Written by LetsBuild
Last updated septembre 19, 2023
La mise en place d’un projet de construction réussi est généralement une mission difficile et exigeante. Tout doit être documenté de manière très détaillée afin que votre projet bénéficie d’une protection contre les litiges longs et coûteux. Bien entendu, cela requiert une communication claire et nette entre toutes les parties prenantes (client, entrepreneur, sous-traitants, etc.).
En qualité de chef de projet, vous devez être en mesure d’identifier rapidement les problèmes et de les relier aux bonnes tâches. Ainsi, vous pouvez très facilement récupérer des données d’importance critique et contrôler l’impact d’un problème sur votre planification sur 3 à 6 semaines et sur votre calendrier général.
Mais comment pouvez-vous réaliser tout cela ? C’est l’éternel fardeau de nombreux chefs et directeurs de projet. Et peu importe la taille ou le type de votre projet, la réponse est toujours la même. En utilisant des outils numériques qui ont été spécialement conçus pour la construction.
Dans le secteur de la construction, nombreux sont ceux qui pensent que leurs outils conviennent, simplement parce qu’ils peuvent échanger des informations en temps réel ou, pire encore, simplement parce que c’est ainsi qu’ils ont toujours été utilisés pour travailler.
En conséquence, plusieurs projets de construction finissent par s’appuyer sur les notifications WhatsApp, les feuilles de calcul Excel, les courriels ou même les tableaux blancs pour garder une trace de tout ce qui se passe sur le chantier. Dans la plupart des cas, il ne faut pas longtemps avant que les équipes de projet se perdent dans un océan d’informations déconnectées. En cas de réclamations, cela peut entraîner des pénalités pouvant coûter des milliers d’euros à votre projet.
C’est la raison pour laquelle l’utilisation d’outils numériques spécifiques à la construction peut faire une différence presque instantanément. Imaginez la valeur que vous pourriez tirer en étant en mesure d’effectuer vos visites de chantier beaucoup plus rapidement ou en enregistrant tous les problèmes que vous détectez au fur et à mesure, au lieu de devoir tout garder en tête pendant près de deux heures jusqu’à la fin de votre visite.
Tôt ou tard, vous savez que soit des informations cruciales vous échapperont, soit vous passerez toute votre journée à travailler sur des tâches administratives et à rechercher des mises à jour de nombreux sous-traitants. Ce n’est certainement pas la raison pour laquelle vous avez rejoint le secteur de la construction à vos débuts.
Le côté positif est que rien de tout cela n’est de votre faute. Vous avez dû accomplir un travail exigeant en utilisant des outils et des processus inappropriés. Le côté encore plus positif est qu’il y a un moyen de sortir de la situation stressante que vous vivez.
Qu’est-ce qui déclenche un litige en matière de construction ?
Avant d’examiner en détail comment gérer plus efficacement les litiges dans vos projets, il est important de regarder de plus près ce qui peut généralement déclencher un litige dans le domaine de la construction.
Un litige en construction peut être imputable à différents facteurs. Les retards dans le projet, le manque de précision dans la description des tâches, le non-respect des normes prédéfinies du projet et le dépassement des coûts sont quelques-unes des raisons à l’origine d’un différend en matière de construction.
Lorsqu’un désaccord comme ceux mentionnés ci-dessus apparaît, c’est tout le cycle de vie d’un projet qui est affecté. Pour que le flux de travail se maintienne sans interruption, chaque litige doit être résolu.
Sinon, il y a un risque de gel de chaque processus et de chaque tâche. Une situation « en attente » peut entraîner de sérieux retards et mettre le projet sous une énorme pression financière.
Pour résoudre ces litiges, il est impératif de détecter rapidement les raisons qui en sont à l’origine. Mais passer en revue 300 ou 400 photos et un millier de courriels sans aucune indication pour trouver les documents dont vous avez besoin est chaotique et génère énormément de stress et de frustration.
Un logiciel de construction peut finalement vous sortir de cette situation difficile, pour autant qu’il assure une connexion transparente entre le feed-back que vous recevez du chantier, votre planification sur 3 à 6 semaines et votre calendrier général. Ainsi, vous pouvez collecter en quelques clics toutes les données nécessaires pour protéger votre projet contre une réclamation.
Donc, au lieu de passer des semaines, voire des mois, à gérer une réclamation, vous serez désormais en mesure de le faire en une ou deux heures maximum. Il s’agit d’un outil extrêmement efficace qui peut vous soulager d’un immense fardeau. Mais là encore, vous avez besoin pour ce faire d’une plateforme spécifique à la construction capable de garantir que votre programme reflète la réalité à un moment donné.
Comment empêcher un litige en matière de construction
Prévenir vaut toujours mieux que guérir. Cela dit, vous devez toujours mettre l’accent sur l’enregistrement de tous les problèmes détectés sur le chantier afin de pouvoir anticiper les litiges potentiels avant même qu’ils ne surviennent. Comme nous l’avons déjà mentionné ci-dessus, les solutions numériques spécifiques à la construction sont vos alliées les plus précieuses dans cette mission difficile.
