La résistance à la digitalisation du hse: les facteurs explicatifs

Pour une entreprise, le fait de passer au numérique n’est pas une décision qui se prend à la légère car cela signifie de nombreux changements en terme de gestion, ça demande du temps et de l’énergie. Et ce, d’autant plus lorsqu’il s’agit des systèmes HSE et QHSE. Même s’il ne s’agit que de la Qualité et de la digitalisation du HSE, ce changement nécessite d’adapter son organisation générale en impliquant tous les membres de l’entreprise afin que tout le monde soit dans un même état d’esprit; celui du passage au numérique. Comme il est probable que cela affecte la façon de penser de votre entreprise et demande également à vos équipes de s’adapter en nouant un lien nouveau avec cette technologie, la résistance qui va émerger va s’avérer être le défi le plus important à gérer.
Votre entreprise met les voiles et embarque pour un nouveau voyage, celui de la numérisation. Votre rôle central ainsi que vos procédures doivent être remaniés. Chaque changement qui proviendra de l’extérieur créera des perturbations en interne. Peu importe que l’idée de la numérisation soit “excellente”, il est fort probable que les personnes concernées en interne ne voient pas cela d’un très bon oeil. Il est même possible qu’elles s’y opposent. Lors de cette transition vous passerez probablement par des phases d’apprentissage plus intenses et que perdrez au début en efficacité – “il y a toujours un moment où la situation semble empirer, et c’est à ce même moment là qu’elle va s’améliorer”. Enfin, il faut savoir que la numérisation demande des remaniements plus importants que tous les autres changements; car on voit rapidement apparaître sur les autres procédures et systèmes des conséquences de plus ou moins grande ampleur.
Lecture complémentaire: Découvrez en quoi consiste vraiment la numérisation QHSE.

Les raisons initiales

L’ampleur et le coût de ce changement peut être déstabilisant pour vos employés et être ainsi à l’origine de leur réticence. Si l’on en croit les sondages, la résistance est en général plus importante auprès des cadres. C’est donc à ce niveau là que la vigilance doit être accrue pour solutionner tous leurs problèmes. La première question que l’on entend est, pourquoi? Doit-on considérer le passage au numérique comme un risque ou doit-on le voir sous un autre angle? Tentons de décoder ces trois aspects que Charles Galunic a décrit dans son article de l’Insead, Overcoming Resistance to Digital Change (Surmonter la résistance du passage au digital).

La crainte du changement

Lorsque votre entreprise fait le choix d’être guidée par des données et des analyses, cette prise de décision peut être perçue comme une attaque par les cadres qui s’occupent de la gestion. Devoir apprendre le fonctionnement de nouvelles technologies peut être angoissant.

Le temps

Bien que cela coule de source, le temps est souvent un aspect négligé. Les plannings des cadres sont déjà remplis de rapports, de réunions et de paperasse avec lesquels ils doivent jongler tous les jours. Ou trouveront-ils le temps d’apprendre comment fonctionne un nouvel outil, une nouvelle technologie, mais aussi de mettre en place de nouvelles procédures et habitudes afin de collaborer plus aisément avec les différents intervenants ? Comme les cadres sont souvent évalués afin de voir s’ils sont parvenus à atteindre les objectifs, prioriser le passage au numérique n’est pas la première de leurs actions.

La valeur

Il est également possible que les cadres soient réticents à accorder du temps à ce changement en cours, parce qu’ils ne lui donnent que trop peu de valeur. La promesse faite que les nouvelles technologies vont venir révolutionner votre entreprise ne s’applique justement pas à toutes les technologies. Il ne faut pas confondre entre se poser la question de la valeur du passage au numérique et de s’y opposer.

Redéfinissez les mentalités

La digitalisation fructueuse de votre QHSE commence par un leadership solide qui fait corps avec la technologie – cette quasi personnification de la digitalisation montre à quel point l’entreprise prend ce changement au sérieux. Une numérisation faite correctement s’implante dans l’entreprise de façon pyramidale. Un système HSE numérisé requiert des talents de leadership forts capables de connecter ensemble, aussi bien le personnel, que les procédures, les données et tout ce qui suit.
Il vous faut pour cela remodeler les mentalités afin de définir une culture forte de la digitalisation:

1. C’est ainsi que nous faisons les choses ici.
2. Nous sommes à l’aise avec la façon dont nous procédons déjà.
3. Ce n’est pas cassé, pourquoi le réparer?
4. Ca ne me concerne pas.
5. Nous avons déjà tenté cela auparavant et ça n’a pas porté ses fruits !

Rappelez à vos employés les valeurs que porte votre entreprise et expliquez leur en quoi le passage à un QHSE digital leur sera bénéfique. Expliquer le bien fondé de votre démarche permettra à vos salariés de s’approprier cet ensemble d’actions et de rendre cette transition plus douce. Une fois partagées, elles vont à la fois accroître la productivité et susciter l’innovation, ce qui est très important lorsque des changements organisationnels sont en cours. Dès que vos salariés font corps avec vos valeurs, leur investissement au travail est d’autant plus important.
Ils ont ainsi plus de facilité à se dépasser et s’investissent plus facilement face à cette décision du passage au numérique pour l’entreprise.
Les pièges à éviter:

1. L’emmêlement de la participation lors de la gestion des changements.
2. Demander des résultats sans montrer d’engagement ou même de leadership.
3. Déployer de nouvelles procédures sans explications ni directives précises.
4. L’incapacité à intéresser le personnel et les exclure du passage au digital.
5. Laisser les employés dans l’ignorance de leur sécurité ainsi que celle des autres.
6. Être flou dans ce que vous attendez des utilisateurs.
7. Ne pas faire bénéficier d’une formation, d’informations ou d’inciter les salariés concernés.
8. Viser des objectifs inatteignables et demander des résultats inappropriés.

Il est primordial pour votre entreprise que vous permettiez à vos employés de pouvoir s’adapter au processus de digitalisation du QHSE. Peu importe le nombre d’heures que vous avez passées à le planifier, si vos salariés ne sont pas investis à 100%, la réalisation ne se déroulera pas comme espérée et tous vos efforts auront été vains. Faites en sorte que vos salariés s’investissent et permettez leur de s’adapter aux changements que vous avez initiés car ils représentent votre meilleur atout vers cette digitalisation. N’oubliez pas de leur dire que le passage au numérique simplifiera leur travail au quotidien.
En savoir plus sur ce sujet: Impliquez vos salariés dans vos initiatives QHSE dès aujourd’hui