Comment BPC a amélioré et standardisé ses processus grâce à LetsBuild

BPC est un acteur majeur du secteur de la construction, qui bâtit et rénove des structures des toutes tailles telles que des immeubles de bureaux et résidentiels, des hôtels, des centres commerciaux et autres. Cette société conduit ses projets à Bruxelles et en Wallonie, dans le secteur public comme privé. BPC fait partie du groupe CFE depuis 2004 et travaille avec LetsBuild (qui s’appelait à l’époque APROPLAN) depuis 2013.

Notre collaboration a démarré quand BPC s’est mis à rechercher une solution numérique lui permettant de gagner du temps, de suivre clairement son avancement et de réduire sa charge de travail administratif dans le cadre de son projet de la tour UP-Site à Bruxelles.

Cependant, les questions de QHSE se sont avérées être le principal moteur de ce partenariat fructueux. Les managers QHSE de BPC recherchaient une manière plus efficace de gérer leurs ICP et de veiller à ce que tous les chefs de projet procèdent aux contrôles qu’ils étaient tenus de faire conformément au plan. En d’autres termes, il leur fallait un outil numérique les aidant à standardiser leurs opérations de contrôle de la qualité et de la sécurité en leur offrant une visibilité complète de l’ensemble du processus. L’outil QHSE et de documentation de LetsBuild (APROPLAN) leur est apparu comme le bon choix, car il était déjà employé sur le terrain. Ainsi, ils éviteraient de mettre en œuvre encore un autre outil que les collaborateurs devraient apprendre à utiliser.

Avant LetsBuild, BPC suivait avait pour habitude de suivre ses processus QHSE en remplissant à la main des formulaires papier et à l’aide de documents Word. Ils devaient faire des visites de chantier le matin et rédiger leurs rapports l’après-midi. Chaque rapport prenait environ une heure et générait souvent une importante frustration. Plus précisément :

• Word n’était pas pratique. À la moindre erreur, la mise en forme du document était complètement bouleversée.
• Le suivi des actions était limité.
• Quantité importante de saisie manuelle : les collaborateurs devaient faire deux fois la même chose (écrire les mises à jour sur le chantier puis les transférer sur Word).
• Les collaborateurs QHSE devaient mettre à jour les ICP manuellement.

Tout cela représentait une quantité de temps excessive consacrée aux tâches administratives. BPC compte 3 types d’inspections (inspections générales de chantier, réunions de chantier, formulaires de retour). Les chefs de projet doivent assurer leur suivi de manière régulière, c’est-à-dire au moins une fois par mois. Le problème est que dans certains cas, il leur était difficile de donner la priorité à ces contrôles, car ils avaient d’autres tâches urgentes.

Par conséquent, les managers QHSE ignoraient souvent si tous les contrôles avaient été réalisés et devaient passer beaucoup de temps à contacter chaque chef de projet pour s’assurer que tout avançait comme il fallait. Il était donc important pour eux de trouver une manière de centraliser toutes les informations relatives à leurs ICP, pour trouver cette sérénité tellement nécessaire et réduire les tâches administratives relatives à leurs processus.

Au départ, LetsBuild leur a servi à conduire des visites QHSE à l’aide de points de contrôle. Avec l’évolution de notre outil et la disponibilité de nouvelles fonctionnalités, ils sont passés aux formulaires. LetsBuild a créé un formulaire standardisé pour chaque ICP et a étudié quelques ajustements pour rendre les formulaires disponibles sur l’application. Ainsi, tous les chefs de projet ont désormais eu accès aux formulaires qu’ils devaient remplir depuis leur appareil mobile. Dans le même temps, les managers QHSE ont alors eu la possibilité de suivre l’avancement des différents points de contrôle en utilisant un tableau de bord centralisé par ICP.

Pour aider chacun à prendre conscience de la valeur de la nouvelle approche de travail et garantir l’adoption sur le terrain, notre équipe a mis en place une série de séances de formation pour familiariser tous les chefs de projet aux fonctionnalités de l’application en mettant l’accent sur la fonctionnalité des formulaires.

Nous avons conduit chaque formation en collaboration étroite avec les managers QHSE, si bien que nous avons résolu le problème en équipe et avons une meilleure compréhension des difficultés qu’ils ont rencontrées. L’un des managers QHSE, toujours présent aux séances de formation, s’est activement impliqué dans ces dernières. Cette approche a fait une grande différence dans la prise en main de l’application par les équipes. Désormais, tous les collaborateurs de la société (jusqu’aux cadres supérieurs) sont formés à la réalisation autonome de visites QHSE.

Ils peuvent envoyer des rapports en quelques clics depuis leur voiture une fois la visite terminée, et ils estiment en moyenne leur gain d’efficacité à 30 %. Ils sont également en mesure de gérer plus efficacement leur temps, car ils ne sont plus retenus au bureau par le travail administratif.

Comme l’affirme Frank Verhaeghe, Responsable QSE : « Les améliorations apportées par LetsBuild à nos processus QHSE nous rendent 30 % plus efficaces. Il n’y a pas photo. »

Au départ, certains membres de l’équipe de BPC affichaient un certain scepticisme quant à la capacité du produit LetsBuild dans son ensemble à prendre en charge un processus aussi complexe, en particulier concernant les formulaires et les tableaux de bord. En faisant évoluer notre outil en continu, nous avons été capables de répondre à ces préoccupations et d’aider l’équipe à obtenir la visibilité dont elle avait besoin en matière de données.

Les ICP et toutes les informations sont maintenant accessibles en temps réel, si bien que l’équipe n’a plus à consacrer beaucoup de temps à des mises à jour manuelles. Et bien que les ICP relèvent encore d’une tâche manuelle à ce stade, une intégration puissante est déjà bien entamée. En 2021, nous allons développer un tableau de bord PowerBI pour automatiser complètement l’intégralité du processus.

Consécutivement à notre riche partenariat à long terme, nous avons récemment élargi notre collaboration avec BPC en ajoutant des services de conseil (aussi connus sous le nom de Professional Services) à notre accord. Dans le futur, LetsBuild aidera BPC à développer un plan de standardisation à l’échelle de sa société portant sur l’ensemble de ses processus, pour qu’il lui soit possible de tout voir sur le chantier et de continuer à réaliser des projets réussis plus vite et à moindres frais sans compromis sur la qualité et la sécurité.