En résumé, voici les trois principales façons dont les logiciels de construction peuvent vous aider, en qualité de chef de projet, à protéger vos projets :
1. Restez toujours en contact avec votre chef de chantier
Votre chef de chantier est votre bras droit dans l’effort visant à maintenir votre projet de construction à l’épreuve de tout type de réclamation. C’est la personne qui doit faire le tour du chantier presque quotidiennement pour s’assurer que tout est en ordre.
Pour chaque problème qu’il découvre, il doit revenir vers vous le plus rapidement possible avec un rapport détaillé et des photos qui rendent compte de l’incident afin que vous puissiez le résoudre avant qu’il ne prenne des proportions démesurées.
En d’autres termes, un chef de chantier est la personne qui peut vous éviter de nombreuses visites sur le chantier. Tant que vous restez en contact en permanence. C’est là qu’intervient un logiciel conçu et développé avec le secteur de la construction en ligne de mire.
En vous appuyant sur des solutions spécifiques au secteur de la construction, comme LetsBuild par exemple, vous êtes toujours sûr que les dernières mises à jour du terrain, accompagnées de photos et de commentaires, sont correctement liées à votre planification à court et à long terme. Cette chose simple, mais vitale, peut vous éviter plus tard des jours, voire des semaines de recherche pour tenter de répondre à un litige indésirable.
Et c’est aussi la raison pour laquelle des outils tels que WhatsApp, les courriels et Excel, aussi bons soient-ils, ne peuvent pas jouer ce rôle. Ils ne sont tout simplement pas conçus pour des processus aussi sensibles au temps et aux coûts.
2. Réduisez la charge administrative excessive
Il en faut peu pour se rendre compte que la documentation de tous les problèmes sur place s’accompagne d’un fardeau administratif et mental important. On le doit à la quantité excessive d’informations que comporte chaque projet en construction.
En conséquence, les chefs de projet passent parfois 40 % de leur journée à participer à des réunions stériles et à prendre des appels téléphoniques inutiles. Pour couronner le tout, ils doivent souvent traiter un certain nombre de rapports et de mises à jour se trouvant sur différentes plateformes, ou qui sont même rédigés sur des tableaux blancs.
Il s’agit d’une approche extrêmement propice aux erreurs qui génère des malentendus et oblige les chefs de projet à consacrer la plupart de leur temps à des tâches qui auraient dû être accomplies en appuyant simplement sur quelques boutons.
Imaginez maintenant qu’un chef de projet doive résoudre rapidement un litige relatif à un projet après cette routine stressante. Il se peut que toutes les opérations doivent être gelées un certain temps jusqu’à ce que toutes les informations nécessaires soient collectées. Et cela suppose que toutes les données aient été enregistrées et soient encore disponibles.
Le stockage de toutes les mises à jour critiques (commentaires, questions, photos) dans un écosystème de données ouvert peut épargner à toutes les parties prenantes des heures de travail et de la frustration. À tout moment, elles pourront récupérer toutes les modifications en s’appuyant simplement sur un audit trail automatiquement mis à jour dans le nuage. Un avantage que ni WhatsApp ni Excel ne peuvent offrir. Contrairement aux applications et aux plateformes spécifiques à la construction.
3. Communiquez clairement et sans interruption
Les projets de construction peuvent facilement devenir brouillons si les gens ne sont pas capables de collaborer et d’échanger instantanément des mises à jour cruciales. Les logiciels de construction peuvent être vos yeux et vos oreilles sur le chantier et vous aider à donner suite aux demandes critiques dès leur réception.
Il peut s’agir d’une réclamation émise par le client ou d’un élément que l’un de vos sous-traitants a manqué en travaillant sur une tâche. Être en mesure de partager ces problèmes en temps réel permet d’épargner à toutes les parties des allers-retours et d’éviter un litige avant même qu’il se présente. Cela revêt une importance capitale si vous voulez poursuivre votre projet.
Dans cette optique, il apparaît immédiatement évident que vous ne pouvez pas vous permettre de croire au développement de votre projet sur la base de données dépourvues de contexte. Ou pour faire simple, sur des données qui n’ont pas de lien avec votre planification sur 3 à 6 semaines et votre planning général. C’est ce lien entre elles qui maintient le tout.
Et, en fin de compte, c’est la raison pour laquelle il est si important de choisir un outil spécifique à la construction pour gérer vos projets. En effet, WhatsApp peut être un bon outil pour envoyer un message à vos amis ou à votre famille, mais il ne peut pas être considéré comme votre outil de référence pour le suivi et le reporting des progrès en construction.
Apprenez des professionnels du secteur comment assurer la sécurité de votre projet
À présent, il devrait être clair qu’en matière de construction, les documents sont essentiels. Le succès de vos projets dépend de la rapidité avec laquelle vous pouvez signaler les problèmes critiques, communiquer avec les bonnes personnes et les résoudre.
L’implémentation d’un outil numérique spécifique à la construction peut vous aider à y parvenir sans que vous ayez l’impression de vous noyer dans un océan d’informations déconnectées.
Chez LetsBuild, nous voulons vous aider à protéger vos projets contre des litiges sans fin et à obtenir de meilleurs résultats grâce à une communication plus efficace au sein de l’équipe.
Dans cette optique, nous vous invitons à télécharger notre guide gratuit « Livrer dans les délais ». Vous pouvez l’obtenir facilement en cliquant sur le bouton ci-dessous :
