Comment veiller à ce que votre planification sur 3 à 6 semaines soit livrée à temps

Qu’est-ce qu’un planning stratégique ?

Les projets de construction s’accompagnent d’un important travail administratif et de différentes tâches inextricablement liées les unes aux autres. Le moindre retard sur une seule activité sur le chantier peut conduire les sous-traitants à errer sur le terrain pendant des semaines sans pouvoir terminer le travail qui leur a été confié.

Il en faut peu pour comprendre que cela peut entraîner le dépassement du budget de nombreux projets et générer de graves conflits juridiques entre les différentes parties prenantes.

D’où l’importance de livrer suivant votre planification sur 3 à 6 semaines sans qu’aucun problème ne surgisse. À l’aide d’un planning stratégique à jour, un gestionnaire de projet peut planifier les tâches et les objectifs du projet pour les trois à six semaines à venir.

La planification sur 3 à 6 semaines est une partie essentielle du planning général et constitue l’un des principaux outils utilisés au cours des réunions d’avancement hebdomadaires. En ce sens, le planning stratégique doit être perçu comme une composante majeure du plan au niveau supérieur.

Sans lui, l’équipe de projet ne disposerait pas d’une vue d’ensemble claire de ce qui doit être commandé, de ce qui doit être demandé et de ce qui doit être livré et/ou vérifié ensuite. Ce sont tous des éléments cruciaux pour la réussite de tout projet de construction et ils nécessitent un plan basé sur des données.

Le véritable défi réside dans le fait que les différentes tâches et les différents éléments doivent être correctement reliés entre eux et que l’état de cette connexion doit être mis à jour en continu, idéalement en temps réel. Sinon, un projet de construction peut connaître des interruptions et de sérieuses entraves à la productivité, ce qui peut entraîner des conflits juridiques coûteux.

En savoir plus : Avez-vous les bons outils pour maintenir votre planification stratégique sur la bonne voie ?

En outre, la planification sur 3 à 6 semaines déclenchera naturellement une série de contrôles de qualité. Les contrôles eux-mêmes pourraient également révéler une non-conformité imposant une nouvelle action pour la résoudre. Et nous ne devons pas oublier que chaque action est un flux de travail à part entière.

À cet égard, le planning stratégique joue un rôle très sensible dans l’ensemble du processus de construction, du début à la fin. C’est la raison pour laquelle il est judicieux d’identifier les principaux défis que vous aurez à relever et de proposer des solutions fonctionnelles pouvant les résoudre.

Planification sur 3 à 6 semaines les principaux points faibles

En commençant par les domaines qui peuvent nuire à votre planification à court terme, il devient évident que tout tourne autour de la communication en temps réel et de la collaboration transparente. Cela peut être le fondement sur lequel vous pouvez structurer l’ensemble de votre projet et finalement réaliser votre plan directeur.

En résumé, voici les principaux points faibles que vous devez aborder pour protéger la planification sur 3 à 6 semaines de votre projet :

Communication fragmentée

Travailler de manière isolée peut entraîner votre projet sur une voie très dangereuse. Si chaque équipe utilise ses propres outils pour collecter des données et rendre compte des progrès réalisés, le développement correct de votre planification à court terme risque d’être quasi impossible.

Si l’on tient également compte du fait que de nombreuses entreprises de construction utilisent encore le stylo et le papier pour leurs processus, il n’est pas exagéré de dire que la nécessité d’une plateforme clé, conçue uniquement pour la construction, où toutes les parties prenantes peuvent réagir en temps réel au dernier feed-back d’information est imminente.

La présence d’une plateforme centralisée peut résoudre ce problème en offrant aux gestionnaires de projet une vue d’ensemble précise de la planification à court et à long terme. La possibilité d’accéder à toutes les données du projet et de soumettre vos dernières mises à jour depuis le terrain d’un simple clic sur un bouton permet d’assurer un flux de communication plus fluide où tous les participants restent sur la même longueur d’onde.

Vous avez ainsi la garantie que votre planification sur 3 à 6 semaines est élaborée sur la base de ce qui se passe sur le chantier et que tout changement de dernière minute est instantanément intégré dans le plan directeur.

C’est extrêmement important si l’on tient compte du lien étroit qui existe entre le planning stratégique, les contrôles de conformité et les tâches qui en découlent.

Fardeau administratif et mental

Les personnes qui travaillent dans le secteur de la construction consacrent chaque jour jusqu’à 40 % de leur temps à des tâches administratives. Innombrables réunions, appels téléphoniques chronophages et tempête quotidienne de courriels : voici la routine de travail des personnes chargées de la planification à court terme en l’absence de moyen d’échange standardisé des données et des informations.

Un système qui n’est pas assez efficace et qui génère énormément de stress mental et administratif chez le gestionnaire de projet. Il peut être difficile d’essayer de tenir à jour les différentes parties tout en naviguant entre les différents outils et parties prenantes.

