Les frustrations fréquentes de la paperasse dans les processus QHSE

Les inspecteurs QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement) et les managers ont un rôle crucial dans l’entreprise de construction. Ils ont la lourde tâche de s’assurer que vos projets de construction sont en adéquation avec les standards qualitatifs, sanitaires, sécuritaires et environnementaux prescrits. Et afin d’accomplir ces missions, ils maintiennent une liste d’éléments à vérifier pour sauvegarder la cohérence des services et produits de votre entreprise.
Cependant, avec toute la technologie omniprésente dans nos vies, la demande et les attentes en matière de rapidité de transfert de ces informations augmente drastiquement ces dernières années. Dans une industrie où la conformité est une nécessité, la communication de données critiques doit se faire de la façon la plus sûre et qualitative. Néanmoins, avec la lente adaptation du domaine de la construction, nous avons toujours à gérer les frustrations et pièges des traditionnels stylos et papiers dans les inspections et les rapports.

Les éléments faibles les plus fréquents dans la construction traditionnelle QHSE

Nous avons compliqué les nombreux problèmes les plus fréquemment rencontrés dans les processus QHSE. Tous ces problèmes peuvent être résolus par un bon programme de gestion de la construction. Croyez-nous, vous n’aurez pas à passer en revue toute cette liste avant d’être convaincu de passer du papier à une application digne de ce nom.

Les inspections désorganisées

Quand les dates d’inspections sont convenues par papier et e-mails, le processus est long et compliqué. Avec des pièces-jointes qui viennent s’ajouter à chaque conversation, la date d’inspection prévue peut se mélanger dans énormément d’informations et vous faire perdre tout autant de temps. Si les dates sont confuses, le personnel d’inspection prévu peut être changé, et finir par inspecter quelque chose pour lequel ils ne sont guère préparés.
Néanmoins, un bon programme de management QHSE pour votre construction simplifie très facilement ce processus et vous permet de coordonner et confirmer facilement les dates et le personnel.

De mauvaises informations fournies aux inspecteurs et aux intervenants

Avec le format papier-crayon et l’e-mail, modifier des informations peut prendre du temps, et vos inspecteurs comme les intervenants peuvent être prévenus bien trop tard. Cela peut non seulement nuire à leur processus d’inspection, mais aussi aux résultats.
Avec un programme QHSE fait pour la construction, les bonnes informations sont assurément reçues aux bonnes personnes et dans les temps impartis.

Pas de contrôle sur l’inspection

Il n’y a aucun moyen de savoir si les inspections QHSE sont faites correctement lorsque vous utilisez le papier, ou toute autre méthode manuelle. Impossible de savoir si vos inspecteurs ou votre manager QHSE exécutent leurs tâches honnêtement et sans bâcler.
Mais, encore une fois avec le bon programme, vous pouvez accéder à ces informations en temps réel et savoir ce qui est enregistré. Vous pouvez suivre les procédures et ainsi être parfaitement informé que vos inspecteurs font leur travail – parce que, très justement, vous pouvez les suivre en temps réel.

Des suivis ratés

Du fait de n’avoir ni de standard de communication, ni de véritable moyen constant de remplir les rapports, de gros problèmes peuvent résulter des inspections. Ces problèmes sont facilement oubliés avec n’importe quel type de suivi. C’est sans compter que n’importe quel suivi avec un autre intervenant pourrait s’avérer être une autre perte de temps et parfaitement inutile.
Avoir le bon programme qui vous indiquera le statut des actions et les tâches restantes, ou encore les problèmes à régler jusqu’à ce qu’ils le soient : cela vous permettra un suivi clair et enfin libre de toute confusion.

De très sérieux pièges

Des manuels d’inspection, de rapports et d’audit désuets, faits à la main ; des e-mails, Excels, et tout autre méthode <i>old-school</i> amènent généralement un bon gros lot de problèmes. Puisqu’il y a un certain nombre de standards et de règles à respecter dans la construction, de sérieux problèmes comme les blessures ou les morts peuvent arriver et passer inaperçu dans les rapports. En 2013, il y a eu 4,405 décès au travail, à en croire le OSHA – soit l’équivalent de 12 morts par jour.

Les irrégularités dont ne prend jamais conscience

Si une irrégularité passe inaperçue lors d’une inspection, elle n’en demeure pas moins potentiel danger. Si votre inspecteur QHSE utilise toujours du papier et un crayon, ainsi que des feuilles de calcul pour conduire sa vérification, cela pourra prendre des jours, des semaines ou plus encore pour enfin lever le voile sur cette irrégularité.

Des contre-mesures retardées

Qu’il s’agisse de non-conformités mineures ou majeures, elles peuvent toujours porter préjudice à votre projet, vos travailleurs, ou au public. Un système QHSE manuel n’aura pour effet que de retarder dans la recherche d’une vraie solution à votre situation.

Signalement en temps-réel

En utilisant un programme de gestion de construction qui met à jour et signale les évaluations QHSE, juste après l’inspection, les entreprises de construction peuvent s’assurer que leurs processus et leurs services sont toujours en adéquation avec les standards de l’industrie. Vous n’aurez plus à souffrir des frustrations et des événements malheureux qui pourraient résulter de méthodes obsolètes comme le travail papier. Dans l’éventualité d’une non conformité, une solution proactive peut immédiatement être trouvée – et ce avant même que votre travailleurs, votre client, ou le public ne soit négativement impacté.
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