Se débarrasser des vieilles habitudes : comment réussir la transformation numérique de votre entreprise

Quel que soit le type de votre projet, 80 % du processus est toujours le même. Ainsi, la standardisation de la manière dont vous concevez, collaborez et finalement construisez est une option valable.

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Plus important encore, elle vous soulagera d’une grande pression et vous aidera à repérer les problèmes critiques à un stade précoce et à prévenir les erreurs avant qu’elles n’apparaissent. À long terme, cette approche permet d’économiser beaucoup d’argent dans le cadre de votre projet et d’améliorer considérablement la qualité de vos constructions.

Et c’est la raison pour laquelle il est primordial que chacun suive un contexte bien défini au lieu d’avoir sa propre façon de faire. Particulièrement dans les grands projets où un grand nombre de sous-traitants et de spécialistes différents sont impliqués.

Bien entendu, l’adoption d’un nouveau système et d’un nouveau processus peut être considérée dans un premier temps comme un défi. Dans certains cas, les personnes sur chantier sont très réfractaires à l’ajout d’un nouveau processus ou outil à leur flux de travail quotidien. Elles estiment que ce sont trop de tâches administratives alors qu’elles font déjà des heures supplémentaires et sont soumises à une pression extrême.

En conséquence, de nombreux gestionnaires et directeurs de projet pensent qu’il est presque impossible de faire adopter de nouveaux systèmes et processus. En fait, ce n’est pas vrai. Il leur suffit de montrer à leurs équipes la valeur qu’elles peuvent obtenir en changeant leurs habitudes et en soutenant un mode de travail et de communication numérique.

Si elles comprennent qu’un flux de travail standardisé et axé sur les données leur permettra de travailler moins d’heures sans compromettre la qualité, il est certain qu’elles s’adapteront progressivement à la nouvelle réalité et feront de leur mieux pour obtenir des résultats satisfaisants dans les délais et le budget impartis.

En ce qui concerne l’opinion selon laquelle les personnes sur chantier ne seraient peut-être pas suffisamment à l’aise avec la technologie pour utiliser un nouvel outil numérique, la réponse est encore une fois simple. Ce n’est pas vrai. Plus de 90 % des travailleurs disposent, de nos jours, d’un smartphone et utilisent quotidiennement des systèmes numériques tels que la banque en ligne. Il n’y a donc absolument aucune raison qu’ils ne puissent pas s’habituer à un nouvel outil qui peut faciliter leur vie quotidienne et améliorer le développement de leurs projets.

La routine tue vos projets

Il est désormais évident que la menace numéro un pour la plupart des projets de construction est le pouvoir de l’habitude. La routine n’est pas la voie que vous voulez suivre pour aller de l’avant. Surtout depuis l’épidémie de COVID-19, il est désormais acquis que la construction ne peut pas se permettre de revenir à la normale, car ce n’est plus un état souhaité par le secteur.

En fait, les entreprises qui prévoient de revenir à la normale ou même qui attendent que d’autres leur montrent la nouvelle voie sont déjà en grand danger. La seule option viable pour la construction est de proposer une nouvelle normalité où les outils numériques spécifiques au secteur et les processus standardisés sont la norme.

Les conditions du marché ne seront plus les mêmes qu’auparavant et, en ce sens, vous ne devez pas vous attendre à ce que la façon dont vous vous connectez à vos équipes soit différente. Il est donc temps d’agir sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Ce n’est qu’alors que le secteur pourra rétablir la confiance dans les relations contractuelles, combattre la culture des reproches et accroître la productivité.

La bonne nouvelle, c’est que ce changement de paradigme ne doit pas être aussi difficile que certains le pensent. Après tout, les processus de construction ne sont pas si uniques d’un projet à l’autre. Dans la plupart des cas, 80 % des principes fondamentaux restent les mêmes dans tous les projets, quels que soient leur type ou leur taille. En d’autres termes, en standardisant vos projets, vous avez la possibilité de suivre leur progression de manière plus cohérente, d’atténuer les risques et de collecter des données qui peuvent vous aider à vous améliorer encore plus à l’avenir.

Mais pour que les processus préalablement conçus et standardisés fonctionnent comme prévu et permettent à vos projets de se développer plus rapidement, vous devez vous appuyer sur trois éléments : les gens, les processus et les outils. Combinez ces trois éléments correctement et, très vite, une collaboration transparente et une livraison dans les délais pourraient devenir les nouvelles habitudes de vos équipes, tant sur le chantier qu’au bureau.

