Comment relier vos processus de gestion des défauts et QHSE pour éviter les réclamations et reprendre le contrôle

Il est difficile de suivre ce qui se passe sur les chantiers si vous ne disposez pas des bons outils pour vous aider. Surtout lorsqu’il s’agit de vos processus de gestion des défauts et QHSE qui, pour de nombreux gestionnaires de projets, contremaîtres et responsables QHSE, sont synonymes d’un surplus de travail administratif et de beaucoup de stress et de frustration. Le résultat ?

• Une surcharge d’informations et un décalage des étapes
• Un temps d’attente accru entre les tâches
• Les non-conformités sont décelées lors des PV de réception
• Des litiges sans fin qui mettent votre projet en danger.

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C’est pourquoi il est essentiel de donner à vos équipes de chantier l’accès aux documents et aux schémas dont elles ont besoin à tout moment, même lorsque vous n’êtes pas sur place.

Du plan de contrôle de la qualité à la collecte des remarques faites lors de la réception finale, en ce compris les observations concernant la santé, la sécurité et l’environnement, les équipes sur chantier devraient être en mesure de soumettre leurs suivis et questions en temps réel afin que les problèmes puissent être signalés rapidement.

De cette manière, vous pouvez éviter les erreurs avant qu’elles ne deviennent une menace pour votre projet, et affronter plus efficacement les défis en constante évolution.

Toutefois, pour donner vie à cette approche dynamique et légère sur le plan administratif, vous devez numériser vos processus de gestion des défauts et QHSE au moyen des outils spécialement conçus pour les équipes de construction.

WhatsApp, Messenger, les courriels ou même les appels téléphoniques vous permettent de partager des informations avec d’autres parties prenantes (en interne et en externe), mais sans vous donner la vue d’ensemble dont vous avez besoin pour agir rapidement et voir tout ce qui se passe sur chantier à chaque instant. Sans oublier que toutes les mises à jour que vous partagez de cette manière ne peuvent pas être liées à vos prévisions sur 3 à 6 semaines et à votre planning général.

Par conséquent, même si vous avez partagé une mise à jour avec la bonne personne au bon moment, vous n’êtes pas en mesure de comprendre pleinement son impact sur les dépendances existantes du projet, ce qui transforme la prise de décision en un processus lent et fastidieux.

À quoi ressemblent les processus de gestion QHSE et des défauts sur papier?

Avant de détailler davantage la façon dont vous pouvez numériser vos processus de gestion des défauts et QHSE, examinons de plus près les problèmes susceptibles d’apparaître si vous privilégiez le papier et le crayon ou des outils numériques inappropriés pour gérer la qualité et la sécurité de vos projets.

Voici plus précisément quelques-unes des principales difficultés auxquelles nombre de nos clients se sont heurtés avant de se lancer dans la conversion numérique :

Trop d’outils à gérer

Plus il y a d’outils, mieux c’est, non ? Eh bien, vous devriez y repenser. La multiplicité des outils est l’un des principaux obstacles à l’efficacité et à la simplicité des processus de gestion des défauts et QHSE. Tout simplement parce que la plupart de ces outils ne sont pas connectés entre eux en temps réel.

Ce manque de connectivité signifie que, selon l’outil que vous utilisez, vous obtenez une version différente, et souvent déformée, de la réalité. Compte tenu également de la grande quantité de données générées chaque jour sur chantier, il devient impossible, à un moment donné, de savoir quel est l’état réel de votre projet.

Vous pouvez donc rapidement vous noyer dans un océan d’informations déconnectées, incapable de retracer et de résoudre les contraintes ni de trouver les informations nécessaires pour soulever ou répondre à une réclamation.

Processus administratifs lourds

De nombreux gestionnaires de projets nous disent qu’ils consacrent jusqu’à 40 % de leurs journées à rédiger des rapports, à enchaîner les réunions et à glaner des informations actualisées auprès d’intervenants sur le chantier. Beaucoup d’entre eux sont très vite confrontés aux problèmes suivants :

• Ils se laissent submerger par les détails et perdent la vision d’ensemble.
• Ils ne peuvent pas concentrer leur attention sur la mise en route du projet.
• Ils n’ont pas le temps de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment.
• Ils se font submerger par le stress.

Finalement, ils perdent beaucoup de temps et d’énergie pour des questions et des demandes qui ne devraient même pas avoir lieu.

Difficultés à assurer le suivi des non-conformités en matière de QHSE

Pour garantir la réussite de votre projet, vous devez impérativement disposer d’un moyen facile pour vérifier ce qui n’a pas été fait, même si vous ne pouvez pas vous rendre sur place. Cependant, de nombreux gestionnaires de projets ont encore du mal à se faire une idée précise de ce qui se passe sur le chantier,

vu l’absence d’une connexion en temps réel entre les contrôles sur chantier et le planning du projet. Cette vision limitée de la réalité sur le terrain donne aux parties prenantes internes et externes une idée erronée de l’avancement réalisé, ce qui alimente les temps d’arrêt entre les activités.

Par exemple, les sous-traitants peuvent se rendre sur le chantier en vain parce qu’une autre tâche n’a pas été terminée, ou les PV de réception peuvent être retardés parce que le manager QHSE a découvert une non-conformité littéralement à la toute fin du processus.

Comment relier vos processus de gestion des défauts et QHSE ?

