J’utilise MS Project. Pourquoi voudrais-je utiliser quelque chose d’autre ?

Utilisez-vous MS Project ou Excel pour garder le contrôle de votre planning ? De nombreux managers de projet et chefs de chantier, comme vous, choisissent de s’appuyer sur ces outils pour gérer leur programme.

Et c’est là que les problèmes commencent. Vous planifiez votre projet dans MS Project et le diffusez, mais dès qu’il y a un obstacle, votre planning devient obsolète, ce qui provoque stress et confusion car les informations vous parviennent tardivement.

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Pourquoi voudrais-je utiliser quelque chose d’autre ?

Vous n’avez donc aucun moyen de partager le programme avec le reste de votre équipe, qui n’a aucune visibilité sur ce qui se passe sur le chantier. C’est un peu comme si vous faisiez un voyage en voiture dans les années 80 avec une carte sur papier. Au premier mauvais virage, la devinette devient la seule option.

Mais il ne devrait pas en être ainsi ! Lorsqu’il s’agit de projets répétitifs (hôpitaux, immeubles d’habitation, travaux routiers, etc.), le partage de votre programme sur le cloud avec toutes les personnes concernées est probablement l’étape la plus importante pour terminer plus vite et donc moins cher.

C’est ce qu’a fait Matt Ghinn, directeur de projet chez VolkerFitzpatrick. Communiquer clairement ce qui se passe dans le projet au reste de son équipe, aux clients et aux sous-traitants était une grande partie de son travail. Malgré tous ses efforts, il ne parvenait pas à obtenir les résultats escomptés, car il devait continuellement extraire des informations de sources multiples telles que MS Project, Excel, des courriels, des messages texte, etc.

En conséquence, il a fini par se sentir dépassé par toutes les mises à jour déconnectées qui lui parvenaient. C’est alors qu’il a décidé qu’il était temps de remplacer MS Project et le reste de ses outils (c’est-à-dire WhatsApp et Excel) par un outil numérique spécifique à la construction qui lui permettait de rassembler toutes les communications relatives au projet en une seule source de vérité.

« Nous ne téléphonons pas, nous n’utilisons pas de groupes WhatsApp, nous n’envoyons pas d’e-mails. Le programme est simplement en direct, il est là et toutes les données du Chantier sont capturées », explique Matt.

Et il ajoute :

« Nous avions souvent des sous-traitants qui arrivaient sur le chantier et ne faisaient rien parce que les tâches précédentes n’étaient pas terminées. Désormais, nous avons une visibilité totale de l’avancement du projet. Ainsi, s’il doit y avoir un retard, nous les prévenons une semaine à l’avance. »

En entendant cette histoire, vous comprenez déjà pourquoi MS Project n’est pas fait pour les équipes de construction et la communication de projet :

• C’est une solution de bureau que vous ne pouvez pas emmener avec vous sur le chantier.
• Elle est lourde à administrer et sujette aux erreurs (surtout lorsqu’elle est utilisée sur plusieurs projets).
• Il n’y a pas d’audit trail, ce qui renforce la culture du blâme.
• Il favorise une méthode de travail cloisonnée (absence de partage de fichiers ou de collaboration en général).
• Il est difficile pour les Managers de projet de suivre les changements et/ou les problèmes.
• Il n’existe pas de moyen simple de rendre compte de l’avancement des travaux.

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