Par exemple, les gestionnaires de projet peuvent devoir se rendre sur le terrain et relever les non-conformités sur papier. Certaines d’entre elles peuvent affecter le planning et d’autres peuvent être liées à des problèmes de qualité qui doivent être signalés aux sous-traitants. Dans le même temps, il faut compléter avec précision un certain nombre de checklists.

Garder en tête tous ces précieux éléments d’information et les noter sur des Post-its tout en essayant de communiquer la dernière version du plan à l’ensemble des équipes de projet est fastidieux. Et des outils tels que WhatsApp et Excel ne sont tout simplement pas assez efficaces pour ce travail, car ils ne permettent pas de relier le plan à court terme au planning général. Le résultat ? Les gestionnaires de projet se noient dans un océan de données sans contexte.

C’est là qu’un outil spécifique à la construction peut apporter un grand changement. Le passage du stylo-papier et d’Excel à un écosystème de données collaboratif peut accroître l’efficacité et aider les gestionnaires de projet à apporter la structure nécessaire à leurs stratégies.

Utiliser les mauvais outils

Personne n’ignore que la construction utilise de nombreux outils numériques qui ne sont pas conçus pour ce secteur. Il en résulte beaucoup de frustration et des erreurs coûteuses qui auraient pu être facilement évitées au moyen d’une solution numérique se concentrant uniquement sur la construction.

Et plus il y a d’outils impliqués dans un projet de construction, plus il peut être désordonné. Les données risquent de ne jamais être partagées avec les parties qui en ont besoin, tandis que tout le monde travaille de façon cloisonnée. Cela peut nuire à la progression de votre planning stratégique et ajouter progressivement beaucoup de confusion à votre processus de construction.

C’est la raison pour laquelle une nouvelle approche spécifique à la construction est nécessaire. En permettant aux équipes de projet de collecter et de stocker les données sur une plateforme centralisée, vous vous assurez que chacun peut trouver et accéder à la dernière version des informations dont il a besoin au moment où il en a besoin.

De cette manière, les gestionnaires de projet pourront planifier et ajuster rapidement la séquence de tâches si des changements surviennent. Cela peut être une véritable bouée de sauvetage, car ils peuvent hiérarchiser les bonnes tâches et les bons contrôles qui doivent les accompagner. En outre, ils pourront gérer les commandes de matériel de manière beaucoup plus efficace, ce qui leur évitera des coûts supplémentaires.

En fin de compte, le fait de décomposer le plan directeur en tâches réalisables et assignées à l’aide d’une source unique de vérité peut faire une grande différence et favoriser la transparence et la responsabilité sur l’ensemble du projet.

Forte culture des reproches

Se montrer du doigt est malheureusement une situation courante lorsqu’il s’agit de projets de construction qui ne sont pas axés sur les données. Le manque de confiance dans les relations contractuelles nuit au secteur de la construction et affecte la manière dont un projet évolue.

Cette absence de responsabilité se reflète également sur la façon dont la chaîne d’approvisionnement gère la planification à court et à long terme d’un projet de construction. Lorsque les différentes équipes finissent par travailler sur des versions obsolètes ou cloisonnées du plan, un grave litige peut surgir en raison de la communication problématique entre les différentes équipes.

En ce sens, lorsqu’une erreur est commise, chaque équipe essaie d’éviter la responsabilité et entre dans un jeu des reproches. Bien entendu, cela peut retarder votre planification à court terme et, par voie de conséquence, nuire à l’avancement de votre plan directeur.

Encore une fois, l’utilisation d’une plateforme numérique centralisée qui peut fonctionner comme un tiers objectif peut apporter la solution. Avec toutes les données stockées sur la plateforme, il sera plus facile de savoir ce qui s’est réellement passé et qui en est responsable. Une telle approche pourrait progressivement rétablir la confiance dans toute la chaîne de valeur et stimuler la productivité.

Livrer la planification sur 3 à 6 semaines dans les délais

Veiller à ce que votre planification de construction à court terme soit livrée à temps sans affecter le développement du plan directeur n’est pas simple. En d’autres termes, vous devez prendre avec vous votre planning de construction sur le terrain et utiliser les technologies numériques pour remplacer vos feuilles de calcul imprimées de 3 mètres de long qui seront déjà obsolètes au moment de leur impression.

En bref, voici les cinq étapes d’une planification sur 3 à 6 semaines plus intelligente :

1. Communication basée sur les tâches sur une plateforme centralisée

Durant le projet de construction, toute la communication tourne autour des tâches. Chez LetsBuild, nous le comprenons très bien et nous essayons de soutenir ce concept par le biais de notre plateforme. Chaque mise à jour de l’avancement, chaque commentaire et toute la documentation doivent être basés sur les tâches et en parfaite synchronisation avec le plan principal. Ainsi, vous ne perdez plus de temps à suivre des fils de discussion par courriel, à talonner le personnel à coups d’appels téléphoniques ou à mélanger documents et photos dans différents outils et archives. Vous vous assurez ainsi que toute la collaboration rationalisée reste centralisée.