Compte tenu de tous ces éléments, il n’est pas surprenant que de plus en plus d’acteurs de la construction recherchent activement un moyen de créer un lien en temps réel et partageable entre leurs processus de gestion de la qualité et de planification de projet.

Ainsi, ils pourront se débarrasser du travail administratif inutile et du stress constant en s’assurant que tout le monde progresse sur la même longueur d’onde. Si vous recherchez également les mêmes résultats, voici comment y parvenir :

1. Utiliser une seule source de vérité

Votre quête de processus de gestion des défauts et QHSE améliorés et plus efficaces commence par le transfert de toutes les informations du projet vers un outil central dans le cloud. En mettant toutes les données enregistrées à la disposition de toutes les parties concernées dans un emplacement partagé en temps réel, vous vous assurez que toutes les personnes impliquées dans le projet ont la même vision que vous. De cette manière, la collaboration entre les équipes s’améliore considérablement, car toutes les parties prenantes regardent dans la même direction et comprennent mieux les étapes et contraintes à aborder par la suite.

En outre, en introduisant une source unique de vérité dans vos projets, vous réduisez votre charge de travail administratif, car vous n’avez plus à fouiller dans trente-six mille endroits pour recueillir les derniers commentaires concernant le chantier. Désormais, tout est disponible en un seul endroit et vous disposez de la vue d’ensemble nécessaire pour réagir aux problèmes dès qu’ils apparaissent.

Et ce n’est pas tout ! Le fait que toutes les informations soient désormais stockées dans le cloud vous permet de soulever ou de répondre aux réclamations beaucoup plus rapidement. Vous n’aurez plus à passer des jours, voire des semaines, à chercher la photo ou le courriel qui prouve que vous n’êtes pas le responsable d’un échec dans le planning du projet. Une simple recherche rapide par date ou par tâche vous permettra d’accéder aux informations nécessaires pour préserver votre projet des interruptions et des coûts supplémentaires.

2. Utiliser des outils spécifiques à la construction

Nous avons déjà mentionné l’importance de choisir un outil conçu pour les équipes de construction. Ce n’est qu’ainsi que vous aurez la certitude que votre planning reflète la réalité à tout moment. Toutes les communications se feront à partir d’une source de données unique, afin que vous communiquiez efficacement avec les multiples parties prenantes du projet pour prendre les bonnes décisions plus rapidement et planifier les étapes suivantes en toute confiance.

Par exemple, un outil spécifique à la construction vous permettrait de :

• Garantir la transparence de vos projets et permettre à tous les employés de suivre en temps réel les modifications apportées au chantier.
• Signaler facilement les nouveaux défauts à l’aide de photos, de commentaires et d’annotations sur la dernière version du plan. Avec une vue exhaustive de tous les défauts actuels et futurs, améliorez la visibilité et la communication sur votre chantier.
• Disposer de tous vos rapports de chantier, formulaires et checklists sur votre tablette.
• Recueillir des informations précises grâce à un processus de checklist automatisée.
• Harmoniser tous vos formulaires et définir un flux de travail clair et facile pour tous vos projets.

Et surtout, toutes les informations provenant du chantier sont instantanément répercutées sur les différents plannings sur lesquels vous travaillez. De cette manière, vous gardez en permanence une vue d’ensemble en temps réel de l’état d’avancement du projet, sans même devoir quitter votre bureau.

En même temps, vos collaborateurs sur chantier peuvent documenter sans effort l’avancement accompli et soumettre des mises à jour d’une importance cruciale en utilisant simplement leur appareil mobile.

Vu la synchronisation parfaite entre chaque collaborateur, il vous est plus facile d’éviter les erreurs et de mener à bien vos projets plus rapidement et à moindre coût.

3. Définir clairement quand une tâche est terminée

Savez-vous quand une tâche dans votre projet est vraiment « terminée » ? Le fait de devoir attendre que les autres sous-traitants ou membres de l’équipe aient terminé leurs tâches est l’une des principales causes de retard et de temps d’arrêt dans le secteur de la construction. Comment éviter ce désagrément ? En disposant d’un ensemble de règles et de pratiques claires et standardisées concernant le moment où une tâche doit être considérée comme terminée.

Voilà la clé pour harmoniser les attentes de tous les membres de l’équipe et éviter les erreurs. Quand peut-on considérer qu’une réception est réussie ? Quel est le bon moment pour livrer la prochaine commande de matériel sur le chantier ? Et où ?

Ces questions peuvent sembler élémentaires, mais sur un chantier de construction, elles peuvent être à l’origine de retards, d’interruptions, voire de plaintes commerciales qui mettent vos marges en péril. C’est pourquoi les gestionnaires de projets et toutes les autres personnes impliquées dans un projet ont besoin d’une vue unique, centrale et en temps réel de la planification à court terme.

C’est également pour cette raison que vous souhaitez relier vos processus de gestion de la qualité à votre planning général, afin d’avoir la certitude que tous les travaux effectués sur le chantier sont conformes aux spécifications définies avant le début du projet.

Assurez un suivi plus vaste. Gérez mieux.

Si vous souhaitez également reprendre le contrôle et connecter vos équipes sous un planning en direct dans une source unique de vérité, il est temps de dire adieu aux outils qui vous retardent comme WhatsApp, MS Project et Excel. Téléchargez notre eBook gratuit et découvrez comment numériser et automatiser vos processus qualité et sécurité.