Processus de gestion de projet de construction: tout ce que vous devez savoir

La gestion de projet n’est autre que la base sur laquelle repose tout projet de construction. Un gestionnaire de projet de construction doit faire preuve d’un certain panel de capacités et de compétences, afin de diriger le projet et d’établir une relation efficace avec les nombreuses équipes présentes. Les projets de construction ont des besoins constants liés aux modifications apportées, et c’est en ce sens que la gestion de projet est la clé de la stabilité de toute la procédure. Dans cet article, nous tenterons de vous présenter l’ensemble des concepts et principes vitaux de la gestion de projet de construction.

Qu’est ce que la gestion de projet de construction (GPC) ?

La gestion de projet de construction peut être définie comme étant la direction, la réglementation et la supervision d’un projet, en partant de son développement initial, jusqu’à son achèvement. L’objectif final de la gestion d’un projet de construction n’est autre que l’entière satisfaction des demandes client pour qu’un projet soit viable, autant en termes de fonctionnalité que budgétaire. Il existe un large éventail des types de projets de construction, tel que commercial, résidentiel, industriel et génie civil.

Le concept principal de la gestion de projet de construction est étroitement lié aux paramètres techniques tels que le budget et la réalisation, mais requiert également une forte communication entre tous les agents (intervenants, entrepreneurs et le public).

Le rôle d’un responsable de projet de construction

Un responsable de projet de construction est en charge de la planification, de la  coordination, de la budgétisation et de la supervision des projets, du début jusqu’à la fin. De manière plus concise, un responsable de projet de construction doit s’occuper de ce qui suit :

• Préparer le budget et négocier l’estimation des coûts.
• Organiser le calendrier de travail
• Opter pour les méthodes et stratégies de construction les plus efficaces
• Être en contact avec les clients pour tout ce qui attrait aux problèmes de travail ou de budget
• Discuter des détails techniques et des contrats avec les employés ainsi que les autres professionnels
• Veiller sur le personnel présent sur site
• Coopérer avec les professionnels du bâtiment et de la construction

Entrepreneur: rôle et responsabilités

Le responsable de projet de construction se charge de choisir l’entrepreneur du projet dès que la conception est achevée. Dans certains cas, cela arrive même quand le projet est toujours en cours de développement. La sélection a lieu par le biais d’un processus de vente aux enchères auprès des différents entrepreneurs. Il existe trois méthodes couramment pratiquées, permettant de choisir un entrepreneur: le choix de l’offre la plus basse, le choix des meilleurs prix et le choix par niveau de compétence.

Les entrepreneurs doivent être en mesure de gérer les dates d’échéance, les problèmes de budget, la sécurité du public, la prise de décision, la gestion de la qualité, les plans de travail, les ressources humaines et les mathématiques.

La gestion de projet de construction : les fonctions essentielles

La gestion de construction s’étend typiquement à une multitude de fonctions différentes. Les plus importantes d’entre elles peuvent être résumées comme cela :

1. Préciser les buts du projet et les plans, en incluant les champs du dessin, de la planification,  de la budgétisation, de se décider sur les conditions de réalisation, ainsi que sur le choix des participants au projet.
2. Favoriser la performance des moyens, grâce à l’acquisition de la main-d’oeuvre et des équipements nécessaires.
   3. La conduite de nombreuses opérations par le biais d’une coordination nécessaire  et la gestion des contrats, de la planification, de l’estimation, de la conception, et de la construction tout au long de la procédure.
   4. Le développement efficace d’une communication forte entre les mandataires pour la résolution des conflits susceptibles d’émerger.

Les principes essentiels de la gestion de projet de construction

Il n’y a pas d’ambiguïté sur le fait que la gestion de projet de construction est un domaine relativement complexe. Toutefois, pour toute personne faisant ses premiers pas dans ce secteur, il existe des principes fondamentaux à avoir à l’esprit :

Ca commence avec le maître d’ouvrage qui contacte les entrepreneurs afin d’obtenir des offres. Les managers de la construction intéressés par le projet, vont alors faire une offre au propriétaire. Cette offre inclut des détails sur le montant des fonds que le maître d’ouvrage doit verser pour que le projet soit mené à bien. Il existe ainsi deux types d’offres :

• Offre publique: Les offres publiques sont étroitement liées aux projets publics. Il s’agit d’une enchère où toute offre d’entrepreneur est la bienvenue. Une offre publique est généralement ouvertement encouragées.
• Offre à huis clos: Les projets d’ordre privé sont réalisés sur des offres à huis clos. Le maître d’ouvrage envoie une demande d’offre à une quantité bien définie d’entrepreneurs.

