Comment signaler rapidement les interruptions en évitant les retards et les dépassements de coûts

« Comment nous en sortons-nous par rapport au plan ? »

C’est une question à laquelle les équipes de chantier doivent répondre presque chaque jour. Et presque chaque fois, cette question va déclencher des discussions sans fin et beaucoup de confusion. Malheureusement, il y a plusieurs raisons derrière cette réalité problématique.

Toutefois, le cœur de ces problèmes semble être toujours le même. Des interruptions qui ne sont pas communiquées aux bonnes personnes de manière directe et opportune. Par conséquent, les sous-traitants finissent par errer sur place sans pouvoir commencer à exécuter leurs tâches, ce qui entraîne des retards coûteux et des dépassements de budget impensables.

Après tout, le processus de construction est une chaîne fragile d’activités et d’événements, et le moindre problème au niveau de l’un des maillons peut être le catalyseur d’une série de revers le long du parcours.

À ce stade, il convient de mentionner que 44% des retards de construction sont dus à des interruptions dans le déroulement d’un projet de construction. Dans cette optique, il devient évident que la réduction des retards en cours d’exécution doit être l’objectif principal de chaque équipe de projet si elle veut éviter les dépassements de budget.

En outre, si l’on regarde de plus près, on constate que les quatre principaux facteurs à l’origine de ces 44% peuvent être résumés comme suit :

• Retards dus à des erreurs (44%)
• Retards dus à une réponse tardive (20%)
• Modification de spécifications (18%)
• Mauvaises conditions atmosphériques et autres facteurs (18%)

Autrement dit, les révisions et les demandes de feed-back pour l’accomplissement correct d’une tâche prennent tellement de place qu’un projet de construction se détériore. Et il est important de le savoir, car en trouvant la racine du problème, les équipes de chantier peuvent se rapprocher du succès.

Des problèmes communs à tous les directeurs de projet

En résumé, voici les problèmes les plus courants auxquels presque tous les directeurs gérant plusieurs projets doivent faire face actuellement :

• Complexité des projets : Les projets de construction sont de plus en plus complexes, car une pléthore de paramètres doivent être mis en place pour garantir qu’un projet progresse sans interruption. Pour aggraver les choses, les offres sont plus concurrentielles que jamais, tandis que la période tampon d’une tâche à l’autre est considérablement réduite.
• Flux constant d’escalades : Les défis des clients et de la direction font partie de votre vie quotidienne en raison des efforts constants que vous devez consentir pour résoudre les problèmes de dernière minute et trouver la raison des retards et des dépassements de budget des projets.
• Manque de standardisation : Il n’y a pas d’approche coordonnée pour tous vos projets, ce qui signifie que vous ne disposez pas de vision claire de chacun de vos projets individuels. Chaque projet est différent et plus le projet est important, plus il est complexe à contrôler et à gérer.
• Forte culture des reproches : C’est toujours la faute de quelqu’un d’autre. Lutter contre la culture des reproches et avoir une image précise de l’avancement du projet vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre les bonnes décisions en fonction des priorités. Dans de nombreux cas, les équipes de projet essaient de reporter les reproches vers le bas de la chaîne de valeur afin d’éviter les conséquences. Cela vous permet, en tant que directeur de projet, de lutter contre une vague continue d’interruptions en essayant de déterminer ce qui a mal tourné et ce qui pourrait être fait différemment.
• Adoption limitée : Lorsque vous passez d’un projet à l’autre, il est certain que vous avez expérimenté différents outils numériques et différentes approches de planification (p. ex., la méthodologie Lean). Pour que ces initiatives réussissent, il est indispensable que les personnes sur le terrain et au bureau les adoptent. Sinon, tôt ou tard, vos équipes reviendront à leurs anciennes habitudes, ce qui vous coûtera du temps et des ressources.

La bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas seul dans tout cela. De nombreux directeurs partagent vos frustrations et veulent changer leur façon de gérer leurs projets. Et ils savent aussi que la résolution rapide des problèmes critiques permet aux équipes de respecter les délais.

Comment signaler les interruptions sans retard ni dépassement de budget

À ce stade, il est évident que votre projet est toujours en danger, quels que soient vos efforts et la qualité de votre équipe, à moins que vous ne mettiez en place le cadre adéquat qui vous permettra de signaler les problèmes dès qu’ils surgissent, en évitant de vous perdre dans une spirale de communication inefficace.

Le bon côté des choses, c’est qu’avec la bonne stratégie, vous avez la possibilité d’améliorer radicalement le fonctionnement et la collaboration de votre équipe.

Guide: Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

En fin de compte, tout se résume à trois éléments : les personnes, les processus et les outils. Si ces trois éléments sont mis en place, vous serez en mesure de détecter et résoudre plus rapidement les problèmes critiques avant qu’ils ne deviennent une menace pour votre programme et pour votre organisation par la même occasion.

