Written by LetsBuild
Last updated septembre 19, 2023
Dans la construction, la documentation est toujours un élément clé. En tant que chef de projet, vous devez être en mesure de récupérer à tout moment les données qui vous permettront de gérer efficacement les plaintes relatives à vos projets.
La moindre erreur peut facilement vous plonger dans des procédures de traitement des réclamations qui peuvent bloquer votre projet et vous coûter des milliers d’euros. Il va donc sans dire que votre planning doit refléter la réalité en permanence. Vous ne pouvez pas vous permettre d’omettre des détails ou de présenter des données inexactes. C’est logique, n’est-ce pas ?
Sauf que ce n’est malheureusement pas aussi simple. En particulier, si vous n’utilisez pas les bons outils. Vous pouvez rapidement finir submergé par le travail administratif en raison de processus manuels trop nombreux et d’une mauvaise communication entre les différentes équipes.
Combien de fois avez-vous dû vous rendre sur le chantier de construction jour après jour pour vérifier que tout progresse conformément au plan et que les problèmes sont rapportés comme il se doit ? Combien de fois avez-vous souhaité une communication plus directe entre votre contremaître et vous, de manière à pouvoir éviter les visites de terrain chronophages ?
Parce que vous savez qu’une visite du chantier complet peut prendre jusqu’à deux heures dans votre journée. Deux heures pendant lesquelles vous devez parcourir tout le chantier et vous assurer d’avoir consigné avec précision chacun des problèmes que vous avez rencontrés. Sinon, votre projet peut être à la merci de tous types de réclamation.
Et cela n’est qu’une partie du problème si on considère qu’une réclamation d’un client ou d’un sous-traitant peut nécessiter des jours voire des semaines de recherches pour retrouver cette photo ou cet e-mail qui vous permettra de prouver que vous n’êtes pas la personne responsable du retard.
Ce processus s’accompagne de beaucoup de stress et de frustration, c’est certain. Et le pire dans tout ça ? En vous focalisant autant sur l’aspect administratif de votre travail, vous n’arrivez pas à vous concentrer sur ce qui compte véritablement et sur ce qui vous a avant tout donné envie de rejoindre ce secteur.
Mais ce n’est pas votre faute. Vraiment pas. On vous a envoyé au front équipé des mauvaises armes. Les outils que vous utilisez pour traiter ce processus exigeant ne sont pas conçus pour la construction, ce qui vous empêche de gérer correctement les plaintes relatives à votre projet.
3 manières dont un outil spécifique à la construction vous permet d’éviter les réclamations dans le cadre de votre projet
Les raisons pour lesquelles un outil numérique conçu uniquement pour la construction peut constituer un meilleur choix pour chaque chef de projet souhaitant garder le contrôle de ses projets et éviter les réclamations coûteuses et chronophages sont désormais claires.
Voici maintenant les trois principales façons dont un outil spécifique à la construction peut vous aider à traiter plus intelligemment et plus efficacement les plaintes relatives à votre projet.
1. Correspondance totale entre le chef de projet et le contremaître
En tant que chef de projet, vous devez en permanence entretenir une communication fluide avec votre contremaître pour garantir que tous les problèmes soient consignés et résolus dès qu’ils apparaissent.
Le fait est que les notifications WhatsApp, les e-mails et les notes sur tableau blanc peuvent générer plus de problèmes que de solutions s’agissant d’entretenir le lien entre les chefs de projet et les contremaîtres. La raison est simple : ces outils ne sont pas conçus pour prendre en charge ces processus de construction, si délicats et sensibles au temps. Par conséquent, vous risquez à tout moment de faire les frais d’une mauvaise communication, d’une perte d’information cruciale et de réponses tardives.
C’est là qu’une solution numérique spécifique à la construction peut faire une grande différence. Avec une plate-forme comme LetsBuild, par exemple, toutes les mises à jour sont bien connectées au plan à 3-6 semaines et au calendrier général. Ainsi, vous pouvez facilement revenir en arrière et trouver des photos, des commentaires et des messages en rapport avec des tâches spécifiques sans avoir à perdre de temps à les rechercher dans d’interminables suites d’e-mails ou des dossiers d’images.
De plus, les contremaîtres peuvent consigner les problèmes directement depuis le chantier sans avoir peur d’omettre des informations essentielles après de longues visites d’inspection de chantiers.
Cela offre une incroyable flexibilité aux chefs de projet, qui peuvent alors recevoir des mises à jour en temps réel et envoyer des commentaires et des suggestions. Finies les visites de chantier inutiles. Ils peuvent désormais mieux gérer leur temps en étant sûrs de disposer d’une vue d’ensemble précise de qui se passe sur le terrain.
