Formalisez vos réunions à l’aide d’une liste de contrôle et veillez à ce que chacun reçoive l’information dont il a besoin

Dans un monde parfait, vous savez tout ce que vous devez savoir avant même de participer à une réunion de travail. Vous disposez de tous les documents dont vous avez besoin pour la réunion avant de pénétrer dans la salle de conférence, avec tous les éléments clés étiquetés et accessibles une fois que la réunion commence. Dans un monde parfait, c’est la même chose pour tous les autres participants et pour les administrateurs. Il n’existe pas un moment où quelqu’un se sent perdu, déconcerté ou stupide.

Ceci pourrait être votre monde parfait, et en fait il n’est pas si éloigné que cela de la réalité. Aujourd’hui, vous pouvez rendre vos réunions plus efficaces en optimisant l’ensemble de votre processus de réunion avec une liste de contrôle numérique. Optimisez votre temps, vos documents et vos processus avant, pendant et après les réunions. Profitez de réunions mieux préparées et mieux informées, ainsi que de bilans de réunions mieux organisés.

Ci-dessous, un exemple de liste de contrôle traditionnelle pour un organigramme de réunion empruntée au Groupe Coast Leadership Consulting. Il sert de guide pour un administrateur de réunion (mais la plupart des questions peuvent également être utilisées comme guide par les participants à la réunion). Jetons un coup d’œil au contenu et discutons de la façon dont une liste de contrôle numérique peut le faire passer au niveau supérieur.

Liste de contrôle organigramme de réunion

1ère étape : Préparer la réunion à l’avance

• Ai-je décidé quels résultats je veux/sont nécessaires de la réunion ?
• Ai-je déterminé quel type de réunion est nécessaire ?
• Partage d’informations ?
• Démonstration/instruction ?
• Commentaires/doléances ?
• Résolution des problèmes ?
• Négociation ?
• Coordination ?
• Ai-je préparé un agenda ?
• Ai-je listé les tâches à effectuer ?
• Ai-je défini des priorités sur les tâches à effectuer et les choses à obtenir ?
• Ai-je fait une liste de présence ?
• Ai-je défini l’heure et le lieu ?
• Ai-je averti les personnes assez tôt concernant le but, l’heure, le lieu, et la durée de la réunion ?

2e étape : Contrôler l’agenda au cours de la réunion

• Me suis-je occupé de tous les préparatifs de la réunion :
  • Audiovisuels (tableau à feuillets mobiles, marqueurs, ruban adhésif, etc.) ?
  • Polycopiés ?
  • Présentations, si besoin ?
  • Pauses/rafraîchissements ?
  • Autres ?
• Ai-je reformulé le but et les objectifs de la réunion ?
• Ai-je créé/réexaminé l’agenda ?
• Ai-je désigné quelqu’un pour prendre des notes ?
• Ai-je contrôlé l’agenda au cours de la réunion ?
• Ai-je résumé la discussion et récapitulé les points importants et les engagements pris ?
• Est-ce que les participants ont compris et sont d’accord avec le but et les objectifs de la réunion ?

3e étape : Enregistrer et documenter les actions attribuées

• Toutes les décisions importantes prises au cours de la réunion ont-elles été enregistrées ?
• Ai-je examiné les notes prises au cours de la réunion pour m’assurer qu’elles sont complètes et exactes ?
• Les notes prises au cours de la réunion montrent-elles qui est responsable de mener à bien chaque décision, et dans quels délais ?
• Les notes prises ont-elles été converties en « actions attribuées » et tapées ?
• ·Les minutes ont-elles été données à toutes les personnes concernées (participants et autres) ?

 4e étape : Suivi des actions attribuées

• Ai-je désigné quelqu’un pour le suivi des actions attribuées ?
• Ai-je inscrit mes propres engagements ainsi que les actions attribuées sur mon calendrier ou sur la liste des tâches à effectuer ?
• Ai-je informé mon responsable de la réunion et de ses résultats, que ce soit en personne ou par écrit ?

Avant une réunion avec une liste de contrôle numérique

Une liste de contrôle numérique permet à l’organisateur d’une réunion une administration plus facile. En fonction des technologies utilisées par l’organisateur, différentes listes de contrôle peuvent être associées pour offrir un meilleur contrôle et un flux plus logique des documents, de l’agenda et de la réunion elle-même. Par exemple, le responsable de projet peut uploader et envoyer l’agenda de la réunion et tous les documents aux participants à la réunion.

De leur côté, les participants peuvent laisser des commentaires sur les documents de l’agenda, ce qui est très utile dans le cadre d’une préparation collaborative.

Les détails de la réunion peuvent être synchronisés avec votre appareil de la même façon que vous synchronisez l’appli calendrier, où participants comme administrateur peuvent récupérer les dates de réunion dans le calendrier de leur téléphone.

Lecture associée : Sécurisez le workflow de vos tâches administratives à l’aide des listes de contrôle.

Votre liste de contrôle numérique au cours de la réunion

L’organisateur de la réunion peut désigner quelqu’un pour gérer une liste de contrôle de présence dans laquelle la présence des participants est directement enregistrée sur l’appli ou le logiciel. Les tâches peuvent être directement saisies et attribuées à un participant. Ces informations concernant la présence et les tâches vont directement à un endroit facilement consultable.

Les dates d’échéance peuvent être ajoutées et peuvent être ensuite cochées lorsque les tâches ont été effectuées. Les tâches doivent être attribuées de façon claire et ne doivent pas entraîner de doutes ou de confusion quant aux personnes auxquelles elles sont attribuées. Des notes et des décisions peuvent être ajoutées au cours de la réunion pour plus de clarté et de transparence.

Liste de contrôle numérique post-réunion

Des notes et des décisions peuvent être incluses avec les minutes de la réunion et générées en rapports qui peuvent être envoyés à tous les participants ou parties concernées par le biais de l’appli ou par email. Sachant que les listes de contrôle sont conservées en un lieu unique, vous pouvez facilement chercher et trouver les réunions précédentes. Récupérer des informations manquantes ou retracer une personne responsable d’une tâche spécifique est extrêmement simple. 

Les réunions ne doivent pas nécessairement être longues et fastidieuses, avec des présentations visuelles embarrassantes que vous devez trimballer. Vous pouvez avoir une liste de contrôle logique qui vous aidera à livrer un agenda clair et simple, ouvert à la collaboration inclusive. Utiliser la technologie de façon intelligente peut conduire à des réunions plus efficaces et à des résultats plus utiles.

Pour davantage de modèles de listes de contrôle dont vous pourriez avoir besoin, consultez notre guide ultime des listes de contrôle dans la construction.