Après réception des offres pour le projet en question, le propriétaire procède à la sélection de l’entrepreneur par le biais d’une des méthodes suivantes :

• Le choix de l’offre la plus basse: Dans ce cas-ci, ce qui prime n’est autre que le prix. Les entreprises de gestion de construction présentent les offres les plus basses qu’elles acceptent pour la réalisation du projet. Le maître d’ouvrage choisit l’offre la plus basse et poursuit son projet.
• Le choix des meilleurs prix: Ce processus accorde de l’importance autant aux compétences qu’au prix. Le propriétaire opte pour l’offre la plus attrayante autant en termes de qualité que de budget.
• Le choix par niveaux de compétences: Ce choix est adopté lorsque les compétences sont le seul critère de choix que l’entreprise de gestion de construction prend en compte. Une demande de qualifications aide le propriétaire à obtenir de plus amples informations sur l’expérience et les compétences d’organisation de projet de l’entrepreneur.

Types de contrats

Une fois que la procédure de sélection est terminée, il faut également s’accorder sur le type de contrat. Il existe en général quatre types de contrats :

• Montant forfaitaire: Le plus populaire des accords. Le propriétaire et l’entrepreneur établissent un prix fixe pour l’intégralité du projet. Le prix reste le même, que le montant total du projet fini soit plus élevé ou inférieur à ce qui a été convenu.
• Prix unitaire: Lorsqu’il existe de réelles difficultés à s’accorder sur le prix final dès le départ, il est préférable d’opter pour cette méthode. Le propriétaire du projet propose des matériaux à un prix unitaire particulier afin de réduire les dépenses.
• Cost plus fee: Un contrat cost plus fee est le meilleur arrangement que peuvent obtenir des entrepreneurs. En plus du coût total du projet et du prix forfaitaire convenu, toutes les dépenses imprévues sont assurées, quoi qu’il se passe, par le propriétaire.
• Prix maximum garanti: Le dernier type de contrat ne diffère que peu du précédent susmentionné. La seule différence réside dans la coût fixe établi qui ne peut ici être dépassé.

Les processus de gestion de projet

Le processus d’appel d’offres est maintenant terminé et il est temps pour les personnes engagées dans le projet, de le mener à bien. Chaque projet a en général un cycle de vie assez standard, si l’on fait abstraction de ses caractéristiques propres. La structure qui en découle peut être résumée par quatre étapes fondamentales :

1. Le lancement du projet

Lors de cette première phase, le but et la faisabilité du projet sont établis. Il s’agit de l’étape cruciale du projet, puisqu’elle permet d’établir si le projet est une belle opportunité ou non. Si nécessaire, une étude de faisabilité est menée et selon les résultats qui en découlent, un plan/ une solution est proposé/ée.

Lorsque tout est décidé, un document de lancement du projet est établi. Ce document définit le travail préparatoire au plan de construction et c’est là, l’un des artefacts essentiels de la gestion de projet.

2. La Phase de Planification

L’étape de planification du projet est le moment où l’équipe pointe tout le travail à réaliser. Et c’est une activité qui persistera jusqu’à l’aboutissement du projet. La priorité principale, lors de la phase de planification est d’estimer le temps, les coûts et les moyens du projet. En se basant sur ces critères, l’équipe peut mettre en place la stratégie à suivre. On parle alors de gestion de portée du projet. Un des autres documents qu’il est important de prévoir est un work breakdown structure (WBS), qui n’est autre qu’une checklist divisant tout le travail à réaliser en catégories plus petites et donc plus fonctionnelles.

Dès que le budget, le calendrier et le travail ont été définis, le projet est quasiment prêt à démarrer. L’étape suivante à ce processus primordial est la gestion des risques. C’est à ce moment-là que l’équipe doit  examiner tous les dangers potentiels inhérents au projet, et proposer des solutions fortes. Enfin, un plan de communication est également nécessaire car il va permettre la mise en place d’un flux d’informations efficace entre les différents intervenants du projet.

3. La Phase de Réalisation

Lors de la phase de réalisation, le plan de projet est mis en application. En principe, cette phase est divisée en deux processus principaux : l’exécution ainsi que la surveillance et le contrôle. L’équipe du projet s’assure que les tâches requises sont réalisées. Au même moment, il y a un suivi de l’état d’avancement et les modifications sont réalisées en conséquence. En effet, un project manager passe le plus clair de son temps à cette étape de la surveillance, et en fonction des informations qu’il a, il redirige les tâches et s’assure de garder le contrôle du projet.

4. La Phase Finale (Bouclage)

La phase finale du projet signifie son achèvement officiel. Le project manager évalue alors ce qui s’est bien déroulé et ce qui attrait à des erreurs potentielles. A la fin, l’équipe réalise un rapport de projet, calcule le budget final et fournit des informations sur les tâches qui sont encore inachevées. Le rapport de projet,  associé aux analyses des erreurs potentielles, seront des renseignements précieux pour les projets de construction à venir.

