Rapports d’avancement quotidiens en construction : réduire le travail administratif

Qu’est-ce qu’un rapport d’avancement quotidien en construction ?

Chaque jour est un nouveau jour sur un chantier de construction et les personnes impliquées doivent être tenues au courant de ce qui s’est passé. L’un des moyens les plus simples pour y parvenir est d’établir un rapport d’avancement quotidien.

Ces rapports peuvent inclure des informations de base sur ce qui a été réalisé ce jour-là, mais aussi être complétés par des petits détails qui comprennent des problèmes ou accidents survenus.

Les rapports d’avancement quotidiens doivent être remplis avec précision afin de garantir un flux de communication fluide auquel on pourra se référer en cas de problèmes de responsabilité ou de litiges dans le futur.

Cependant, les rapports d’avancement peuvent également entraîner beaucoup de travail administratif pour les gestionnaires de projet, en fonction des outils qu’ils utilisent dans leurs projets. Il n’est pas exagéré de dire que les gestionnaires de projet consacrent jusqu’à 40 % de leurs journées à rédiger des rapports, à sauter d’une réunion à l’autre et à courir après les gens sur le chantier pour obtenir des mises à jour.

Il en faut peu pour comprendre que travailler dans de telles circonstances peut avoir un impact direct sur le processus d’élaboration des rapports d’avancement et causer beaucoup de stress et de frustration tant au gestionnaire de projet qu’à ses équipes.

Cela dit, un changement de paradigme est nécessaire sur la façon dont les équipes de construction communiquent et se connectent. Mais pour y parvenir, la numérisation et la standardisation doivent être considérées comme des priorités.

Que doit comprendre un rapport d’avancement quotidien ?

Bien qu’il y ait de nombreuses discussions sur ce qui devrait et ne devrait pas être inclus dans un rapport d’avancement quotidien, nous avons créé une liste d’éléments qui, selon nous, devraient figurer dans chacun d’eux. Ainsi, vous facilitez la connexion entre le conseil d’administration et le terrain, et vous aidez tous les acteurs à rester sur la même longueur d’onde.

En résumé, ce sont les 10 éléments qui devraient figurer sur chaque rapport d’avancement quotidien :

• Date : la date à laquelle le rapport d’avancement quotidien est rédigé et soumis.
• Conditions météorologiques : un aperçu des conditions météorologiques sur le chantier.
• Conditions du chantier : un aperçu des conditions du chantier.
• Disponibilité des ressources : informations sur les travailleurs, l’équipement et les matériaux qui pourraient être nécessaires ce jour-là.
• État des travaux effectués : feed-back sur les travaux effectués ce jour-là et sur l’état actuel du projet.
• Interruptions des travaux ou retards : toute interruption ou tout retard qui aurait pu affecter les travaux qui ont été terminés ce jour-là.
• Check-list d’inventaire : une liste de tous les éléments en stock et des besoins en matériaux à venir.
• Aperçu des risques : tous les risques potentiels qui peuvent affecter les jours de travail ultérieurs.
• Rapport d’accident : une explication détaillée de tous les accidents qui auraient pu se produire sur le chantier ce jour-là.
• Commentaires et notes supplémentaires : tout commentaire ou toute note supplémentaire qui semble avoir un impact sur le développement du projet.

3 étapes pour rédiger un rapport d’avancement sans se noyer dans le travail administratif

Il est désormais évident que les rapports d’avancement dans la construction exigent beaucoup d’efforts et un grand souci du détail. Le bon côté de la situation est que les choses pourraient être faites beaucoup plus rapidement et plus efficacement avec les bons outils et la bonne stratégie en place.

En savoir plus : Comment réduire la charge de travail administratif et les réunions interminables dans le secteur de la construction

Après tout, les principaux piliers de la réussite de tout projet de construction sont les suivants : les personnes, les outils et les processus. Si ces trois piliers sont ancrés correctement, tout finira par aller.

Mais par où commencer ce parcours de transformation ? Ne vous faites aucun souci. Voici les trois principales étapes que vous devez suivre pour éliminer le travail administratif de votre rapport d’avancement :

1. Automatiser votre processus de reporting

De nombreux gestionnaires de projet se servent encore d’un stylo et de papier pour partager l’avancement de leur stratégie, rendre compte des derniers contrôles et vérifier si toutes les activités liées aux contrôles sont traitées comme il se doit. Cette approche ouvre la voie à des interruptions, des temps d’arrêt fréquents voire à des litiges dans certains cas.

