Chaque projet de construction est un petit univers où de nombreuses parties prenantes doivent être parfaitement accordées de telle manière que les tâches puissent se dérouler comme prévu.

Toutefois, de nombreuses entreprises continuent de s’appuyer sur des outils papier ou numériques qui ne sont pas spécifiques au secteur (p. ex., WhatsApp) pour partager l’avancement de leur planification stratégique, rendre compte des derniers contrôles et indiquer si toutes les tâches liées aux contrôles sont correctement traitées. Tout cela entraîne des temps d’arrêt significatifs et des interruptions de projet coûteuses.

Et les choses peuvent encore s’aggraver en temps de crise, comme celle que nous vivons actuellement, où le travail à distance est nécessaire pour assurer la sécurité de vos équipes et le déroulement de vos projets.

Ainsi, le fait de pouvoir segmenter vos différents flux de communication tout en gardant une visibilité totale de vos multiples tâches et projets peut ouvrir la voie à un projet réussi. Et avec le bon système et les bons processus en place, la création d’un nouveau rapport entièrement mis à jour se fait en seulement 3 clics.

2. Utiliser des outils spécifiques à la construction

« Où en sommes-nous par rapport au plan ? »

C’est le principal sujet de discussion de la plupart des équipes de chantier presque tous les jours. Un sujet qui provoque quasi toujours beaucoup de confusion et des discussions interminables. Malheureusement, il y a plusieurs raisons derrière cette réalité problématique.

Mais le facteur numéro un semble être le même à chaque fois : l’absence de communication et de collaboration transparente entre les parties prenantes du projet en raison de l’utilisation d’outils qui ne sont pas spécifiques à la construction.

eBook gratuit : Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

Les équipes de projet se partagent en permanence d’innombrables mises à jour, mais dans de nombreux cas, les données manquent de contexte. En d’autres termes, il leur manque une connexion avec le plan directeur. Cela a un effet direct sur le processus décisionnel, car les gens ne peuvent pas prendre de décisions éclairées rapidement étant donné ils n’ont pas accès à une vue d’ensemble. Il va sans dire que cette approche peut occasionner de graves erreurs, des coûts inutiles et des retards pénibles.

C’est là que la valeur des outils spécifiques à la construction devient évidente. Des outils comme Excel et WhatsApp sont parfaits pour les tâches à petite échelle, mais pas pour la construction où la quantité de données produites chaque jour est énorme. Les équipes de chantier ont besoin d’outils qui leur permettent d’accéder au planning général en temps réel et qui leur montrent comment chaque mise à jour qu’elles reçoivent et chaque décision qu’elles prennent affectent l’avancement et le budget du projet.

3. Investir dans la standardisation

Nombreux sont ceux qui prétendent que la standardisation est une tâche impossible pour la construction. Mais la vérité est bien différente. Quel que soit le type ou la taille d’un projet de construction, 80 % du processus est toujours le même.

Par conséquent, la création de processus préconçus et standardisés que tout le monde suit est un excellent moyen d’atténuer les risques et contrôler les coûts d’un projet. On peut également le constater par l’attention croissante que porte le secteur à la construction et à la préfabrication hors site. Être en mesure de contrôler chaque étape du processus et garantir une méthode de travail et de communication unifiée tout au long de la chaîne d’approvisionnement peut être la clé d’une réduction du travail administratif, d’une plus grande prévisibilité et d’une meilleure gestion de projet en général.

Bien entendu, la standardisation va de pair avec l’adoption du numérique. Pour de nombreuses organisations, cela semble être le plus grand défi de tout le processus, étant donné que les gestionnaires et directeurs de projet craignent que leurs équipes ne soient pas suffisamment à l’aise avec la technologie pour commencer à utiliser un nouvel outil numérique.

Il y a toutefois nettement moins de raisons de se préoccuper de ce manque d’expérience aujourd’hui qu’il y a dix ans. Aujourd’hui, pratiquement tout le monde utilise un smartphone et des services bancaires mobiles. Si vos travailleurs peuvent utiliser ces outils au quotidien, il n’y a absolument aucune raison qu’ils ne puissent pas utiliser une application spécifique à la construction qui peut leur faciliter la vie sur le chantier et les aider à travailler plus rapidement et plus efficacement.

