5 étapes pour prévenir les retards courants sur le planning de construction

Les retards sur le planning de construction sont un problème courant dans le secteur, pour une très bonne raison. Selon McKinsey & Company, un projet de construction moyen est susceptible de connaître au minimum 20 mois de retard et un dépassement de budget de 80%.

Il apparaît alors clairement une grande marge d’amélioration dans la manière dont le secteur conçoit, communique et, en définitive, bâtit. L’International Journal of Project Management attribue les retards de construction à 28 causes différentes, ce qui démontre qu’une multitude de paramètres doivent être pris en compte quand un projet de construction est en cours de développement.

Pour ne rien arranger, chaque type de retard s’accompagne d’un lot de complications sérieuses pour l’avancement du projet. De manière plus analytique, voici quelques exemples de certains des problèmes les plus notables pouvant découler du retard d’un projet de construction :

• Surcoût salarial
• Surcoût en matériel et en stockage
• Litiges juridiques
• Problèmes de trésorerie
• Préjudice pour la réputation des parties impliquées

Indépendamment du type de projet, les tâches administratives excessives et les heures de réunions interminables s’avèrent être les deux principaux facteurs conduisant à de nombreux retards dans la construction. Le pire est que pour de nombreuses parties prenantes du secteur, cela « fait partie du métier».

Bien sûr, une telle croyance est loin de refléter la réalité, car une grande partie de ces réunions et tâches administratives pourrait être éliminée grâce à la numérisation de vos processus de rapport de l’avancement. Sachant tout cela, voici 5 étapes qui vous permettront de prévenir les retards courants par rapport au planning de construction:

1. Passez au numérique pour votre rapport d’avancement

Dans la construction, les personnes passent 40% de leur temps à chercher des mises à jour, à rédiger des rapports ou juste à assister à des réunions. En raison d’une forte culture des reproches et d’un manque de confiance dans les relations contractuelles, prendre le temps de rédiger des rapports aide également à atténuer le risque de finir devant le tribunal.

Mais ce n’est pas une fatalité. Grâce à la numérisation de votre rapport d’avancement, vos équipes peuvent arrêter de perdre leur temps dans des réunions confuses ou à rechercher des mises à jour dans différents outils pour compiler un seul et unique rapport.

Permettre à tous de rendre compte de l’avancement en temps réel depuis le terrain permettra également aux acteurs du projet de rester en phase et vous offrira la possibilité de créer des rapports d’avancement bien étayés en quelques clics seulement.

2. Réduire la charge de travail administratif

Nous l’avons déjà abordé précédemment, mais il est crucial de comprendre que moins de travail administratif signifie moins de temps perdu et, par conséquent, moins de retard sur le planning. Préparer des documents de réunion, des rapports d’avancement, des briefings et des tableaux de bord ne doit pas constituer la tâche principale de votre journée type.

Après tout, vous n’avez pas signé pour cela quand vous avez choisi de travailler dans la construction. Ce que vous vouliez, c’était faire la différence et livrer des projets couronnés de succès dans le respect des délais et du budget. Vous pouvez en faire une réalité en luttant contre la microgestion et en adoptant un mode de travail axé sur les données.

3. Établir une unique source de vérité

En travaillant sur des systèmes et outils multiples, vous entravez le développement de vos projets et ouvrez la porte à un certain nombre de malentendus. Chaque partie prenante finit par avoir sa propre version de la vérité et vous n’êtes plus capable de garder trace de grand-chose.

Au contraire, vous allez finir par vous perdre sous un flot de données qui vont susciter des retards coûteux, des litiges et des corrections dans le cadre de vos projets. C’est pourquoi un dépôt central de données est considéré comme impératif.

4. Utiliser des outils spécifiques à la construction

Des outils tels que WhatsApp, Excel ou les e-mails peuvent être très pratiques dans votre vie personnelle ou pour certaines tâches au bureau, mais ils ne sont pas conçus pour la construction. Avec ces outils, les données partagées entre vos équipes sur site sont statiques.

Guide: Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

Ainsi, toutes les mises à jour manquent de contexte et ne peuvent pas facilement être mises en relation avec le plan directeur. Qu’est-ce que cela implique pour votre projet ? Une communication cloisonnée et davantage de retards dans les projets, parce que les personnes travaillent à partir de données obsolètes. Un outil spécifique à la construction peut vous aider à éviter de tels problèmes.

5. Standardiser vos systèmes et processus

« Il y a une chose que les sociétés de construction doivent absolument faire. Elles doivent commencer à standardiser avant même d’utiliser la technologie. Sinon, cela revient à jeter par la fenêtre toute technologie à leur disposition ! », explique Thomas Goubau, CRO de LetsBuild.

Dans la plupart des cas, les personnes du secteur de la construction jugent les processus préconçus et standardisés trop difficiles ou inutiles, et chacun veut faire les choses à sa manière. Cela provient de la croyance erronée selon laquelle chaque projet est à 100% unique, alors que le processus est à 80 % toujours le même.

En ce sens, standardiser vos systèmes et processus vous aidera à définir les principes de base de vos projets, de sorte que vous pourrez faire du respect des délais une habitude clé de votre activité, et disposerez toujours d’un contexte opérationnel solide pour l’ensemble des subalternes et spécialistes différents avec lesquels vous travaillez.

Lisez notre guide et découvrez où vous en êtes

Les projets de construction peuvent varier, mais c’est notre façon de communiquer les problèmes critiques qui compte. De nombreux directeurs et managers de projets perdent la majeure partie de leur temps à rédiger des rapports d’avancement au lieu de se concentrer sur les domaines où ils pourraient faire la différence.

Le pire, c’est que dans de nombreux cas, ces rapports n’apportent aucune valeur réelle au projet, car ils sont dépassés dès leur publication.

Afin de vous aider à réduire le travail administratif et à améliorer la communication relative à vos projets, nous avons élaboré un guide détaillé qui explique comment vous pouvez respecter les délais et le budget sans compromettre la qualité.