Bien entendu, les données font partie intégrante de ce changement. En établissant des KPI mesurables, vous pouvez être sûr que tout se passe bien et que l’approche que vous avez choisie est réellement efficace. Sinon, vous devez rapidement apporter les changements nécessaires pour remettre votre projet et vos équipes sur la bonne voie. Et tout cela est impossible si vous continuez à soutenir une approche de routine.

Comment amener les gens à suivre vos nouveaux processus

Nous avons déjà mentionné plus haut que la numérisation est incontournable, que vous décidiez sauter le pas ou non. Mais il est maintenant temps de creuser un peu plus et de voir comment faire en sorte que vos équipes suivent les nouveaux processus et collaborent de manière transparente et en fonction des données.

En résumé, voici les principales étapes à suivre pour réussir votre transformation numérique :

1. Parler avec votre équipe

Tout d’abord, il est important de savoir quels sont les principaux problèmes auxquels vos équipes sont confrontées chaque jour sur le terrain. Vous devez commencer le processus de transformation en vous appuyant sur une personne de votre équipe qui peut traduire vos lacunes numériques en exigences fonctionnelles. Ou, pour résumer, quelqu’un qui peut expliquer quels sont les problèmes les plus notables sur le chantier et quel type d’outils numériques pourrait aider vos équipes à les résoudre.

Ainsi, vous aurez une bonne compréhension de ce vers quoi vous tourner lorsque le moment sera venu de choisir une nouvelle solution numérique. Une erreur très courante que font certains gestionnaires et directeurs de projet est de s’adresser directement à des experts numériques qui n’ont aucune idée du fonctionnement de leur organisation au lieu d’avoir d’abord une discussion approfondie avec leurs équipes.

Une fois que vous aurez discuté avec vos équipes, vous serez prêt à rencontrer des champions du numérique et à explorer vos options de transformation pour avancer. En outre, en impliquant votre équipe dans la décision, vous l’aidez à se sentir une actrice à part entière du changement et à se faire entendre. Cela peut faire une énorme différence au cours du processus d’implémentation.

2. Utiliser des outils spécifiques à la construction

Quelle que soit la qualité du feed-back de votre équipe, au bout du compte, tout se résume aux outils que vous choisissez. De nombreuses personnes dans le secteur de la construction ont recours à un stylo et du papier ou à des outils non spécifiques au secteur tels que WhatsApp et Excel pour gérer leurs projets. C’est là que les choses commencent à mal tourner.

En savoir plus : Planification stratégique : avez-vous les bons outils pour rester sur la bonne voie ?

Ces outils sont peut-être très efficaces, mais pas tout à fait adaptés au secteur de la construction, car ils ne sont pas conçus pour les équipes de chantier. En conséquence, il existe un grand déséquilibre entre le bureau et les personnes sur le terrain, ce qui entraîne des erreurs coûteuses, des retouches inutiles et une forte culture des reproches. Pour ne rien arranger, les données qui sont partagées par le biais de ces plateformes sont statiques dans la plupart des cas. Il leur manque le contexte du projet et elles ne sont pas liées au calendrier général, ce qui rend le processus décisionnel très difficile et sujet aux erreurs.

Choisir le bon outil peut changer cette triste réalité et aider les personnes sur place à prendre des décisions éclairées plus rapidement tout en restant parfaitement efficaces. Et plus important encore, les gestionnaires et directeurs de projet ne seront plus noyés dans des informations obsolètes qui les transforment en goulots d’étranglement pour leurs propres projets.

Avec le bon outil, ils pourront partager les mises à jour cruciales à temps, signaler les problèmes critiques dès leur apparition et rester en contact avec leurs équipes d’un simple clic au lieu de courir après les mises à jour sur plusieurs plateformes et documents.

3. Réduire la charge de travail administratif

La charge de travail administratif excessive est l’une des principales sources de douleur pour tous les acteurs de la construction. Il a été démontré que les gestionnaires de projet peuvent passer jusqu’à 40 % de leur temps à rédiger des rapports d’avancement, à rechercher des mises à jour et à participer à des réunions.

Cette réalité problématique a également un impact direct sur la façon dont les équipes sur chantier travaillent. Les décisions sont prises sur la base d’informations obsolètes, les rapports n’arrivent jamais aux bonnes personnes ou leur parviennent trop tard et les équipes sur le terrain doivent faire des heures supplémentaires pour que leurs projets soient livrés au lieu de rentrer à l’heure chez eux.