2. Donnez vie à votre plan de construction grâce à des mises à jour en temps réel

Que vous ayez recours à des outils tiers pour vos besoins de planification ou que vous choisissiez d’utiliser LetsBuild, votre logiciel de gestion de projet de construction devrait être en mesure de donner vie à votre plan à court terme. Vous verrez toutes les activités sur le chantier apparaître instantanément sur le planning.

Avec LetsBuild, par exemple, les travailleurs sur le chantier mettent à jour le planning de projet en temps réel à l’aide de leur téléphone portable ou de leur tablette. Finis les malentendus, les appels téléphoniques inutiles et la frustration liée à la routine quotidienne des mises à jour du planning. À présent, les travailleurs font les mises à jour pour vous.

3. Planification Lean liée au planning général

La connexion de votre planification Lean au plan directeur peut ouvrir la voie à un projet de construction réussi. Plus précisément, vous devriez choisir une plateforme numérique spécifique à la construction qui vous permettra de produire un sous-ensemble sur 3 à 6 semaines du plan directeur, afin de l’enrichir des détails nécessaires à la gestion des activités quotidiennes sur le chantier. Une fois les tâches terminées ou modifiées, celles-ci apparaissent instantanément sur le planning principal du projet, permettant ainsi une prise de décision plus intelligente.

4. Automatiser les processus de mise en conformité

Activez des suivis de conformité automatisés basés sur les tâches. Optez pour un outil qui prend en charge la gestion de la conformité afin de vous assurer que lorsqu’un jalon est atteint (c.-à-d. qu’une tâche ou un groupe de tâches est terminé(e)), vous pouvez activer un formulaire d’assurance qualité instantané et signaler à l’inspecteur du chantier qu’il peut effectuer le contrôle de suivi. Étant donné que toutes les informations seront à jour, synchronisées avec le plan principal et regroupées dans un seul outil, vous pouvez facilement repérer quand et où les problèmes surviennent, qui est responsable et quel est le statut.

5. Gestion intégrée du matériel et des ressources

Trop souvent, les matériaux de construction sont livrés au mauvais moment et au mauvais endroit. Vous avez donc besoin d’une plateforme numérique clé qui vous permette de programmer les livraisons de matériaux en fonction de votre plannning de travail. Cela vous permet d’avoir une vue claire de ce qui doit être commandé et quand, et de veiller à ce que les matériaux ne se perdent pas.

Un outil « spécifique à la construction » connectera vos équipes et encouragera l’adoption du numérique.

Il faut un investissement important en ressources et beaucoup de travail pour obtenir de bons résultats dans la construction. C’est pourquoi vous avez besoin d’une plateforme « développée pour la construction » qui soit facile à utiliser et à mettre en œuvre. Elle optimisera l’adoption du numérique et simplifiera le processus d’intégration des nouveaux arrivants sur le chantier (p. ex., les sous-traitants). Ainsi, tout le monde restera connecté et pourra rapidement suivre votre façon de travailler.

C’est essentiel dans votre effort pour garder toutes les équipes de projet connectées afin d’assurer la livraison réussie de vos projets. C’est aussi la première étape vers la standardisation de vos systèmes et processus.

Dans la plupart des projets de construction, 80 % des processus sont toujours les mêmes, ce qui offre aux gestionnaires de projet une excellente opportunité de contrôler toutes les activités du chantier en appliquant les meilleures pratiques des projets passés à leurs flux de travail actuels.

La capacité à définir tous vos processus en détail créera progressivement un lien plus étroit entre vos équipes, car chacun sera conscient de ce qu’on attend de lui et sera équipé des bons outils pour échanger des informations critiques en temps réel.

Mais pourquoi l’utilisation d’une solution numérique spécifique à la construction est-elle si importante ? La raison est simple. Parce qu’aussi bien vous, en tant que gestionnaire de projet, que vos équipes, devrez toujours être en mesure d’avoir une vision claire des interdépendances entre le plan directeur et la planification stratégique sur 3 à 6 semaines.

Chaque mise à jour qui arrive sur votre smartphone ou votre tablette devrait être automatiquement connectée à votre planification à court et à long terme afin que vous puissiez prendre des décisions éclairées plus rapidement. Et cela devrait également être le cas pour vos équipes. Elles n’auront plus à vous attendre avant de passer un appel. Elles verront simplement l’impact des dernières données sur le planning et décideront en conséquence.

Ainsi, la prochaine grande mission du secteur est de trouver les moteurs culturels qui permettront de mettre en place une nouvelle façon de travailler et de communiquer dans la construction. De cette façon, les parties prenantes s’assureront que leur planification sur 3 à 6 semaines sera livrée à temps sans affecter le plan directeur du projet.