La planification de projet

Une planification fiable peut écarter de nombreux risques susceptibles d’émerger lors d’un projet de construction. L’objectif principal de la planification est d’améliorer la répartition des matériaux et des moyens lors du projet. De cette manière, tous les retards potentiels peuvent être évités et une meilleure communication entre les différents interlocuteurs est assurée. Il existe plusieurs techniques de planification dont un project manager peut disposer :

• Les Diagrammes de Gantt : C’est là sans aucun doute, l’un des systèmes les plus pratiques qu’une équipe peut avoir à sa disposition. Un diagramme de Gantt vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur un projet de construction et vous tient au courant des taches laissées pour compte ou réalisées dans le temps. Il faut garder à l’esprit que les Diagrammes de Gantt sont également une caractéristique essentielle de la plateforme de LetsBuild.
• Une ligne d’équilibre de la planification : La technique de la ligne d’équilibre est une méthode extrêmement utile pour toutes les tâches répétées. Elle peut être une aide précieuse au respect des dates d’échéance et à une attribution efficace des moyens.
• La méthode du chemin critique (MCC): C’est l’un des outils de planification les plus populaires et il est d’une grande aide face à la distribution systématique des moyens et pour le calcul précis des délais. En bref, la méthode du chemin critique contribue à l’achèvement, en avance ou du moins, dans les temps de votre projet de construction.
• Q-Scheduling: Cette méthode de planification de la construction est de plus en plus connue, car elle permet aux chefs de projet de placer de nombreuses tâches, et par moment même, des tâches conflictuelles dans l’ordre où elles doivent être réalisées.

Le budget dans la gestion de projet de construction

Déterminer le budget est de loin, l’un des paramètres les plus fondamentaux à prendre en compte, lorsque vous commencez à monter un projet de construction. L’estimation des coûts peut s’avérer être un sacré défi, mais si c’est fait dans les règles de l’art, cela peut alors être l’une des clés du succès du projet. Il existe quatre paramètres fondamentaux qu’un project manager doit garder à l’esprit :

• L’analyse du projet: La première des actions à mener est de clarifier les différents objectifs et les limites du projet à venir. Une fois que c’est chose faite, vous aurez une meilleure idée de ce que vous souhaitez réaliser, et de qui vous avez besoin pour que ça se réalise.
• L’estimation du budget: Après avoir classé les priorités de votre projet par ordre d’importance, ça va être le moment d’organiser ce dernier en adéquation avec un échéancier solide. Il est également temps de demander des offres aux entrepreneurs intéressés.
• Le suivi des coûts: Dès que le projet de construction se met en place, il est absolument essentiel de garder un oeil sur les coûts du projet. Plus rapidement vous commencez à le faire, mieux ce sera, car cela vous permettra de détecter les abus potentiels de moyens et ce, avant qu’il ne soit trop tard.
• La comptabilité: Bénéficier d’un service de comptabilité extrêmement compétent est vital. En collaboration directe avec l’équipe de projet, ce service sera responsable du respect des accords financiers, conformément au plan.

L’aspect juridique d’un projet de construction

Un projet de construction est constitué de nombreux détails. L’un des plus essentiels qu’un project manager ne doit pas négliger, est en rapport avec les paramètres juridiques. Un project manager de construction bien préparé doit toujours être en mesure de proposer des solutions en cas de litiges juridiques, ou de dangers susceptibles de survenir. De cette façon, le projet tout entier est sécurisé et construit sur des fondations solides. Il existe en général, six secteurs qu’il faut prendre en compte :

• Les parties : Cette catégorie fait référence à toute personne impliquée dans le projet de construction (entrepreneurs, consultants, sous-traitants, acheteur etc.)
• Les contrats : Même si certains contrats sont des formulaires de contrats fixes, propres aux projets de construction, il arrive régulièrement de devoir modifier les accords passés. Un conseil juridique s’avère alors primordial.
• Législation et Réglementation: Une équipe juridique solide peut s’assurer que les législations et réglementations en vigueur sont suivies à la lettre.
• L’acquisition : Le processus d’acquisition fait référence à l’achat des différents matériaux et services nécessaires à un projet de construction. Il est alors vital que l’intégralité du projet soit entièrement réglementé d’un point de vue juridique.
• L’assurance: C’est un secret pour personne que de dire qu’un chantier de construction est un lieu où les dangers physiques sont abondants. Voilà pourquoi, un project manager doit avoir été informé et doit s’assurer du moindre détail en matière de contrats d’assurance.

Conclusion

Monter un projet de construction est une démarche complexe. Il existe pléthore de paramètres et d’éléments à analyser de manière exhaustive. C’est pourquoi il est véritablement crucial de confier la gestion de votre projet à un logiciel qui vous facilitera la vie, et qui vous permettra également de mener votre plan de construction à un niveau encore supérieur. Chez LetsBuild nous avons les connaissances et ce désir d’aider, alors n’hésitez pas et inscrivez-vous à notre plateforme, vous pourrez ainsi commencer à organiser votre prochain projet de construction.

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