Ajoutez-y le COVID-19 et vous comprendrez pourquoi la construction a besoin de trouver une nouvelle norme et de passer au numérique pour les rapports d’avancement.

Avec les outils et processus adéquats, les rapports sur les dernières mises à jour du chantier ne devraient pas prendre plus de trois clics. Toutes les équipes de projet disposeront des informations dont elles ont besoin au moment où elles en auront besoin, afin de pouvoir prendre rapidement des décisions éclairées et d’éviter de devenir un goulot d’étranglement pendant le processus de reporting.

2. Utiliser des outils numériques conçus pour la construction

L’automatisation du processus de rapport d’avancement est la première étape pour éviter une charge de travail administratif excessive, mais elle ne suffit pas à elle seule. L’utilisation des bonnes solutions numériques pour assurer des rapports en temps réel et la connexion entre le calendrier général et la planification stratégique à 3-6 semaines est l’étape suivante et probablement la plus décisive.

eBook gratuit : Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

De nombreux gestionnaires de projet s’appuient sur des outils tels que WhatsApp et Excel pour leurs rapports d’avancement quotidiens, pensant qu’ils sont suffisamment efficaces pour le travail qu’ils ont demandé à exécuter. Il s’agit malheureusement d’une voie très dangereuse à emprunter.

Ces outils sont peut-être parfaits pour notre vie personnelle, mais ils ne peuvent pas soutenir des projets complexes ni garantir que la dernière version du planning de construction reflète la réalité. Au contraire, ils encouragent une communication cloisonnée, car les données partagées par leur biais n’ont pas de lien avec le calendrier général et à court terme, entraînant des malentendus et de graves erreurs.

3. Standardiser vos systèmes et processus

Beaucoup pensent que chaque projet de construction est un univers complètement différent, avec des objectifs et stratégies différents. C’est faux. Quel que soit le type de projet, 80 % de tous les processus de construction sont toujours les mêmes et sont soutenus par les mêmes dépendances.

Chaque gestionnaire de projet a tout intérêt à standardiser ses systèmes et ses processus de manière à laisser moins de marge aux erreurs. Les équipes de projet sauront toujours ce qu’elles sont censé faire et de quelle manière.

En d’autres termes, cela réduira considérablement le temps perdu dans les allers-retours entre le chantier et le bureau et apportera une certaine tranquillité d’esprit aux gestionnaires de projet. La responsabilité sera également renforcée, car il sera plus facile pour les parties prenantes de localiser la source d’une erreur et de prendre les mesures adéquates.

Là encore, l’utilisation des bons outils est essentielle. Seules les solutions numériques conçues pour le secteur de la construction peuvent soutenir de telles initiatives à long terme.

Seuls 35 % du secteur font état de l’avancement sur le terrain en temps réel ou quotidiennement

Les constatations de la Construction Digital Maturity Ladder (CDML) montrent que seuls 35 % des acteurs de la construction font état de l’avancement en temps réel (13 %) ou quotidiennement (22 %).

Il en faut peu pour comprendre pourquoi la construction est l’un des secteurs les moins numérisés et affiche 80 % de retards de projets et un taux d’efficacité de 30 %. Chaque projet de construction est une chaîne de tâches, de responsabilités et de parties prenantes. À cet égard, le moindre retard dans une seule tâche peut entraîner des retards dévastateurs pour l’ensemble du projet.

« La collaboration, la communication et une approche beaucoup plus ouverte du partage des meilleures pratiques sont fondamentales pour que notre secteur de 10 milliards d’euros par an fasse le bond en avant qu’il mérite », déclare Ulrik Branner, Executive and Board chez LetsBuild.

C’est pourquoi les rapports d’avancement quotidiens doivent être axés sur les données et commencer à s’appuyer davantage sur les technologies numériques adéquates. Ainsi, le secteur pourra transformer les lacunes numériques en exigences fonctionnelles et inaugurer une nouvelle ère pour la construction.

Assurer la réussite des projets grâce à des équipes connectées

Maintenir vos équipes connectées et les amener à signaler instantanément les problèmes critiques et à suivre vos processus sont quelques-unes des composantes essentielles de la réussite de tous les projets de construction.

Dans cette optique, vous avez besoin d’un outil numérique spécifique à la construction capable de soutenir vos efforts pour réduire les interruptions, rationaliser la communication sur le projet et faire de la « livraison dans les délais » une habitude essentielle.