En savoir plus : Comment réduire la charge de travail administratif et les réunions interminables dans le secteur de la construction

Tous ces problèmes entraîneront tôt ou tard des litiges coûteux. Vos équipes risquent par ailleurs de se sentir frustrées et submergées. La question n’est pas de savoir si cela va se produire, mais quand.

C’est la raison pour laquelle la standardisation et la numérisation de vos systèmes et processus sont si importantes. Avec le bon outil implémenté dans votre projet, vous avez l’opportunité de reprendre le contrôle de vos projets et de permettre à vos équipes de prendre des décisions en connaissance de cause et en temps utile, sans vous sentir fatigués ni stressés parce qu’elles font l’objet d’une microgestion et d’un double contrôle permanents.

4. Introduire une unique source de vérité

Une partie essentielle de votre effort pour réduire la charge de travail administratif est également l’introduction d’une unique source de vérité. Un écosystème numérique collaboratif où toutes les parties prenantes d’un projet peuvent soumettre leurs mises à jour et être instantanément informées des autres tâches qui pourraient affecter leur flux de travail.

Ainsi, le sentiment de responsabilité à travers la chaîne d’approvisionnement est amplifié, car les gestionnaires et directeurs de projet peuvent avoir une vue précise de tout ce qui se passe sur le chantier sans avoir à passer toute leur journée à rechercher des mises à jour et à passer d’une plateforme à l’autre.

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Ainsi, les équipes de chantier finiront par s’approprier davantage leurs tâches et commenceront à participer au processus décisionnel, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur les domaines où vous pouvez réellement faire la différence.

Il va sans dire que la mise en place d’un outil numérique qui comprend bien les exigences d’un projet de construction est nécessaire. Sinon, le lien en temps réel entre les mises à jour du chantier et la source unique de vérité sera un échec.

5. Combattre les vieilles habitudes

Alors que nous approchons de la fin, il peut facilement devenir évident qu’amener les gens à collaborer de manière transparente et à suivre de nouveaux processus est possible pour autant que vous soyez prêt à combattre les vieilles mauvaises habitudes dans le secteur.

Ce n’est pas toujours une mission facile, mais faire en sorte que la livraison de projets réussis dans les délais devienne une habitude essentielle est nécessaire si vous voulez assurer la transformation numérique de votre entreprise. C’est également cette approche qui stimulera l’engagement des équipes et leur donnera la motivation nécessaire pour se présenter sur le chantier tous les jours et y donner le meilleur d’elles-mêmes.

Mais pour cela, vous devez mettre en place les bons outils et processus. Les personnes, les processus et les outils sont inextricablement liés les uns aux autres, car aucun d’entre eux ne peut apporter le changement à lui seul.

Cependant, s’ils sont tous combinés pour ne former qu’un, alors tout est possible. En tant que gestionnaire de projet, vous avez la responsabilité de trouver les bons outils, toujours spécifiques à la construction, qui soutiendront vos nouveaux processus standardisés et permettront à vos collaborateurs d’améliorer leur prise de décision et de réaliser leurs tâches dans le respect du budget et des délais, sans compromettre la qualité.

Livrer dans le respect des délais en maintenant vos équipes connectées

Souvent, les gens dans le secteur de la construction croient que les outils qu’ils utilisent sont adaptés à leur objectif et conçus pour collaborer avec différentes parties prenantes dans le cadre de leurs projets de construction.

Mais la vérité est différente. Les outils qu’ils utilisent peuvent être bons, mais ils ne sont pas spécifiques à la construction.

Et ce, pour une raison simple :

• ils ne fonctionnent pas en temps réel et ralentissent la prise de décision.
• Ils ne permettent pas une collaboration transparente entre les parties prenantes internes et externes.
• Ils ne sont pas conçus pour les collaborateurs sur place.

Tous ces éléments font que les gens se sentent stressés et submergés parce qu’ils ne contrôlent pas leurs projets et n’ont pas de vue d’ensemble de ce qui se passe et de la manière dont ils peuvent aider à résoudre les problèmes plus rapidement.

Ce dont ils ont besoin, c’est de garder leurs équipes connectées et de respecter le calendrier général en temps réel. Sinon, les performances et les marges des projets ne s’amélioreront jamais !