Signez numériquement vos listes de contrôle QHSE pour des suivis très précis

Répondez aux exigences réglementaires avec brio, sans les informations incomplètes, l’écriture illisible, et la mauvaise transcription due à des données saisies juste après une dure journée de travail que l’on peut rencontrer parfois. En intégrant une liste de contrôle QHSE numérique à votre système QHSE avec l’apposition d’une signature numérique, vous améliorez grandement vos suivis avec des informations précises sur lesquelles s’appuyer.

Par ailleurs, vous augmentez l’efficacité et la précision de vos inspections et de vos collaborations. Grâce aux données précises capturées en temps réel au moment de votre évaluation, lesquelles peuvent être partagées immédiatement pour une mise en application sur place, ce type de plateforme QHSE garantit une précision remarquable.

Supprimez vos signatures basées sur papier et sur Excel et remplacez-les par un système de signatures numériques basées sur mobile.

Lecture associée : Comment la signature numérique des listes de contrôle garantit une transparence complète sur le chantier.

Comment une signature numérique garantit des suivis précis de vos listes de contrôle QHSE

Pour effectuer le suivi d’un document d’inspection ou d’une liste de contrôle QHSE, vous avez généralement besoin de deux éléments : la personne ayant signé le document ainsi que le document lui-même. Cependant, ce n’est pas suffisant. Dans certains cas, si des divergences apparaissent, il est assez simple pour une personne de falsifier des parties d’un document ou de nier entièrement sa propre responsabilité.

Pour avoir un système QHSE exigeant responsabilité et précision, vous avez besoin de trois éléments essentiels :

1. Une signature associée à une personne réelle

Avant d’apposer une signature numérique sur un document, la personne doit renseigner ses détails personnels. Ceci associe la signature de l’utilisateur à une personne réelle. Une signature numérique établit l’authenticité du signataire.

2. L’intégrité des données ou du document

Une signature numérique dépend du nombre d’éléments binaires d’un document et ne peut pas être réassociée à une autre liste de contrôle ou à un autre document. C’est la preuve que le contenu du document n’a pas été falsifié.

3. L’impossibilité de nier la signature apposée

La non-répudiation est une « situation où l’auteur d’une déclaration ne peut contester l’authenticité ou la validité d’un contrat associé ». La personne ayant signé le document ne sera pas en mesure de nier le fait d’avoir signé le document elle-même.
Une signature numérique garantit qu’un document est sécurisé avec ces trois éléments essentiels. Apposer une signature numérique à votre liste de contrôle QHSE permet d’établir une responsabilité du signataire, d’où un suivi direct facilité de toute tâche pouvant nécessiter des actions supplémentaires.

Les signatures numériques ajoutent une sécurité à votre liste de contrôle QHSE

1. Les signatures numériques sont juridiquement contraignantes. Les signatures numériques sont reconnues dans le monde entier pour leur validité juridique et sont réglementées de la même façon que les normes techniques.
2. Les signatures numériques sont sécurisées et protégées contre la falsification par nature, en particulier celles basées sur les principes de sécurité de la cryptographie à clé publique (PKC).

Les autres avantages des signatures numérique sur les listes de contrôle mobiles

1. Un gain de temps non négligeable. Avec les signatures numériques, les membres de votre équipe ainsi que vous-même peuvent rapidement passer en revue les tâches en attente d’une liste de contrôle, signer les formulaires de façon sécurisée et suivre le statut du déroulement des opérations d’une liste de contrôle sans avoir à se soucier de l’impression, du photocopiage, de la remise des documents ainsi que du scan des copies numériques.
2. Une réduction du gaspillage lié à l’utilisation de papier. Passer aux signatures numériques permet de réduire votre utilisation de papier, ce qui non seulement est bon pour l’environnement, mais vous fait également économiser de l’argent et gagner de la place. D’autre part, vous ne vous sentirez plus coupable de déchiqueter des piles entières lorsque vous devez les faire disparaître, comme la réglementation l’exige.
3. Un meilleur contrôle des documents. En ayant vos listes de contrôle et documents au format numérique, la gestion des documents est facilitée et les tâches administratives sont réduites (par ex. la conversion de documents papier en archives numériques, ou l’impression de listes de contrôle Excel à utiliser pour une inspection puis de nouveau le scan de celles-ci en copies numériques).
4. Des inspections plus efficaces. En ayant seulement à emporter un appareil mobile contenant toutes les informations, les inspecteurs peuvent se concentrer sur leur travail sans avoir à trimbaler différents outils tels qu’un classeur, un appareil photo, etc.
5. Des formulaires à jour. Sachant que les listes de contrôle numériques sont stockées dans un serveur, leur contenu actualisé est immédiatement synchronisé sur le téléphone mobile. Tout changement sur un formulaire est actualisé en temps réel.
6. Moins d’erreurs. Les inspections avec stylo et papier sont sujettes à des erreurs provoquées par des formulaires incomplets et une mauvaise écriture. En outre, elles sont effectuées de façon décousue sur une certaine période, ce qui peut entraîner des séquences illogiques au moment de compléter les formulaires. Une liste de contrôle numérique est destinée à suivre un déroulement logique et peut être configurée pour bloquer certaines actions lorsque des réponses sont incomplètes. Ceci offre un niveau de précision que les inspections sur papier ne peuvent offrir.
7. Une efficacité améliorée. Les listes de contrôle numériques permettent la création de rapports en quelques secondes après une inspection, et les inspections numériques permettent des temps d’exécution rapides.

Passer aux listes de contrôle numériques améliore grandement votre performance opérationnelle ainsi que votre productivité. Une signature numérique apposée à votre liste de contrôle augmenterait la précision de votre processus et de vos suivis de façon non négligeable. Investir dans une appli de signatures numérique pour vos listes de contrôle vous permettra à coup sûr un gain énorme en temps et en argent.

Pour une discussion plus approfondie sur les listes de contrôle, vous pouvez consulter notre guide ultime sur les  listes de contrôle en construction.