Vous trouverez ci-dessous une brève introduction aux quatre étapes principales qui pourraient vous permettre de bloquer les interruptions de vos projets et de livrer dans les délais. Toutes les étapes présentées font partie de notre cadre de travail chez LetsBuild et sont basées sur notre expérience professionnelle avec certains des plus grands acteurs du secteur de la construction:

1. Brisez le pouvoir de l’habitude

Un projet de construction de 10 millions d’euros en moyenne devrait connaître environ 600 interruptions par an. Pour aggraver les choses, 25% de ces interruptions resteront probablement non résolues et une période de résolution de 7 jours est nécessaire pour chaque interruption.

Ces chiffres sont décevants et révèlent l’un des principaux problèmes auxquels le secteur de la construction est confronté. Les problèmes en construction ne sont pas résolus assez rapidement. L’une des raisons de cette situation réside dans le fait que le secteur continue de s’appuyer sur de mauvaises habitudes.

Le respect des délais doit devenir une habitude fondamentale pour l’ensemble du secteur si nous voulons voir une différence. Ainsi, vous pourrez recevoir de multiples mises à jour sur le terrain en temps réel et y réagir instantanément au lieu de vous faire piéger dans des calendriers dépassés et les fils de discussion par courriels interminables.

2. Aidez les gens à prendre des décisions plus rapidement

Dans bien des cas, un directeur de projet ou un gestionnaire de projet doit mener plusieurs projets de front. Il va sans dire que chacun de ces projets s’accompagne de nombreuses mises à jour et demandes d’informations qui vont d’une partie prenante à l’autre.

Cela étant dit, vous devez être en mesure de donner à vos équipes de chantier et de bureau les outils qui leur permettront de mener à bien les tâches dont elles sont responsables sans vous tomber dessus. Si votre feed-back est nécessaire pour chacune des tâches, il devient facilement évident que vous pouvez créer un goulot d’étranglement pour l’ensemble du projet.

C’est là qu’une solution numérique fiable pourrait s’avérer extrêmement utile, car elle permettrait à tous les intervenants du projet de soumettre instantanément les bonnes informations aux bonnes personnes. En termes simples, des rapports plus simples permettront de prendre des décisions plus rapidement.

3. Transformez votre processus de reporting

Vous pensez peut-être que chaque projet est différent et que ce qui fonctionne dans un projet peut ne pas fonctionner dans un autre. Toutefois, ce n’est qu’une idée fausse. Les projets peuvent varier, mais ce qui compte vraiment, c’est notre façon de communiquer les problèmes.

Et ce n’est un secret pour personne que la manière traditionnelle de partager les problèmes ne fonctionne pas aujourd’hui. Les directeurs de projet perdent la majeure partie de leur temps à rédiger des rapports d’avancement au lieu de se concentrer sur les domaines où ils pourraient faire une réelle différence.

Le pire, c’est que dans de nombreux cas, ces rapports n’apportent aucune valeur réelle au projet, car ils sont dépassés dès leur publication. C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place un processus de reporting axé sur les données, dans le cadre duquel tous les agents de projet peuvent apporter leur contribution au programme en direct de manière instantanée.

« Notre programme est mis à jour au niveau du site. Cela signifie que le superviseur opérationnel nous fournit les informations depuis le site. On reçoit des photos et on obtient des mises à jour. Cela permet de responsabiliser l’équipe et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du site,» explique Matt Ghinn, Project Director chez VolkerFitzpatrick, après la numérisation du processus de reporting au sein de son organisation grâce à l’implémentation de LetsBuild.

4. Travaillez sur l’implémentation

En tant que directeur, vous êtes responsable de plusieurs projets et équipes. Vous comprenez bien que respecter les délais équivaut à respecter le budget. Surtout si l’on tient compte du fait qu’il existe une corrélation de 77% entre les retards d’un projet et le dépassement des coûts (projets européens).

Il est donc plus que nécessaire d’adopter une nouvelle approche de la façon dont les équipes de projet rendent compte de l’avancement. En ce sens, il est temps de commencer à travailler à la mise en place d’un processus numérique qui permettra à chacun au sein de votre organisation de communiquer les dernières mises à jour de ses tâches via son ordinateur portable, son appareil mobile ou sa tablette.

Bien sûr, la transformation numérique de votre entreprise est un parcours long et difficile. Ainsi, même si vous pensez que vous pouvez le faire vous-même, il vaut mieux écouter les experts et demander l’aide de quelqu’un qui l’a déjà fait dans le passé. Ce n’est qu’alors que vous serez certain de pouvoir éviter les erreurs courantes et que vous aurez la certitude d’avoir démarré le processus d’implémentation du bon pied.