4. Utiliser une seule source de vérité

Actuellement, l’un des principaux facteurs qui alimentent ce cauchemar administratif dans la construction est l’absence d’une source unique de vérité. Cette absence d’écosystème de données centralisé auquel tous les gestionnaires de projets peuvent accéder pour soumettre des mises à jour ou simplement s’informer en temps réel du statut de leurs tâches nuit au processus décisionnel et donne aux gens le sentiment d’être submergés et stressés.

Au lieu de stocker toutes les informations de projet dans un lieu central qui est automatiquement mis à jour, les gestionnaires et les directeurs doivent effectuer des recherches sur plusieurs plateformes pour extraire les informations les plus récentes. Le pire dans tout ça ? Une fois que cela est fait, il y a de fortes chances que le feed-back dont ils disposent soit déjà obsolète.

L’utilisation d’outils qui ont été construits en faisant passer la construction avant tout est le premier pas vers la résolution de ce problème critique. Les informations ne se trouveront plus sur des plateformes ou dans des documents différents. Au contraire, tout le feed-back sera compilé sur une seule plateforme, permettant une prise de décision rapide et une collaboration transparente et garantissant la définition claire des responsabilités de chacun.

Cela peut apporter un changement significatif à vos projets de construction, dans la mesure où vous reprendrez le contrôle tandis que les équipes de chantier pourront prendre des décisions éclairées sans que vous ne deveniez le goulot d’étranglement en cours de route. Progressivement, cette approche peut porter un sérieux coup à la culture des reproches dans la construction et réduire considérablement le temps consacré aux réunions et aux tâches administratives.

5. Faire de la livraison dans les délais une « habitude essentielle »

Un projet de construction typique de 10 millions d’euros connaît en moyenne 600 interruptions par an. Pour ne rien arranger, 25 % de ces interruptions resteront sans solution et une période de résolution de 7 jours est nécessaire pour chaque interruption.

Cela montre bien que la façon dont nous travaillons dans le secteur de la construction doit changer. Et ce changement peut se faire en numérisant nos processus et en réévaluant les outils et les systèmes à notre disposition. Signaler immédiatement les problèmes critiques et livrer des projets de haute qualité dans les délais devrait devenir une habitude fondamentale pour l’ensemble du secteur.

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Pour y parvenir, les parties prenantes du secteur de la construction doivent investir davantage dans la standardisation en utilisant des solutions numériques spécifiques à la construction. À terme, cet état d’esprit conduira également à l’utilisation d’un dépôt central de données afin que les différentes équipes de projet soient pleinement responsables les unes des autres. Ce n’est qu’alors que la construction aura une chance de restaurer la confiance tout au long de la chaîne d’approvisionnement, de réduire les litiges et d’éliminer l’immense fardeau administratif qui en découle.

C’est un processus long et exigeant qui ne se fera pas du jour au lendemain, mais avec les personnes, les outils et les processus adéquats en place, le secteur de la construction peut espérer un avenir meilleur avec une plus grande productivité, une meilleure collaboration et moins de gaspillage.

Maintenir vos équipes en contact garantira le succès de la mise en œuvre

Les mises à jour cruciales sont continuellement perdues dans des fils de discussion par courriel interminables, ce qui entraîne une augmentation des temps d’arrêt, des malentendus coûteux et des délais non respectés.

Mais il est évident que cela ne devrait pas être le cas. Quels que soient leur taille ou leur type, les projets de construction ne réussiront que si leurs équipes restent connectées, suivent les mêmes processus et signalent les problèmes critiques dès qu’ils apparaissent.

Dans toute industrie, il est crucial de comprendre que moins de travail administratif signifie moins de temps perdu et, par conséquent, moins de retard sur le planning. Préparer des documents de réunion, des rapports d’avancement, des briefings et des tableaux de bord ne doit pas constituer la tâche principale de votre journée type.

Après tout, vous n’avez pas signé pour cela quand vous avez choisi de travailler dans la construction. Ce que vous vouliez, c’était faire la différence et livrer des projets couronnés de succès dans le respect des délais et du budget. Vous pouvez en faire une réalité en luttant contre la microgestion et en adoptant un mode de travail axé sur les données.

Afin de vous aider à améliorer la communication relative à vos projets, nous avons élaboré un guide détaillé qui explique comment vous pouvez créer et améliorer vos processus de communication existants.