Liste de tâches 101 – Tout ce que vous devez savoir

Si vous êtes relativement nouveau dans le secteur de la construction, vous entendrez certainement de nombreux termes qui vous laisseront perplexe. Si vous avez récemment rencontré le terme « liste de choses à faire » ou « liste d’accrocs » et que vous vous demandez de quoi il s’agit exactement (et ce qu’il faut en faire), vous êtes au bon endroit.

Aujourd’hui, nous allons vous présenter tout ce que vous devez savoir sur la liste de contrôle, de sa définition à sa présentation en passant par ses utilisations courantes.

Qu’est-ce qu’une liste de tâches ?

Dans presque tous les secteurs, l’erreur humaine peut conduire à des erreurs opportunes et coûteuses. En fait, en moyenne, nous commettons chacun 118 erreurs au travail chaque année. C’est pourquoi les bonnes entreprises veillent à minimiser le risque d’erreur humaine dans la mesure du possible. Dans l’hôtellerie, par exemple, un serveur qui note ses commandes a beaucoup moins de chances de livrer le mauvais plat à sa table. Ou, dans le domaine de la réalisation de films, un directeur de la photographie qui note sa liste de plans avant de commencer à filmer a beaucoup moins de chances d’oublier de filmer un élément crucial de la scène.

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Dans la construction, le concept est exactement le même. Chaque projet de construction se compose de nombreuses petites tâches. Bien que certaines puissent être moins importantes que d’autres, chaque tâche doit être achevée avant que l’ensemble du projet ne soit officiellement terminé.

Une liste de tâches (parfois appelée aussi « snag list », « deficiency list » ou « punch-out list ») est le document utilisé pour vérifier que toutes les tâches restantes d’un projet ont été effectuées – considérez-la comme une liste de choses à faire pour les dernières étapes d’un projet.

Dans la plupart des projets, la liste de tâches est rédigée par l’entrepreneur et/ou le propriétaire du chantier vers la fin des travaux. L’objectif de cette liste est d’assurer le suivi des tâches restantes ou des petites réparations qui doivent être effectuées. Certains entrepreneurs préfèrent dresser leur liste de tâches au début d’un projet ; cependant, en créant une liste de tâches au cours des dernières étapes d’un projet, vous serez en mesure de réduire votre liste aux tâches spécifiques qui sont en suspens.

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Avec une liste de tâches, une société de construction est au clair : elle sait exactement ce qui doit être fait avant de recevoir le paiement et de terminer le travail.

Pourquoi l’appelle-t-on une liste de tâches ?

Vous vous demandez pourquoi on parle de « liste de tâches » plutôt que de « liste de contrôle des étapes-clés de la construction » ? Eh bien, pour commencer, « liste de tâches » est beaucoup plus accrocheur !

Cependant, la véritable raison remonte à l’époque où les gens faisaient des trous dans le papier à côté des tâches à accomplir sur leur liste de choses à faire. Ainsi, lorsque vous avez « perforé » tous les éléments de votre liste, celle-ci est complète.

Notez que dans des pays comme le Royaume-Uni, l’Irlande, l’Australie et la Nouvelle-Zélande, les tâches sont généralement appelées « snag lists ». Ce nom vient du terme « snagging », qui désigne un processus qui a lieu environ deux semaines avant la date d’achèvement proposée d’un projet pour vérifier ce qui reste à faire.

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Qu’est-ce qu’une liste de tâches ?

La liste de tâches étant essentiellement la liste des tâches restantes pour un projet de construction donné, les éléments de cette liste peuvent varier considérablement d’un chantier à l’autre. Il peut s’agir d’une dernière couche de peinture, de la réparation de bosses dans les murs ou de l’enlèvement des matériaux de construction excédentaires sur le chantier. En d’autres termes, tout ce que le propriétaire du Chantier veut faire avant le dernier jour du projet peut figurer sur la liste de tâches.

Meilleures pratiques en matière de liste de tâches

Vous vous demandez comment créer et utiliser une liste de tâches sur vos chantiers de construction ? Voici quelques-unes des meilleures pratiques que tout entrepreneur devrait essayer de suivre :

• L’entrepreneur général doit travailler avec les entrepreneurs spécialisés et le Chantier pour établir une liste de tâches réalisables sur le chantier. Planifiez une visite du chantier au cours de laquelle les entrepreneurs et le propriétaire pourront se mettre d’accord sur les tâches en suspens qui doivent être ajoutées à la liste de contrôle finale. De cette façon, il n’y aura pas de litiges ou de désaccords sur les tâches de la liste, et tout devrait être terminé à temps.
• Incluez également les architectes et les concepteurs dans la liste de tâches. Ils signeront la liste des tâches et confirmeront si le travail correspond ou non à leur conception originale.
• Utilisez la technologie pour améliorer votre processus de liste de tâches. Déjà, 85 % des personnes qui utilisent un logiciel de gestion de projet estiment qu’il libère du temps administratif. L’époque où l’on rédigeait une liste de tâches à la main appartient au passé. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour créer une liste de tâches actualisée, facile à lire et à consulter, à laquelle toute l’équipe peut accéder de n’importe où.

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Diriger une société de construction peut être assez stressant. Après tout, la liste de tâches n’est qu’un des nombreux documents dont vous devez assurer le suivi pour chacun de vos chantiers. Vous vous sentez submergé par la paperasse administrative ? Grâce à un logiciel de gestion de la construction, vous pourrez automatiser et organiser les processus de vos projets de construction afin que tout fonctionne comme sur des roulettes et que chaque élément de chaque liste de tâches soit terminé à temps.

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