2. Clarté des informations
Les projets de construction peuvent très vite devenir confus. La raison, bien sûr, est la grande quantité d’informations qu’ils comportent. Sachant cela, il n’est pas difficile de comprendre à quel point il est important pour le chef de projet et les équipes du projet d’avoir accès aux mêmes informations. C’est seulement ainsi qu’ils peuvent rester sur la même longueur d’onde et traiter les réclamations potentielles quand elles surviennent.
Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas quand les chefs de projet choisissent de faire appel à des outils non spécifiques au secteur. Souvent, ils finissent par perdre de vue les problèmes susceptibles de donner lieu à des réclamations et sont contraints de travailler de manière réactive plutôt que proactive.
Un outil numérique développé en vue d’une application dans le domaine de la construction offrira la clarté précieuse que tous les participants du projet recherchent. Être en mesure de tout consigner sur place permet d’éviter les mauvaises surprises, favorise un échange d’informations plus rapide et vous garantit la tranquillité d’esprit en cas de réclamations imprévues formulées par vos sous-traitants ou autres clients.
Et une fois de plus, cela vous fera économiser un temps considérable et vous permettra de réduire votre charge administrative excessive. Jusqu’à présent, collecter toutes les bonnes informations pour répondre de manière pertinente à une réclamation pouvait prendre des jours, des semaines voire des mois selon le type de réclamation.
L’utilisation d’une plate-forme et application mobile spécifique à la construction (en l’occurrence, LetsBuild) peut vous aider à réduire cette durée à 1 ou 2 heures au maximum. Et le secret derrière ce changement de paradigme est que toutes les informations sont enregistrées, stockées et reliées aux bonnes tâches.
En un mot : vous pouvez retrouver à tout moment et en quelques clics l’ensemble des commentaires, photos et modifications relatifs à la réclamation à laquelle vous tentez de répondre. C’est pourquoi la documentation est essentielle. C’est aussi pourquoi vous devez faire appel à un outil spécifique à la construction.
3. Une communication fluide entre les différentes équipes
Une fois que vous avez enregistré avec succès tous les problèmes que connaît le chantier, il est temps de les communiquer aux autres parties prenantes. S’agissant de réclamations, cela peut être un sous-traitant avec lequel vous travaillez, le client, ou les deux. De cette manière, vous serez capables de traiter rapidement les problèmes qui surviennent et de débloquer votre projet.
Donc, encore une fois, il est d’une importance capitale de communiquer sans tarder les incidents et les modifications aux différents participants d’un projet. Recevoir une mise à jour sans aucun contexte ne changera pas grand-chose. La mise en relation avec la planification à 3-6 semaines et le calendrier général est nécessaire.
En tant que chef de projet, quand vous utilisez des outils tels que WhatsApp et Excel, la tâche n’est pas aisée. Par exemple, vous pourriez devoir soumettre les informations collectées par e-mail ou imprimer le projet entier et suivre l’avancement manuellement. Cette approche est extrêmement sujette aux erreurs et ne garantit pas que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes au bon moment. En d’autres termes, vous n’aurez pas l’esprit tranquille en tant que chef de projet.
Un outil numérique spécifique à la construction peut vous aider dans ce processus en gardant tout le monde sur la même longueur d’onde. Comment ? En fonctionnant dans un écosystème de données ouvert, où toutes les informations sont stockées en sécurité et demeurent à la disposition de toutes les parties intéressées à tout moment.
Ce mode de travail axé sur les données augmente la traçabilité et vous évite des réclamations qui pourraient faire sortir votre projet hors des clous.
Découvrez où vous en êtes grâce à notre guide intitulé « Respecter les délais ».
Les projets de construction peuvent varier en fonction de leur taille ou de leur étendue, mais ce qui compte véritablement à la fin de la journée, c’est notre façon de communiquer les problèmes critiques. Une meilleure documentation vous permettra de vous sentir à l’abri des réclamations et de garantir le développement ininterrompu de votre projet.
Malheureusement, de nombreux chefs de projet consacrent encore une grande partie de leur temps à produire manuellement des rapports d’avancement et à essayer de contrôler tout ce qui se passe sur le terrain au moyen de visites de chantier permanentes, d’e-mails sans fin et d’appels téléphoniques inutiles.
Pour vous aider à gérer plus efficacement les réclamations relatives à votre projet, à améliorer la communication autour de ce dernier et à l’exécuter avec succès, nous avons élaboré un guide détaillé que vous pouvez télécharger gratuitement d’un simple clic sur le bouton ci-dessous :
